Imatge: Pexels
Assignar les persones i els horaris de treball adequats és clau per a un bon funcionament empresarial. Augmenta la productivitat i la satisfacció del vostre equip, millora les relacions amb els clients i fins i tot afecta les vostres vendes positivament.
TL; DR: doneu una prima a la programació adequada dels empleats; val la pena.
Malauradament, el revers de la moneda és força inquietant.
La mala programació dels empleats comporta frustracions i retrocessos incomptables, fins al punt que algunes empreses perden munts d’efectiu només per fer front a les seves conseqüències.
Si us pregunteu fins a quin punt la mala programació dels empleats pot perjudicar el vostre negoci, seguiu llegint.
1. Desglossament de la comunicació i mala col·laboració
Una programació deficient dels empleats pot provocar un trencament de la comunicació i una col·laboració feble de l’equip, sobretot si no teniu una eficiència sistema de rotació en línia, un programa dissenyat per organitzar, fer un seguiment i assignar persones perfectament per a torns específics. Té funcions que us permeten veure tota la vostra agenda de treballadors, incloses les places vacants i les dates de sortida, cosa que fa que el programari sigui ideal per crear i reprogramar assignacions de torns.
Per exemple, quan es produeixen emergències, heu d'esbrinar com facilitar els canvis de torns amb altres treballadors per cobrir les hores sense ocupar i com compartir la informació amb l'equip? Aquests reptes són difícils d’abordar sense un sistema de rotació en línia.
Si utilitzeu eines ineficaços per comunicar la vostra sol·licitud, el vostre equip pot perdre fàcilment les tasques de torns addicionals. També pot provocar conflictes i estrès mental, deteriorant el seu estat d’ànim i la col·laboració a la feina.
L’ús de sistemes de rotació en línia és més eficaç. Prengui Diputat, per exemple.
Només cal que utilitzeu l'eina de programari "Cerca substitució" apareix i selecciona entre les opcions els millors empleats per a aquest torn. A continuació, les persones reben alertes d’invitació de reassignació automàtica per correu electrònic i SMS i poden decidir acceptar-les segons el primer ordenat d’arribada.
Sense els sistemes de programació de personal adequats, com ara Adjunt, podeu retardar les assignacions de torns, no supervisar-los amb precisió i lluitar per suavitzar la comunicació de l’equip i mantenir-vos a la mateixa pàgina.
2. Ineficiències del flux de treball
Depenent de la mida i la complexitat de la vostra organització, la programació de canvis inestable pot conduir a efectius erronis i a una combinació d’habilitats ineficaç. Juntament amb la manca de personal, això altera els vostres fluxos de treball i disminueix la vostra eficiència i productivitat.
Els vostres processos i operacions comercials segueixen tasques i seqüències específiques delegades a diversos treballadors segons les seves responsabilitats.
La indisponibilitat del personal adequat per a aquestes funcions pot endarrerir el compliment dels resultats i objectius en diferents fases o posar en perill la seva qualitat.
Podeu realitzar operacions comercials caòtiques, sobretot si els treballadors que omplen no han rebut prèviament una formació rellevant i encara s’estan ajustant a les demandes d’aquest lloc.
Si teniu empleats que treballen en línia, dissenyar el flux de treball del vostre equip remot amb horaris indefinits fa que el seguiment de les vostres operacions sigui encara més problemàtic a causa de les barreres i reptes de comunicació naturals de les feines virtuals.
3. Disminució del personal i del rendiment empresarial
Els sistemes de desplaçament rotatius ineficients debiliten el benestar físic i mental del personal i, finalment, perjudiquen la reputació i el resultat final de la vostra empresa.
Cada vegada que demaneu als vostres treballadors que facin algunes hores addicionals o empleneu un torn insuficient, disminueix el seu compromís, sentint que suporten injustament la càrrega de l'empresa. També experimenten una sensació d’impotència i frustració, que disminueix la moral i infecta altres empleats.
El compromís d’aquests treballadors desvinculats d’ajudar a assolir els objectius de la vostra empresa comença a minvar, minant la col·laboració i el rendiment de l’equip. En relació amb els clients, actuen de forma separada i antipàtica. Això dolora i repel·leix els compradors i perjudica la vostra imatge de marca.
