Ĉiu kompanio faras sian plej bonan por kolekti klientajn datumojn, de retadresoj kaj telefonnumeroj ĝis profiloj pri sociaj amaskomunikiloj. Tamen, vi eble trovos, ke administri ĉi tiujn informojn tra malsamaj aparatoj kaj platformoj povas esti kapdoloro.
Eble vi bezonas aliron al retpoŝto sendita de via vendisto al nova kliento. Aŭ eble vi ricevis plendon rekte de ripeta kliento. Tamen, vi ne scias, kun kiu ili kutime traktas ene de la kompanio. Se vi renkontas tiajn problemojn, eble estas tempo repensi kiel vi administras viajn kontaktojn.
1. Centrigi Datumojn Uzante la Ĝustajn Ilojn
Eĉ kiel starto, plej bone estas konservi kontaktinformojn en centralizita loko. Vi eble rimarkos, ke vi havas retadreson por iuj klientoj konservitaj en Outlook aŭ Gmail. Vi estas konektita al aliaj en X, LinkedIn aŭ aliaj sociaj amaskomunikiloj. Eble por kelkaj klientoj, vi nur havas telefonnumeron en via malmoderna papera organizilo.
Se via personaro devas moviĝi inter diversaj platformoj por aliri kontaktinformojn, ili nepre malrapidiĝos. Anstataŭe, uzu ununuran sistemon aŭ tutmondan adresliston por kolekti kaj stoki klientajn datumojn. Vi eble volas komenci per simpla uzebla sistemo kiel Microsoft Excel aŭ Google Spreadsheets. Fine, tamen, vi devos moviĝi al io pli potenca, kiel BIGcontacts aŭ Hubspot.
Certigu, ke vi povas aliri kontaktinformojn en ĉiuj viaj aparatoj, inkluzive de via inteligenta telefono. Kvankam ĝi postulas specifajn paŝojn, ĝi ne estas malfacila sinkronigi tutmondajn adreslistojn al iPhone aŭ Android-aparatoj. Dungitoj, kiuj sinkronigas la tutmondan adresliston al siaj personaj aparatoj, estas pli verŝajne sindeteni sian propran redundan personan klientan kontaktliston.
2. Filtri kaj Agordu Kontaktojn
Ĉiu el viaj kontaktoj havas malsamajn bezonojn. Vi kolektas datumojn de investantoj, klientoj kiuj faris aĉeton, eblaj klientoj kaj vendistoj. Efika CRM-ilo permesos al vi kategoriigi viajn kontaktojn. Vi povos provizi la ĝustajn informojn al la ĝustaj homoj en la ĝusta tempo.
Kategorioj povas varii laŭ viaj specifaj bezonoj. Krom inkluzivi la rolon de la individuo, vi povas uzi ilian lokon, kie vi konektis, aŭ industriajn etikedojn kiel financo aŭ HR. Do, se vi bezonas kontakti ĉiujn, kiuj ĉeestis specifan seminarion, vi povas serĉi per tiu ŝlosilvorto.
Konservi notojn ene de via kontakta datumbazo estas bonega maniero aldoni personan tuŝon al viaj estontaj konversacioj. Ĉu kliento menciis, ke ilia plej maljuna infano baldaŭ edziĝos? Aŭ eble ili esprimis intereson lerni skiadon. Notu ĉi tiujn detalojn. La venontan fojon kiam vi parolos al ili, vi povas demandi pri la geedziĝo aŭ ĉu ili atingis la deklivojn. Aldoni ĉi tiujn personajn tuŝojn al via konversacio konstruas pli fortan ligon kun klientoj.
3. Konekti kun Sociaj Profiloj
Viaj klientoj nepre estos sur sociaj amaskomunikiloj. Pli ol kvin miliardoj da homoj tra la mondo uzas ian socian retejon. Oni atendas, ke tiu nombro pliiĝos al pli ol ses miliardoj antaŭ 2028. Tial, estas nepre, ke vi enkorpigu sociajn profilojn en via kontaktadministrado.
