Les empreses solen tenir desenes de paperassa en les seves operacions diàries. Sempre hi ha contractes, acords, formularis i documents per signar. Les signatures electròniques són una forma avançada de signar documents sense cap tipus de documentació. No cal imprimir ni fer un seguiment de qui ha signat un document concret. Les empreses i empreses que utilitzen signatures electròniques experimenten resultats positius significatius, des de la disminució de la documentació fins a una major productivitat i eficiència.
Què és una signatura electrònica?
Les signatures electròniques són símbols o dades en format digital que s'adjunten a un document enviat elèctricament amb la intenció de signar-lo. Són fàcils i còmodes d'utilitzar, ja que només cal fer clic amb el ratolí per a la signatura electrònica. Hi ha diferents maneres de crear una signatura electrònica, com ara escriure la vostra signatura amb el teclat, utilitzar el cursor per dibuixar la vostra signatura, penjar una imatge de la vostra signatura o utilitzar el dit al dispositiu de pantalla tàctil per rastrejar la vostra signatura.
Si us pregunteu com signar un document de Word i quins són els avantatges de la signatura electrònica, has arribat a la publicació correcta. En els propers cinc minuts més o menys, coneixeràs els magnífics avantatges de la signatura electrònica. Fes un cop d'ull!
1. Fàcil d'usar
Aprendre a utilitzar i crear signatures electròniques és un passeig pel parc. Podeu cercar aplicacions i recursos en línia disponibles que us poden ajudar a utilitzar i dissenyar la vostra signatura electrònica personalitzada. Un cop hàgiu creat la vostra signatura electrònica, podeu adjuntar-la a qualsevol document que vulgueu.
Una signatura electrònica és convenient per a tu i els teus associats, ja que pots signar electrònicament un document en qüestió de segons des d'on siguis al dispositiu. També garanteix que el vostre treball es faci sense cap interrupció.
2. És fiable
Les signatures electròniques es dissenyen mitjançant eines que ofereix l'Agència de Serveis de Dades Digitals i de Població, el que significa que són fiables. Garantixen la integritat, l'originalitat i la indiscutència del document signat. Les signatures electròniques avançades donen a les parts implicades confiança en qui va signar el document, que la signatura no s'ha interromput ni modificat després de la signatura i que el signant no pot negar la signatura del document ni afirmar que hi ha hagut alguna modificació en el document després de la signatura. signant.
3. Estalvi de temps
El procés de signatura de documents en paper pot ser tediós. Heu de seguir un llarg procés d'impressió, escaneig o enviament per fax del document. Si l'han de signar diverses persones, s'ha de prendre el temps d'enviar i esperar a rebre el document. En el pitjor dels escenaris, si el document té informació valuosa, haureu d'organitzar la signatura del document en persona. Pot empitjorar encara més quan el document està fora de lloc, ja que cal començar tot el procés de nou, la qual cosa augmenta el risc de responsabilitat legal.
Tanmateix, optar per signatures electròniques us estalvia molèsties. Permet que hi hagi documents signat i va tornar en qüestió de segons. Això estalvia a la vostra empresa molt de temps destinat a la realització dels projectes de l'empresa. Augmentar la velocitat de contractació i proposta ajuda a mantenir bones relacions amb els vostres clients alhora que us ofereix l'avantatge que necessiteu.
4. Cost-efectiu
A les empreses, els directius sempre busquen maneres de reduir despeses i augmentar els seus beneficis. L'adopció de signatures electròniques us ajuda a evitar costos innecessaris de comprar papers, bolígrafs, impressores i altres costos relacionats amb la signatura d'un document amb tinta en paper. També estalvia costos de transport per a les signatures presencials que vénen amb documents en paper.
En general, les signatures electròniques ajuden a reduir la quantitat de paperassa al vostre escriptori i els materials necessaris per enviar i rebre documents per signar. A més, resol els errors humans en què s'incorre en signar un document manualment. Aquests errors i inconsistències poden resultar costosos a la llarga.
5. Segur i protegit
Quan es tracta de documents molt valuosos, pot ser difícil assegurar-se que arribin a les persones adequades amb els mitjans adequats. Fins i tot després d'observar tots els protocols de seguretat, sempre hi ha el risc que els documents es col·loquin fora, els roben o es manipulin.
Tanmateix, canviar a signatures electròniques garanteix que els vostres documents estiguin segurs perquè:
- Acceleren el procés de signatura i redueixen l'intercanvi de mans
- Asseguren que no falta cap signatura
- Són difícils de falsificar i són legalment vinculants
- Les persones no autoritzades no poden accedir al document electrònic sense permís
- Els documents signats electrònicament proporcionen informació com la identitat del signant, l'hora de la signatura i la ubicació
- Poden detectar fins i tot alteracions i ajustos lleugers, cosa que dificulta la manipulació
- Es poden protegir amb contrasenyes i mètodes d'autenticació biomètrics per a una seguretat addicional
6. Independent de l'hora i la ubicació
A diferència de la signatura de documents en paper on cal estar present a l'oficina o organitzar una signatura presencial, les signatures electròniques es poden fer des de qualsevol lloc i en qualsevol moment. Això és fonamental, sobretot amb l'augment del treball a distància; permet signar documents de forma remota en lloc que els signants viatgin per signar un document. La independència de la ubicació és important, sobretot quan un mateix document ha de ser signat per diverses persones. Els signants no han de trobar un lloc per reunir-se; tothom signa des d'on sigui ells son.
7. Respectuós amb el medi ambient
L'ús de la signatura electrònica té un impacte positiu en el medi ambient i el desenvolupament sostenible. Les signatures electròniques redueixen notablement l'ús de paper, que contamina el medi ambient. A més, el paper està fet d'arbres, per la qual cosa reduir-ne l'ús significa tallar menys arbres, ajudant així a conservar el medi ambient. Les signatures remotes que es poden fer des de qualsevol lloc en qualsevol moment també ajuden a reduir els desplaçaments. La reducció de viatges ajuda a reduir el nombre d'accidents de trànsit.
8. Mètode de Signatura Transfronterera
Les signatures electròniques són una manera ràpida i eficaç quan els documents s'han de signar a través de fronteres. No obstant això, a la Unió Europea, la signatura electrònica està guiada per la normativa eIDAS de la UE. Una signatura electrònica qualificada (QES) és acceptable als països de la Unió Europea.
Conclusió
Les signatures electròniques són avenços tecnològics amb molts beneficis. No només t'estalvia diners, sinó que ajuda el teu negoci a créixer econòmicament. Les signatures electròniques no interfereixen amb les vostres operacions comercials; s'integren amb eines empresarials que ja teniu, com ara Google Docs, PDF, Dropbox, Microsoft Word i Salesforce, entre d'altres. No cal un motiu per adoptar signatures electròniques; és un requisit per a qualsevol empresa o organització.
