Si dirigir una petita empresa, sens dubte, dediqueu molt de temps i energia a buscar i implementar idees de reducció de costos i maneres d’augmentar el flux de caixa i els beneficis. Això és una part essencial per ser empresari i assegurar-se que el seu negoci estigui al llarg termini.
És probable que us centreu en factors crítics com l’augment de les vendes, la compra de materials i subministraments més econòmics, el coneixement del màrqueting, contractar l’equip adequat, etc. Tot i així, no oblideu que una millor posició financera empresarial no només prové de pensar-se en un panorama general, sinó també de mirar detalls més fins.
Per exemple, si teniu una empresa amb molts actius en què heu invertit, com ara ordinadors i vehicles, fins a quin punt en feu un seguiment? La gestió d’actius és una cosa a la qual no hi ha prou atenció, sinó que haurien de fer-ho. Aquests són alguns consells per gestionar aquest element a la vostra organització de manera més eficaç el 2021.
Delegar la gestió d’actius a una persona o equip
El primer pas és decidir una persona o un únic equip que pugueu encarregar de la gestió d’actius dins del vostre negoci. És important delegar el rol a algú o grup per supervisar tot el projecte, de manera que no acabeu amb moltes persones que coneguin una mica els vostres actius i el seu estat. L'assignació del rol facilita l'assegurament de l'alineació dels processos, la tecnologia i els empleats i tot és el més racional possible.
Per a la majoria de petites empreses, una sola persona sol ser adequada per a la gestió d’actius. Tot i que, si teniu una empresa en expansió ràpida, o bé una empresa important, cal que hàgiu de delegar la tasca en dues o tres persones que puguin treballar junts en aquesta àrea.
Comprendre els cicles de vida dels recursos
Una part crucial de la gestió adequada d’actius és entendre el cicle de vida dels dispositius al llarg del temps. Els ordinadors, els vehicles i altres recursos tendeixen a incloure un procés de tasques que s’uneixen. Per exemple, heu de planificar les eines exactes que necessiteu per al vostre negoci i, després, adquirir-les (de vegades totes alhora però normalment en trossos a mesura que canvien les necessitats).
Després de comprar béns, els heu de desplegar a tota l’organització, gestionar-los i mantenir-los durant mesos o, molt probablement, anys i, finalment, retirar-los quan es trenquin o quedin obsolets. Per gestionar millor els valuosos articles de la vostra empresa, heu de saber on es troba cada equip en el seu cicle de vida en qualsevol moment.
També és vital disposar amb cura de les mercaderies obsoletes o trencades. Cal esborrar-los perquè no quedin dades de l’empresa ni dels empleats als quals puguin accedir altres persones, i heu de complir les normatives legals i les pràctiques ambientals sòlides, com el reciclatge.
Aprofiteu les eines de programari
Actualment, gestionar els actius és més fàcil que mai, gràcies a la tecnologia. Utilitzeu programari per fer un seguiment i administració de mercaderies per estalviar diners, temps i energia i reduir els errors manuals sobre l’estat dels actius o les necessitats de manteniment. Invertiu en útils eines de seguiment RFID per controlar els actius, de manera que pugueu localitzar-los el més aviat possible en temps real si es col·loquen fora de lloc o us roben. A més, habiliteu el control remot dels recursos, sempre que sigui possible, per connectar-los des de qualsevol lloc. Això us permet investigar programari o altres problemes que els empleats o altres persones puguin tenir amb els productes.
Utilitzeu també sistemes de gestió d’actius basats en tecnologia, en lloc de fulls de càlcul bàsics o recompte de mans. Aquestes solucions digitals us poden ajudar a fer un seguiment dels equips que teniu i al lloc on es troben i facilitar la gestió d’auditories, la impressió i l’anàlisi d’informes i l’enviament de notificacions sobre necessitats de manteniment o altres actualitzacions.
Mireu en línia i trobareu moltes opcions de programari per a aquesta feina, amb moltes funcions i preus per triar. Seleccioneu una tecnologia que pugui escalar amb el temps a mesura que creixi el vostre negoci i, per tant, el nombre d’actius. Els sistemes basats en el núvol són una bona opció, ja que els membres de l’equip poden accedir-hi a tot el món i mantenir-se sincronitzats en tot moment.
Presteu atenció a l’amortització
A efectes financers, també és essencial prestar atenció a la depreciació dels actius que posseeix la vostra empresa. Feu un seguiment detingudament d’aquestes dades per permetre una presa de decisions encertades sobre quan desactivar equips antics i invertir en noves eines i assegurar-vos que no acabareu pagant més del que necessiteu per coses com manteniment, impostos i assegurances. 
Aprofiteu el programari de gestió d’actius que utilitzeu per ajudar-vos a calcular l’amortització, sempre que la informació de compra s’introdueixi correctament.
La gestió d’actius es converteix en una feina massiva i estressant si no es cuida amb cura i coherència. No obstant això, si configureu i seguiu sistemes útils, la vida serà més fàcil i hi haurà molta menys probabilitat que apareguin problemes al llarg del camí.
