Les eines de treball remotes adequades us pot estalviar molt de temps i esforç.
Aquests inclouen el maquinari tecnològic més adequat, equips d’oficina domèstica, programes digitals i accés a determinades plataformes web per a les vostres funcions específiques.
Ara, aquestes solucions poden millorar significativament la vostra productivitat, tant per a les vostres activitats professionals com personals.
Consells per treballar des de casa per augmentar la productivitat durant la quarantena (actualització de juliol de 2020)
A la seva enquesta d’estadístiques de treball remot de 2018, TalentLMS afirma que les tres eines principals que utilitzen els enquestats són per comunicar-se amb els seus companys i companys.
Mentrestant, les plataformes per compartir fitxers al núvol i els programes de col·laboració es troben a les posicions 4 i 5, respectivament.
A més, això s'aplica quan sou un empresari amb un lloc de treball virtual.
L’equip i les eines ideals per al vostre personal extern i personal intern poden optimitzar els sistemes d’extrem i frontal per a les vostres activitats comercials quotidianes.
Al seu torn, se sap que promou la implicació dels empleats entre els vostres equips virtuals i in situ.
Per exemple, aquest informe de Forbes del 2017 diu: "Un estudi de la Harvard Business Review va trobar que el 87% dels treballadors remots senten que encara estan connectats als seus empresaris mitjançant videoconferències".
Així que diuen aquest vídeo programes de xat i probablement altres eines de comunicació fan que gairebé nou de cada deu treballadors fora del lloc se sentin més compromesos mentre treballen a distància.
A més, hi ha hagut diversos estudis recents que intenten esbrinar si hi ha una correlació entre els arranjaments remots i la productivitat de la força de treball.
I resulta que més d’un terç dels empleats virtuals diuen que són més productius quan treballen fora del lloc, en comptes de la seva producció diària mentre treballen com a personal intern.
Però només hi ha una gran diversitat de dispositius, plataformes i aplicacions per realitzar eficaçment diverses activitats empresarials a través d’un lloc de treball virtual.
Tot i que el treball remot ha obert infinites possibilitats, també ha provocat un augment de les infraccions de dades. Si sou al sud de Califòrnia, treballeu amb empreses d'emmagatzematge de dades fora del lloc com Corodata pot evitar que es produeixin aquestes infraccions. Aquestes mesures preventives us poden donar la tranquil·litat que comporta saber que les vostres dades estaran protegides en magatzems especials de seguretat en tot moment.
Primer donem una ullada a les eines remotes que la majoria dels treballadors fora del lloc fan servir avui a tot el món:
Adopció generalitzada d’eines populars de treball remot per números
El 2017, aquest informe indicava que més de la meitat de les empreses dels EUA amb plantilla virtual utilitzaven regularment Skype com a eina principal de comunicacions digitals.
Skype és un programa de xat de vídeo i àudio P2P (peer to peer) gratuït per a ordinadors de sobretaula, portàtils, telèfons intel·ligents i dispositius mòbils.
Però també hi ha una versió premium per a empreses, que s’anomena Skype for Business.
El següent és Slack, amb una enorme quota de mercat del 45% aquell any.
Slack significa "Registre de cerca de totes les converses i coneixements".
És una plataforma de col·laboració i gestió de comunitats basada en web per a ordinadors de sobretaula, portàtils, telèfons intel·ligents i dispositius mòbils.
A més, hi ha plans gratuïts i premium per a Slack per satisfer les necessitats particulars de qualsevol equip.
Mentrestant, passem a les plataformes de dispositius.
Així doncs, a partir del 3rd el trimestre del 2018 i els dotze mesos fins al 12, més de la meitat dels usuaris d’Internet de tot el món utilitzen principalment telèfons intel·ligents per a moltes de les seves activitats diàries i personals.
I encara supera el 40% de la quota de mercat dels ordinadors de sobretaula a tot el món, tot i que només suposa el 3% de les tauletes i altres dispositius mòbils.
Ara per a les diferents categories d’aquestes eines de treball remot.
I més endavant, aprendreu tot sobre els 17 millors programes virtuals del lloc de treball d’aquest any.
