Tuottavuus on edelleen yksi tämän päivän työtilan merkittävimmistä kysymyksistä. Joidenkin viimeaikaisten Voucher Cloudin jakamien tilastojen mukaan keskimääräinen toimistotyöntekijä on tuottava vain 2 tuntia ja 53 minuuttia päivässä. Ehkä se oikeuttaa vuotuisen ennustetun noin 7 biljoonan dollarin tuottavuuden menetyksen, joka johtuu pelkästään Yhdysvaltojen tuottavuuden menetyksestä (Gallup).
Tämä ei tunnu jäävän huomaamatta, eikä kukaan välitä siitä. Yritykset ovat aina mukana. Itse asiassa tuottavuuden parhaita käytäntöjä ja työkaluja on nykyään saatavilla tuhansia.
Monet uskovat, että tämä valtava määrä tuottavuustyökaluja ja -sovelluksia voi joskus myös hämmentää niitä, jotka etsivät tapoja parantaa tuottavuuttaan. Se voi johtaa ajan, energian ja resurssien tuhlaamiseen, kun yrität kovasti löytää muutaman ylimääräisen minuutin päivittäin tuottavuuden parantamiseksi.
Toinen ongelma voi olla vielä. Lataat usein uuden tuottavuussovelluksen vain ymmärtääksesi, että se ei vastaa odotuksiasi. Kaikki tämä ei johda vain ajanhukkaan, vaan lisää myös turhautumistasi.
Alat ajatella huonosti itsestäsi ja työstäsi, mikä lopulta tappaa tuottavuuttasi entisestään. Tosiasia on, että sinussa ei ole mitään vikaa. Ongelma on siinä, kuinka yrität parantaa tuottavuuttasi.
Tuottavuuden parantamiseen ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa lähestymistapaa. Huolimatta siitä, kuinka innovatiivinen, terävä ja ainutlaatuinen viimeisin tuottavuussovellus, sähköpostinhallintastrategia tai tehtävienhallintatyökalu aiot käyttää, se ei tuota haluamiasi tuloksia, ellei sitä ole mukautettu erityistarpeihisi.
Tuottavuuden personoinnin käsite saattaa kuulostaa monille teistä hieman oudolta. Mutta se voi olla paras yksittäinen asia, jonka voitte koskaan tehdä parantaaksenne tuottavuuttanne . Matkanne tähän tärkeään virstanpylvääseen alkaa tuottavuustyylinne tunnistamisesta, joka heijastaa sitä, miten ajattelette ja käsittelette tietoa yksilönä.
Tuottavuustyylien käsite
Termin ”tuottavuustyylit” keksi Carson Tate . Se viittaa siihen, miten aivosi on ohjelmoitu käsittelemään saamaansa tietoa ja käyttämään sitä ongelmien ratkaisemiseen ja tietyn tehtävän suorittamiseen. Tämä käsite on auttanut asiantuntijoita ymmärtämään, miksi yhden koon kaikille -lähestymistapa ei toimi hyvin asioiden tekemisessä. Sen sijaan se auttaa heitä löytämään tapoja hyödyntää synnynnäisiä taipumuksiaan hallita tehtäviä tehokkaasti.
Erilaiset tuottavuustyylit
Tate jakaa tuottavuustyylit neljään eri tyyppiin:
Prioriteetti
Priorisoijaa pidetään teknisesti tuottavimpana tyylinä, ja se viittaa henkilöön, joka mieluummin luo tavoitteita ja ratkaisee ongelmia saatavilla olevan datan avulla. Priorisoijat ovat tyypillisesti kriittisiä ajattelijoita, joilla on pragmaattinen näkökulma tilanteeseen. Heidän taipumuksensa faktoihin ja lukuihin auttaa heitä pysymään hyvin organisoituneina, tuloshakuisina ja päämäärätietoisina.
Heidän kiehtomuksensa (älä lue pakkomielle!) tosiasioihin kuitenkin usein saa heidät kamppailemaan katsomaan isompaa kuvaa, mikä heikentää heidän kykyään keksiä valmiita ratkaisuja ongelmiin.
Siksi priorisoijien on opittava sopeutumaan tilanteeseen ja lähestymään ongelmia eri näkökulmista voittaakseen halutun tuottavuustyylinsä puutteen. Vaikka heidän tietonsa antavat heille loistavan etumatkan ongelman ratkaisemisessa, se ei useinkaan ole täydellinen ratkaisu.
Joten heidän tulisi oppia suunnittelemaan ja toimimaan tilanteen vaatimuksen mukaan. Erilaisten organisaatiotyökalujen (kuten tarrojen ja muistikirjojen) sisällyttäminen asevarastoon voi auttaa heitä seuraamaan ja seuraamaan edistymistään paremmin.
