Cada vegada que passeu per davant d’una màquina de fax a l’oficina, probablement us pregunteu què hi fa encara aquesta relíquia del passat. Per alguna cosa que es va inventar a la primera meitat del 19th segle i la tecnologia de la qual no ha canviat dràsticament al llarg dels anys, la màquina de fax ha demostrat ser sorprenentment resistent.
Quan el correu electrònic va aparèixer i es va convertir ràpidament en el principal mitjà de comunicació empresarial, molts van predir la desaparició decisiva del fax. Però això no va passar. Tot i que el fax ha rebut un seient posterior al correu electrònic, segueix sent un element fix a moltes oficines. Afortunadament, no haureu d’estar atrapat amb un fax si encara voleu utilitzar la tecnologia de fax.
Aquí teniu algunes de les coses que heu de tenir en compte si esteu pensant a llançar la màquina de fax de l'oficina.
Utilitzeu un servei de fax basat en el núvol
Com que el correu electrònic eclipsa el fax al món de la comunicació oficial, hauríeu de tenir-ne tots dos disponibles, ja que els avantatges de cadascun són una mica diferents. Amb els programes d’internet i cloud computing omnipresents en l’entorn d’oficines moderns, és lògic que pugueu aprofitar aquesta tecnologia per fax, tal com ho feu per al correu electrònic i altres sistemes de col·laboració.
Si us inscriviu a un servei de fax basat en el núvol, podeu fer el vostre enviar per correu electrònic o des d’una pàgina web.
Feu que la cultura empresarial estigui al vostre costat
Hi ha un equip d'oficina compartit amb una màquina de fax. Per tant, desfer-se’n també requereix la compra d’altres empleats. La introducció de nous processos i equips té a veure tant amb l’aprovació dels companys de feina com amb l’estalvi de costos i la millora de la productivitat. El millor és que és improbable que la cultura empresarial sigui una limitació per expulsar el fax.
Millennials i GenZers formen la majoria de la plantilla actual, i molts no havien vist mai cap màquina de fax, i menys encara l’utilitzessin. Això significa que és probable que no s'enfronti a cap resistència quan suggeriu passar a una opció més moderna. Encara és important proporcionar una mica de formació sobre les noves tecnologies que introduïu al vostre equip.
El fax per VoIP no és viable
Sens dubte, és possible que envieu un fax mitjançant VoIP. Tanmateix, no és un procés plug-and-play. En primer lloc, les màquines de fax utilitzen el protocol T.30 mentre que necessiteu el Protocol T.38 si voleu enviar un document per VoIP.
En segon lloc, el VoIP està dissenyat específicament per a la comunicació de veu, però és lamentablement inadequat per al fax. Quan la veu es retransmet per VoIP, primer es codifica en un senyal digital, es divideix en petits paquets de dades que s’encaminen al destinatari i es tornen a muntar. El senyal digital es converteix en un so analògic.
En el procés de transmissió, alguns paquets es poden perdre pel camí. Tanmateix, el destinatari no se n’adonarà, ja que cada paquet només conté una quantitat minúscula de dades. Malauradament, aquest procés no funciona tan bé per al fax. Si els paquets desapareixen o es retarden, l’equip destinatari notarà i finalitzarà el fax si ha fallat.
Obteniu una impressora multifunció
Una impressora multifunció (MFP) combina les funcions d’impressió, enviament de fax, còpia i escaneig en un sol dispositiu. És una alternativa popular per a les petites empreses que desitgen reduir costos, millorar el flux de treball i consolidar actius.
Obtenir un MFP us permet desfer-vos de la màquina de fax fent que aquest equip polivalent assumeixi la seva funció. En el procés, estalvieu l'espai de l'oficina que seria necessari per emmagatzemar per separat una màquina de fax, una impressora, un escàner i una fotocopiadora.
Go Cold Turkey
Podeu seguir un enfocament més radical descartant el fax completament sense configurar cap procés substitutori. En aquest cas, hauríeu de fer-ho notificar als clients, col·laboradors i proveïdors que la vostra línia de fax ja no s’utilitza i, per tant, haurien d’enviar comunicacions mitjançant mitjans alternatius.
Anar a gall dindi fred només és factible si esteu segur que la manca d’un fax no inhibirà la productivitat ni provocarà un retard en la recepció de documents urgents.
Tu ho pots fer
La vostra organització no està destinada a quedar enganxada amb un fax. Se’n pot desfer. Tingueu en compte aquests factors a mesura que traieu definitivament la vostra sortida al món de les màquines de fax.
