Ĉu vi volas aranĝi eventon? Ĉi tiu gvidilo pri administrado de eventoj estas ĉi tie por helpi! Ni gvidos vin tra la paŝoj de komenco ĝis fino, de decidi pri dato kaj loko ĝis reklamado de via evento kaj certigi, ke ĉio iras glate.
Kio estas Event Management?
Okazaĵadministrado estas la procezo de planado, efektivigo kaj efektivigo de ĉiuj agadoj rilataj al specifa okazaĵo. Ĝi estas ampleksa procezo, kiu inkluzivas ĉiujn aspektojn de planado, organizado kaj administrado de evento.
Eventadministrantoj respondecas pri certigi, ke ĉio funkcias glate en la tago de via evento. Ili devas konsideri faktorojn kiel luko de ejo, manĝaĵaranĝoj, merkatada strategio kaj loĝistiko kiel parkado-aranĝoj ktp por ke vi havu ĉion kovrita kiam temas pri glate aranĝi vian eventon.
Bona evento-manaĝero certigos, ke iliaj klientoj havu bonegan tempon ĉe siaj eventoj, certigante, ke ili estas informitaj pri tio, kio okazas dum la tuta procezo de komenco ĝis fino, kio siavice donas al ili trankvilon, sciante, ke ne estos surprizoj. venu spektaklotempo!
Decidu pri Dato kaj Loko
Elekti daton kaj lokon estas la unua paŝo en aranĝo de evento. Via elekto dependos de pluraj faktoroj, inkluzive de:
- Tempo de jaro. Ĉu ekzistas aparta sezono, kiam via publiko plej interesiĝos? Se jes, vi eble volas pripensi plani la eventon dum tiu tempo.
- Lokkapacito kaj loko. La grandeco de la ejo estas grava ĉar ĝi influas kiom da homoj povas ĉeesti (kaj ĉu aŭ ne ĝi aspektos malplena). Ekzemple, se vi volas 500 homojn ĉe via evento, sed via sola opcio estas granda teatro, kiu enhavas 1,000 homojn, tiam vi devos reiri al la kvadrato unu kaj elpensi alian eblon por gastigi tiel grandan homamason.
- Ejkosto kaj havebleco. Vi ankaŭ devos pensi ĉu ĉi tiu ejo estas aŭ ne en la buĝeto (kaj ĉu ĝi disponeblas kiam bezonate). Kelkfoje ejoj postulas deponejojn antaŭ fari rezervojn; se jes, certigu, ke tiuj deponejoj ne estas tro altaj!
Disvolvu Buĝeton
- Disvolvu buĝeton. Antaŭ ol vi komencas vian eventon, gravas scii kiom vi povas pagi elspezi por ĝi. Vi devos inkluzivi ĉiujn kostojn por plani kaj aranĝi eventon en via buĝeto—ĉi tio inkluzivas aferojn kiel luokotizojn, manĝaĵojn por ĉeestantoj, materialojn por ornamadoj kaj signaloj, reklamajn materialojn kiel flugfoliojn aŭ broŝurojn, salajrojn de dungitaro, kaj ekipaĵkostoj. Ne forgesu pri aliaj elspezoj, kiel preskostoj por biletoj aŭ invitoj!
- Estu realisma pri tio, kion vi povas pagi. Se ĉi tio estas via unua fojo organizas eventon, rigardu similajn eventojn en via regiono kiuj okazis lastatempe (aŭ okazos baldaŭ) por ke vi havu kelkajn komparpunktojn kiam vi taksas la totalan koston por via. Ankaŭ, certigu ne subtaksi kiom da tempo necesas de ĉiuj implikitaj (inkluzive de vi mem). Ju pli kompleksa fariĝas la koncepto de evento (t.e., pli interagaj agadoj), tiam ĝenerale, devas esti pli da homoj laborantaj kune por ĝia sukceso; tial ĉi tio pliigos ĝeneralajn kostojn asociitajn kun sukcese funkcii dirita kunveno!