Comencem, doncs!
Categories de les eines de treball remot més utilitzades actualment
Aplicacions de xat de vídeo, veu i text
Aquests productes de programari estan dissenyats per a ordinadors de sobretaula, servidors locals i remots, telèfons intel·ligents i altres dispositius mòbils.
Permeten als usuaris de qualsevol lloc del món utilitzar qualsevol d'aquests dispositius i una connexió a Internet o una passarel·la VoIP (veu sobre protocol d'Internet) per comunicar-se entre ells.
Aquests funcionen en diverses plataformes com Microsoft Windows, Linux, Mac OSX, iOS, Android, Windows Mobile i altres.
Moltes d'aquestes eines s'integren amb funcions de xat de vídeo i funcions de compartició de suports.
El xat de veu i de text també està disponible principalment.
Però alguns ofereixen funcions per compartir i compartir control de pantalla, que permeten als usuaris col·laborar de manera més remota.
Plataformes de gestió de tasques i projectes
Aquests ofereixen un ventall de funcions que us poden ajudar amb la vostra tasca i gestió de projectes necessitats.
Els vostres treballadors virtuals i el personal intern els poden utilitzar per penjar el seu treball i també per veure, editar i comentar la producció d'altres persones de l'equip.
També s’ofereixen maneres de fer un seguiment convenient de les presentacions i canvis de la sortida de treball, supervisar les entrades d’altres persones i compartir contingut multimèdia.
Aquestes aplicacions digitals solen servir-se com a eines SAAS (programari com a servei).
Això significa simplement que els usuaris poden accedir a les funcions premium d’aquestes plataformes a través de comptes registrats.
Poden utilitzar els seus navegadors web o aplicacions i programes de client descarregables.
A més, normalment s’implementen amb compatibilitat amb les últimes versions de navegadors d’escriptori i mòbils àmpliament utilitzats, com ara Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari i altres.
Organitzadors de fitxers i eines d'emmagatzematge al núvol
L’ús de programes de xat pot ser força difícil, sobretot quan parlem de fer un seguiment de fitxers compartits i d’organitzar converses per crear informes fàcilment visibles.
Per tant, aquests organitzadors de fitxers i programes d’emmagatzematge al núvol ofereixen formes més còmodes d’organitzar, fer un seguiment i compartir fitxers i documents multimèdia.
I és per això que molts treballadors remots i empleats del lloc utilitzen regularment aquestes eines per a les seves activitats quotidianes al seu lloc de treball.
Utilitzen principalment aquestes aplicacions per carregar i descarregar materials i documents multimèdia, en lloc de les funcions per compartir fitxers de les aplicacions de xat.
Amb aquest propòsit, aquestes eines també poden ser molt més còmodes que el correu electrònic.
I el motiu principal d'això són les limitacions restrictives de mida de fitxer de molts proveïdors de correu electrònic actuals.
Programari de productivitat
Ara, es tracta d’una categoria bastant diversa d’eines de treball remot.
Aquests programes de productivitat són específics de les funcions, responsabilitats i obligacions relacionades amb el treball d’un treballador virtual.
Això significa que el tipus, la marca i la versió d’aquests productes digitals depenen principalment de com els utilitzi el vostre personal extern i també de per què necessiten aquestes eines.
Per exemple, les aplicacions habituals de productivitat són Microsoft Office programes com MS Word, Excel i PowerPoint.
Hi ha versions i altres marques d’aquestes eines d’oficina per a Mac OSX, Linux, iOS, Android, Windows Mobile i altres.
Sovint els fan servir diversos equips remots i treballadors virtuals, encara que tinguin diferents funcions i descripcions de llocs de treball.
Per aclarir-ho a través d’un cas d’ús comú, un assistent administratiu remot o local utilitza amb freqüència aquestes eines, però també s’espera que un dissenyador gràfic extern o intern utilitzi aquestes aplicacions per incrustar fotografies i fer dissenys, entre d’altres.
Mentrestant, les eines de productivitat que necessita un programador de programari o un desenvolupador web són molt diferents d’altres tipus de treballadors virtuals i in situ.
