La productivité de vos employés dépend grandement des installations que vous fournissez. Vous devez donner à votre personnel toutes les fournitures de bureau essentielles, telles que des stylos, des post-its, des enveloppes et du mobilier de bureau confortable, si vous voulez qu'ils travaillent efficacement. Selon votre type d'entreprise, les éléments essentiels d'un bureau varieront ; néanmoins, les procédures de commande sont une exigence dans tous les secteurs.
L'achat d'accessoires de bureau est une tâche routinière pour toutes les entreprises sur le lieu de travail. Un système d'achat de fournitures de bureau fournit une base pour des performances réussies, efficaces et cohérentes. Sans un système fonctionnel, vous pourriez anticiper des prix plus élevés et des interruptions de travail défavorables.
Les accessoires que vous achetez pour votre entreprise jouent un rôle crucial dans les opérations quotidiennes. Par conséquent, la priorité absolue du directeur de bureau devrait inclure la recherche d'accessoires de bureau de haute qualité à un prix abordable.
L'achat d'accessoires pour votre nouvelle configuration sur un marché en ligne multi-vendeurs est plus pratique. La consolidation des fournisseurs aide les entreprises à économiser du temps et de l'argent. Pour fournir une gamme complète de tout ce dont vous avez besoin pour votre entreprise, comme des fournitures de bureau, des gadgets, des meubles et bien plus encore de marques populaires et de grossistes, les principaux détaillants de fournitures de bureau rassemblent de nombreux fournisseurs en un seul endroit. En comparant facilement différents articles et en trouvant des contrats de fournitures de bureau sur un site Web simple, vous pouvez supprimer l'incertitude liée à l'achat.
L'accessibilité à une expérience conviviale et aux commentaires des clients est un autre avantage de l'achat de fournitures de bureau en ligne dans des magasins fiables comme GoBiz États-Unis. Les boutiques en ligne peuvent fournir des recherches et des suggestions personnalisées pour vous permettre de découvrir plus facilement ce que vous voulez et de vous informer sur les nouvelles offres. Les évaluations peuvent également faciliter la recherche de produits afin que vous puissiez choisir des produits de haute qualité.
Le fait que vous n'ayez pas besoin de visiter de nombreux magasins est un facteur. Vous pouvez développer un lien fort avec une chaîne et proposer un contrat d'exclusivité si vous êtes soucieux de créer des marques. Dans les deux cas, voici quelques conseils à suivre de près si vous êtes prêt à vous rendre sur les marchés pour obtenir des accessoires pour votre bureau :
Collecter des données
La première étape consiste pour l'opérateur du système de contrôle d'accès à savoir comment votre entreprise va acheter des accessoires de bureau. Découvrez qui est engagé dans la procédure, comment ils décident de ce qui sera commandé et comment ils passent réellement les commandes. Examinez les fournisseurs des matériaux, leurs offres, le calibre de leurs marchandises, les prix et les méthodes de paiement. Vérifiez si le processus de sélection s'est déroulé correctement.
Examinez les méthodes utilisées pour stocker, obtenir et utiliser les ressources. Vérifiez s'il y a des signes de vol ou de gaspillage. Regardez ce que font d'autres entreprises comparables à la vôtre dans ce domaine.
Obtenir la politique
La politique approuvée décrit les procédures qui garantissent l'acquisition efficace, rentable et régulière d'accessoires de bureau de haute qualité pour répondre à nos exigences opérationnelles. Il est conçu pour permettre au personnel de l'entreprise d'acheter des produits en ligne dans les plus brefs délais et au meilleur coût.
Définissez vos conditions
Lorsque vous approchez un détaillant, il vous pose certaines questions. Certaines questions que les détaillants poseront sont les suivantes :
Quelle est votre limite de commande initiale ? La réorganisation minimale ? Vous pouvez établir ces normes minimales sur le nombre d'unités achetées ou sur des valeurs monétaires. Cependant, si vous achetez au prix de gros, vous devrez définir une quantité minimale de commande.
Quel est le délai de réponse pour vous ? Sachez exactement quand attendre vos marchandises, de la passation de la commande jusqu'à l'expédition.
Former un contour
Choisissez un groupe limité d'employés pour fournir des suggestions sur les éléments qui doivent être couverts dans le processus. Considérez des choses comme les membres du personnel qui gèrent les achats, l'évaluation des fournisseurs, la gestion des coûts, le stockage et la récupération en fonction des informations que vous collectez et du fonctionnement de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez décider qu'une seule personne gère l'intégralité de la procédure ou que toutes les demandes de matériel passent par des responsables. Vous pouvez toujours décider que les articles de papeterie ne doivent être achetés qu'une fois par semaine auprès de fournisseurs raisonnables, conservés dans un placard sécurisé et uniquement accessibles sur lettre signée.
Documentation de commande de fournitures de bureau
Mettez tout le processus sur papier et éduquez le personnel à ce sujet. Décrivez les tâches à accomplir et les personnes engagées pour chaque étape de la procédure, conseille Smart Sheet. Assurez-vous que chaque tâche est détaillée en profondeur et qu'il n'y a pas d'activités qui se chevauchent. Assurez-vous que le personnel frais et innovant exécutera le processus finalisé. Pour créer un dossier final, passez en revue l'accord écrit avec les employés et les gestionnaires de l'entreprise. Évaluez ou créez de nouvelles versions des documents requis pour mener à bien le processus. Demandez l'autorisation de la direction avant de mettre le processus en action.
Soyez prêt et observez
Tant le personnel qui utilise les biens que ceux chargés de mettre en œuvre la méthode des fournitures de bureau doivent recevoir une formation. Effectuez des examens de routine des processus au fil du temps, en incorporant des entretiens avec le personnel, et effectuez les mises à jour nécessaires pour maintenir les procédures à jour.
Pour aller plus loin
En règle générale, le gestionnaire est responsable de l'achat des fournitures et de la papeterie. Un processus d'achat centralisé ou décentralisé peut exister.
Sélection des fournisseurs appropriés qui peuvent fournir les articles appropriés lorsque vous en avez besoin au prix approprié. Adhérer à l'ensemble de la procédure peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre allocation de fournitures de bureau et à assurer la sécurité de votre entreprise.
Il serait utile que vous disposiez d'une stratégie efficace pour acquérir des biens, quel que soit votre secteur d'activité. Tout en vous assurant que vous ne dépensez pas trop, vous voulez vous assurer que votre personnel a accès à du matériel de travail de haute qualité. Vous pouvez réduire une énorme somme d'argent et éviter les problèmes en réévaluant votre méthode d'acquisition actuelle.
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