- Preparu ankaŭ por neatenditaj kostoj! Tiel longe kiel estas homoj implikitaj en aranĝado de ia socia renkontiĝo—kaj precipe tiuj implikantaj alkoholkonsumon—ĉiam estos lastminutaj surprizoj aŭ problemoj kiuj aperas neatendite dum preparperiodoj kondukantaj ĝis ektago mem; tiel, esti finance preta antaŭ plene engaĝiĝi al tiaj klopodoj certigas pli grandan trankvilon dum la tuta procezo ... kaj helpas malhelpi sendormajn noktojn zorgante pri ĉu ĉio iris bone :) "
Agordu Vian Eventan Retejon
Vi havas bonegan ideon por evento, kaj vi pretas preni ĝin de la koncipa stadio al realeco. La unua paŝo en la procezo estas kreante retejon por via evento. Se vi ne havas la tempon aŭ lertecon necesan por krei unu mem, multaj retejoj povas helpi rapide funkcii. Se vi preferas provi ion amika, iloj kiel Wix kaj Squarespace estas sufiĉe facilaj por iu ajn kun bazaj komputilaj kapabloj por uzi—kaj ili estas senpagaj!
Post kiam via retejo funkcias, certigu, ke ĝi inkluzivas ĉiujn koncernajn informojn pri via evento: datoj, horoj (inkluzive kiam pordoj malfermiĝas), ĝenerala loko (strata adreso aŭ ejonomo), kaj iujn ajn aliajn detalojn, kiujn ĉeestantoj eble bezonos scii antaŭ aĉeti. iliaj biletoj. Ne forgesu rektajn ligilojn por ke homoj povu aĉeti biletojn interrete se ili elektas ne presi ilin hejme; plej multaj biletfirmaoj provizas ĉi tiun opcion aŭtomate post aĉeto, sed duoble kontrolu por se iuj detaloj ŝanĝiĝis post la pasintjara evento!
Merkati kaj Antaŭenigi Vian Eventon
Post kiam vi havas klaran ideon pri kiel vi volas alproksimiĝi al via evento, estas tempo eldiri la vorton. Ĉi tie venas sociaj amaskomunikiloj kaj retpoŝta merkatado. Sociaj amaskomunikiloj povas esti uzataj por diskonigi la daton kaj lokon de via evento, same kiel iujn ajn filiigitajn eventojn aŭ reklamojn, kiuj okazas samtempe. Ĝi ankaŭ estas bonega loko por homoj, kiuj eble interesiĝas ĉeesti sed ankoraŭ ne havas biletojn por lerni pli pri tio, kion ili povas atendi kiam ili alvenos al via loko. Retpoŝta merkatado havas similajn kapablojn: sendi avizojn pri biletvendado, volontuleblecoj, ktp., per retpoŝto permesas al iu ajn kun aliro al interreta konekto (kio estas preskaŭ ĉiuj nun!) aliron al informoj pri via evento - kio signifas, ke eĉ se ili ne interesiĝas tuj se io kaptas ilian atenton poste sur la vojo tiam espereble ili memoros vidi ĝin antaŭe!
Alia maniero promocii vin estas per presitaj amaskomunikiloj kiel gazetoj aŭ revuoj; tamen, ĉi tiu strategio funkcias plej bone se vi provas specife kontakti certajn demografiojn kiel pli maljunaj plenkreskuloj, kiuj emas ne uzi sociajn amaskomunikilarojn tiom ofte (kaj tiel ne vidus afiŝojn tie). Krome, iuj publikaĵoj pagas kromajn kotizojn depende de kiom da fojoj monate/jare, ktp, do certigu, ke vi scias, kiaj estas tiuj kostoj antaŭ ol fari vin mem! Aŭ pli bone ankoraŭ: provu kontakti lokajn blogantojn anstataŭe—ili ne ŝargas ion antaŭe sed kutime skribos ion pozitivan pri kia ajn produkto/servo/okazaĵo, kiun vi proponas, kondiĉe ke ili opinias, ke ĝi sonas sufiĉe interesa.
Estas multe da programaro pri administrado de eventoj kiel Eventtia havebla rete. Tiaj iloj estas precipe helpemaj kun eventa merkatado kaj ankaŭ por konservi la aliajn gravajn aspektojn de evento-organizado.
Kreu Event Hashtag
Hashtag estas maniero kategoriigi vian eventon en sociaj retoj kaj faciligi homojn trovi vin. Hashtagoj ankaŭ helpas vin akiri pli da sekvantoj faciligante por ili foliumi kaj malkovri novajn eventojn pri kiuj ili povus interesiĝi.
Bona hashtag devus esti unika kaj facile memorebla sed ne tro longa (ne pli ol du vortoj). Se vi uzas Twitter, memoru, ke la maksimuma longo de tweet estas 140 signoj.
Aranĝu Loĝistiko
Planante grandan eventon, gravas certigi, ke ĉio estas en loko. Ĉi tio inkluzivas la ĝustajn ekipaĵojn, homojn, materialojn kaj rimedojn por sukcesigi la eventon.
