Mae'r system gyflogres â llaw yn Awstralia yn llawn heriau. Mae hynny'n gwneud y system hon o'r gyflogres yn dueddol o gamgymeriad, yn ailadroddus, ac yn broses araf. Mae gan adran Adnoddau Dynol a chyfrifyddu cwmni nifer o bethau i ofalu amdanynt. O foeseg gwaith i gwynion, i logi pobl newydd, cyllidebu a mwy. Gan fod y gyflogres yn broses gymhleth, gall camgymeriad bach gostio colled enfawr i chi. Felly, mae'r system gyflogres draddodiadol yn llanw ac yn arwain at atebion cyflogres. Mae rhai cwmnïau'n cynnig atebion cyflogres fel Aurion, a all fod â nifer o fuddion i'ch busnes, fel:
- Nid oes raid i chi boeni am logisteg sy'n gysylltiedig â'r gyflogres. Mae'r ateb a ddarperir gan gwmnïau o'r fath yn trin y cyfan.
- Mae'n lleihau costau ac yn lleihau canran y gwallau
- Mae'n arbed amser, yn enwedig i fusnesau cychwynnol bach sy'n gwastraffu oriau yn didoli trwy gofnodion gweithwyr a'r gyflogres
- Maen nhw'n dylunio'r system gyflogres gan gadw'ch busnes mewn cof. Felly, nid oes angen unrhyw ymdrechion ychwanegol ar eich rhan i sicrhau bod pobl yn cadw at y rheolau a'r canllawiau
Dyma rai buddion sylweddol o newid i system gyflogres. Os ydych chi'n edrych i lleihau gwallau cyflogres ar gyfer eich busnes, dylech ystyried y newid hwn. Ond mae'n newid enfawr i unrhyw fusnes ac mae'n hollbwysig gwybod a yw'ch darparwr datrysiad cyflogres yn addas iawn i chi ai peidio. I wybod hynny, mae angen i chi ofyn ychydig o gwestiynau iddynt a fydd yn eich helpu i asesu a all y ddau ohonoch weithio gyda'ch gilydd ai peidio.
Dyma ychydig o gwestiynau i'w gofyn i'ch darparwr gwasanaeth cyflogres cyn eu llogi.
Cwestiynau 1: Pa wasanaethau penodol ynglŷn â'r gyflogres ydych chi'n eu cynnig?
Mae nifer y cyflogres mae darparwyr gwasanaeth yn cynyddu o ddydd i ddydd. I ddod o hyd i ddarparwr gwasanaeth sy'n gweithio'n dda gyda'ch cwmni, y peth cyntaf y mae'n rhaid i chi ei wneud yw nodi'r gofyniad penodol o ran y gyflogres sydd gennych. Bydd chwilio am y gwerthwr yn dod yn hawdd os ydych chi'n ymwybodol o'ch gofynion.
Yna gofynnwch i'r darparwr gwasanaeth beth maen nhw'n ei gynnig, a dechreuwch wneud rhestr pro ac anfanteision. Mae'r mwyafrif o ddarparwyr gwasanaeth cyflogres ag enw da fel Aurion yn darparu gwasanaethau cyflogres awtomataidd. Gallant hefyd ei addasu yn ôl eich anghenion. Wrth chwilio am ddarparwr gwasanaeth cyflogres, gwnewch yn siŵr ei fod yn darparu'r gwasanaethau hyn:
- Trin recriwtiaid
- Talu cyflog a chontract i weithwyr gan ddefnyddio blaendal uniongyrchol
- Cael gafael ar nifer o ddidyniadau ac enillion, fel comisiwn, addurno, neu awgrymiadau.
- Didynnwch fudd-daliadau, fel yswiriant ac iechyd
- Ffeilio trethi cyflogres
Dyma'r gwasanaethau sylfaenol y dylent eu darparu. Gallai fod mwy yn dibynnu ar bolisi'r darparwr.
Cwestiynau 2: Sut y byddwch chi'n cyflwyno'r gyflogres i ni? Cost y cludo?
Os ydych chi'n adneuo'r taliad yn electronig i bawb, a oes rhaid i ni dalu taliadau amdano? Os ydych chi'n anfon sieciau trwy'r post, beth yw cost yr un peth?
Cwestiynau 3: A oes treial am ddim? Beth yw'r strwythur prisiau?
Gofynnwch i'r darparwr gwasanaeth cyflogres a ydyn nhw'n cynnig treialon am ddim sy'n amrywio o fis i ddau. Mae'n caniatáu ichi brofi eu gwasanaethau a'ch lefel cydnawsedd. Yn dibynnu ar eich rhanbarth, gall y strwythur prisiau a ffioedd amrywio. Er, mae'r rhan fwyaf o ddarparwyr gwasanaeth cyflogres yn cynnig tanysgrifiad misol ac mae addasu gwasanaethau hefyd yn effeithio ar eich anfoneb derfynol.
