В света на услугите, ориентирани към клиента – било то в здравеопазването, социалната работа, правната сфера или неправителствения сектор, работниците непрекъснато трябва да жонглират със сложни детайли, да следят клиентите и техния напредък, като същевременно плавно и безпроблемно преминават между административни и директни задачи, свързани с клиентите. Тези, които заемат тези позиции, са като цяло страстни и квалифицирани в своята работа.
И все пак производителността на много от тях е възпрепятствана от остарелите системи, ръчното въвеждане на данни и изолирания характер на информацията, която все още е в обращение. Това води до системно прегаряне, неефективност и по-малко смислени взаимодействия с клиентите. Системата за управление на случаи, базирана в облак, е иновативен и ефективен начин за справяне с тези предизвикателства. Много организации внедряват тези инструменти, докато се стремят да модернизират и повишат ефективността на своите операции.
Като не разполагат решенията си на място, законодателните, правоприлагащите и нестопанските организации, които обслужват и защитават обществеността, могат да намалят много от свързаните с това разходи, които изискват локалните центрове за данни. Междувременно доставчиците на облачни услуги често могат да предоставят същите тези решения на организациите на по-ниска цена, защото спестяват пари в мащаб.
Централизиране на информацията за лесен достъп
Едно от най-непосредствените покачвания на производителността идва от централизирането на цялата информация, свързана със случая, в единна, облачна система. Вместо да се опитват да управляват неорганизирана колекция от хартиени файлове, електронни таблици, имейли и физически формуляри, служителите вече имат достъп до единна, централизирана система, която съдържа всичко, което трябва да знаят за даден случай.
Това включва история на клиента, документи, бележки, срещи и дори непълни оценки което може да предложи разширена информация, отнасяща се до случая на клиента. Централизираният достъп намалява времето, което се губи при търсене на информация или от двойна проверка на записи. Той също така гарантира съгласуваност на клиентските данни, особено важно за екипи, работещи в различни географски местоположения или часови зони.
Когато всички потребители вземат решения въз основа на един източник на информация, сътрудничеството е по-гладко. И тъй като вече няма нужда да се разрешават несъответствия в подобни, но не идентични набори от данни, недоразуменията и объркването се свеждат до минимум.
Сътрудничество в реално време и комуникация в екипа
Облачно базирано система за управление на случаи позволяват достъп до данни в реално време и правят възможно служителите да си сътрудничат много по-ефективно. Офис служителите, работещите дистанционно и тези на терен могат да влязат в системата и да видят най-новите актуализации. Те могат също така да използват облачната база, за да оставят бележки по случаи, да възлагат задачи и да наблюдават проекти без забележимо забавяне.
Това ниво на свързаност е особено предимство за интердисциплинарни екипи или агенции, където многобройни служители допринасят за един случай. То позволява плавно предаване на задачите, елиминира комуникационните пропуски и гарантира, че всички са наясно с всичко. Вместо това, служителите прекарват по-малко време в срещи за определяне на статуса на случая и повече време в постигане на значителен напредък по своите случаи.
Автоматизиране на рутинни и повтарящи се задачи
Един от най-типичните фактори, които намаляват производителността на персонала на една компания, е административен режийни разходи. Служителите могат да губят по няколко часа всяка седмица, изпълнявайки задачи като въвеждане на данни за клиенти, преглед на статусите на случаите и напомняне на други членове на екипа за висящи задачи или задължения. Писането на отчети може да бъде още по-голяма загуба на време.
Членовете на екипа понякога могат да прекарат по-голямата част от седмицата, работейки по тези задачи, и въпреки това е възможно да имат множество грешки или пропуски. Автоматизирани работни процеси могат да бъдат настроени за справяне с множество повтарящи се и досадни задачи като тези.
Подкрепа за отдалечени и мобилни работници
В съвременната работна среда (утежнена от пандемията) персоналът често вече не е обвързан с физически офис. Извършвайки домашни посещения, управлявайки работа с общността и предоставяйки дистанционни услуги, членовете на екипа могат лесно да имат достъп до своите офис инструменти, защото облачните системи позволяват мобилна, управлявана от интерфейс и достъпна през интернет работна сила.
Подобряване на отчитането и съответствието с по-малко усилия
Подготовката за одити, генерирането на отчети или проследяването на резултатите за финансиращите организации може да отнеме прекомерно много време на персонала на институцията. Но облачна система за управление на случаи може да облекчи това бреме, защото е снабдена с интегрирани инструменти за отчитане, които могат да извличат данни в реално време от досиетата на случаите.
Това означава, че можете да получите подробни отчети само с няколко кликвания; експоненциално по-бързо, отколкото с помощта на електронна таблица. И вашите отчети са по-точни, защото няма ръчно въвеждане на данни и човешката грешка, която е свързана с него. Тази автоматизация намалява времето, което персоналът трябва да отдели за задачи, свързани със съответствието, и повишава точността на вашите данни.
Предварително конфигурираните шаблони и табла за управление им помагат да наблюдават непрекъснато различни показатели за ефективност и резултати, което им позволява да имат по-предвидлив и проактивен подход към управлението на случаите. Накратко, това помага за създаването на култура на съответствие, без служителите, отговарящи за съответствието, да се чувстват сякаш се давят в още повече работа.
Намаляване на времето за адаптация и обучение
Много сектори, които се фокусират върху предоставянето на услуги, са изправени пред огромен проблем с текучеството на персонала. Всеки нов служител трябва да има достатъчно време, за да свикне напълно не само със собствената си работа, но и с колективната работа на агенцията.
Многобройни доставчици на облачни услуги предлагат помощ при адаптация, инструкции в приложението и внимателно обслужване на клиентите, за да помогнат на екипите от потребители да се адаптират бързо. Едно просто и лесно за потребителя решение означава, че новите служители могат да започнат да добавят стойност по-бързо, което намалява спънките в производителността, които често съпътстват промените в персонала.
Защита на данните без прекъсвания на ИТ системата
Защитата на данните е задължителна, но остарелите системи се нуждаят от локални сървъри, редовни актуализации и ИТ отдел на пълен работен ден, само за да се справят с всичко. Облакът обаче не е традиционна ИТ система. Той се актуализира автоматично и сигурността му е в ръцете на доставчика. Това означава, че криптирането, удостоверяването на потребителите, регистрирането на достъпа и редовните архиви се извършват вместо вас.
Това не само облекчава натоварването на вътрешните ИТ ресурси, но и позволява на персонала да работи без прекъсвания. Те могат да разчитат, че системата ще бъде сигурна, актуална и достъпна, когато имат нужда от нея. По-малко прекъсвания означават по-висока производителност.
Системата за управление на случаи е технология, която работи за вас
Облачното решение за управление на случаи е инвестиция във вашия персонал. Става въпрос за предоставяне на вашия екип на необходимите инструменти за по-ефективна работа с по-малко напрежение и претоварване. В област, където времето, прецизността и личните взаимоотношения са от значение, повишаването на производителността на работниците може да доведе до по-добри резултати за всички заинтересовани страни. С подходящата апаратура, вашата организация може да насочи вниманието си там, където ѝ е мястото – към клиентите, на които служи.