Kiam vi petas kontaktinformojn de klientoj, petu profilojn pri sociaj amaskomunikiloj krom retadresoj kaj telefonnumeroj. Vi estos pli bone preta por proponi personecigitajn respondojn kaj spuri la preferojn de viaj klientoj. Provizi rapidajn respondojn al demandoj starigitaj en sociaj retoj permesas al viaj sekvantoj rekte alproksimiĝi al vi en sia preferata retejo. Aldone, vi povas uzi ĉi tiujn platformojn por demandi kaj kolekti komentojn.
Sekvi enhavon pri sociaj amaskomunikiloj povas fariĝi superforta se vi ne zorgas. Uzu sociajn administrajn ilojn kiel Hootsuite, Buffer aŭ SocialPilot. Ĉi tiuj iloj povas helpi vin spuri viajn sociajn kontojn. Vi povos rekoni ŝancojn por interagado sen esti englutita en inundo da afiŝoj. Ili ankaŭ provizas socian analizon kaj permesas al pluraj dungitoj aliri enhavon kaj fari afiŝojn.
4. Konservu Datumojn Ĝisdatigitaj kaj Sekuraj
Malordaj, ripetemaj kaj malmodernaj kontaktinformoj estas senutilaj por via teamo. Delegitu teamanon por regule pritondi vian kontaktliston aŭ vi povas uzi programon, kiu faras ĝin por vi. Nepre forigu individuojn, kiuj ne plu volas ricevi korespondadon de via kompanio.
Se la ideo forigi malnovajn kontaktojn, inkluzive de iamaj kolegoj aŭ pasintaj klientoj, streĉas vin, tiam arkivu ilin anstataŭe. Ĉi tio ekskludas ilin de via ĉefa kontakta datumbazo, sed vi ne perdos konekton kiu eble estos oportuna estonte.
Sekureco estas esenca por malhelpi piratojn ŝteli vian kontaktliston kaj endanĝerigi la sekurecon de la datumoj de viaj klientoj. Elektu sekuran, ĉifritan CRM-ilon por certigi efikan sekurecon.
Kiel demando de universala proceduro, ĉiuj aparatoj uzataj por laborceloj devus havi pasvortojn por malŝlosi la ekranojn. Krome, ajna programo kiu povas doni aliron al sentemaj datumoj devus havi dufaktoran rajtigon ebligita se ĝi estas havebla. Kvankam ĝi estas ekstra paŝo por ĉiuj trapasi, la sekurecaj avantaĝoj bone valoras la ĝenon.
Estas ankaŭ la afero certigi, ke nur iuj individuoj havas aliron al certaj datumkategorioj. Limigu aliron de kontaktinformoj nur al rajtigitaj laboristoj. Ĉi tio inkluzivas atribui permesojn al ĉiu individuo, de povi vidi la liston ĝis permesi redaktojn.
Kaj certigu neniam permesi al iamaj dungitoj konservi sian aliron. Eksteraj proceduroj ĉiam devas inkluzivi alirfinon al ĉiuj programoj kaj listoj kiuj enhavas gravajn informojn. Estas embarasi kiam dungito, kiu foriris en bonaj kondiĉoj, retenas aliron. Povas esti eble katastrofa se malkontenta iama dungito povas fari ĥaoson en la sistemo aŭ akiri siajn manojn sur klientajn informojn.
Via Kontakta Administrado Estonteco
Efika kontaktadministrado ne nur temas pri organizado de nomoj kaj nombroj. Temas pri kreado de senjuntaj rilatoj, kiuj povigas vian teamon kaj plifortigas klientajn rilatojn. Organizita, centralizita sistemo estas pli ol oportuno—ĝi estas konkurenciva avantaĝo, kiu nutras efikecon kaj kreskigas pli fortajn ligojn.
Ekipante vian teamon por respondi rapide, personecigi sian atingon kaj resti iniciatema, vi kreas fundamenton por pli profunda fido. Klientaj atendoj konstante evoluas. Via kapablo resti lerta kaj kliento-fokusita apartigos vian komercon kaj kondukos daŭran sukceson.