Les entreprises ont généralement des dizaines de documents dans leurs opérations quotidiennes. Il y a toujours des contrats, des ententes, des formulaires et des documents à signer. Les signatures électroniques sont un moyen avancé de signer des documents sans aucune paperasserie. Vous n'avez pas besoin d'imprimer ou de suivre qui a signé un document particulier. Les entreprises et les entreprises qui utilisent des signatures électroniques obtiennent des résultats positifs significatifs, allant d'une documentation réduite à une productivité et une efficacité accrues.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Les signatures électroniques sont des symboles ou des données sous forme numérique qui sont attachés à un document envoyé par voie électrique avec l'intention de le signer. Ils sont faciles et pratiques à utiliser car il vous suffit de cliquer sur la souris pour la signature électronique. Il existe différentes façons de créer une signature électronique, comme taper votre signature à l'aide du clavier, utiliser le curseur pour dessiner votre signature, télécharger une image de votre signature ou utiliser votre doigt sur votre appareil à écran tactile pour tracer votre signature.
Si vous vous demandez comment signer un document Word et quels sont les avantages des signatures électroniques, vous êtes au bon endroit. Au cours des cinq prochaines minutes environ, vous découvrirez les magnifiques avantages des signatures électroniques. Regarde!
1. Facile à utiliser
Apprendre à utiliser et à créer des signatures électroniques est une promenade dans le parc. Vous pouvez rechercher des applications et des ressources en ligne disponibles qui peuvent vous aider à utiliser et à concevoir votre signature électronique personnalisée. Une fois que vous avez créé votre signature électronique, vous pouvez la joindre à n'importe quel document de votre choix.
Une signature électronique est pratique pour vous et vos associés car vous pouvez signer électroniquement un document en quelques secondes où que vous soyez sur votre appareil. Cela garantit également que votre travail est effectué sans aucune interruption.
2. C'est fiable
Les signatures électroniques sont conçues à partir des outils proposés par l'Agence des services du numérique et des données démographiques, ce qui signifie qu'elles sont fiables. Ils garantissent l'intégrité, l'originalité et l'incontestabilité du document signé. Les signatures électroniques avancées permettent aux parties impliquées de savoir qui a signé le document, que la signature n'a pas été interrompue ou modifiée après avoir été signée, et que le signataire ne peut pas nier avoir signé le document ou prétendre qu'il y a eu une modification du document après signature.
3. Gain de temps
Le processus de signature de documents papier peut être fastidieux. Vous devez suivre un long processus d'impression, de numérisation ou de télécopie du document. S'il doit être signé par plusieurs personnes, il faut prendre le temps d'envoyer et attendre de recevoir le document. Dans les pires scénarios, si le document contient des informations précieuses, vous devez organiser une signature de document en personne. Cela peut s'aggraver lorsque le document est égaré, car vous devez recommencer tout le processus, ce qui augmente le risque de responsabilité légale.
Cependant, opter pour les signatures électroniques vous évite les tracas. Il permet aux documents d'être signé et revient en quelques secondes. Cela permet à votre entreprise de gagner beaucoup de temps consacré à la réalisation des projets de l'entreprise. L'augmentation de la vitesse des contrats et des propositions aide à maintenir de bonnes relations avec vos clients tout en vous donnant l'avantage dont vous avez besoin.
4. Rentable
Dans les entreprises, les dirigeants recherchent toujours des moyens de réduire les dépenses et d'augmenter leurs profits. L'adoption des signatures électroniques vous aide à éviter les coûts inutiles d'achat de papiers, de stylos, d'imprimantes et d'autres coûts liés à la signature à l'encre papier d'un document. Cela permet également d'économiser les frais de transport pour les signatures en personne qui accompagnent les documents papier.
En règle générale, les signatures électroniques permettent de réduire la quantité de paperasse sur votre bureau et le matériel nécessaire pour envoyer et recevoir des documents à signer. De plus, il résout les erreurs humaines encourues lors de la signature manuelle d'un document. Ces erreurs et incohérences peuvent s'avérer coûteuses à long terme.
5. Sûr et sécurisé
Lorsque vous traitez des documents de grande valeur, il peut être difficile de s'assurer qu'ils parviennent aux bonnes personnes en utilisant les bons moyens. Même après avoir observé tous les protocoles de sécurité, il existe toujours des risques que les documents soient égarés, volés ou falsifiés.
Cependant, passer à la signature électronique garantit la sécurité de vos documents car :
- Ils accélèrent le processus de signature et diminuent l'échange de mains
- Ils garantissent qu'aucune signature ne manque
- Ils sont difficiles à falsifier et sont juridiquement contraignants
- Les parties non autorisées ne peuvent pas accéder au document électronique sans autorisation
- Les documents signés électroniquement fournissent des informations telles que l'identité du signataire, l'heure de la signature et l'emplacement
- Ils peuvent détecter même de légères modifications et ajustements, ce qui les rend difficiles à altérer
- Ils peuvent être protégés par des codes d'accès et des méthodes d'authentification biométrique pour plus de sécurité
6. Indépendant du temps et du lieu
Contrairement à la signature de documents papier où vous devez être présent au bureau ou organiser une signature en personne, les signatures électroniques peuvent être faites de n'importe où et à tout moment. C'est essentiel, surtout avec l'augmentation du travail à distance ; il permet aux documents d'être signés à distance au lieu que les signataires se déplacent pour signer un document. L'indépendance du lieu est importante, surtout lorsque le même document doit être signé par plusieurs personnes. Les signataires n'ont pas à trouver un lieu pour se rencontrer ; tout le monde signe de n'importe où elles sont.
7. Écologique
L'utilisation des signatures électroniques a un impact positif sur l'environnement et le développement durable. Les signatures électroniques réduisent considérablement l'utilisation du papier, qui pollue l'environnement. De plus, le papier est fabriqué à partir d'arbres, donc réduire leur utilisation signifie moins couper d'arbres, contribuant ainsi à préserver l'environnement. Les signatures à distance qui peuvent être effectuées de n'importe où et à tout moment contribuent également à réduire les déplacements. La réduction des déplacements permet de réduire le nombre d'accidents de voiture.
8. Méthode de signature transfrontalière
Les signatures électroniques sont un moyen rapide et efficace lorsque des documents doivent être signés au-delà des frontières. Cependant, dans l'Union européenne, la signature électronique est guidée par les règlements eIDAS de l'UE. Une signature électronique qualifiée (QES) est acceptable dans les pays de l'Union européenne.
Pour aller plus loin
Les signatures électroniques sont les progrès de la technologie avec de nombreux avantages. Non seulement cela vous permet d'économiser de l'argent, mais cela aide également votre entreprise à se développer financièrement. Les signatures électroniques n'interfèrent pas avec vos opérations commerciales ; ils s'intègrent aux outils commerciaux que vous possédez déjà, notamment Google Docs, PDF, Dropbox, Microsoft Word et Salesforce, entre autres. Vous n'avez pas besoin d'une raison pour adopter les signatures électroniques ; c'est une exigence pour chaque entreprise ou organisation.
