Le travail à distance est un sujet d'actualité de nos jours en raison de la pandémie en cours. De nombreuses industries ont adopté ce modèle pour reprendre un certain niveau de normalité dans les opérations. Le travail à distance s'accompagne également de la nécessité de mener un processus de formation qui profitera aux employés en dehors du bureau. Cependant, il y a un défi important dans la mise en œuvre de ce système.
Ceux qui travaillent en dehors du bureau ou à distance ont été poussés vers une nouvelle façon de faire les choses en peu de temps. Ce changement soudain a amené de nombreuses entreprises à avoir du mal à planifier des la formation des employés tout en assurant une exécution efficace des tâches vitales.
Cet article discutera d'un guide sur la façon de démarrer efficacement un programme de formation à distance. L'objectif est de s'assurer que les meilleures pratiques partagées permettront aux organisations de renforcer rapidement leur système de formation. Cela s'applique à toute personne qui souhaite maximiser les avantages de l'utilisation d'outils virtuels pour former, éduquer ou engager les apprenants.
Défis rencontrés par les équipes de formation adoptant un modèle à distance
La formation à distance n'est pas aussi simple que d'ouvrir un outil de visioconférence et de partager une présentation. Pour les organisations publiques et privées, certains défis communs de la formation virtuelle comprennent :
- Pas de supervision en personne. Le manque d'interaction physique est un défi évident pour la formation à distance. Mais c'est un point douloureux, surtout pour ceux qui sont habitués à une salle de classe. Même avec un modèle traditionnel, les formateurs ne peuvent garantir que les participants y prêtent attention. La plupart du temps, les stagiaires n'y assistent que parce que c'est une obligation. Ainsi, avec l'apprentissage virtuel, cela devient plus difficile car, sans supervision en face à face, il est difficile de fournir un soutien supplémentaire en cas de besoin.
- Accès réduit à l'information. Les travailleurs à distance qui sont nouveaux dans ce type de configuration ont du mal à obtenir des réponses ou de l'aide de leurs collègues. Dans le cadre de la conduite d'une formation, cette problématique relève du problème d'accès aux modules de formation ou de son fonctionnement. C'est pourquoi il est essentiel d'orienter les participants avant le début de la formation. Ils ont besoin de savoir où et comment ils peuvent gérer les modules de formation sans dépendre du soutien de l'animateur.
- Les distractions. Le travail à distance et la formation à distance fonctionnent différemment selon les besoins de l'entreprise. Mais, une chose qui est uniforme est la nécessité pour les employés de se concentrer et d'éviter tous les types de distractions. Malheureusement, cette préoccupation ne peut être éliminée lorsque les employés sont basés à la maison ou à l'extérieur du bureau. De nombreuses distractions physiques les entourent, ce qui réduit encore l'efficacité de l'apprentissage.
- Problèmes techniques. Beaucoup de choses peuvent mal tourner avec les sessions de formation virtuelles. Outre les distractions, une autre préoccupation des formateurs est problèmes techniques. Cela peut aller d'une connexion Internet lente à un VPN défectueux. D'autres fois, les participants peuvent rencontrer des difficultés à utiliser la plate-forme ou le logiciel de formation. Malheureusement, il n'y a aucun moyen d'éliminer les problèmes techniques. Ce que vous pouvez faire, c'est réduire la possibilité qu'ils se produisent.
Tous ces défis doivent être pris en compte lors de la planification d'un programme de formation à distance. Il faut un effort conscient, ainsi que des moyens tangibles pour les réduire ou les prévenir. Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques de formation qui devraient aider à la mise en œuvre transparente de ce modèle d'apprentissage.
Créez un programme de formation qui convient à tout le monde
La planification et la planification d'une formation virtuelle prennent du temps. Vous devez tenir compte de la disponibilité de chaque stagiaire et choisir la bonne date et l'heure qui garantiront la concentration et la participation. Utiliser des outils tels qu'un Calendrier LMS qui vous aidera à gérer toutes les activités liées au cours. Si possible, tirez parti de toutes les ressources et outils disponibles qui contribueront à accroître l'efficacité du suivi des horaires et des progrès de la formation.
En plus du calendrier, il est également crucial d'avoir une liste de contrôle avant le début de la formation. De cette façon, vous pouvez prendre note des détails et des facteurs spécifiques qui auront un impact sur les résultats de l'apprentissage. La liste de contrôle doit également contenir toutes les étapes importantes, pour éviter de manquer quoi que ce soit.
Définir et discuter du processus de support préféré
Se préparer à la possibilité de rencontrer des problèmes est la seule façon de les réduire ou de les gérer. Avant la formation, vous devez déterminer et désigner qui aidera les stagiaires lorsqu'ils rencontrent des problèmes techniques. Il doit y avoir un guide et un processus de dépannage spécifiques. Ayez au moins un expert en informatique disponible pendant les heures de formation pour fournir une assistance en cas de besoin.
Pour les problèmes non techniques, le formateur peut traiter des questions de base telles que la connexion à la plateforme, l'accès aux modules de formation et la recherche de réponses à l'aide de la base de connaissances.
Garantir un accès transparent
La communication est vitale dans le cadre du travail à distance et de la formation. Contrairement à un environnement de bureau ordinaire, vous n'avez pas à vous soucier de trop de communication. Vous devrez peut-être envoyer plus d'e-mails et de rappels ou peut-être ouvrir un canal en direct pour discuter avec les participants.
Quelques jours avant la formation, vous pouvez envoyer un e-mail contenant une capture d'écran de la salle de classe ainsi que les étapes pour vous inscrire. Vous pouvez également fournir aux participants une simple liste de fonctions ainsi que des protocoles sur la façon d'attirer votre attention s'ils souhaitent répondre. Envoyez également un e-mail pour encourager vos apprenants à s'inscrire tôt afin qu'ils puissent tester le système pour détecter les problèmes.
Orientez les stagiaires avant de commencer
Semblable à une salle de classe, vous devez définir des attentes et des règles avant le début de la formation. Les apprenants ont besoin de savoir ce que vous attendez d'eux, et en même temps, ils ont besoin de connaître les limites de votre fonction de formateur. Quelques exemples de règles de base incluent le fait de garder leur micro en sourdine et de lever la main lorsqu'ils ont besoin de parler. Vous pouvez également demander aux participants d'éviter d'utiliser d'autres gadgets pendant la session de formation. S'il existe une option de chat, encouragez-les à l'utiliser pour signaler des problèmes tels que des problèmes de connexion, etc.
Rendre la session engageante
Puisqu'il est facile pour les stagiaires de se laisser distraire pendant une session de formation virtuelle, vous devez utiliser des techniques supplémentaires pour les engager. Par exemple, vous pouvez les motiver en leur offrant des récompenses telles que des certificats virtuels. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités LMS telles qu'un classement pour suivre les jalons et les progrès. Plus important encore, soyez toujours disponible pour apporter votre soutien. Même lorsque la formation est terminée, vous pouvez informer vos stagiaires que vous êtes disponible au cas où ils auraient des questions relatives à la formation.
En résumé, la formation virtuelle peut être difficile mais est une nécessité car de plus en plus d'organisations reconnaissent l'importance du travail à distance. Avec l'aide de ces meilleures pratiques, vous pouvez améliorer chaque session et optimiser l'apprentissage.
