Το σύστημα χειροκίνητης μισθοδοσίας στην Αυστραλία είναι γεμάτο προκλήσεις. Αυτό κάνει αυτό το σύστημα μισθοδοσίας να είναι επιρρεπές σε σφάλματα, να είναι επαναλαμβανόμενο και μια αργή διαδικασία. Το τμήμα HR και λογιστηρίου μιας εταιρείας έχει πολλά πράγματα να προσέξει. Από την εργασιακή ηθική μέχρι τα παράπονα, την πρόσληψη νέων ανθρώπων, τον προϋπολογισμό και πολλά άλλα. Δεδομένου ότι η μισθοδοσία είναι μια περίπλοκη διαδικασία, ένα μικροσκοπικό λάθος μπορεί να σας κοστίσει μια τεράστια απώλεια. Έτσι, το παραδοσιακό σύστημα μισθοδοσίας υποχωρεί και δίνει αφορμή για λύσεις μισθοδοσίας. Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν λύσεις μισθοδοσίας όπως Aurion, που μπορεί να έχει πολλά οφέλη για την επιχείρησή σας, όπως:
- Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα logistics που σχετίζονται με τη μισθοδοσία. Η λύση που δίνουν τέτοιες εταιρείες τα χειρίζεται όλα.
- Μειώνει το κόστος και μειώνει το ποσοστό των σφαλμάτων
- Εξοικονομεί χρόνο, ειδικά για μικρές νεοφυείς επιχειρήσεις που σπαταλούν ώρες ταξινομώντας τα αρχεία των εργαζομένων και τη μισθοδοσία
- Σχεδιάζουν το σύστημα μισθοδοσίας έχοντας κατά νου την επιχείρησή σας. Επομένως, δεν απαιτούνται επιπλέον προσπάθειες εκ μέρους σας για να διασφαλιστεί ότι οι άνθρωποι συμμορφώνονται με τους κανόνες και τις οδηγίες
Αυτά είναι μερικά σημαντικά οφέλη από τη μετάβαση σε ένα σύστημα μισθοδοσίας. Αν ψάχνετε να ελαχιστοποιήστε τα λάθη μισθοδοσίας για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να εξετάσετε αυτήν την αλλαγή. Αλλά είναι μια τεράστια αλλαγή για κάθε επιχείρηση και είναι επιτακτική ανάγκη να γνωρίζετε εάν ο πάροχος λύσεων μισθοδοσίας είναι ο κατάλληλος για εσάς ή όχι. Για να το ξέρετε αυτό, πρέπει να τους κάνετε μερικές ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε αν μπορείτε και οι δύο να συνεργαστείτε μεταξύ σας ή όχι.
Ακολουθούν μερικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στον πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας πριν τον προσλάβετε.
Ερώτηση 1: Ποιες συγκεκριμένες υπηρεσίες σχετικά με τη μισθοδοσία προσφέρετε;
Ο αριθμός των μισθολόγιο οι πάροχοι υπηρεσιών αυξάνονται μέρα με τη μέρα. Για να βρείτε έναν πάροχο υπηρεσιών που συνεργάζεται καλά με την εταιρεία σας, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να προσδιορίσετε τη συγκεκριμένη απαίτηση σχετικά με τη μισθοδοσία που έχετε. Η αναζήτηση του προμηθευτή θα γίνει εύκολη εάν γνωρίζετε τις απαιτήσεις σας.
Στη συνέχεια, ρωτήστε τον πάροχο υπηρεσιών τι προσφέρουν και ξεκινήστε να δημιουργείτε μια λίστα υπέρ και κατά. Οι περισσότεροι αξιόπιστοι πάροχοι υπηρεσιών μισθοδοσίας όπως η Aurion παρέχουν αυτοματοποιημένες υπηρεσίες μισθοδοσίας. Μπορούν επίσης να το προσαρμόσουν σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Όταν ψάχνετε για πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας, βεβαιωθείτε ότι παρέχει αυτές τις υπηρεσίες:
- Χειριστείτε τις προσλήψεις
- Πληρώστε μισθό και σύμβαση στους υπαλλήλους με απευθείας κατάθεση
- Διαχειριστείτε πολλές κρατήσεις και κέρδη, όπως προμήθεια, γαρνιτούρα ή φιλοδωρήματα.
- Αφαιρέστε τα επιδόματα, όπως ασφάλιση και υγεία
- Αρχειοθέτηση φόρων μισθοδοσίας
Αυτές είναι οι βασικές υπηρεσίες που πρέπει να παρέχουν. Θα μπορούσαν να υπάρχουν περισσότερα ανάλογα με την πολιτική του παρόχου.
Ερώτηση 2: Πώς θα μας παραδώσετε τη μισθοδοσία; Το κόστος της παράδοσης;
Εάν καταθέτετε την πληρωμή ηλεκτρονικά για όλους, πρέπει να πληρώσουμε χρεώσεις για αυτό; Εάν η αποστολή επιταγών μέσω ταχυδρομείου, ποιο είναι το κόστος της ίδιας;
Ερώτηση 3: Υπάρχει δωρεάν δοκιμή; Ποια είναι η δομή των τιμών;
Ρωτήστε τον πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας εάν προσφέρουν δωρεάν δοκιμές που κυμαίνονται από έναν μήνα έως δύο. Σας επιτρέπει να δοκιμάσετε τις υπηρεσίες τους και το επίπεδο συμβατότητάς σας. Ανάλογα με την περιοχή σας, η δομή της τιμής και της χρέωσης μπορεί να διαφέρει. Ωστόσο, οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών μισθοδοσίας προσφέρουν μηνιαία συνδρομή και η προσαρμογή των υπηρεσιών επηρεάζει επίσης το τελικό τιμολόγιο.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σωστή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο χρεώνουν κάθε υπηρεσία και πώς θα σας στείλουν την ίδια; Η συζήτηση για τη χρέωση πριν είναι επιτακτική για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν προβλήματα αργότερα.
