Всеки път, когато минавате покрай факс в офиса, вероятно се чудите какво все още прави тази реликва от миналото. За нещо, което е измислено през първата половина на 19th век и чиято технология не се е променила драстично през годините, факс машината се оказа изненадващо издръжлива.
Когато електронната поща се появи и бързо се превърна в основното средство за бизнес комуникация, мнозина предсказаха решителната смърт на факса. Но това не се случи. Въпреки че факсът със сигурност е взел задната седалка за изпращане по имейл, той все още е част от много офиси. За щастие не е нужно да оставате с факс, ако все пак искате да използвате технология за факс.
Ето някои от нещата, които трябва да имате предвид, ако мислите да хвърлите офис факс апарата си.
Използвайте услуга за факс в облак
Тъй като електронната поща засенчва факса в света на официалната комуникация, все още трябва да имате и двете налични, тъй като ползите от всеки са малко по-различни. С широко разпространените в съвременната офис среда интернет и изчислителни програми в облака, има смисъл, че можете да използвате тази технология за факс, точно както правите за имейли и други системи за сътрудничество.
Като се регистрирате за услуга за факс в облак, можете да направите своето изпращане на факс по имейл или от уеб страница.
Вземете фирмената култура на ваша страна
Факс е обща офис техника. Следователно, за да се отървете от него, е необходимо и изкупуване на други служители. Въвеждането на нови процеси и оборудване е свързано както с одобрението на колегите, така и със спестяването на разходи и подобрената производителност. Хубавото е, че фирмената култура едва ли ще бъде ограничение за изгонването на факса.
Millennials и GenZers формират по-голямата част от днешната работна сила и мнозина никога не са виждали факс досега, камо ли да използват такъв. Това означава, че вероятно няма да срещнете никаква съпротива, когато предлагате да преминете към по-модерна опция. Все още е важно да осигурите малко обучение по нови технологии, които въвеждате в екипа си.
Факсът през VoIP не е жизнеспособен
Със сигурност е възможно да изпратите факс чрез VoIP. Това обаче не е процес plug-and-play. Първо, факс машините използват протокола T.30, докато имате нужда от Протокол T.38 ако ще изпращате документ по VoIP.
Второ, VoIP е създаден специално за гласова комуникация, но крайно неадекватен за факс. Когато гласът се предава през VoIP, той първо се кодира в цифров сигнал, разделя се на малки пакети данни, които се насочват към получателя и след това се сглобяват отново. Цифровият сигнал се преобразува в аналогов звук.
В процеса на предаване някои пакети могат да бъдат загубени по пътя. Получателят обаче няма да забележи, тъй като всеки пакет съдържа само малко количество данни. За съжаление този процес не работи добре и за факс. Ако пакетите изчезнат или се забавят, машината получател ще забележи и прекрати факса като неуспешен.
Вземете мултифункционален принтер
Многофункционалният принтер (MFP) комбинира функциите за печат, изпращане на факс, копиране и сканиране в едно устройство. Това е популярна алтернатива за малкия бизнес, който желае да намали разходите, да подобри работния процес и да консолидира активи.
Получаването на MFP ви позволява да се отървете от факс машината, като ролята му се поеме от това многофункционално оборудване. В този процес спестявате офис пространство, което иначе би било необходимо за отделно съхраняване на факс, принтер, скенер и копирна машина.
Студената Турция
Можете да следвате по-радикален подход, като изхвърлите факса си изцяло, без да настройвате какъвто и да е процес на заместване. В този случай ще трябва уведомете клиентите, колеги и доставчици, че вашата факс линия вече не се използва и следователно те трябва да изпращат съобщение, използвайки алтернативни средства.
Преминаването на студена пуйка е възможно само ако сте сигурни, че липсата на факс няма да попречи на производителността или да доведе до забавяне на получаването на спешни документи.
Можеш да го направиш
Вашата организация не е предопределена да остане с факс машина. Можете да се отървете от него. Вземете под внимание тези фактори, докато очертавате окончателно пътя си от света на факс машините.