Vi unue devas esplori, kian programon pri administrado de eventoj estos plej utila por via komerco. Vi povas fari tion rigardante malsamajn solvojn disponeblajn sur la merkato kaj vidante kiuj plej bone respondas viajn bezonojn kaj ankaŭ buĝetajn limojn. La sekva estas elekti kian teknologion vi volas en ĉiu loko kie okazos eventoj (ekz. mikrofonoj). Post kiam tiuj decidoj estas faritaj, estas tempo pripensi loĝistikon kiel transportopciojn inter lokoj aŭ inter flughavenoj dum vojaĝ-rilataj stadioj de planado de evento, elektante kiuj reĝimoj estas plej taŭgaj surbaze de faktoroj kiel vetercirkonstancoj (ekzemple, neĝforigo implicoj. ) aŭ ĉu publiktransportaj itineroj bezonas kroman prizorgadon antaŭ esti uzataj denove post konstruprojektoj).
La Tago Antaŭ Via Evento
La tagon antaŭ via evento, vi volas registriĝi kun ĉiuj vendistoj, kiuj helpas vin aranĝi la spektaklon.
- La ejo: Ĉu ili estas pretaj? Ĉu ili starigis kaj provis ĉion, inkluzive de AV kaj lumigado? Ĉu ili havas ĉiujn siajn laboristojn vicigitajn por morgaŭ?
- Manĝigo: Ĉu la personaro de via manĝoprovizo havas siajn horarojn prilaboritaj por la sekva tago?
- Via AV-teamo: Ĉu ili pretas kaj kapablas plenumi ĉion, kio bezonas fari? Se estas io alia farenda, faru ĝin nun!
- Muziko: Ĉu muziko estas planita ludi dum certaj partoj (ekz., feliĉa horo)? Ĉu ĝi bezonas ĝustigi aŭ forigi tute?
- Signaĝo/gastlisto/sidigplano: Ĉu ĉi tiuj aferoj estas finitaj aŭ ankoraŭ estas ellaboritaj de evento-planistoj aŭ aliaj gravaj homoj, kiuj zorgas pri certigi, ke ĉi tio iras bone (kiel vi!)
La Tago de Via Evento
La tago de via evento estas la plej grava parto, do vi devas havi planon por ĉiu etapo.
- La matenon antaŭ la evento: Ĉiuj verŝajne alvenos frue por helpi aranĝi se vi aranĝas grandan eventon. Ĉi tio estas bona afero! Ĉiuj estu kalkulitaj kaj pretaj iri antaŭ la 8-a matene; se ili ne estas, oni tuj kontaktu ilin kaj demandu kie ili estas. Se iu estas postlasita aŭ forgesita, certigu, ke ili alvenos kiel eble plej baldaŭ, por ke neniu sentas sin forlasita.
- Dum aranĝo: Kreu muntan linion por ke taskoj estu plenumitaj pli rapide; ĉi tio ankaŭ malhelpos la formiĝon de boteloj dum ĉi tiu decida tempo, en kiu ĉiuj bezonas sian plenan atenton koncentriĝi pri fari ĉion ĝuste (kaj ne frustriĝi). Kontrollistoj ankaŭ estas tre helpemaj ĉi tie—ili certigos, ke nenio estas forgesita aŭ preteratentita dum aranĝo!
- Je spektaklotempo: Certiĝu, ke sufiĉe da homoj laboras la pordon; se ne, voku kelkajn amikojn aŭ familianojn, kiuj povas helpi kun ĉi tiu tasko (aŭ dungi iun specife por ĉi tiu laboro).
- Post spektaklotempo: Purigado komenciĝas tuj post kiam via lasta gasto forlasas la ejon—donacu iujn ajn restaĵojn el tabloj/budoj reen en konservujojn aŭ skatolojn, por ke ĉio estu preta por reuzo la venontan fojon! Vi eble ankaŭ volas iun ĉemane, kiu scias kiom da manĝaĵo estis preparita dum preparfazoj (do ne restos tro multe ĉe la fino) dum aliaj komencas forigi ornamadojn ĉirkaŭ la ejo post kiam ĉiuj gastoj hejmeniris sekure."
konkludo
Sekvante ĉi tiujn paŝojn helpos vin organizi kaj administri eventon, sed memoru, ke la plej grava afero estas amuziĝi! La plej bona maniero certigi, ke via evento okazas glate estas ĝui ĉiun momenton. Se vi amuziĝas, tiam ankaŭ ĉiuj aliaj!
