Идеалните клиенти предоставят възможност да се възползвате от вашия опит в замяна на справедливо възнаграждение за вашата работа. Без значение колко стабилен може да бъде вашият процес на проверка, има добри шансове получаването на плащане да се превърне в проблем. Разбирането на тона, доставката и намерението ще помогне да се преодолеят пропуските в плащанията и да се подобрят вашите ценни взаимоотношения с клиенти. Разширете своя бизнес нюх и научете как елегантно да подтиквате клиентите, които не плащат, без да изгаряте мостове.
1. Автоматизирайте напомнянията и ескалациите за таксуване
Изградете основа, която прави плащането автоматично, като използвате счетоводен софтуер за фактуриране. Включете вашите съществуващи условия за плащане в съответствие с вашите клиентски споразумения и автоматизирайте напомняния за предстоящи и просрочени фактури
За клиенти, които изостават с плащанията, използвайте ескалации в дизайна на фактурите си, за да изразите тяхната важност и спешност. Предлагайте набор от опции за плащане, за да улесните плащането на клиентите, включително с карта. В някои случаи плащанията с карта са по-лесни за изпълнение в сравнение с чековете, които може да са източник на закъснели плащания.
2. Установете приятелски, персонализиран ритъм на комуникация
Независимо от крайния продукт или услуга, които предоставяте, вие сте в бизнеса с взаимоотношения. Инвестирайте в установяване на добри отношения с вашите клиенти по време на вашия ангажимент, за да помогнете за подобряване на комуникационните потоци.
Редовно проверявайте клиентите през целия месец, за да получите представа как се справят и как можете да ги подкрепите. Докоснете се до бизнеса, но поискайте актуална информация за последната ваканция или футболното първенство на техните деца. Когато дойде време да попитате за просроченото им плащане, каналът за комуникация вече ще бъде отворен.
3. Бъдете ясни и директни
Нямате време да лутате около храста, но има баланс, който да постигнете, когато става дума за пари. Съсредоточете се върху това да бъдете ясни и директни с въпроса си, като винаги приемате положително намерение. Може да има основателни или разбираеми причини, поради които закъсняват с плащанията, и приятелско напомняне може да е добре дошло.
Вашият контакт в акаунта може да не е този, който отговаря за изпращането на плащания, а вашето директно проследяване по имейл улеснява нещата. Предложете аргументация зад съобщението си, като че ли приключвате счетоводството за месеца или преглеждате любимите си сметки.
4. Използвайте множество канали, за да разпространите съобщението
Има хора с входяща поща нула и има такива, чиито пощенски кутии трябва да бъдат маркирани за статус на натрупване. Вашият клиент може да не се синхронизира с вашия канал за фактуриране, така че е важно да обмислите избрания от него канал.
Ако вашият счетоводен софтуер автоматизира таксуването, уверете се, че данните за получателя се свързват с правилния контакт с вашия клиент. Внедрете напомняне за фактуриране на хартиен носител за просрочени фактури за определен брой дни, които могат да стигнат до бюрото на финансов директор с правилния адресен блок. И накрая, последващо телефонно обаждане до счетоводния екип на вашия клиент може да даде сериозен тласък на хората, упълномощени да приключат фактурата.
5. Предлагайте опции за True Up акаунти
Гъвкавостта е вид изящество, което винаги се цени, и предоставянето му на вашите клиенти им дава съпричастност. Забавянето на плащанията може да се почувства неудобно, дори и да е честна грешка. Като предоставяте на клиентите си опции, вие им давате предимството на съмнението и увеличавате шансовете си да получите плащане.
Използвайте вашия софтуер за фактуриране, за да актуализирате опциите за тип плащане, да разделите сумата на плащането или да удължите условията. Тези опции могат да бъдат комбинирани или сдвоени, за да разширите гъвкавостта на вашите клиенти сега или в дългосрочен план.
6. Покажете се за импровизирано посещение
Непланираното влизане не трябва да изглежда като сцена от мафиотски филм, но може да бъде също толкова ефективно. Отбийте се с добра история, почерпка за целия офис или свързана с работата печалба за вашите клиенти с бюро за добре дошли. Кутия с понички винаги е хит и присъствието ви на място не трябва да идва с напомняне за фактура.
Като се появите лично и с положителна причина да сте там, вашата продължителна фактура идва на ум естествено. Ако печените изделия не ви харесват, донесете най-новите показатели на кампанията в хубава папка или доказателства на хартиен носител за преглед.
7. Изразете емпатия и разбиране
Добротата побеждава в бизнеса и живота, така че направете ръководенето с емпатия ваша основна цел. Бъдете меки с доставката си и се стремете да се свържете с човека от другата страна, преди да започнете бизнес. Гледайте на тях първо като на хора, а не като на неплатена сметка.
Попитайте: „С какви резултати можем да ви помогнем?“ и „Кой е най-големият ви стрес тези дни?“ След това просто слушайте и изчакайте отговора им и ги накарайте да говорят. Нещата може да са трудни у дома, бизнесът може да е в затруднение и закъснелите плащания са просто червен флаг.
8. Ескалирайте обхвата на вашите напомняния
Копие на имейл е професионален еквивалент на изпращане на бележка до дома на родителите в началното училище. Когато другите ви усилия се провалят, ескалирането на закъснели фактури е полезна и често ефективна следваща стъпка към коригиране на сметките. Включете копие от вашата фактура за любезно и директно регистриране по имейл до вашия основен контакт и ключово ръководство.
Това ще постави вашето напомняне пред хората, които могат да ускорят плащанията. Ако възникне проблем, техният отговор или липсата на такъв може да ви информира какво трябва да направите по-нататък. Ако има ясна командна верига, можете да опитате това повече от веднъж, добавяйки допълнителни CC, докато правите.
9. Ниво на очакванията и ангажиментите
След като сте изчерпали другите опции, е време да центрирате и изясните отново вашето бизнес споразумение с вашите клиенти, които не плащат. Планирайте по-официален разговор с вашия основен контакт, ръководство и дори финансов или правен екип, за да прегледате договора си. Предложете опции за преструктуриране или дори прекратяване на договора, ако споразумението е неспасяемо, с условието за пълно плащане за извършената работа.
В някои случаи месечният фиксатор помага за изглаждане на оперативните им разходи по-добре от променливото фактуриране. Тук получавате предвидимост на приходите и автоматизиран процес на събиране, който гарантира, че взаимоотношенията ви с клиенти са в добро състояние.
Съсредоточете се върху стойността и взаимното уважение
Използвайте убеждаващи комуникационни техники, за да придвижите разговора напред. Попитайте: „По скала от 1 до 10 доколко сте доволни от нашата работа?“ Те ще бъдат принудени да отговорят със своето ниво на удовлетворение и да излязат с тяхната реализация на вашата добавена стойност. Като ги принуждавате да ценят работата ви, те ще бъдат по-мотивирани да оправят сметката ви. Бъдете търпеливи, докато работите през този процес, проявявайки благодат и разбиране, като същевременно уважавате стойността на работата си.