Necessiten compiladors de codi font, intèrprets, biblioteques i mòduls, entorns virtuals per simular casos d’ús de proves, programes de seguiment del desenvolupament d’aplicacions, etc.
Així doncs, és com aquests programes de productivitat poden variar molt segons els empleats remots i el personal intern.
Aplicacions de seguiment de temps i rendiment
Aquests programes digitals poden ajudar en gran mesura als líders i directius d’equips.
Poden avaluar acuradament els resultats de les activitats i campanyes empresarials.
Molts ja utilitzen aquestes eines per identificar els colls d'ampolla de producció i les àrees problemàtiques que afecten negativament els seus objectius d'optimització del compromís dels empleats.
Aquests també els poden proporcionar més maneres d’identificar les activitats de creació d’equips i les canalitzacions de retroalimentació i millora de la producció de treball que funcionen bé per augmentar la moral i la productivitat dels seus empleats interns i externs.
Les plataformes de seguiment del temps i el rendiment s’inclouen amb funcions que poden permetre als vostres treballadors virtuals i al personal del lloc registrar les seves activitats i resultats de treball mentre compleixen les seves funcions.
Algunes d’aquestes eines estan dissenyades per fer instantànies de les seves pantalles a intervals aleatoris durant el temps en què han iniciat la sessió.
Aquests us poden permetre, juntament amb els líders, gerents i executius del vostre equip, accedir a un conjunt organitzat de registres diaris, setmanals, mensuals, trimestrals i anuals.
Aleshores, vosaltres i el vostre personal podreu realitzar anàlisis acurades per optimitzar significativament els vostres sistemes d’extrem i frontal, les estratègies de gestió de la plantilla i els objectius de productivitat.
Això també us pot fer més ràpid i senzill implementar ajustos més precisos i canvis immediats a les vostres línies de treball, vendes i campanyes de màrqueting.
Eines de màrqueting digital i xarxes socials
Creiem que aquestes eines haurien de tenir la seva categoria que marcar-les directament com a programes de productivitat.
Això es deu a que molts d’aquests màrqueting digital les aplicacions i les eines de xarxes socials són utilitzades sovint per gairebé tots els treballadors externs i empleats de la majoria de les empreses actuals.
Per exemple, moltes empreses utilitzen grups privats de Facebook i LinkedIn per al seu personal.
Es tracta principalment de fomentar una comunitat més informal on els seus empleats remots i interns es puguin comunicar entre ells i compartir notícies i altres que signifiquin molt per a ells.
La majoria dels seus empleats també van als blocs i llocs web d’aquestes empreses per mantenir-se al dia sobre les últimes novetats d’aquestes organitzacions i aportar les seves idees i comentaris.
A més, aquests llocs i aplicacions de xarxes socials són maneres efectives d’enviar alertes i notificacions instantànies als líders d’equip, executius, gestors, plantilla virtual i personal del lloc.
Al cap i a la fi, és molt probable que un nombre significatiu d’ells passi regularment molt de temps cada dia en aquestes plataformes.
Més encara, molts d’ells ja coneixen l’ús de les eines de comunicació, comenten i comparteixen funcions d’aquestes aplicacions i plataformes.
Per tant, aquestes són les 6 categories principals de les eines de treball remot més utilitzades aquest 2019.
I ara passem a 17 dels programes de treball virtuals més significatius actuals.
Hem provat i revisat de 2 a 4 dels més populars actualment en cadascuna d’aquestes sis categories.