Sicrhewch eich bod yn cael cam cywir ar sut maen nhw'n bilio pob gwasanaeth a sut y byddan nhw'n anfon yr un peth atoch chi? Mae siarad am filio o'r blaen yn hanfodol er mwyn sicrhau na fydd unrhyw broblemau yn nes ymlaen.
Cwestiynau 4: A yw'ch gwasanaethau'n cynyddu i ddiwallu anghenion busnes?
Wrth i'ch busnes dyfu, byddwch yn llogi mwy o weithwyr ac yn cynyddu eich adran Adnoddau Dynol. Efallai y bydd hynny'n gofyn ichi newid strwythur eich cyflogres ychydig. Felly, mae'n well gofyn i'r darparwr gwasanaeth a fyddant yn cwrdd â'r gofynion newydd hyn a beth yw'r broses ar gyfer yr un peth?
Cwestiynau 5: Gyda phwy allwch chi gysylltu rhag ofn y bydd cwestiynau neu bryderon?
Mae'r gyflogres yn rhan enfawr o'ch busnes gan ei fod yn effeithio ar eich cyllid. Os oes unrhyw amheuon, cwestiynau neu bryderon yn eich meddwl ynglŷn â'r broses gyflogres ar unrhyw adeg, mae angen i chi gael ffordd i gysylltu â'r darparwr gwasanaeth. Felly, sicrhewch fod gan y cwmni adran gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol a all eich tywys tuag at y bobl iawn a lleddfu'ch meddwl rhag pryderon.
Cwestiynau 6: Sut maen nhw'n sicrhau eich data?
Mae darparwr gwasanaeth cyflogres yn gyfrifol am dunelli o ddata sensitif ynglŷn â'ch cyllid a mwy. Mae angen eu cwestiynu am eu mesurau diogelwch a sut maen nhw'n amddiffyn eu canolfannau data?
Mae gan y mwyafrif o gwmnïau'r mesurau diogelwch uchaf sy'n cynnwys sganiau retina, sganiau biometreg, mynediad cyfyngedig, a mwy. Hefyd, mae personél diogelwch sy'n monitro pob lefel gyda chamerâu yn rhan o'u strwythur diogelwch hefyd. Sicrhewch fod ganddyn nhw'r system amgryptio orau a defnyddio'r modelau diogelwch diweddaraf.
Cwestiynau 7: A allwch chi newid data cyflogres rhag ofn gwallau?
Sawl gwaith oherwydd gwall dynol, gall y data cyflogres a gyflwynwch fod â gwallau ac efallai y bydd angen newidiadau arnynt. Gofynnwch i'r darparwr gwasanaeth a oes unrhyw oedi prosesu sy'n rhoi amser ichi newid data os bydd angen.
Cwestiwn arall sy'n cyd-fynd â hyn yw a fyddwch chi'n cael rhywun newydd yn cael ei aseinio bob tro neu'n delio â'r un person? Mae'n hanfodol gofyn gan ei fod yn caniatáu ichi ddatrys cwestiynau neu ymholiadau yn gyflym os ydych chi'n delio ag un person.
Cwestiynau 8: Beth am brosesu treth?
Gall y darparwr gwasanaeth cyflogres brosesu didyniadau treth incwm ffederal a gwladwriaethol. Er, os ydych chi mewn rhanbarth â gwahanol reoliadau treth, mae angen gofyn i'ch darparwr cyflogres a allant eu prosesu hefyd?
Cwestiynau 9: Gofynnwch am eu cleientiaid?
Rhaid i chi wybod pwy yw eu cleientiaid blaenorol? Rhaid i rai o'r cwmnïau hyn fod yn hysbys i chi, a gallwch gael adborth ac adolygiadau personol am y darparwr gwasanaeth ganddynt.
Yn olaf, gofynnwch iddynt, rhag ofn y bydd unrhyw gamgymeriadau ar eu rhan, sut y byddant yn gwneud iawn?
Bydd y cwestiynau hyn yn eich helpu i ddod o hyd i waith a'i allanoli i ddarparwr gwasanaeth cyflogres a all leddfu'ch gwaith papur, arbed amser, a rheoli cyfrifoldebau cyflogres yn y ffordd orau bosibl. Dylent hefyd wybod y duedd, y rheolau a'r rheoliadau treth diweddaraf i'ch cadw ar y blaen yn gul.
