La kolektiva interna scio de la dungitoj estas la vivsango de iu ajn komerco. Kvankam ĝi povas esti malfacile kvantigi, ĝi ankoraŭ gravas por la sukceso de iu ajn kompanio.
La afero estas, ke interna scio ofte estas konservita nur en la mensoj de laboristoj. Se ekzistas iu ajn dokumentado de ĉi tiu informo, ĝi verŝajne estos enterigita en retpoŝtaj fadenoj, Slack-kanaloj aŭ iu alia speco de komunika sistemo, kiun vi eble uzus. Ĉar ne ekzistas centralizita nabo por firmaaj rekordoj, dungitoj pasigas nenecesan tempon kaj energion por spuri la datumojn, kiujn ili bezonas.
Do, kiel vi solvi ĉi tiun problemon? La solvo estas centralizi ĉiujn viajn informojn en ununuran rimedon, kiun dungitoj povas konsulti kiam ajn ili havas demandon. Feliĉe por vi, en ĉi tiu artikolo, ni klarigos kiel atingi tion ĝuste. Legu plu por lerni kiel krei bonon interna dokumentado.
Fiksu Specifan Celon
Identigi vian finan celon por la interna dokumentado estas la unua paŝo. Aferoj kiel pli bona scio-administrado, pliigita produktiveco kaj pli facila informinterŝanĝo estas ĉiuj ekzemploj de tio.
Teamlaboro estas postulata dum evoluigado de dokumentado. Tial, ĉiuj devas esti sur la sama paĝo. Ĉiuj, kiuj helpas pri la dokumentado, estu trejnitaj pri la celoj de la projekto, por ke ili kontribuu pli efike. Por plifaciligi la tutan dokumentan projekton, konsideru uzi dokumentaj iloj helpi organizi ĉion pli efike.
Kreu Kadron por la Naviga Enhavo de la Retejo
Devus ekzisti plano kaj kadro malantaŭ ĉiu sukcesa scio-administra iniciato. Via interna dokumentaro plej verŝajne prenos la formon de sciobazo kun sekciaj titoloj por helpi vin kategoriigi la paĝojn, kiujn vi kreas.
Ordigu viajn informojn kaj pensu pri logikaj kategorioj en kiujn vi povas meti rilatajn informojn. Dungitoj devus povi facile navigi la aranĝon, do evitu krei tro da subkategorioj. Konservu simplan kadron en via sciobazo por helpi viajn dungitojn trovi necesajn informojn facile.
Krei Ŝablonojn
Krei ŝablonojn estas bonega maniero certigi, ke ĉiuj viaj dokumentoj estas konsekvencaj, negrave kiu kreas ilin. Enhavtabelo, titoloj kaj subtitoloj, kaj enkonduko kaj konkludo devus esti inkluditaj por faciligi simple plenigi ilin per koncernaj informoj anstataŭ devi skribi la dokumentojn de nulo ĉiufoje.
Pasigu iom da tempo farante dokumentajn ŝablonojn, kiujn ĉiuj povas uzi. Ĉi tiuj povas esti arkivitaj en via sciobazo kaj reuzitaj laŭbezone.
Cerbumo por Ideoj
Nun venas la amuza parto. Por decidi kiajn internajn dokumentojn vi devus inkluzivi en via sciobazo, vi devas kunveni grupon de "scioĉampionoj". Certigas kolekti reprezentantojn de ĉiu fako ĉar ili alportos malsamajn ideojn al la tablo. Memoru, tamen, ke kvankam estas vere, ke ĉies opinio estas valora, ankaŭ estas grave ne tro dokumenti.
Emfazu Gravajn Detalojn
La plej bonaj scibazaj programoj lasos vin elstarigi decidajn detalojn kun karakteriza formatado. Kutime, ili estos elmetitaj de la resto de la teksto uzante kontrastan fonkoloron por pli bone emfazi sian enhavon.
Dum verkado de teknika dokumentado, estas ege grave inkluzivi signifajn avertojn, kiujn dungitoj devas legi antaŭ ol daŭrigi. Ĉi tio helpos vin eviti teknikajn problemojn kaj eblan sisteman kraŝon.
Inkluzivi Referencojn al Rilataj Artikoloj
La serĉilo de via scio-bazo ne estas la sola metodo kiun laboristoj uzos por serĉi utilajn dokumentojn. Via personaro pli bone povos trovi la dokumentaron, kiun ili bezonas, se vi provizas ligilojn al rilataj temoj tra via enhavo.
Kiam dokumentoj estas bone ligitaj, fariĝas multe pli facile por dungitoj navigi kaj utiligi vian scion al sia avantaĝo. Ĉi tio pliigos la utilecon de la retejo kaj signife pliigos produktiveco-nivelojn.
Revizii Dokumentojn Kun Kolegoj
Post kiam via laboro estas kompleta, vi devus akiri ĝin reviziita de viaj kunuloj por certigi ĝustecon. Se vi volas certigi, ke viaj dokumentoj estas ĝustaj, vi bezonas dungitojn de ĉiu fako por ekzameni ilin, inkluzive de fakuloj en rilataj kampoj kaj tiuj, kiuj uzos la dokumentaron.
Eĉ se vi pasigas multan tempon kreante senmankajn dokumentojn, freŝa aro de okuloj povas ĉiam helpi vin poluri ĝin al perfekteco.
Fino Pensoj
Viaj laboristoj ne plu devos reinventi la radon pro ĉiuj helpemaj informoj, kiujn vi dokumentis ene. Se ĉefaj membroj de via teamo decidas serĉi aliajn ŝancojn, vi ne devas timiĝi. Vi nun havas aliron al aro de specifaj kompanioj, el kiuj vi kaj viaj kolegoj povas ĉerpi, kio devus konduki al pli granda efikeco kaj produktiveco.
