Les connaissances internes collectives des employés sont la pierre angulaire de toute entreprise. Bien que cela puisse être difficile à quantifier, cela reste crucial pour le succès de toute entreprise.
Le problème est que les connaissances internes ne sont souvent conservées que dans l'esprit des travailleurs. S'il existe une quelconque documentation de ces informations, il est probable qu'elles soient enfouies dans des fils de discussion par e-mail, des canaux Slack ou tout autre type de système de communication que vous pourriez utiliser. Parce qu'il n'y a pas de centre centralisé pour les dossiers de l'entreprise, les membres du personnel passent du temps et de l'énergie inutiles à rechercher les données dont ils ont besoin.
Alors, comment faites-vous pour résoudre ce problème ? La solution consiste à centraliser toutes vos informations dans une seule ressource que les membres du personnel peuvent consulter à tout moment en cas de question. Heureusement pour vous, dans cet article, nous allons vous expliquer comment y parvenir. Lisez la suite pour apprendre à créer de bonnes documentation interne.
Définir un objectif spécifique
La première étape consiste à identifier votre objectif final pour la documentation interne. Des choses comme une meilleure gestion des connaissances, une productivité accrue et un échange d'informations plus facile en sont tous des exemples.
Le travail d'équipe est nécessaire lors de l'élaboration de la documentation. Par conséquent, tout le monde doit être sur la même page. Tous ceux qui contribuent à la documentation doivent être formés aux objectifs du projet afin de pouvoir y contribuer plus efficacement. Pour rationaliser l'ensemble du projet de documentation, envisagez d'utiliser outils documentaires pour aider à tout organiser plus efficacement.
Créer un cadre pour le contenu de navigation du site
Il devrait y avoir un plan et un cadre derrière chaque initiative réussie de gestion des connaissances. Votre documentation interne prendra très probablement la forme d'une base de connaissances avec des en-têtes de section pour vous aider à catégoriser les pages que vous créez.
Triez vos informations et pensez à des catégories logiques dans lesquelles vous pouvez placer des informations connexes. Les employés doivent pouvoir naviguer facilement dans la mise en page, évitez donc de créer trop de sous-catégories. Maintenez un cadre simple dans votre base de connaissances pour aider vos employés à trouver facilement les informations nécessaires.
Créer des modèles
La création de modèles est un excellent moyen de s'assurer que tous vos documents sont cohérents, peu importe qui les crée. Une table des matières, des titres et des sous-titres, ainsi qu'une introduction et une conclusion doivent tous être inclus pour qu'il soit facile de les remplir simplement avec des informations pertinentes au lieu d'avoir à écrire les documents à partir de zéro à chaque fois.
Passez du temps à créer des modèles de documents que tout le monde peut utiliser. Ceux-ci peuvent être classés dans votre base de connaissances et réutilisés si nécessaire.
Remue-méninges pour des idées
Vient maintenant la partie amusante. Pour décider quels types de documents internes vous devez inclure dans votre base de connaissances, vous devez réunir un groupe de « champions du savoir ». Assurez-vous de rassembler des représentants de chaque département car ils apporteront différentes idées à la table. Gardez cependant à l'esprit que s'il est vrai que l'opinion de chacun est précieuse, il est également crucial de ne pas trop documenter.
Mettez en surbrillance les détails importants
Les meilleurs programmes de base de connaissances vous permettront de mettre en évidence des détails cruciaux avec un formatage distinctif. En règle générale, ils seront séparés du reste du texte en utilisant une couleur de fond contrastée pour mieux mettre en valeur leur contenu.
Lors de la rédaction de la documentation technique, il est extrêmement important d'inclure des avertissements significatifs que les employés doivent lire avant de continuer. Cela vous aidera à éviter les problèmes techniques et les éventuels plantages du système.
Inclure des références à des articles connexes
L'outil de recherche de votre base de connaissances n'est pas la seule méthode que les travailleurs utiliseront pour rechercher des documents utiles. Votre personnel sera mieux en mesure de trouver la documentation dont il a besoin si vous fournissez des liens vers des sujets connexes tout au long de votre contenu.
Lorsque les documents sont bien liés, il devient beaucoup plus facile pour les membres du personnel de naviguer et d'utiliser votre base de connaissances à leur avantage. Cela augmentera l'utilité du site et augmentera considérablement les niveaux de productivité.
Examiner des documents avec des collègues
Une fois votre travail terminé, vous devriez l'obtenir évalué par vos pairs pour assurer l'exactitude. Si vous voulez vous assurer que vos documents sont à la hauteur, vous avez besoin que des employés de chaque département les parcourent, y compris des experts dans des domaines connexes et ceux qui utiliseront la documentation.
Même si vous passez beaucoup de temps à créer des documents impeccables, un regard neuf peut toujours vous aider à le peaufiner à la perfection.
Réflexions finales
Vos travailleurs n'auront plus à réinventer la roue grâce à toutes les informations utiles que vous avez documentées à l'intérieur. Si des membres clés de votre équipe décident de poursuivre d'autres opportunités, vous ne devriez pas paniquer. Vous avez désormais accès à un pool de connaissances spécifiques à l'entreprise dans lequel vous et vos collègues pouvez puiser, ce qui devrait conduire à une efficacité et une productivité accrues.
