Chaque fois que vous passez devant un télécopieur au bureau, vous vous demandez probablement ce que cette relique du passé fait encore là. Pour quelque chose qui a été inventé dans la première moitié du 19th siècle et dont la technologie n'a pas radicalement changé au fil des ans, le télécopieur s'est avéré étonnamment résistant.
Lorsque le courrier électronique est arrivé et est rapidement devenu le principal moyen de communication d'entreprise, beaucoup ont prédit la disparition décisive du fax. Mais cela ne s'est pas produit. Bien que le fax ait certainement pris le pas sur le courrier électronique, il est toujours présent dans de nombreux bureaux. Heureusement, vous n'êtes pas obligé d'être coincé avec un télécopieur si vous souhaitez toujours utiliser la technologie de télécopie.
Voici certaines des choses que vous devez considérer si vous envisagez de jeter votre télécopieur de bureau.
Utiliser un service de fax basé sur le cloud
Comme le courrier électronique éclipse le fax dans le monde de la communication officielle, vous devriez toujours avoir les deux disponibles, car les avantages de chacun sont quelque peu différents. Avec Internet et les programmes de cloud computing omniprésents dans l'environnement de bureau moderne, il est logique que vous puissiez exploiter cette technologie pour la télécopie, tout comme vous le faites pour la messagerie électronique et d'autres systèmes de collaboration.
En vous inscrivant à un service de fax basé sur le cloud, vous pouvez faire votre faxer par e-mail ou à partir d'une page Web.
Mettez la culture d'entreprise à vos côtés
Un télécopieur est un équipement de bureau partagé. Par conséquent, s'en débarrasser nécessite également l'adhésion des autres employés. L'introduction de nouveaux processus et équipements est autant une question d'approbation des collègues que de réduction des coûts et d'amélioration de la productivité. La bonne chose est qu'il est peu probable que la culture d'entreprise soit une contrainte à l'élimination du télécopieur.
Les Millennials et GenZers forment la majorité de la main-d'œuvre d'aujourd'hui, et beaucoup n'ont jamais vu de télécopieur auparavant, et encore moins en utiliser un. Cela signifie que vous ne rencontrerez probablement aucune résistance lorsque vous suggérerez de passer à une option plus moderne. Il est toujours important de fournir une formation sur les nouvelles technologies que vous présentez à votre équipe.
Fax sur VoIP n'est pas viable
Il vous est certainement possible d'envoyer un fax via VoIP. Cependant, il ne s'agit pas d'un processus plug-and-play. Premièrement, les télécopieurs utilisent le protocole T.30 alors que vous avez besoin du Protocole T.38 si vous allez envoyer un document via VoIP.
Deuxièmement, la VoIP est spécialement conçue pour la communication vocale, mais terriblement inadéquate pour le fax. Lorsque la voix est relayée sur VoIP, elle est d'abord codée en un signal numérique, divisé en minuscules paquets de données qui sont acheminés vers le destinataire, puis réassemblés. Le signal numérique est converti en un son analogique.
Au cours du processus de transmission, certains paquets peuvent être perdus en cours de route. Cependant, le destinataire ne le remarquera pas puisque chaque paquet ne contient qu'une infime quantité de données. Malheureusement, ce processus ne fonctionne pas aussi bien pour le fax. Si des paquets disparaissent ou sont retardés, l'appareil destinataire le remarquera et terminera le fax comme ayant échoué.
Obtenez une imprimante multifonction
Une imprimante multifonction (MFP) combine les fonctions d'impression, de télécopie, de copie et de numérisation en un seul appareil. C'est une alternative populaire pour les petites entreprises qui souhaitent réduire les coûts, améliorer le flux de travail et consolider les actifs.
L'acquisition d'un MFP vous permet de vous débarrasser de votre télécopieur en faisant assumer son rôle par cet équipement polyvalent. Dans le processus, vous économisez l'espace de bureau qui serait autrement nécessaire pour stocker séparément un télécopieur, une imprimante, un scanner et un copieur.
Go Cold Turquie
Vous pouvez suivre une approche plus radicale en vous débarrassant complètement de votre télécopieur sans mettre en place de processus de substitution. Dans ce cas, il faudrait informer les clients, collègues et fournisseurs que votre ligne de télécopie n'est plus utilisée et qu'ils doivent donc envoyer la communication par d'autres moyens.
La dinde froide n'est possible que si vous êtes certain que l'absence d'un télécopieur n'entravera pas la productivité ou n'entraînera pas de retard dans la réception de documents urgents.
You Can Do It
Votre organisation n'est pas destinée à être coincée avec un télécopieur. Vous pouvez vous en débarrasser. Tenez compte de ces facteurs lorsque vous tracez votre chemin pour sortir définitivement du monde des télécopieurs.