Top 17 de les eines de treball remot del 2019
CATEGORIA: aplicacions de xat de vídeo, veu i text
- Skype: com es va esmentar anteriorment, aquesta és l'aplicació de xat més àmpliament utilitzada en molts grups de treballadors virtuals i comunitats autònomes remotes de tot el món actualment. Les empreses i empreses més destacades utilitzen Skype for Business. Però la majoria de petites empreses i organitzacions noves utilitzen el versió gratuïta de Skype mentre encara augmenten les seves operacions. Això permet als usuaris participar en sessions de xat de vídeo, veu i text de 1 a 1 o 1 a molts. També hi ha disponibles funcions per compartir i compartir fitxers, juntament amb funcions de traducció automàtica;
- Slack: es tracta d'una plataforma web per a la qual no s'utilitza només xat de vídeo, veu i text conferències d'empleats virtuals i treballadors in situ. En canvi, també és un entorn més informal on les empreses poden construir i nodrir comunitats dels seus empleats, líders d’equips, directius i executius. Les funcions per compartir fitxers multimèdia i el seguiment del registre de converses també s’integren a les versions d’escriptori, mòbil i navegador web d’aquesta aplicació; i
- Google Hangouts: aquest és un altre Aplicació web això és bastant popular entre els empleats remots i els treballadors interns, especialment els equips que utilitzen Slack. Això es deu a que podeu iniciar convenientment videoconferències multiusuari des de Slack. També s’implementa amb funcions d’ús compartit de pantalla i multimèdia, a part de la compatibilitat de molts navegadors web d’escriptori i mòbils actuals.
https://www.alltechbuzz.net/best-micro-job-sites/
CATEGORIA: Plataformes de gestió de tasques i projectes
- Asana: es tracta d’una aplicació web i també és l’eina de gestió de tasques i col·laboració d’equips remots més populars actualment. Els líders i gestors d'equips poden utilitzar-ho per definir, editar i gestionar tasques. També poden supervisar les activitats dels seus equips i fer un seguiment dels canvis en documents, resultats de treball, converses i similars. Mentrestant, els recursos remots i in situ poden col·laborar en aquestes tasques compartint les seves sortides de treball, comentaris i entrades, i també editant o fent canvis al treball dels seus companys.
D’altra banda, vosaltres i els vostres executius podeu utilitzar aquesta eina des de qualsevol lloc per saber instantàniament en què treballen actualment cadascun dels vostres equips; i - Trello: una altra eina web àmpliament utilitzada per a la gestió i col·laboració remota d’equips, molts gestors i treballadors virtuals diuen que els encanta especialment el disseny net i senzill d’utilitzar aquesta eina web i la seva aplicació mòbil. Mitjançant Trello, els vostres gerents i líders d’equip poden assignar tasques i supervisar les activitats i contribucions dels vostres empleats fora i fora del lloc amb facilitat. També poden fer un seguiment dels canvis i fer edicions, entre altres coses, en qualsevol tasca a la cua. A més, vosaltres i els vostres executius podeu iniciar sessió en aquesta plataforma o utilitzar l’aplicació mòbil Trello en qualsevol moment i en qualsevol lloc per conèixer instantàniament l’estat de les tasques en curs.
CATEGORIA: organitzadors de fitxers i eines d'emmagatzematge al núvol
- Dropbox: és una eina d’emmagatzematge en núvol fàcil d’utilitzar que utilitzen milers i milers de treballadors autònoms, empleats remots, treballadors in situ, líders d’equips, administradors i executius per a les seves necessitats d’intercanvi i seguiment d’arxius. Moltes persones de tot el món també ho fan habitualment per a les seves activitats. També hi ha disponibles plans premium per a empreses i empreses. Ofereixen un espai d’emmagatzematge de dades molt més gran i funcions addicionals com OCR automàtic (reconeixement òptic de caràcters), que pot ser molt útil per convertir fotos de rebuts, documents d’identitat, etc., en una base de dades de documents de text que es poden cercar;
- Google Drive: es troba actualment entre els organitzadors de fitxers i aplicacions d’emmagatzematge en núvol més populars. Les seves funcions d'integració amb altres eines àmpliament utilitzades com Gmail, Google Docs, Zapier i altres programes de productivitat són els avantatges més destacats d'aquest producte, segons molts treballadors remots i gestors in situ. A més, les funcions de cerca i compartició fàcils d’utilitzar d’aquesta eina faciliten la col·laboració dels vostres equips, fan un seguiment de les càrregues i descàrregues de fitxers i documents multimèdia, etc. A més, si voleu més capacitat d’emmagatzematge de dades, Google ofereix plans premium a preus raonables; i
- OneDrive: és un producte de Microsoft. La seva aplicació d’escriptori s’inclou amb plataformes Windows modernes. També hi ha una versió d'aquesta aplicació d'escriptori per a Mac OSX. També està disponible com a aplicació web independent o com a aplicació mòbil per a iOS, Android i Windows Mobile. Molts empleats virtuals i treballadors del lloc utilitzen aquesta eina per compartir fitxers i emmagatzematge al núvol, ja que ja inclou les seves estacions de treball de Microsoft Windows.
