کار در QuickBooks بسیار مفید است زیرا بسیار کاربر پسند است. این نیاز شما را به داشتن یک دستگاه موثر برای درآمد بالاتر و بازده تجاری تعارف می کند.
با این حال ، ممکن است در همه زمان ها احتمال کاهش اشتباهات انسانی حتی در حالی که شما یا حسابدار شما استفاده از QuickBooks است ، وجود داشته باشد. ورود به معاملات روزمره ، به روزرسانی مداوم دانش و تأمین خواسته های خریدار از جمله م componentsلفه هایی است که احتمالاً منجر به اشتباه در دسترسی به دانش می شود.
در این متن ، ما می توانیم برخی از اشتباهات غیرمعمول را بدانیم که احتمالاً در داخل A / R رخ می دهد و مانده های کوچک باز یا اعتبار باز.
اشتباهات رایج
- پرداخت به فاکتور انجام نمی شود
- اعتبار صادر می شود و دیگر به عنوان قبض انجام نمی شود.
- "مانده های کوچک" مایل به نوشتن هستند.
نشانه ها
- "چکیده پیری A / R" دارای تعداد زیادی تعادل و ردیابی افراد مسن با 0 است
- مقادیر کمی در ستون عمومی وجود دارد
- تجارب فاکتورهای باز اعتبار یا مانده های زیادی دارند.
چگونه چنین مسائلی را حل کنیم؟
تجربیات فاکتورهای انتزاعی و بازپرداخت A / R را مرور کنید
- به گزارشات بروید
- مشتریان و مطالبات را انتخاب کنید
- چکیده پیری A / R و تجارب قبض باز را اجرا کنید
- ثبت فاکتورها را باز کنید
- تاریخ به طور پیش فرض به "از اواخر" تبدیل می شود - تاریخ تنظیم شده به "از اواخر" را ترک کنید (این ممکن است گاهی اوقات باعث صرفه جویی در نوشتن مقدار دیگری شود که در تاریخ بعدی برای قبض خریدار باز دیگری انجام می شد.)
- این رکورد را مرور کنید (این صورتحساب ها یا اعتباراتی را که دیگر به صورتحساب دریافت نمی شوند تکرار می کند).
«پرداختها و اعتبارات مشتری اعمال نشده با CDR را برطرف کنید
- به ویژگی بازبینی اطلاعات مشتری رسیدید
- پس از آن در برگه "فاکتورها و هزینه ها" از زبانه خریدار اعتبار خود را انتخاب کنید
- برای استفاده از صورتحساب از طریق زدن یک چک باکس ، هزینه ای را انتخاب کنید
- "استفاده خودکار از همه" را برای استفاده در کل صورتحساب ها انتخاب کنید یا هر "هزینه و فاکتور برای بخش من" را انتخاب کنید.
- استفاده را انتخاب کنید
- هنگامی که "دنبال کردن" انتخاب شد ، معاملات از بین می روند
- "ذخیره" را انتخاب کنید
تمیز کردن دستی CDR "با قطعه های باز"
پاکسازی پرونده اطلاعات به طور مکرر و بدون کمک تجهیزات CDR مورد نیاز است. همچنین ، اگر دسترسی مجله قبلاً به حساب های دریافتنی وارد شده باشد ، "ابزار CDR" کمکی نمی کند. اگر سپرده ها بدون تاخیر در A / R سپرده ها ذخیره شده باشند و دیگر در حساب درآمد نیستند ، بعلاوه "CDR Tool" احتمالاً هیچ کمکی نمی کند. برای پاکسازی راهنما مراحل زیر را دنبال کنید.
- "دریافت پرداخت" را انتخاب کنید
- خریدار دقیق را انتخاب کنید.
میزان صدا را "0" بگذارید - "تخفیف و اعتبار" را انتخاب کنید
- در تخفیف ها و اعتبارات - "اعتبار یا ورودی ژورنال" را انتخاب کنید تا از آن در قبض باز استفاده کنید.
مانده های کوچک را بنویسید
یک روش ساده برای نوشتن مانده های کوچک ، زمانی است که هزینه در "پنجره دریافت پرداخت" ثبت می شود.
- در گزارش فاکتورهای باز - روی صورتحساب که دارای ثبات باز است دوبار کلیک کنید.
برای باز کردن گذشته تاریخی معامله ، "پیوند تاریخچه" را انتخاب کنید. - از قسمت "زمینه گفتگوی گذشته معامله" - دکمه را انتخاب کرده و به "پنجره پرداخت مشتری" بروید.