Vahvuudet
- Tarkka arvio tärkeydestä projektin eri elementtejä tai tehtävä
- Erinomainen numeroiden murskaamisessa, analysoinnissa ja ongelmanratkaisussa
- Päättäväinen, johdonmukainen ja objektiivinen
heikkoudet
- Usein kohtuutonta jäykkyyttä ja hallitsevaa asennetta
- Turhaa kilpailukykyä
- Suosittelee ketteryyttä erinomaisuuden sijaan
- Projektikeskeinen pikemminkin kuin prosessikeskeinen
Suositeltu viestintätyyli
Tulet aina huomaamaan, että Prioritisoijat pyrkivät suorittamaan tehtäviä nopeasti ja tehokkaasti, ohittavat chat-keskustelun ja luottavat enemmän tosiasioihin. Tarkkuus on heidän suosima tapansa edetä, ei yksityiskohtien jakamista liikaa ja keskustelujen pitäminen lyhyinä. Jopa heidän sähköpostinsa näyttävät ja tuntuvat teksteiltä melko usein, vain muutamaan lauseeseen. Palautetta antaessaan tai vastaanottaessaan he pitävät tunteensa sivussa ja keskittyvät numeroihin ja tietoihin. He luottavat enemmän "mitä" kysymyksiin: Mitä tosiasiat sanovat tästä tai tuosta? Mikä on virhemarginaali? Kuinka monta päivää jossain kestää?
Suunnittelija
Tehtävälistat , yksityiskohtaiset suunnitelmat ja jäsennellyt päivittäiset kalenterit ovat suunnittelijat eniten pitämiä asioita. He luottavat näihin periaatteisiin liiaksi suunnitellessaan tehtävän suorittamista ja määräaikojen seuraamista. On yleistä, että suunnittelijat eivät koskaan unohda määräaikoja ja tekevät kaikkensa projektin loppuun saattamiseksi ajoissa.
Kuitenkin heidän tapansa ajoittaa kaikki ja kaikki tehtävän osa-alueet tekevät heidän vaikeaksi käsitellä spontaanisuutta. Itse asiassa suunnittelijoiden tiedetään myös tuntevan ahdistusta ja epämukavuutta, kun asiat poikkeavat odotetuista suunnitelmistaan.
Vaikka määräajat ovat suunnittelijoille tärkeitä, liika huomioiminen ja ylisuunnittelu kaikessa voivat johtaa tarpeettomiin ja odottamattomiin viivästyksiin. Tuottavuuden optimoimiseksi suunnittelijoiden tulisi oppia, milloin ja miten tarkistaa tavoitteitaan ajankohdan tarpeiden mukaan, mukaan lukien aikataulut.
Vahvuudet
- Uskonnollisesti johdonmukainen, käytännöllinen ja toimintasuuntautunut
- Kyky tunnistaa suunnitelmien tai prosessien puutteet ja porsaanreiät
- Kaiken pitäminen järjestyksessä, mukaan lukien tiedot
- Harrastaa kokonaisvaltaisten suunnitelmien ja prosessien luomista
heikkoudet
- Usein puuttuu joustavuus ja sopeutumiskyky
- Valmis tinkimään paremmista mahdollisuuksista sen sijaan, että poikkeaisi tai mukauttaisi suunnitelmiaan
- Spontaaniuden puute
- Pakkomielle toivotuista tuloksista
- Prosessin suosiminen tavoitteiden sijaan
Suositeltu viestintätyyli
Toimintasuunnitelmat ja aikataulut inspiroivat suunnittelijaa enemmän kuin mikään muu. Jos haluat välittää jotain tehokkaasti suunnittelijalle, asian yksityiskohtainen, vaiheittainen selostus on paras tapa edetä. Miksi? Koska prosessi on se, johon he keskittyvät eniten. Toisin kuin priorisoijat, suunnittelijat keskittyvät enemmän "miten"-kysymyksiin: Miten resursseja kohdennetaan? Miten tiimi ratkaisee tietyn ongelman? Kuinka voimme voittaa viivästykset? Miten voimme säästää kuluja?
Järjestäjä
Järjestelijöillä on luontainen kommunikointikyky , he arvostavat ilmaisua ja tunteita, ja tukevat tätä ajattelutapaa hyvin. Projektikokousten hallinta ja yhteistyö työtovereiden kanssa tehtävän loppuun saattamiseksi tuo esiin heidän parhaat kykynsä. He viihtyvät ideoiden, ajatusten ja tarinoiden jakamisessa ja keskustelussa sen sijaan, että takertuisivat liikaa dataan.
