17 meilleurs outils de gestion de projet à distance pour les indépendants et les start-ups (2019)

Les bons outils de télétravail peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts.

Ceux-ci incluent le matériel technologique le plus approprié, l'équipement de bureau à domicile, les programmes numériques et l'accès à certaines plates-formes Web pour vos tâches spécifiques.

Désormais, ces solutions peuvent considérablement améliorer votre productivité, tant pour vos activités professionnelles que personnelles.

Conseils de travail à domicile pour une productivité accrue pendant la quarantaine (mise à jour de juillet 2020)

Dans son enquête de 2018 sur les statistiques du travail à distance, TalentLMS indique que les 3 principaux outils que les répondants utilisent sont pour communiquer avec leurs collègues et leurs pairs.

Pendant ce temps, les plates-formes de partage de fichiers dans le cloud et les programmes de collaboration occupent respectivement les positions 4 et 5.

Cela s'applique également lorsque vous êtes un employeur avec un lieu de travail virtuel.

L'équipement et les outils idéaux pour votre personnel hors site et votre personnel interne peuvent optimiser vos systèmes back-end et front-end pour vos activités commerciales quotidiennes.

À son tour, cela est connu pour promouvoir l'engagement des employés dans vos équipes virtuelles et sur site.

Par exemple, ce rapport Forbes de 2017 indique : « Une étude de recherche de Harvard Business Review a révélé que 87 % des travailleurs à distance estiment qu'ils sont toujours connectés à leurs employeurs par le biais de la vidéoconférence.

Alors ils disent cette vidéo programmes de discussion et il est fort probable que d'autres outils de communication incitent près de 9 travailleurs hors site sur 10 à se sentir plus impliqués lorsqu'ils travaillent à distance.

De plus, plusieurs études récentes ont cherché à déterminer s'il existe une corrélation entre les installations à distance et la productivité de la main-d'œuvre.

Et, il s'avère que plus d'un tiers des employés virtuels disent qu'ils sont plus productifs lorsqu'ils travaillent hors site, par opposition à leur rendement quotidien lorsqu'ils travaillent en interne.

Mais il existe juste une grande diversité d'appareils, de plates-formes et d'applications pour effectuer efficacement diverses activités commerciales via un lieu de travail virtuel.

Si le travail à distance a ouvert des possibilités infinies, il a également entraîné une augmentation des violations de données. Si vous êtes dans le sud de la Californie, travaillez avec des sociétés de stockage de données hors site telles que Corodonnées peuvent empêcher ces violations de se produire. De telles mesures préventives peuvent vous donner la tranquillité d'esprit de savoir que vos données seront protégées à tout moment dans des coffres-forts de sécurité spéciaux.

Voyons d'abord quels outils à distance sont utilisés aujourd'hui par une grande majorité de travailleurs hors site dans le monde :

Adoption généralisée des outils de travail à distance populaires en chiffres

En 2017, ce rapport indiquait que plus de la moitié des entreprises aux États-Unis avec des effectifs virtuels utilisaient régulièrement Skype comme principal outil de communication numérique.

Skype est un programme de chat vidéo et audio P2P (peer to peer) gratuit pour les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les appareils mobiles.

Mais il existe également une version premium pour les entreprises, appelée Skype for Business.

Vient ensuite Slack, avec une énorme part de marché de 45% cette année-là.

Slack signifie «Journal consultable de toutes les conversations et connaissances».

Il s'agit d'une plate-forme de collaboration et de gestion de communauté basée sur le Web pour les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les appareils mobiles.

De plus, il existe des plans gratuits et premium pour Slack pour répondre aux besoins particuliers de toute équipe.

En attendant, passons aux plates-formes d'appareils.

Donc à partir du 3^rd trimestre 2018 et 12 mois jusqu'en 2019, plus de la moitié de tous les utilisateurs d'Internet dans le monde utilisent principalement des smartphones pour bon nombre de leurs tâches quotidiennes et personnelles.

Et c'est toujours plus de 40 % de part de marché pour les ordinateurs de bureau dans le monde, bien qu'elle ne soit que de 3 % pour les tablettes et autres appareils mobiles.

Passons maintenant aux différentes catégories de ces outils de travail à distance.

Et plus tard, vous apprendrez tout sur les 17 meilleurs programmes de travail virtuel cette année.

Alors commençons !

Catégories des outils de travail à distance les plus utilisés aujourd'hui

Applications de chat vidéo, vocal et textuel

Ces produits logiciels sont conçus pour les ordinateurs de bureau, les serveurs locaux et distants, les smartphones et autres appareils mobiles.