- "نوشتن مقدار اضافی" را انتخاب کنید.
- ذخیره و بستن را انتخاب کنید (هنگامی که "مقدار نوشتن" منعکس شد و دفتر کل a / c که برای حذف آن باید شارژ شود به نظر می رسد.
فاکتورهای مربوط به "دانش ارزیابی مشتری" را بنویسید
در CDR ، ممکن است یک "ابزار نوشتن فاکتورها" وجود داشته باشد. می توانید فاکتورها ، هزینه های اظهارنظر یا هزینه های پولی را به صورت ترکیبی از یک پنجره مجرد بنویسید.
توجه: قبل از استفاده از این گزینه، از گزینه «تعمیر صورتحسابها و ابزار اعتباری خریدار» استفاده کنید. اگر اعتبار داشته باشید، یک پیام هشدار ظاهر میشود.
- لیستی از فاکتورهایی را که می توان از آنها قابل نوشتن باشد تهیه کنید (استاندارد معقول)
- روی "یافتن همه" کلیک کنید
- برای محدود کردن لیست ، استانداردهایی را در صفحه نمایش وارد کنید
- روی "یافتن همه" کلیک کنید
- در صورت عدم تصمیم گیری در مورد هیچ استانداردی - "کلیه فاکتورهای باز" در لیست نمایش داده می شوند.
- اگر در مورد هیچ استانداردی تصمیم گیری نشود ، کلیه فاکتورهای باز در لیست موجود است.
- تاریخ را در بخش Up to پر کنید.
- اکنون "فاکتورها برای نوشتن" را انتخاب کنید.
فاکتورها را انتخاب کنید (برای انتخاب کل فاکتورهای موجود در لیست "انتخاب همه" را انتخاب کنید) - بعد از این "عبارات نوشتن را مشخص می کند.
- "نوشتن حساب" را از لیست انتخاب کنید (در صورت لزوم تاریخ نوشتن تجارت)
- اگر از نظارت بر ظرافت استفاده می شود ، "نوشتن ظرافت" را پر کنید
- پیش نمایش و نوشتن فاکتورهای انتخاب شده را انتخاب کنید. یک پیام تأیید منعکس می شود - تمام فاکتورها برای نوشتن ، حساب نوشتن و مقدار کامل برای نوشتن. (برای پایان دادن به روش بر روی "WRITE OFF" کلیک کنید یا برای بازگشت به پنجره اصلی گزینه Cancel را انتخاب کنید)
- عبارات نوشتن را مشخص کنید.
- را انتخاب کنید نوشتن حساب از لیست. یک حساب نوشتن مورد نیاز است.
- اگر مهم است ، تاریخ نوشتن را تغییر دهید. تاریخ انصراف لازم است. به طور پیش فرض ، تاریخ حذف روز پایانی مدت ارزیابی است.
- در صورت استفاده از نظارت بر ظرافت ، ظرافت را وارد کنید.
در حال نوشتن صورت حساب های فروشنده
هنگامی که قطعات را از تأمین کننده خریداری می کنید ، حساب های دریافتنی در حال افزایش است. این دو تعادل احتمالاً متفاوت است. ما چند روش درمانی داریم که کدام یک را انتخاب می کنیم به مقدار معامله اعتماد می کنیم.
یک چک یا ودیعه ایجاد کنید
شما می خواهید تصمیم بگیرید که کدام یک از ثبات ها کاهش می یابد - تعداد قابل پرداخت حساب ها یا مقدار دریافتنی ها. با توجه به پایین تر ، چک ها را می توان "نوشت" و سپرده مربوطه را می توان به حساب A / R با مقدار یکسان برای جبران حجم استثنایی. اطمینان حاصل کنید که برای آزمایش و واریز مقدار یکسانی دارید. بقیه در A / R یا A / P هر دو بدهکار یا بدهکار فروشنده یا خریدار است. ثبات در حساب شرکت باید همیشه 0 $ باشد.
صدور یادداشت نمره اعتبار:
برای یادداشت حجم A / R "یادداشت نمره اعتبار" تهیه کنید که بدست آوردن جبران از طریق A / R و یک امتیاز اعتباری برای آن فاکتور برای مقدار مشابه صادر می شود. اطمینان حاصل کنید که "یادداشت نمره اعتبار و نمره اعتبار" برای ایجاد یک جبران معادل باید یک مقدار باشد. در بالا ، معامله باید به $ Zero متصل شود و بدون نیاز به ثبات در هر دو حساب وجود دارد.