https://www.alltechbuzz.net/remote-work-trends/
CATEGORIA: Programari de productivitat
- Microsoft Office: avui en dia continua sent el conjunt d’aplicacions de productivitat més utilitzat per a empreses i empreses. Inclouen programes com Microsoft Word, Excel i PowerPoint, entre alguns altres. MS Word és una eina de processament de documents, mentre que MS Excel és una aplicació de full de càlcul. D’altra banda, MS PowerPoint és per a presentacions de documents i presentacions de diapositives, ideals per a reunions i seminaris. A part dels ordinadors, aquesta suite també està disponible per a Mac OSX, iOS, Android i Windows Mobile. Molts treballadors remots i empleats en el lloc continuen utilitzant aquestes eines regularment;
- Adobe Photoshop: documents, presentacions, interfícies d’aplicacions digitals, fulletons, pàgines web i publicacions a les xarxes socials no estan completes sense fotos ni icones, entre altres elements visuals. La majoria d'artistes gràfics independents i altres empleats virtuals i treballadors in situ amb funcions similars utilitzen Photoshop per a aquests propòsits. Podeu crear, editar i integrar elements gràfics, icones, fotos i imatges en documents entre altres materials multimèdia i interfícies digitals; i
- Intuit QuickBooks: aquest és el programari de comptabilitat, nòmines i impostos més populars actualment. Molts comptadors independents, auditors, comptables remots i personal comptable intern utilitzen aquesta eina per a les seves activitats laborals del dia a dia. Està disponible com a aplicació d’escriptori per a PC i Mac OSX, i la seva edició en línia s’ofereix com a aplicació mòbil per a iOS, Android i Windows Mobile. A més, la seva aplicació web es pot utilitzar a través d’escriptoris i mòbils moderns; i
- Intèrpret Python: com el seu nom indica, es tracta d’un intèrpret de codi obert que admet Python, que es troba entre els llenguatges de programació més populars actualment. Una de les raons principals de l’adopció massiva de Python per part de moltes empreses de diverses indústries i nínxols a nivell mundial són els seus ràpids resultats de prototipatge. A més, el ràpid creixement de la ciència de dades, l’aprenentatge automàtic i la intel·ligència artificial fan de Python un esforç que val la pena per a les vostres campanyes de desenvolupament tecnològic. Això es deu al fet que podeu crear eines internes i nous productes que es basin en aquestes tecnologies innovadores. A més, hi ha milers de biblioteques, mòduls, scripts i projectes de codi obert a Python disponibles de forma gratuïta, que compten amb el suport d’una enorme comunitat de desenvolupadors.