Ερώτηση 4: Οι υπηρεσίες σας αυξάνονται για να καλύψουν τις επιχειρηματικές ανάγκες;
Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, θα προσλαμβάνετε περισσότερους υπαλλήλους και θα κλιμακώνετε το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας. Αυτό μπορεί να σας απαιτήσει να αλλάξετε λίγο τη δομή της μισθοδοσίας σας. Επομένως, είναι καλύτερο να ρωτήσετε τον πάροχο υπηρεσιών εάν θα ικανοποιήσει αυτές τις νέες απαιτήσεις και ποια είναι η διαδικασία για το ίδιο;
Ερώτηση 5: Με ποιον μπορείτε να επικοινωνήσετε σε περίπτωση ερωτήσεων ή ανησυχιών;
Η μισθοδοσία είναι ένα τεράστιο μέρος της επιχείρησής σας, καθώς επηρεάζει τα οικονομικά σας. Εάν υπάρχουν οποιεσδήποτε αμφιβολίες, ερωτήσεις ή ανησυχίες στο μυαλό σας σχετικά με τη διαδικασία μισθοδοσίας ανά πάσα στιγμή, πρέπει να έχετε έναν τρόπο να επικοινωνήσετε με τον πάροχο υπηρεσιών. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία διαθέτει ένα εξαιρετικό τμήμα εξυπηρέτησης πελατών που μπορεί να σας καθοδηγήσει προς τους κατάλληλους ανθρώπους και να διευκολύνει το μυαλό σας από τις ανησυχίες.
Ερώτηση 6: Πώς προστατεύουν τα δεδομένα σας;
Ένας πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας είναι υπεύθυνος για τόνους ευαίσθητων δεδομένων σχετικά με τα οικονομικά σας και πολλά άλλα. Είναι απαραίτητο να τους ρωτήσουμε για τα μέτρα ασφαλείας τους και πώς προστατεύουν τα κέντρα δεδομένων τους;
Οι περισσότερες εταιρείες έχουν τα υψηλότερα μέτρα ασφαλείας που περιλαμβάνουν σαρώσεις αμφιβληστροειδούς, βιομετρικές σαρώσεις, περιορισμένη πρόσβαση και άλλα. Επίσης, το προσωπικό ασφαλείας που παρακολουθεί κάθε επίπεδο με κάμερες αποτελεί επίσης μέρος της δομής ασφαλείας τους. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτουν το καλύτερο σύστημα κρυπτογράφησης και χρησιμοποιούν τα πιο πρόσφατα μοντέλα ασφαλείας.
Ερώτηση 7: Μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα μισθοδοσίας σε περίπτωση σφαλμάτων;
Πολλές φορές λόγω ανθρώπινου λάθους, τα δεδομένα μισθοδοσίας που υποβάλλετε μπορεί να έχουν σφάλματα και μπορεί να χρειάζονται αλλαγές. Ρωτήστε τον πάροχο υπηρεσιών εάν υπάρχει καθυστέρηση επεξεργασίας που σας δίνει χρόνο να αλλάξετε δεδομένα, εάν χρειαστεί.
Μια άλλη ερώτηση που συνδυάζεται με αυτό είναι αν θα σας αναθέτουν ένα νέο άτομο κάθε φορά ή θα ασχολείστε με το ίδιο άτομο; Είναι επιτακτική ανάγκη να ρωτήσετε, καθώς σας επιτρέπει να επιλύσετε γρήγορα ερωτήσεις ή απορίες εάν έχετε να κάνετε με ένα άτομο.
Ερώτηση 8: Τι γίνεται με τον φόρο επεξεργασίας;
Ο πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας μπορεί να επεξεργαστεί ομοσπονδιακές και κρατικές εκπτώσεις φόρου εισοδήματος. Ωστόσο, εάν βρίσκεστε σε μια περιοχή με διαφορετικούς φορολογικούς κανονισμούς, είναι απαραίτητο να ρωτήσετε τον πάροχο μισθοδοσίας σας εάν μπορεί να τους επεξεργαστεί επίσης;
Ερώτηση 9: Ρωτήστε για τους πελάτες τους;
Πρέπει να γνωρίζετε ποιοι είναι οι προηγούμενοι πελάτες τους; Μερικές από αυτές τις εταιρείες πρέπει να είναι γνωστές σε εσάς και μπορείτε να λαμβάνετε προσωπικά σχόλια και κριτικές σχετικά με τον πάροχο υπηρεσιών από αυτές.
Τέλος, ρωτήστε τους, σε περίπτωση λάθους εκ μέρους τους, πώς θα αποζημιώσουν;
Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να βρείτε και να αναθέσετε εργασία σε έναν πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας που μπορεί να διευκολύνει τη γραφειοκρατία σας, να εξοικονομήσει χρόνο και να διαχειριστεί τις ευθύνες μισθοδοσίας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν τις πιο πρόσφατες τάσεις, κανόνες και φορολογικούς κανονισμούς για να σας κρατήσουν στην ευθεία και στη στενή πορεία.