Heidän panoksensa nelinkertaistuu markkinointiideoiden, tunteiden oikeudenmukaisen arvioinnin, tiimitapahtumien helpottamiseksi ja ihmissuhteiden vaalimisen osalta. Ne nopeuttavat suorituskykyä keskinäisen yhteistyön avulla ja tekevät reaaliaikaisia muutoksia tapahtumien edetessä, mikä lyhentää merkittävästi projektin valmistumisaikaa. He pitävät kaikki sidosryhmät ajan tasalla tehtävien etenemisestä ja myötävaikuttavat myös ideoiden tehokkaaseen levittämiseen koko organisaatiossa.
Vahvuudet
- Tehokas kommunikointi
- Empaattinen ymmärrys toisten tunteista
- Koordinaatio
- Opetus
- Suostuttelu
heikkoudet
- Luota enemmän intuitioon ja yhteistyöhön suunnittelun sijaan
- Otetaan usein enemmän vastuuta toisista kuin vaaditaan
- Ei pysty ymmärtämään pitkän aikavälin tuloksia
- Ihmisten suosiminen projektin sijaan
Suositeltu viestintätyyli
Järjestäjä on lämmin ja keskusteleva henkilö. Joku, joka haluaa osallistua henkilökohtaisiin keskusteluihin hyödyntääkseen vahvuuksiaan, kuten keskustelun äänenkorkeutta ja sävyä, kehon kieltä ja energiaa yhteydenpitoon muiden kanssa. He pitävät tarinoista ilmaistakseen pointtinsa ja saadakseen samanlaisen vastauksen itselleen. Heidän keskittymisensä ihmisiin johtaa heidät "Kuka"-kysymyksiin: Kuka suorittaa tämän työn? Kuka hoitaa talouden? Kuka vastaa logistiikasta?
Visualisoija
Jos suurempi kuva ja kaukaiset käsitteet inspiroivat sinua aina, olet luultavasti visualisoija. He vaalivat syntetisointia, integrointia, intuitiota ja kokonaisvaltaisuutta. Painetilanteet auttavat heitä kukoistamaan, sillä ne ammentavat niistä energiaa. Mutta he kyllästyvät, kun heillä ei ole muutamaa tehtävää, joihin keskittyä.
Visualisoijat keskittyvät ensisijaisesti henkilön, haasteen tai tilanteen potentiaaliin sen sijaan, että he olisivat kovin huolissaan asiaan liittyvistä yksityiskohdista. Heidän mukanaan tuoma poikkeuksellinen innostus auttaa heitä keksimään läpimurtoideoita ja tekee heistä sopivimman henkilön tällaisten hankkeiden johtamiseen.
Jos saat mahdollisuuden kommunikoida heidän kanssaan sähköpostitse, älä ylläty nähdessäsi kuinka kauan he ovat. Tämä johtuu siitä, että he ovat täynnä käsitteitä ja ajatuksia. Visualisoijat ovat hyviä ratkaisemaan ongelmia, innovoimaan ja yhdistämään uusia ideoita kaikkiin kohtaamiaan haasteisiin. Kaikki tämä tekee heistä myös poikkeuksellisia uusien mahdollisuuksien tunnistamisessa.
Vahvuudet
- Uutuus
- Innovaatio:
- Ennakkoluulottomuus
- Kyky nähdä isompi kuva
- Ongelmanratkaisu
- Ilmeikäs
heikkoudet
- Taipumus heikentää yksityiskohtia
- Saattaa ohittaa määräaikoja, koska he eivät pysty ottamaan huomioon yksityiskohtia
- Liian impulsiivinen
- Mieti mahdollisuuksia enemmän kuin prosessia
Suositeltu viestintätyyli
Kuten saatat arvata, visualisoija ohjaa keskustelun visioon perustuvien sanojen ympärille, kuten "näkee", "näkymä", "isompi kuva" jne. Yksi parhaista tavoista saada viestisi perille visualisoijalle on käyttää metaforia ja visuaalisia apuvälineitä. Lisäksi, jos pystyt ilmaisemaan, kuinka tietty tehtävä tai projekti sopii heidän pitkän aikavälin tavoitteisiinsa, onnistut hyvin vuorovaikutuksessa Visualizerin kanssa.
Tunnista tuottavuustyylisi parantaaksesi tehokkuuttasi
Erilaisten tuottavuustyylien tuntemisen tarkoitus on tunnistaa oikein se, joka sopii työtyyliisi parhaiten. Kun olet tietoinen siitä, on paljon helpompaa työskennellä tyyliin sisältyvien puutteiden korjaamiseksi, mikä parantaa tuottavuuttasi merkittävästi.