https://www.alltechbuzz.net/15-best-must-have-android-apps-in-2018/
CATEGORIA: aplicacions de seguiment de temps i rendiment
- Time Doctor: aquest és el programa de gestió i seguiment del rendiment dels empleats més popular actualment. Està disponible per Microsoft Windows PC, ordinadors Linux i Mac OSX, dispositius Chrome OS, iOS i Android. A part del seguiment de temps i activitat, també es fan captures de pantalla aleatòries mentre els vostres equips virtuals i interns fan la seva feina. Podeu obtenir informes detallats, inclosa informació sobre sessions de xat de vídeo, veu i text, aplicacions i llocs web d’ús freqüent, entre d’altres;
- ScreenMeter: és una aplicació d'escriptori amb edicions per a Microsoft Windows, Mac OSX, Chrome OS i Linux. És una eina àmpliament utilitzada per al seguiment de registres de temps i d’activitats dels empleats remots i in situ mentre fan la seva feina cada dia. Una característica única d’aquest programari és que pot funcionar fins i tot si la màquina on s’instal·la actualment no té connexió a Internet. Continuarà prenent temps i registres d'activitat, així com captures de pantalla aleatòries mentre estigui actiu, i les carregarà automàticament a una base de dades segura un cop la màquina estigui connectada a Internet. A continuació, vosaltres i els vostres líders i gestors d’equip podeu generar informes a partir d’aquests registres de temps i activitats;
CATEGORIA: Eines de màrqueting digital i xarxes socials
- WordPress: es tracta d’un CMS de codi obert (sistema de gestió de contingut) per a llocs, blocs i aplicacions web. És el CMS més popular avui en dia, gràcies al seu disseny intuïtiu que fins i tot els usuaris amb coneixements tècnics de principiants a novells probablement els resultaria senzill d’operar. A més, és totalment personalitzable i convenientment extensible, gràcies a centenars de temes i connectors gratuïts, de codi obert i premium de WordPress. Més encara, una enorme comunitat de desenvolupament mundial continua acumulant recursos útils de coneixement que poden servir com a guies i manuals d’aprenentatge, resolució de problemes i suport. El vostre equip pot fins i tot desenvolupar les seves plataformes de comunicació i col·laboració amb canalitzacions de treball remotes mitjançant WordPress, determinats temes i connectors;
- Facebook: més de 2.3 milions de persones de tot el món passen dia per dia en aquesta plataforma de xarxes socials. També ofereixen a empresaris, directius i líders d'equips la possibilitat de crear grups i comunitats privats que puguin utilitzar per a les necessitats de gestió i formació de l'equip. És probable que els vostres recursos remots i interns recentment contractats, especialment aquells que no tinguin prou coneixement de la tecnologia, segueixin sent familiars a l’hora d’utilitzar aquesta plataforma. Així, poden accedir a les eines de missatgeria i col·laboració d’aquesta plataforma per a la seva tasca de comunicació diària i compartició multimèdia, amb problemes mínims, si escau. També rebran alertes i notificacions instantànies ja que els seus administradors i col·legues publiquen coses importants als seus grups privats; i
- Hootsuite: es tracta d'un fitxer eina de gestió de xarxes socials. Les seves funcions poden ajudar a optimitzar les campanyes de màrqueting i publicitat del vostre negoci a les plataformes de xarxes socials més populars, on es queden la majoria dels vostres espectadors i clients objectius ideals. Això fa que totes les vostres pàgines, publicacions i converses de missatgeria en xarxes socials siguin un tauler de control unificat i senzill. Els líders d’equip i els gerents poden utilitzar-ho per conèixer el rendiment i els resultats del que fan actualment els vostres empleats remots i el personal intern de la vostra comunitat i els departaments de màrqueting a les xarxes socials.
Com utilitzar estratègicament les eines de treball remot més adequades?
Conèixer aquesta llista de les 17 millors aplicacions de treball remot actuals no serà suficient.
Això es deu al fet que inicialment heu d’identificar els ideals per utilitzar per a cada situació particular del vostre negoci.
A més, haureu d’estudiar les canalitzacions de treball internes i remotes exactes que utilitza la vostra empresa per a les campanyes actuals.
Fer totes aquestes coses us permetrà maximitzar els avantatges d’aquesta llista que hem preparat per a vosaltres.
I per ajudar-vos a generar estratègies i tàctiques creatives per utilitzar aquestes eines amb èxit. A continuació, es detallen alguns dels nostres casos d’ús recomanats per a aquestes aplicacions:
Un
Limiteu les sessions de xat de vídeo tant com sigui possible, sobretot si teniu treballadors remots en països en vies de desenvolupament amb opcions d’amplada de banda i velocitat de connexió a Internet inferiors a la mitjana.
En lloc d’això, planifiqueu reunions de vídeo setmanals amb ells.
Només podeu demanar-los que facin conferències de veu i sessions de xat amb els líders d’equips, directius i altre personal en franges horàries fixes cada dia laborable.
