Ako ste poput većine poslovnih organizacija, morali ste drastično okrenuti način komunikacije sa svojim zaposlenima kao rezultat stalne globalne pandemije COVID-19. Na primjer, više nije prikladno okupljati se u velikim grupama za sastanke kompanija. Srećom, današnja moderna tehnologija omogućava lako povezivanje sa zaposlenima čak i ako ne možete lično da se sretnete.
Evo pet savjeta koje morate imati na umu kada vodite sastanak velike kompanije na daljinu.
Koristite tehnologiju audio konferencija: Prošli su dani okupljanja u velikim gledalištima kako biste prenijeli svoju poruku. Današnji poslovni lideri koriste tehnologiju kako bi udružili ljude na daljinu. Koristeći tehnologiju audio konferencija olakšava uključivanje svih koji su vam potrebni, tako da niko iz vašeg osoblja ne izostaje iz komunikacijskih napora. Znajući nekoliko važnih savjeti za velike audio konferencijske pozive pomoći će podržati uspješno iskustvo sastanka za sve uključene.
Predstavite govornike: Budući da ne postoji fizička komponenta, važnije je nego ikad da imate dobar plan za predstavljanje zvučnika. Morali biste biti jasni sa svojim uputstvom i uvodom kako bi prisutni imali kontekst za ono što će čuti. Imenovanje šefa ceremonije za sastanak pomoći će osigurati organizaciju i dobar protok.
Isključi zvuk onima koji ne govore: Sastanak na daljinu proveden upotrebom tehnologije može brzo postati haotičan. Možete pomoći u promociji fokusiranijeg sastanka tako što ćete utišati one koji ne govore. Ovo će eliminirati tuđu buku, tako da polaznici mogu svoju punu pažnju posvetiti zvučnicima i predstavljenim informacijama. Utišavanje onih koji ne govore također će zadržati sve koncentrirane na osobu koja govori jer nije ometeno.
Navedite ciljeve i dnevni red: Sastanak će biti dragocjeniji ako polaznici na početku znaju ciljeve. Takođe biste trebali polaznicima dostaviti pisani dnevni red kako bi znali šta slijedi. Ovo će vam pomoći da vodite sastanak i pružite vodič za reference. Praćenje dnevnog reda takođe će osigurati da se pokriju važne teme i da nijedan detalj ne propadne. Povećat ćete ukupnu efikasnost sastanka ako postavite sve što ljudi trebaju slijediti.
Odgovorite na pitanja na kraju: Razumljivo je da će sastanak generirati pitanja zaposlenih dok se krećete kroz informacije. Pametni poslovni lideri neće obeshrabriti zaposlenike da postavljaju pitanja i daju doprinose. Međutim, sastanak će teći efikasnije ako zamolite prisutne da zadrže pitanja do kraja. Rad na dnevnom redu sa pitanjima i odgovorima pomoći će ostvarenju ove inicijative.
Nemojte dozvoliti da vas nemogućnost ličnog okupljanja spriječi u okupljanju osoblja. Slijedom ovih pet savjeta osigurat ćete da vaš sastanak ispuni sve ciljeve, a zaposlenici se osjećaju cijenjeno i informirano.