Katsotaan nyt, kuinka erilaiset lisäosat voivat parantaa kunkin tuottavuustyylien yleistä tehokkuutta.
Kuinka parantaa tuottavuutta prioriteettina?
Priorisoijana sinun on hiottava suoritustasi luottamalla datalähtöisiin, analyyttisiin ja tehtäväkeskeisiin vahvuuksiisi. Määritä, kuinka paljon aikaa sinulta kuluu päivittäisten tehtäviesi suorittamiseen, ja lyhennä sitten aikaa hiomalla prosessia . Vaikka voisit käyttää vain muutaman minuutin jokaiseen tehtävään, se lopulta kasaantuu huomattavan suureksi ajaksi koko työpäivästäsi. Tavoitteisiin keskittyminen on erinomaista, mutta keskittymisen uudelleen suuntaaminen prosessin hiomiseksi auttaa sinua säästämään aikaa. Ja kun sinulla on tarpeeksi aikaa käytettävissäsi, alat käsitellä jokaista projektia paljon paremmin.
Kuinka parantaa tuottavuutta suunnittelijana?
Voit aloittaa napauttamalla loogista ajatteluasi ja luonnollista tyyliäsi tehtäväluetteloiden luomiseksi luodaksesi 15 minuutin luettelon päivittäin. Sen tulisi sisältää kaikki askareet ja tehtävät, joiden suorittamiseen ei kulu yli 15 minuuttia. Voit sitten puristaa nämä tehtävät jo luomiisi asioihin ja mikrosegmentoimalla tehtäväsi parhaalla mahdollisella tavalla. Ja kehitä kykyäsi käsitellä asioita, jotka avautuvat edessäsi spontaanisti. Aikaväliesi mikrosegmentointi voi auttaa sinua varaamaan aikaa suunnitellaksesi jotain, mitä et voinut aiemmin. Suunnittelijan tulisi myös jättää tilaa "toiseksi parhaalle", mikä parantaa heidän kykyään mukautua ennakoitujen tulosten poikkeamiin.
Kuinka parantaa tuottavuutta visualisoijana?
Visualisoijan on ajateltava ja toimittava kuin pikajuoksija kuin maratoonari hoitaessaan päivittäisiä asioita. Visualisoijat jäävät usein loukkuun "poissa silmistä, poissa mielestä" -ajattelutapaan. Varmista, että et. Sen sijaan, että omistaisit liikaa aikaa ja vaivaa kaukaisen tavoitteen järjestämiseen, keskity yhteen toimintaan 20-30 minuuttia. Siirry sitten toiseen tehtävään. Se tarkoittaa myös, että sinun on järjestettävä useita erilaisia tehtäviä sen sijaan, että joutuisit jumiutumaan yhteen työhön pidemmäksi ajaksi. Tehtävien luettelointi ja priorisointi yhdistettynä kykyysi ajatella pitkäjänteisesti voivat muuttaa tuottavuuttasi kokonaan.
Kuinka parantaa tuottavuutta järjestäjänä?
Samalla kun yrität täyttää aukkoja kyvylläsi tulla hyvin toimeen ympärilläsi olevien ihmisten kanssa, olisi paljon parempi sisällyttää yksityiskohdat projektinhallintataitoihisi järjestäjänä. Yksinomaan tai voimakkaasti ihmisten kykyihin luottaminen on loistavaa, mutta onnistumisen mahdollisuutesi kasvavat huomattavasti, jos sinulla on vankka ja yksityiskohtiin keskittyvä toimintasuunnitelma . Yksityiskohdat auttavat sinua hiomaan prosessia, mikä puolestaan parantaa kokonaistuotostasi.
Yhteenveto
Tosiasia on, että mikään tuottavuustyökalu, strategia tai järjestelmä ei voi sisältää kaikkea ja toimia tarpeeksi hyvin jokaiselle yksilölle. Mitä paremmin ymmärrät itseäsi, sitä paremmat mahdollisuudet valita sinulle sopivin tuottavuusjärjestelmä kasvavat. Vaikka tärkeimpiin vahvuuksiin luottaminen on yksi parhaista tavoista hyödyntää olemassa olevia resursseja, on aina hienoa, jos voit lisätä niitä korjaamalla puutteitasi.
Toivomme siis sinulle onnea tuottavuuden parantamiseen ja toivomme, että tämä blogimme auttaa sinua tässä hankkeessa.
