L'ajout d'une écriture au journal peut suffire à corriger une erreur comptable. Ce type d'écriture de journal est appelé « écriture de correction ». La correction des écritures ajuste les bénéfices non répartis d'une période comptable, c'est-à-dire votre bénéfice moins les dépenses. La correction des écritures fait partie du système de comptabilité d'exercice, qui utilise la comptabilité en partie double. Cela signifie que l'écriture de correction aura à la fois un débit et un crédit. De nombreuses erreurs comptables peuvent être identifiées en vérifiant votre balance de vérification et/ou en effectuant des rapprochements, par exemple en comparant vos registres comptables à votre relevé bancaire.
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Comment corriger les erreurs comptables ?
Souvent, l'ajout d'une écriture de journal (appelée « écriture de correction ») corrigera une erreur comptable. L'écriture de journal ajuste les bénéfices non répartis (bénéfice moins dépenses) pour une certaine période comptable. La correction des écritures fait partie du système de comptabilité d'exercice, qui utilise la comptabilité en partie double.
- Par exemple, 1000 $ de salaires à payer n'ont pas été enregistrés (une erreur d'omission). Pour effectuer la correction, une écriture de journal de 1000 1000 $ doit être ajoutée sous « dépense de salaire » (débit) et XNUMX XNUMX $ ajoutée comme « salaire à payer » (crédit).
Les erreurs de l'année précédente peuvent affecter vos livres actuels. Le moyen de contourner cela est d'ajouter des entrées de correction antidatées.
- Par exemple, l'erreur dans l'exemple précédent a été commise en 2017. Pour effectuer la correction, ajoutez le débit et le crédit de 1000 31 $ en date du 2017 décembre XNUMX.
Cela dit, la première étape pour corriger les erreurs comptables consiste à identifier ces erreurs.
RÉVISION DU SOLDE D'ESSAI
L'examen de votre balance de vérification (via votre logiciel de comptabilité) est une façon de trouver différents types d'erreurs. Bien que toutes les erreurs n'affectent pas la balance de vérification, ce n'est donc pas un moyen infaillible de détecter les erreurs.
Une balance de vérification est la somme des crédits et des débits de tous les comptes de votre entreprise. Si la somme de tous vos crédits et débits pour un compte donné est la même (c'est-à-dire le solde), alors vous êtes prêt à partir ! Si ils ne voulez pas match, il est temps de commencer à examiner vos entrées pour voir si vous avez fait l'une des erreurs énumérées ci-dessus.
EXAMEN DES RÉCONCILIATIONS
Les rapprochements révéleront également de nombreux types d'erreurs. Vous devez effectuer des rapprochements sur une base mensuelle et annuelle, selon le type de rapprochement. Les rapprochements bancaires peuvent être effectués à la fin du mois tandis que les rapprochements des immobilisations peuvent être effectués à la fin de l'année.
Pour effectuer un rapprochement bancaire, vous devez d'abord équilibrer votre compte de trésorerie. Les petites entreprises enregistrent généralement les paiements et les reçus dans un livre de caisse. Les débits et les crédits doivent s'équilibrer. Ensuite, comparez-les à votre relevé bancaire.
Si votre compte de caisse et votre relevé bancaire affichent des chiffres différents, il est temps de vérifier chaque transaction sur tous les deux côtés. De cette façon, vous verrez si la banque a fait une erreur ou a enregistré une transaction dans un mois différent (et un relevé mensuel différent) que vous. Ou vous vous rendrez compte qu'il y a une erreur comptable de votre côté.
VÉRIFICATIONS DE ROUTINE POUR IDENTIFIER LES ERREURS
Il est important d'établir une routine dans laquelle vous examinez et effectuez régulièrement des rapprochements de vos registres comptables. Cela dit, des erreurs comptables se produiront toujours, peu importe la profondeur et la fréquence de vos examens. L'important est d'avoir un système en place pour minimiser les erreurs et repérer et corriger rapidement tout ce qui se produit.
Quels sont les types courants d'erreurs comptables ?
Les erreurs comptables sont des écarts dans les documents financiers d'une entreprise. Ils sont généralement commis de manière non intentionnelle (des erreurs intentionnelles peuvent conduire à une enquête pénale).
Les erreurs peuvent être soit de petites erreurs qui n'affectent pas les chiffres globaux, soit des erreurs qui font boule de neige en de plus grandes erreurs de calcul et nécessitent plus de temps et de ressources pour être identifiées et réparées. Les erreurs comptables peuvent empêcher votre petite entreprise de fonctionner correctement et nuire à la croissance. Il est donc important d'apprendre les types courants d'erreurs comptables et de savoir comment les corriger.
Il existe sept types courants d'erreurs comptables :
1. INSCRIPTIONS SUBSIDIAIRES
Les écritures subsidiaires sont des transactions saisies de manière incorrecte. Habituellement, cette erreur n'est détectée qu'une fois votre rapprochement bancaire effectué.
- Exemple : vous prêtez 2500 $ à un client mais le saisissez comme une transaction de 25 $ (et un retrait de 25 $ de votre compte de caisse).
2. ERREURS DE TRANSPOSITION
Cette erreur se produit lorsque deux chiffres sont inversés (ou « transposés »). L'erreur se présentera comme une erreur de saisie de données lorsque vous publierez un nouvel enregistrement. Bien qu'il s'agisse d'une simple erreur, elle peut affecter considérablement votre comptabilité et entraîner des pertes financières, sans parler du temps passé à essayer de trouver cette petite erreur.
- Exemple : "52" au lieu de "25". Ou "2643" au lieu de "2463".
3. ERREURS D'ARRONDISSEMENT
Arrondir un nombre semble ne pas avoir d'importance, mais cela peut perturber votre comptabilité, entraînant un effet boule de neige d'erreurs. Les gens peuvent faire cette erreur, mais cela peut aussi être une erreur informatique.
- Exemple : "3" au lieu de "2.9" ou "65.765" au lieu de "65.7646".
4. INVERSION D'ENTRÉE
La contrepassation des écritures comptables signifie qu'une écriture est créditée au lieu d'être débitée, ou vice versa. Le problème est que vous ne pouvez pas repérer cette erreur dans votre balance de vérification - elle sera toujours en équilibre malgré tout.
- Exemple : un paiement pour internet domestique est entré comme facture par erreur.
5. ERREUR D'OMISSION
Cela se produit lorsqu'une transaction financière n'est pas enregistrée et ne fait donc pas partie de la documentation. Habituellement, la transaction, qui peut être une dépense ou la vente d'un service, est négligée ou oubliée.
- Exemple : une photographe oublie de saisir le chèque de 1000 XNUMX $ qu'elle a reçu pour avoir photographié un mariage le week-end précédent.
6. ERREUR DE COMMISSION
Lorsqu'un montant est saisi comme le bon montant et le bon compte mais que la valeur est erronée, il s'agit d'une erreur de commission. Cela peut signifier qu'une somme est peut-être soustraite au lieu d'être ajoutée.
- Exemple : un paiement est appliqué à la mauvaise facture. Le montant dû par le client sera juste dans la balance de vérification. Mais, le livre auxiliaire du client (ou les détails de l'entrée) sera désactivé.
7. ERREUR DE PRINCIPE
Il s'agit d'une transaction qui ne respecte pas les principes comptables généralement reconnus (PCGR). C'est aussi appelé une « erreur de saisie » car, bien que le nombre soit correct, il est enregistré dans le mauvais compte.
- Exemple : un actif est passé en charges, ce qui l'amène à être enregistré comme un débit, au lieu de ce qu'il devrait être : un actif.