Ils permettent aux utilisateurs du monde entier d'utiliser n'importe lequel de ces appareils et une connexion Internet ou une passerelle VoIP (voix sur protocole Internet) pour communiquer entre eux.

Ceux-ci fonctionnent sur une variété de plates-formes telles que Microsoft Windows, Linux, Mac OSX, iOS, Android, Windows Mobile et autres.

Beaucoup de ces outils sont intégrés aux fonctionnalités de chat vidéo et fonctions de partage multimédia.

Le chat vocal et textuel est également disponible pour la plupart.

Mais certains offrent des fonctions de partage d'écran et de contrôle à distance, qui permettent aux utilisateurs de collaborer de plusieurs manières à distance.

Plateformes de gestion de tâches et de projets

Ceux-ci offrent un assortiment de fonctionnalités qui peuvent vous aider dans votre tâche et gestion de projet SUR mesure .

Vos travailleurs virtuels et votre personnel interne peuvent les utiliser pour télécharger leur travail, ainsi que pour afficher, modifier et commenter les résultats des autres membres de l'équipe.

Ils sont également fournis avec des moyens de suivre facilement les soumissions et les modifications de sortie de travail, de surveiller les entrées des autres et de partager du contenu multimédia.

Ces applications numériques sont souvent servies comme des outils SAAS (software as a service).

Cela signifie simplement que les utilisateurs peuvent accéder aux fonctionnalités premium de ces plates-formes via des comptes enregistrés.

Ils peuvent utiliser leurs navigateurs Web ou des programmes et applications clients téléchargeables.

En outre, ceux-ci sont généralement implémentés avec une prise en charge de la compatibilité pour les dernières versions des navigateurs de bureau et mobiles largement utilisés comme Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari et autres.

Organiseurs de fichiers et outils de stockage en nuage

L'utilisation de programmes de chat peut être assez difficile, en particulier lorsque nous parlons de suivi des partages de fichiers et d'organisation des conversations pour créer des rapports facilement visibles.

Ainsi, ces organisateurs de fichiers et programmes de stockage dans le cloud offrent des moyens plus pratiques d'organiser, de suivre et de partager des fichiers et des documents multimédias.

Et c'est pourquoi de nombreux travailleurs à distance et employés sur site utilisent régulièrement ces outils pour leurs activités quotidiennes au travail.

Ils utilisent principalement ces applications pour télécharger et télécharger du matériel et des documents multimédias, au lieu des fonctionnalités de partage de fichiers des applications de chat.

À cette fin, ces outils peuvent également être beaucoup plus pratiques que le courrier électronique.

Et la principale raison en est les limitations de taille de fichier restrictives de nombreux fournisseurs de messagerie aujourd'hui.

Logiciels de productivité

Maintenant, il s'agit d'une catégorie assez diversifiée d'outils de travail à distance.

Ces programmes de productivité sont spécifiques aux tâches, responsabilités et obligations liées au travail d'un travailleur virtuel.

Cela signifie que le type, la marque et la version de ces produits numériques dépendent principalement de la façon dont votre personnel hors site les utilise, et également de la raison pour laquelle ils ont besoin de ces outils.

Par exemple, les applications de productivité courantes sont Microsoft Office programmes tels que MS Word, Excel et PowerPoint.

Il existe des versions et d'autres marques de ces outils bureautiques pour Mac OSX, Linux, iOS, Android, Windows Mobile et autres.

Ceux-ci sont souvent utilisés par une variété d'équipes distantes et de travailleurs virtuels, même s'ils ont des rôles et des descriptions de poste différents.

Pour clarifier cela à travers un cas d'utilisation courant, un assistant administratif à distance ou sur site utilise fréquemment ces outils, mais un graphiste hors site ou en interne devrait également les utiliser pour intégrer des photos et effectuer des travaux de mise en page, entre autres.

Pendant ce temps, les outils de productivité dont un programmeur de logiciels ou un développeur Web a besoin sont assez différents des autres types de travailleurs virtuels et sur site.

Ils ont besoin de compilateurs de code source, d'interprètes, de bibliothèques et de modules, d'environnements virtuels pour simuler des cas d'utilisation de test, de programmes de suivi du développement d'applications, etc.

C'est ainsi que ces programmes de productivité peuvent varier considérablement avec chacun de vos employés distants et du personnel interne.

Applications de suivi du temps et des performances

Ces programmes numériques peuvent grandement aider les chefs d'équipe et les gestionnaires.

Ils peuvent évaluer avec soin les résultats des activités commerciales et des campagnes.

Beaucoup utilisent déjà ces outils pour identifier les goulots d'étranglement de la production et les problèmes qui affectent négativement leurs objectifs d'optimisation de l'engagement des employés.