A més, podeu demanar-los que es comuniquin a través de xats de correu electrònic i de text per programar cites de vídeo o trucades de veu urgents, en cas que puguin ajudar-los a resoldre problemes imprevistos.
Dues
Trieu les aplicacions més robustes amb funcions en línia que ofereixen la connectivitat més ràpida i fiable per als vostres treballadors remots.
En utilitzar moltes d’aquestes eines de treball remot, és probable que noteu que algunes són molt més ràpides que d’altres en determinats països i regions.
Això es deu al fet que gairebé totes aquestes aplicacions web i plataformes en línia s’han d’integrar amb programes de servidor allotjats en centres de dades en ubicacions geogràfiques concretes.
En poques paraules, el programa de servidor d'una aplicació es pot allotjar en un país on els proveïdors de la vostra plantilla virtual no poden establir ràpidament una connexió fiable.
Tres
Proporcioneu al vostre personal fora del lloc versions amb llicència i comptes segurs per a les vostres aplicacions i plataformes.
Recordeu que és probable que els productes de programari piratats o piratats tinguin un codi font manipulat.
Aquests poden exposar no només els dispositius dels vostres treballadors remots, sinó també les vostres xarxes privades i bases de dades, a riscos de seguretat i incompliments de privadesa.
No oblideu que comparteixen fitxers multimèdia i accedeixen regularment als vostres recursos web.
Per tant, aquestes aplicacions manipulades poden ser capaces d’injectar codi maliciós al contingut que comparteixen amb els altres empleats o transmetre portes posteriors als vostres servidors web i xarxes privades.
És més, alguns dels vostres empleats virtuals poden voler estalviar diners simplement descarregant aquests programes piratats i trencats.
Ara és millor donar-los les versions amb llicència i els comptes autenticats, en lloc de donar-los fons per comprar-los.
Quatre
Desenvolupeu protocols de seguretat de dades ben elaborats per al vostre negoci.
Tingueu en compte que 225 de 250 consellers delegats, gestors de TIC i líders empresarials van dir en aquesta enquesta OpenVPN del 2018 que els treballadors remots presenten riscos de ciberseguretat més greus que els seus col·legues in situ.
Això es deu principalment a que els telèfons intel·ligents, els dispositius mòbils, els ordinadors i els programes de treball remot que utilitzen per als seus treballadors remots no són gestionats per experts en ciberseguretat i equips tècnics a les seves oficines.
Molts d’ells instal·len tot tipus d’aplicacions des de diverses fonts, es connecten a punts d’accés sense fils sense seguretat fins i tot quan encara fan la seva feina i fan servir les mateixes contrasenyes per a les bases de dades privades i els servidors de l’empresa.
Per tant, és probable que sigui del vostre interès no només implementar polítiques de seguretat efectives, sinó també assegurar-vos que disposeu de formidables mesures de control per evitar possibles problemes.
Cinc
Penseu a proporcionar als vostres treballadors virtuals credencials d’accés per a un servidor VPN (xarxa privada virtual) eficaç.
Aquesta és una solució ràpida i eficient per protegir els dispositius i les aplicacions del vostre personal remot contra programes maliciosos i atacs de pirates informàtics.
No oblideu que gairebé totes les eines de treball remotes que la vostra mà d'obra virtual necessita utilitzar regularment estan integrades amb funcions d'accés web.
Per tant, aquestes aplicacions i plataformes són susceptibles a infeccions de malware, portes posteriors i accés il·legítim.
Ara, un compte de servidor VPN els permet utilitzar el seu ISP per connectar-se a un servidor segur en una ubicació remota.
Quan ho fan, tot el trànsit entrant i sortint passa per aquest servidor segur abans d’arribar als seus dispositius, a les vostres bases de dades i servidors privats i als recursos remots que utilitzen aquestes aplicacions.
Mentrestant, el vostre proveïdor de serveis VPN equipa aquest procés de filtrat amb protocols de ciberseguretat empresarial i mesures de seguretat de dades.
Però, per descomptat, heu de triar el proveïdor adequat, com passa amb qualsevol altra solució que vulgueu adquirir.
