Escollir programari és la decisió més important per a una empresa, de la qual depèn el futur dels negocis. L'entorn de programari és la base sobre la qual es desenvoluparà l'empresa, i els errors aquí són extremadament costosos.
La majoria dels emprenedors confien imprudentment en marques famoses, seguint el model habitual de comportament a l'hora de comprar productes fora de línia. Al cap i a la fi, una marca coneguda és una garantia de qualitat, i per això estem disposats a pagar de més. Però les coses són diferents al món del programari. Les grans empreses de programari intenten escriure programari universal per cobrir el màxim nombre d'indústries, i el petit jugador, amb les seves necessitats de nínxol, interessa poc a ningú. Ningú ajustarà el programari per a vostè; hauràs d'adaptar el teu negoci a la funcionalitat del programari.
Per què es triga tant a obtenir el programari?
Vivim en un món on la majoria dels productes esdevenen nostres en qüestió de segons després del pagament: ja sigui iogurt, una entrada de cinema o una subscripció musical. No obstant això, no sempre és així programari d'automatització de proves: en molts casos, el lliurament pot trigar fins a dues setmanes. Això s'ha de tenir en compte a l'hora de planificar els processos empresarials: calcular-ho tot per endavant perquè no siguin necessàries les llicències necessàries "ara mateix".
Malauradament, la data de lliurament real gairebé no depèn del distribuïdor en particular. És a dir, sovint és inútil anar a un altre venedor i demanar-li que lliuri el producte més ràpidament. Això es deu al fet que en molts casos la clau de llicència la genera el venedor ja després de rebre el pagament. Així, els vostres diners han d'anar al compte del distribuïdor, després al compte del distribuïdor, després al venedor, i només llavors l'equip del venedor genera i envia la clau. Si l'oficina del proveïdor de programari es troba a l'estranger, val la pena tenir en compte la diferència de zones horàries, així com els dies festius nacionals (que són dies laborables al nostre país), i aquí tenim uns quants dies. A més, no tots els venedors funcionen ràpidament, sobretot quan es tracta de programari exòtic que realitza tasques altament especialitzades.
De vegades, el distribuïdor és capaç d'accelerar aquest procés. Tanmateix, només si hi ha una associació entre el distribuïdor i el venedor. Té sentit comprovar quin estat té el vostre venedor al programa de socis del venedor: "Platinum", "Gold", "Silver" o "Bronze"; sovint podeu fer-ho directament al lloc web del venedor. Tanmateix, no tots els venedors tenen aquests programes.
Què és millor: una llicència permanent o una subscripció?
La resposta a aquesta pregunta depèn de les característiques del vostre negoci. La majoria de les vegades, el millor és comprar una llicència de subscripció.
- En primer lloc, en aquest cas, obteniu un programari constantment actualitzat: tan bon punt es publica una nova versió, podeu aprofitar tots els seus avantatges;
- En segon lloc, amb els pagaments regulars, no cal destinar una gran quantitat per comprar el programari alhora, i totes les despeses són previsibles;
- En tercer lloc, si el vostre negoci creix (o, per contra, es redueix), podeu ajustar de manera flexible el nombre de subscripcions necessaris i pagar només per llocs de treball realment equipats;
- En quart lloc, no cal fer un seguiment de quines llicències és el moment de renovar: tot passa automàticament.
Però les llicències permanents també tenen els seus punts forts. En primer lloc, els necessiten les petites empreses que treballen en maquinari obsolet amb versions antigues de sistemes operatius. En aquest cas, els avantatges de la subscripció es converteixen en desavantatges: el programari actualitzat regularment pot ser simplement incompatible amb el llegat del programari i el maquinari instal·lats prèviament. Hi ha un altre avantatge molt utilitari: una llicència permanent és més fàcil de posar als llibres.
Com et protegeixes dels problemes amb les auditories?
La primera manera és proporcionar una prova que el programari s'ha comprat realment. Hi havia una vegada, les empreses acostumaven a guardar caixes de discs amb productes de programari; quan es marcava, això era en principi suficient, però inconvenient. És per això que els fabricants de programari van començar a produir adhesius hologràfics: estaven enganxats a l'ordinador i van ser la primera prova (encara que no oficial) que aquesta estació de treball estava equipada amb el programari amb llicència.
No obstant això, els dies de les caixes han passat: avui el 99% de tots els productes de programari es distribueixen com a claus electròniques. Però encara hi ha un anàleg d'adhesius: es tracta de llicències digitals, que es poden desar com a fitxers PDF i presentar-los a la revisió.
Hi ha una altra manera de demostrar la legalitat del programari: proporcionar documents comptables que confirmin que el programari està registrat a l'organització.
Quina és la manera correcta d'estalviar diners?
El programari, especialment el programari especialitzat, és una de les principals eines de producció i sovint és força car. Tanmateix, cal entendre com estalviar diners.
Per exemple, no hauríeu de comprar programari d'una botiga dubtosa: podeu comprovar el vostre soci comercial mirant les ressenyes i comprovant l'estat dels seus socis als llocs dels venedors.
També hi ha maneres correctes d'estalviar diners. El primer és estar atent a les ofertes especials dels venedors de programari. Sovint fan promocions, que es poden dividir en diversos tipus:
- Descomptes quan canvieu d'un producte competidor;
- Descomptes per volum: si compres N llicències, obtens un X% de descompte;
- Descomptes quan compres dos productes complementaris junts (per exemple, el programari principal i els complements per a això);
- Descomptes per actualitzar d'una versió antiga a una de nova; per descomptat, aquesta llista no està completa.
L'automatització ajuda a optimitzar la rutina en qualsevol cas. Per tant, si abans passaveu dues hores prenent notes manualment i omplint tràmits, ara és fàcil fer-ho amb el programari. I això significa dues hores gratuïtes per al més important: el treball individual amb els clients. L'automatització per a petites i mitjanes empreses és popular per la seva rendibilitat i simplicitat. El propietari no ha de fer l'esforç d'optimitzar els processos. Independentment del tipus de negoci que tingueu, si es tracta de millorar l'eficiència, no podeu procrastinar. Si el programa pot estalviar no només temps sinó també recursos humans, per què no?
