La gestió de projectes és fonamental per a qualsevol empresa. Quan es fa bé, ajuda a que el vostre negoci funcioni més bé, ja que permet que el vostre equip assoleixi objectius concrets del projecte amb pressupost i temps.
Malauradament, no és fàcil garantir l'èxit de la gestió del projecte. De fet, en el panorama empresarial modern actual, on més persones treballen de forma remota, la gestió de projectes pot ser més fonamental per a les empreses que prioritzen oferir un valor excepcional al client.
Afortunadament, hi ha diverses maneres de tenir èxit en la gestió de projectes i obtenir resultats notables. Per començar, aquí teniu alguns dels consells per gestionar de manera eficient els vostres projectes:
1. Considereu l'ús de Microsoft Project
També conegut com MS Project, Microsoft Project és una solució ideal per a empreses que utilitzen productes i eines de Microsoft. És una excel·lent opció per a empreses que gestionen diversos projectes complexos a escala. Per tant, si el vostre negoci és un d'ells, considereu aprofitar-ne Formació de projectes MS per ajudar el vostre equip a treure'n el màxim profit.
Algunes de les característiques clau de MS Project inclouen les següents:
- Taulers visuals: El tauler és una característica que ofereix una visibilitat total entre els equips, proporcionant coneixements i informació vitals sobre el progrés d'un projecte. El tauler de control us permet crear gràfics personalitzats, gràfics i algunes visualitzacions de dades perquè les vostres tasques, treballs i progrés s'entenguin fàcilment i estiguin ben organitzats.
- Plantilles ràpides: Si no heu utilitzat MS Project abans i no sabeu com començar, no hi ha res de què preocupar-se, ja que l'eina ve preconstruïda amb diverses plantilles. Tant si esteu llançant programari com si us traslladeu d'oficines, sempre trobareu una plantilla de projecte que s'adapti a les vostres necessitats.
MS Project és ric en característiques i funcionalitats que permeten a les empreses maximitzar el rendiment dels seus equips i projectes. Els taulers de control i les plantilles ràpides són funcions que els gestors de projectes poden utilitzar per fer els canvis necessaris per assolir l'objectiu, garantint una gestió eficient del projecte al llarg del temps.
2. Relaciona la feina amb les qualificacions i habilitats dels membres del teu equip
Els gestors de projectes mai haurien d'intentar fer totes les tasques pel seu compte. En canvi, haurien d'aprendre a delegar tasques als membres adequats de l'equip. En fer-ho es pot millorar la gestió de projectes efectivament.
Per fer-ho, és essencial fer coincidir les funcions laborals en funció de les qualificacions i habilitats dels membres del vostre equip. No obligueu mai els jugadors del vostre equip a fer alguna cosa en què sabeu que no són bons o que no tenen coneixements i habilitats. Un cop ho feu, pot perjudicar el progrés i el potencial d'èxit del vostre projecte.
Quan els membres del vostre equip s'assignen a les feines, són bons, gestionar-los no només serà més fàcil, sinó que també evitareu experimentar inconvenients. A més, els membres del vostre equip es sentiran més còmodes fent la seva feina.
3. Comenceu Petit
Recollir algunes idees a l'hora d'abordar projectes pot ser un pas difícil, sobretot si el vostre projecte és vague. Com a solució, intenteu fomentar la col·laboració i considereu començar amb petites idees utilitzant espais de col·laboració. Aquestes àrees es poden crear per inspirar el pensament creatiu i facilitar la discussió.
Depenent de les vostres preferències, podeu optar per limitar l'accés només a persones dedicades o obrir l'accés a tots els membres del personal per a cada espai de col·laboració.
4. Assumptes de comunicació
La comunicació és un nucli essencial per executar els projectes amb èxit. Una bona comunicació també pot dirigir el vostre projecte en la direcció correcta i garantir que els resultats esperats del projecte es comuniquin tant als membres de l'equip com a les parts interessades del projecte.
Comunicació més eficaç també pot establir una estructura per a l'execució eficient del projecte, que li permeti establir els objectius i metes del projecte sense cap mena de dubte. A més, un cop especificada la informació del projecte i tots els canals de comunicació ja estan ordenats, podeu garantir que el vostre projecte va pel bon camí cap a l'èxit.
5. Definiu l'àmbit
Per garantir una gestió eficient del projecte, descriviu l'abast del vostre projecte tan aviat com sigui possible. En general, l'abast del projecte es refereix al volum de treball des del principi fins al final, amb els recursos esbossats i els terminis establerts.
Podeu començar configurant els requisits essencials i descrivint els processos implicats. A continuació, discutiu l'abast amb les parts interessades per conèixer les limitacions potencials.
6. Aprofiteu altres eines de gestió de projectes
Si voleu completar els vostres projectes a temps, potser voldreu aprofitar altres eines de gestió de projectes disponibles al mercat. Tot i que pots confiar en fer tasques manualment, res millor que automatitzar-les, ja que pot ajudar a optimitzar les operacions de la teva empresa.
Algunes de les eines habituals de gestió de projectes que podeu utilitzar són:
- Diagrama de Gantt: És una representació visual de cada tasca dins d'un projecte que està programada i difosa.
- Diagrames de fletxes: També anomenats diagrames de xarxa, els diagrames de fletxes es poden utilitzar durant la fase de planificació del vostre projecte.
- Estructura de desglossament del treball: aquest eina de gestió de projectes crea alineació, de manera que totes les responsabilitats i posicions es resolen clarament.
7. Considereu els riscos
Els riscos poden ser difícils de predir i poden aparèixer en qualsevol moment. Tingueu en compte que els riscos poden ser tant positius com negatius. Un bon exemple d'equips de risc positiu que completen les tasques abans de la data límit. El millor director del projecte no només poden aprofitar-ne, sinó que també poden maximitzar el seu impacte en el projecte. Per tant, és fonamental preparar una estratègia de gestió de riscos que us ajudi a adaptar-vos fàcilment i minimitzar els riscos negatius.
8. Posa a prova els teus lliurables
Sempre és una tàctica excel·lent provar els vostres lliuraments internament abans de passar-los per aprovació externa. Aquests resultats poden ser en forma de fites del projecte. Per tant, analitzeu les fites del vostre projecte i determineu si s'adhereixen als vostres objectius empresarials i als projectes desitjats.
Aconseguir les teves fites una per una t'ajuda a entendre com sortirà el teu projecte. Amb això, us pot ajudar a garantir una execució perfecta del projecte i mantenir-vos al llarg del cicle de vida del vostre projecte.
9. Superviseu el vostre progrés diari
Un altre consell per a una gestió eficient del projecte que hauríeu de tenir en compte és fer que compartir actualitzacions sigui un hàbit per a tots els implicats en el projecte. El seguiment diari del progrés és fàcil i no consumeix gaire temps. Un cop fet això, podeu detectar ràpidament els buits del flux de treball i comprovar els terminis individuals del vostre equip.
Conclusió
Una gestió eficient de projectes pot ser difícil d'aconseguir, però no vol dir que sigui impossible. L'únic que heu de fer és seguir els consells anteriors, combinar-los amb molt de treball i ser coherent amb els vostres esforços. Un cop ho hàgiu fet correctament, podeu estar segur que obtindreu el millor resultat possible.