Les clients idéaux représentent une opportunité de tirer parti de votre expertise en échange d'une juste rémunération pour votre travail. Quelle que soit la rigueur de votre processus de sélection, il y a de fortes chances que le fait d'être payé devienne un problème. Une compréhension du ton, de la manière de présenter et de l'intention vous aidera à combler les écarts de paiement et à améliorer vos précieuses relations avec vos clients. Développez votre sens des affaires et apprenez à inciter gracieusement les clients qui ne paient pas à vous suivre sans brûler les ponts.
1. Automatisez les rappels et les escalades de facturation
Créez une base qui rend le paiement automatique en utilisant un logiciel de comptabilité pour facturation. Connectez vos conditions de paiement existantes en fonction des accords avec vos clients et automatisez les rappels pour les factures à venir et en souffrance
Pour les clients en retard de paiement, utilisez des escalades dans la conception de votre facture pour exprimer leur importance et leur urgence. Proposez une gamme d'options de paiement pour faciliter le paiement des clients, y compris par carte. Dans certains cas, les paiements par carte sont plus faciles à exécuter que les chèques, qui peuvent être la source de retards de paiement.
2. Établissez un rythme de communication convivial et personnalisé
Quel que soit le produit ou le service final que vous proposez, vous évoluez dans le domaine des relations. Investissez dans l'établissement de bonnes relations avec vos clients tout au long de votre engagement pour contribuer à améliorer les flux de communication.
Prenez régulièrement contact avec vos clients tout au long du mois pour savoir comment ils vont et comment vous pouvez les aider. Parlez de leur travail, mais demandez-leur de vous faire part de leurs dernières vacances ou du championnat de football de leurs enfants. Lorsqu'il sera temps de leur poser des questions sur leurs paiements en souffrance, le canal de communication sera déjà ouvert.
3. Soyez clair et direct
Vous n'avez pas le temps de tourner autour du pot, mais il faut trouver un équilibre en matière d'argent. Efforcez-vous d'être clair et direct dans votre question tout en partant toujours du principe que votre intention est positive. Il peut y avoir de bonnes raisons ou des raisons compréhensibles pour lesquelles ils sont en retard de paiement, et un rappel amical peut être le bienvenu.
Il se peut que votre contact de compte ne soit pas celui qui est chargé de soumettre les paiements et que votre simple suivi par e-mail fasse avancer les choses. Expliquez le raisonnement derrière votre message, par exemple si vous terminez la comptabilité du mois ou si vous passez en revue vos comptes favoris.
4. Utilisez plusieurs canaux pour faire passer le message
Il y a des personnes dont la boîte de réception est vide et d'autres dont la boîte de réception doit être signalée comme étant un accumulateur. Il est possible que votre client ne soit pas synchronisé avec votre canal de facturation. Il est donc important de prendre en compte le canal de son choix.
Si votre logiciel de comptabilité automatise la facturation, assurez-vous que les coordonnées du destinataire correspondent au bon contact avec votre client. Mettez en place un rappel de facturation papier pour les factures en souffrance depuis un certain nombre de jours, qui peut être acheminé jusqu'au bureau d'un directeur financier avec le bloc d'adresse approprié. Enfin, un suivi téléphonique auprès de l'équipe comptable de votre client peut donner un sérieux coup de pouce aux personnes habilitées à clôturer la facture.
5. Proposer des options pour régulariser les comptes
La flexibilité est une forme de grâce qui est toujours appréciée, et l'offrir à vos clients leur permet de faire preuve d'empathie. Être en retard dans ses paiements peut être embarrassant, même s'il s'agit d'une erreur honnête. En offrant des options à vos clients, vous leur accordez le bénéfice du doute et augmentez vos chances d'être payé.
Utilisez votre logiciel de facturation pour mettre à jour les options de type de paiement, fractionner le montant du paiement ou prolonger les conditions. Ces options peuvent être combinées ou associées pour offrir une flexibilité accrue à vos clients, maintenant ou à long terme.
6. Présentez-vous pour une visite impromptue
Une visite imprévue ne doit pas ressembler à une scène tirée d'un film de gangsters, mais elle peut être tout aussi efficace. Passez nous voir avec une bonne histoire, une friandise pour tout le bureau ou une victoire professionnelle pour vos clients grâce à un bureau d'accueil. Une boîte de beignets est toujours un succès et votre présence sur place n'a pas besoin d'être accompagnée d'un rappel de facture.
En vous présentant en personne et en présentant une bonne raison pour être là, votre facture en attente vous vient naturellement à l'esprit. Si les produits de boulangerie ne sont pas votre truc, apportez le dernier jeu de mesures de campagne dans un joli dossier ou des épreuves papier pour qu'ils les examinent.
7. Exprimez votre empathie et votre compréhension
La gentillesse est toujours gagnante dans les affaires et dans la vie. Faites donc de l'empathie votre objectif principal. Soyez doux dans votre façon de parler et essayez d'établir un lien avec la personne de l'autre côté avant de commencer à faire des affaires. Considérez-la d'abord comme une personne, plutôt que comme une facture impayée.
Demandez-leur : « Quels sont les livrables que nous pouvons vous aider à réaliser ? » et « Quel est votre plus grand stress en ce moment ? » Ensuite, écoutez-les et attendez leur réponse et continuez à les faire parler. Les choses peuvent être difficiles à la maison, l'entreprise peut être en difficulté et les retards de paiement ne sont que des signaux d'alarme.
8. Augmentez la portée de vos rappels
Une copie carbone d'un e-mail est l'équivalent professionnel d'une note envoyée à ses parents à l'école primaire. Lorsque vos autres efforts ne donnent pas de résultats, la remontée des factures en retard est une étape utile et souvent efficace pour régler les comptes. Joignez une copie de votre facture à un e-mail de contrôle aimable et direct adressé à votre contact principal et à vos principaux dirigeants.
Cela placera votre rappel devant les personnes qui peuvent accélérer les paiements. Si un problème se prépare, leur réponse ou son absence peut vous informer de ce que vous devez faire ensuite. S'il existe une chaîne de commandement claire, vous pouvez essayer cela plusieurs fois, en ajoutant des cartes de crédit supplémentaires au fur et à mesure.
9. Fixez un niveau d'attentes et d'engagements
Une fois que vous avez épuisé toutes les autres options, il est temps de recentrer et de clarifier à nouveau votre accord commercial avec vos clients non payants. Planifiez une conversation plus formelle avec votre contact principal, votre direction et même votre équipe financière ou juridique pour examiner votre contrat. Proposez des options de restructuration ou même de résiliation du contrat si l'accord est irrécupérable, avec la condition d'un paiement intégral du travail effectué.
Dans certains cas, une mensualité permet de mieux équilibrer les coûts d'exploitation qu'une facturation variable. Vous bénéficiez ainsi d'une prévisibilité des revenus et d'un processus de recouvrement automatisé qui garantit la bonne tenue de votre relation client.
Mettre l’accent sur la valeur et le respect mutuel
Utilisez des techniques de communication persuasives pour faire avancer la conversation. Demandez : « Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure êtes-vous satisfait de notre travail ? » Ils seront obligés de répondre en indiquant leur niveau de satisfaction et de vous faire part de leur réalisation de votre valeur ajoutée. En les obligeant à accorder de la valeur à votre travail, ils seront plus motivés à régler votre compte. Soyez patient tout au long de ce processus, faites preuve de grâce et de compréhension tout en respectant la valeur de votre travail.