Sis
Utilitzeu sempre 2FA (autenticació de dos factors) en aquestes aplicacions sempre que estigui disponible.
Els riscos de ciberseguretat són més freqüents amb una plantilla virtual, segons el 90% de 250 líders empresarials, directius i executius corporatius als EUA.
Aquesta és també la raó principal per la qual moltes de les empreses que van desenvolupar aquestes aplicacions i eines de treball remot estan implementant mesures de seguretat als seus productes.
I una característica formidable que continua protegint moltes aplicacions web, eines d’escriptori i aplicacions per a mòbils és 2FA.
Aquí és on el dispositiu d’un usuari s’integra amb una aplicació mòbil de tercers com Google Authenticator.
Un cop el dispositiu de l’usuari estigui registrat a 2FA en una determinada eina de treball remota, se li demanarà a l’usuari que introdueixi un codi únic abans que se li permeti utilitzar l’aplicació.
Els usuaris han d’anar a l’eina 2FA de tercers per recuperar el codi únic o, de vegades, de la safata d’entrada de correu electrònic en cas que no s’utilitzi cap aplicació de tercers.
Set
Formeu el personal virtual i els treballadors interns per utilitzar aquestes eines de treball remotes.
Per descomptat, és més ràpid i senzill si contracta recursos amb experiència significativa en l’ús de les eines de treball remotes que necessita la vostra empresa.
Però és molt improbable que molts sol·licitants d’ocupació qualificats ja hagin utilitzat la llista exacta d’aplicacions i plataformes que voleu que facin servir.
És per això que heu de demanar als vostres formadors de personal que creïn guies d’instrucció, manuals i mòduls breus per a això.
A més, no oblideu documentar les vostres sessions d’entrenament en vídeo.
A continuació, podeu convertir-los en materials de formació molt millors que podeu utilitzar per a treballadors remots recentment contractats i personal intern.
També és una estratègia eficaç per permetre que el personal extern i els recursos interns puguin accedir a aquests materials quan vulguin.
A més, permetre’ls proporcionar els seus comentaris, idees i suggeriments pot proporcionar als seus entrenadors detalls útils per optimitzar encara més aquestes guies.
Vuit
Equipa els treballadors remots amb coneixements sobre resolució de problemes de dispositius i plataformes.
La firma de programari de treball remot amb seu a Estats Units, TimeCamp, va dir que un nombre important de treballadors virtuals no tenen el coneixement tècnic i l’experiència adequats per solucionar problemes amb els seus dispositius, plataformes i aplicacions.
Això pot presentar molts problemes de fiabilitat i problemes de finalització del projecte per al vostre negoci, principalment si confieu molt en els vostres empleats remots per complir les seves tasques i responsabilitats diàriament.
Recordeu que els endarreriments i retards poden provocar la pèrdua de contractes i clients de clients.
A més, si no proporcioneu als treballadors remots equips d’oficina a casa, és probable que facin servir els ordinadors, els telèfons intel·ligents i els dispositius d’oficina a casa que ja tenen.
Ara, sovint poden ser susceptibles a desacceleracions, congelacions i bloquejos, sobretot quan no estan familiaritzats amb la manera d’actualitzar les màquines abans de començar a utilitzar-les per als seus treballs virtuals.
Pitjor encara, això pot introduir certs riscos de seguretat i programes maliciosos a les vostres bases de dades i xarxes privades.
Per tant, se us aconsella tornar a demanar als vostres entrenadors que els proporcionin guies de resolució de problemes senzills de seguir per als problemes més habituals i de seguretat actuals.
Només recordeu identificar les plataformes i els dispositius que els vostres treballadors remots utilitzen per a les seves activitats relacionades amb la feina.
D’aquesta manera, els vostres entrenadors poden crear materials dirigits a aquestes marques, versions i models en concret.
Tingueu present aquestes vuit recomanacions.
Feu-ho abans de començar a identificar les eines de treball remot més adequades per utilitzar per a l’espai de treball virtual i les operacions pròpies.
D’aquesta manera, podreu evitar problemes abans que es produeixin, estalviant molt de temps i diners a la llarga.