Celles-ci peuvent également leur fournir plus de moyens d'identifier les activités de renforcement d'équipe et les pipelines de retour d'information et d'amélioration des résultats qui fonctionnent bien pour augmenter le moral et la productivité de leurs employés internes et externes.

Les plates-formes de suivi du temps et des performances sont intégrées à des fonctionnalités qui peuvent permettre à vos travailleurs virtuels et à votre personnel sur site d'enregistrer leurs activités et leurs résultats de travail pendant qu'ils accomplissent leurs tâches.

Certains de ces outils sont conçus pour prendre des instantanés de leurs écrans à des intervalles aléatoires pendant la durée de leur connexion.

Ceux-ci peuvent vous permettre, ainsi qu'à vos chefs d'équipe, gestionnaires et cadres, d'accéder à un ensemble organisé de journaux quotidiens, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels.

Vous et votre personnel pouvez ensuite effectuer des analyses minutieuses pour optimiser considérablement vos systèmes back-end et front-end, vos stratégies de gestion des effectifs et vos objectifs de productivité.

Cela peut également vous permettre de mettre en œuvre plus rapidement et plus facilement des ajustements plus précis et des modifications immédiates de vos pipelines de travail, de vos ventes et de vos campagnes marketing.

Outils de marketing numérique et de médias sociaux

Nous pensons que ces outils devraient avoir leur catégorie plutôt que de les signaler dès le départ comme des programmes de productivité.

C'est parce que beaucoup de ces le marketing numérique les applications et les outils de médias sociaux sont souvent utilisés par presque tous les travailleurs hors site et les employés sur site de la plupart des entreprises aujourd'hui.

Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent des groupes privés Facebook et LinkedIn pour leur personnel.

Il s'agit principalement de favoriser une communauté plus décontractée où leurs employés distants et internes peuvent communiquer entre eux et partager des nouvelles et d'autres qui comptent beaucoup pour eux.

La plupart de leurs employés consultent également les blogs et les sites Web de ces entreprises pour se tenir au courant des dernières nouvelles de ces organisations et pour apporter leurs idées et commentaires.

De plus, ces sites et applications de médias sociaux sont des moyens efficaces d'envoyer des alertes et des notifications instantanées à vos chefs d'équipe, cadres, managers, effectifs virtuels et personnel sur site.

Après tout, il est fort probable qu'un grand nombre d'entre eux passent régulièrement beaucoup de temps chaque jour sur ces plates-formes.

De plus, beaucoup d'entre eux sont déjà habitués à utiliser les outils de communication, les fonctions de commentaire et de partage de ces applications et plateformes.

Voici donc le top 6 des catégories d'outils de travail à distance les plus utilisés en 2019.

Et maintenant, passons à 17 des programmes de lieu de travail virtuel les plus importants d'aujourd'hui.

Nous avons testé et examiné 2 à 4 des plus populaires aujourd'hui dans chacune de ces six catégories.

Les 17 meilleurs outils de travail à distance de 2019

CATÉGORIE : Applications de chat vidéo, vocal et textuel

1. Skype - Comme mentionné précédemment, il s'agit de l'application de chat la plus utilisée dans de nombreux groupes de travailleurs virtuels et communautés indépendantes à distance partout dans le monde aujourd'hui. Les entreprises et les entreprises les plus importantes utilisent Skype Entreprise. Mais la plupart des petites entreprises et des nouvelles organisations utilisent le version gratuite de Skype alors qu'ils intensifient encore leurs opérations. Cela permet aux utilisateurs de participer à des sessions de discussion vidéo, vocales et textuelles individuelles ou individuelles. Des fonctionnalités de partage d'écran et de fichiers sont également disponibles, ainsi que des fonctions de traduction automatique;
2. Slack — Il s'agit d'une plate-forme Web qui n'est pas seulement utilisée pour chat vidéo, vocal et texte conférences par des employés virtuels et des intervenants sur site. Au lieu de cela, c'est aussi un environnement plus décontracté où les entreprises peuvent créer et nourrir des communautés de leurs employés, chefs d'équipe, gestionnaires et cadres. Les fonctions de partage de fichiers multimédias et le suivi du journal des conversations sont également intégrés dans les versions bureau, mobile et navigateur Web de cette application; et
3. Google Hangouts - Ceci est un autre Application Web c'est très populaire parmi les employés distants et les employés internes, en particulier les équipes qui utilisent Slack. C'est parce que vous pouvez facilement lancer des vidéoconférences multi-utilisateurs à partir de Slack. Il est également mis en œuvre avec des fonctionnalités de partage d'écran et multimédia, en plus de la prise en charge de la compatibilité pour de nombreux navigateurs Web de bureau et mobiles aujourd'hui.

