Le système de paie manuelle en Australie regorge de globaux. Cela rend ce système de paie sujet aux erreurs, répétitif et lent. Le service RH et comptabilité d'une entreprise a de nombreuses tâches à accomplir. De l'éthique du travail aux plaintes, en passant par l'embauche de nouvelles personnes, la budgétisation, etc. La paie étant un processus compliqué, une petite erreur peut vous coûter une énorme perte. Ainsi, le système de paie traditionnel s'estompe et donne naissance à des solutions de paie. Certaines entreprises proposent des solutions de paie comme Aurion, qui peut avoir de nombreux avantages pour votre entreprise, comme :
- Vous n'avez pas à vous soucier de la logistique liée à la paie. La solution fournie par ces entreprises gère tout.
- Il réduit les coûts et diminue le pourcentage d'erreurs
- Cela fait gagner du temps, en particulier pour les petites startups qui perdent des heures à trier les dossiers des employés et la paie
- Ils conçoivent le système de paie en tenant compte de votre entreprise. Ainsi, aucun effort supplémentaire n'est requis de votre part pour vous assurer que les gens respectent les règles et les directives.
Ce sont là quelques avantages importants du passage à un système de paie. Si vous cherchez à minimiser les erreurs de paie pour votre entreprise, vous devriez envisager ce changement. Mais il s'agit d'un changement massif pour toute entreprise et il est impératif de savoir si votre fournisseur de solution de paie vous convient ou non. Pour le savoir, vous devez leur poser quelques questions qui vous aideront à évaluer si vous pouvez travailler ensemble ou non.
Voici quelques questions à poser à votre fournisseur de services de paie avant de l'embaucher.
Ques 1 : Quels services spécifiques en matière de paie proposez-vous ?
Le nombre de paie fournisseurs de services augmente de jour en jour. Pour trouver un fournisseur de services qui fonctionne bien avec votre entreprise, la première chose que vous devez faire est d'identifier vos besoins spécifiques en matière de paie. La recherche du fournisseur deviendra facile si vous êtes conscient de vos exigences.
Ensuite, demandez au fournisseur de services ce qu'il propose et commencez à dresser une liste des avantages et des inconvénients. La plupart des fournisseurs de services de paie réputés comme Aurion fournissent des services de paie automatisés. Ils peuvent également le personnaliser selon vos besoins. Lorsque vous recherchez un fournisseur de services de paie, assurez-vous qu'il offre ces services :
- Gérer les recrues
- Payer le salaire et le contrat aux employés en utilisant le dépôt direct
- Ayez une emprise sur de nombreuses déductions et gains, comme des commissions, des saisies-arrêts ou des pourboires.
- Déduire les prestations, comme l'assurance et la santé
- Déposer les charges sociales
Ce sont les services de base qu'ils devraient fournir. Il pourrait y en avoir plus selon la politique du fournisseur.
Question 2 : Comment allez-vous nous livrer la paie ? Le coût de la livraison ?
Si vous déposez le paiement par voie électronique pour tous, devons-nous payer des frais pour cela ? En cas d'envoi de chèques par la poste, quel en est le coût ?
Question 3 : Existe-t-il un essai gratuit ? Quelle est la structure des prix ?
Demandez au fournisseur de services de paie s'il propose des essais gratuits allant d'un mois à deux. Il vous permet de tester leurs services et votre niveau de compatibilité. Selon votre région, le prix et la structure des frais peuvent varier. Cependant, la plupart des fournisseurs de services de paie proposent un abonnement mensuel et la personnalisation des services affecte également votre facture finale.
Assurez-vous d'avoir un bon aperçu de la façon dont ils facturent chaque service et de la façon dont ils vous enverront la même chose ? Parler de facturation avant est impératif pour s'assurer qu'il n'y ait pas de problèmes plus tard.
Question 4 : Vos services augmentent-ils pour répondre aux besoins de l'entreprise ?
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous embaucherez plus d'employés et augmenterez votre service RH. Cela peut vous obliger à modifier un peu votre structure de paie. Par conséquent, il est préférable de demander au fournisseur de services s'il répondra à ces nouvelles demandes et quel est le processus pour cela ?
Ques 5 : Qui pouvez-vous contacter en cas de questions ou de préoccupations ?
La paie est une partie importante de votre entreprise car elle a un impact sur vos finances. S'il y a des doutes, des questions ou des préoccupations dans votre esprit concernant le processus de paie à tout moment, vous devez avoir un moyen de contacter le fournisseur de services. Ainsi, assurez-vous que l'entreprise dispose d'un excellent service client qui peut vous guider vers les bonnes personnes et vous soulager des soucis.
Question 6 : Comment sécurisent-ils vos données ?
Un fournisseur de services de paie est en charge de tonnes de données sensibles concernant vos finances et plus encore. Faut-il les interroger sur leurs mesures de sécurité et comment ils protègent leurs datacenters ?
La plupart des entreprises ont les mesures de sécurité les plus élevées qui incluent des analyses de la rétine, des analyses biométriques, un accès limité, etc. En outre, le personnel de sécurité surveillant chaque niveau avec des caméras fait également partie de leur structure de sécurité. Assurez-vous qu'ils disposent du meilleur système de cryptage et qu'ils utilisent les derniers modèles de sécurité.
Question 7 : Pouvez-vous modifier les données de paie en cas d'erreur ?
Plusieurs fois en raison d'erreurs humaines, les données de paie que vous soumettez peuvent contenir des erreurs et nécessiter des modifications. Demandez au fournisseur de services s'il y a un délai de traitement qui vous laisse le temps de modifier les données si vous en avez besoin.
Une autre question qui va de pair avec cela est de savoir si vous serez affecté à chaque fois à une nouvelle personne ou si vous traiterez avec la même personne ? Il est impératif de demander car cela vous permet de résoudre rapidement les questions ou les requêtes si vous avez affaire à une seule personne.
Question 8 : Qu'en est-il de la taxe de traitement ?
Le fournisseur de services de paie peut traiter les déductions fiscales fédérales et étatiques. Cependant, si vous vous trouvez dans une région ayant des réglementations fiscales différentes, il est nécessaire de demander à votre prestataire de paie s'il peut également les traiter ?
Ques 9 : poser des questions sur leurs clients ?
Vous devez savoir qui sont leurs anciens clients ? Certaines de ces sociétés doivent être connues de vous et vous pouvez obtenir de leur part des commentaires et des critiques personnels sur le fournisseur de services.
Enfin, demandez-leur, en cas d'erreurs de leur part, comment vont-ils compenser ?
Ces questions vous aideront à trouver et à sous-traiter le travail à un fournisseur de services de paie qui peut faciliter votre paperasse, gagner du temps et gérer les responsabilités de la paie de la meilleure façon possible. Ils doivent également connaître les dernières tendances, règles et réglementations fiscales pour vous garder sur le droit chemin.