Treballar excessivament els empleats també comporta problemes de salut i fatiga física a causa de la manca de descans. Com a resultat, augmenta el nombre d’absències i es pot produir distensió, lesions i accidents a la feina.
Els empleats poden fins i tot comprometre el seu rendiment a causa de la inèrcia del ritme de treball. Això vol dir que si treballen més hores que el seu horari habitual, poden alentir el ritme per crear el mateix volum de producció realitzat en els seus torns normals, sobretot si depenen de l’acompliment de la tasca d’altres treballadors com a requisits previs per a les seves tasques.
Per als empleats amb diversos projectes a curt termini i treballs a temps parcial, els horaris de torns erràtics destrueixen significativament la seva conciliació familiar i laboral. Si perden el control sobre les seves hores de treball, aviat hauran de perdre la feina, tot i que es dediquin a aquesta feina.
A més, l’estrès físic amb el pas del temps posa el vostre excés de treball de mal humor, arruïnant l’ambient laboral i la cooperació amb els seus col·legues i supervisors.
Fins i tot poden tenir conflictes laborals i familiars que cíclicament afegeixen més estrès mental i emocional i tensió relacional.
A mesura que continuen els horaris de treball irregulars, el vostre personal es desgastarà físicament i mentalment i estarà descontent. Les seves condicions de salut disminuïdes desmotiven el vostre equip per donar el millor de si a la feina, vendre els vostres productes i serveis i involucrar de manera activa i encantadora els vostres clients potencials i remunerats, cosa que comporta menys vendes i conversions i un rendiment empresarial generalment inferior.
4. Elevada rotació d’empleats
Amb el deteriorament del benestar dels vostres empleats i l’augment de la desvinculació laboral, és probable que aviat presentin la renúncia i augmentin la taxa de rotació dels empleats.
Això reflecteix la incapacitat de la vostra empresa per retenir el vostre personal a causa de les males estratègies de gestió d’horaris. Si aquests treballadors s’encarreguen de determinats projectes o d’algunes de les seves tasques i fites crucials, vosaltres i els vostres supervisors tindreu dificultats per acabar el programa i complir amb els lliuraments.
Un altre resultat de la poca retenció de personal és que podeu patir una impressió negativa per part dels demandants d’ocupació i de les relacions públiques i lluitar per aconseguir els millors talents per als llocs vacants.
Quan obteniu una elevada rotació de personal, també formeu constantment nous contractes, que mengen temps d'activitat, productivitat i altres recursos que podríeu haver gastat en les parts més rendibles del vostre negoci.
5. Augment de costos
Gestionar malament la vostra plantilla té un cost. Per exemple, substituir el personal de nivell mitjà que va dimitir i formar nous contractats us pot costar 20% del salari anual.
Per exemple, si els vostres gestors guanyen uns 60,000 dòlars a l'any, podeu gastar 12,000 dòlars per trobar un substitut.
D’altra banda, aconseguir un nou empleat d’alt nivell us costa al voltant del 213% del seu salari anual. Això significa que per a un executiu de nivell C amb formació especialitzada i salaris elevats que guanyi 100,000 dòlars anuals, el cost directe de la substitució dels empleats és de 213,000 dòlars.
Si la programació d’hores extraordinàries incoherents provoca esgotament físic que provoca accidents i lesions, especialment a l’interior del lloc de treball, la vostra empresa també pot cobrir les despeses mèdiques i relacionades.
Fins i tot podeu enfrontar-vos a demandes judicials i gastar en sancions i càrrecs legals si el vostre personal us demanda per violar la normativa aplicable en matèria d’horari laboral.
Eviteu que la mala programació del personal no faci malbé el vostre negoci.
La planificació inconsistent del canvi de força de treball arruïna l’eficiència del flux de treball, el benestar i el rendiment de l’equip, la gestió de recursos i els objectius empresarials. No menystingueu les restes que això pot comportar. Identifiqueu els buits dels vostres sistemes de torns rotatius i assegureu-vos de treballar per optimitzar-los el més aviat possible.