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CATÉGORIE: Plateformes de gestion de tâches et de projets

1. Asana - Ceci est une application Web, et c'est aussi l'outil de gestion de tâches et de collaboration à distance le plus populaire aujourd'hui. Vos chefs d'équipe et responsables peuvent l'utiliser pour définir, modifier et gérer des tâches. Ils peuvent également surveiller les activités de leurs équipes et suivre les modifications apportées aux documents, aux résultats de travail, aux conversations, etc. Pendant ce temps, vos ressources distantes et sur site peuvent collaborer sur ces tâches en partageant leurs résultats de travail, leurs commentaires et leurs entrées, ainsi qu'en éditant ou en apportant des modifications au travail de leurs collègues.
   D'autre part, vous et vos dirigeants pouvez utiliser cet outil de n'importe où pour savoir instantanément sur quoi chacune de vos équipes travaille actuellement à tout moment; et
2. Trello — Un autre outil Web largement utilisé pour la gestion et la collaboration d'équipes à distance, de nombreux gestionnaires et travailleurs virtuels disent qu'ils aiment particulièrement la conception claire et simple à utiliser de cet outil Web et de son application mobile. Grâce à Trello, vos managers et chefs d'équipe peuvent assigner des tâches et surveiller facilement les activités et les contributions de vos employés sur site et hors site. Ils peuvent également suivre les modifications et apporter des modifications, entre autres, à toute tâche en file d'attente. De plus, vous et vos dirigeants pouvez vous connecter à cette plate-forme ou utiliser l'application mobile Trello à tout moment, n'importe où pour connaître instantanément l'état des tâches en cours.

CATÉGORIE : Organiseurs de fichiers et outils de stockage dans le cloud

1. Dropbox - Il s'agit d'un outil de stockage en nuage facile à utiliser qui est utilisé par des milliers et des milliers de pigistes, d'employés distants, de travailleurs sur site, de chefs d'équipe, de gestionnaires et de cadres pour leurs besoins de partage de fichiers et de suivi. De nombreuses personnes à travers le monde l'utilisent également régulièrement pour leurs activités. Des plans premium pour les entreprises et les entreprises sont également disponibles. Ceux-ci offrent un espace de stockage de données beaucoup plus grand et des fonctions supplémentaires telles que l'OCR automatique (reconnaissance optique de caractères), qui peut être très utile pour convertir des photos de reçus, de documents d'identité, etc. en une base de données consultable de documents texte;
2. Google Drive - C'est l'un des organisateurs de fichiers et des applications de stockage en nuage les plus populaires aujourd'hui. Ses fonctionnalités d'intégration avec d'autres outils largement utilisés tels que Gmail, Google Docs, Zapier et d'autres programmes de productivité sont les avantages les plus saillants de ce produit, selon de nombreux télétravailleurs et gestionnaires sur site. En outre, les fonctions de recherche et de partage faciles à utiliser de cet outil permettent à vos équipes de collaborer rapidement et facilement, de suivre les téléchargements et les téléchargements de fichiers et de documents multimédias, etc. De plus, si vous voulez plus de capacité de stockage de données, Google propose des plans premium à prix raisonnables; et
3. OneDrive — Il s'agit d'un produit de Microsoft. Son application de bureau est fournie avec les plates-formes Windows modernes. Il existe également une version de cette application de bureau pour Mac OSX. Il est également disponible en tant qu'application Web autonome ou en tant qu'application mobile pour iOS, Android et Windows Mobile. De nombreux employés virtuels et travailleurs sur site utilisent cet outil de partage de fichiers et de stockage en nuage, car il est déjà fourni avec leurs postes de travail Microsoft Windows.

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CATÉGORIE : Logiciels de productivité

1. Microsoft Office - Il s'agit encore aujourd'hui de la suite d'applications de productivité la plus utilisée par les entreprises et les entreprises. Des programmes tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint, entre autres, sont fournis. MS Word est un outil de traitement de documents, tandis que MS Excel est une application de tableur. D'autre part, MS PowerPoint est destiné aux présentations de documents et aux diaporamas, qui sont idéaux pour les réunions et les séminaires. Outre les PC, cette suite est également disponible pour Mac OSX, iOS, Android et Windows Mobile. De nombreux télétravailleurs et employés sur site continuent à utiliser régulièrement ces outils aujourd'hui ;
2. Adobe Photoshop — Les documents, présentations, interfaces d'applications numériques, brochures, pages Web et publications sur les réseaux sociaux ne sont pas complets sans photos et icônes, entre autres éléments visuels. Une majorité d'artistes graphiques indépendants et d'autres employés virtuels et travailleurs sur site ayant des rôles similaires utilisent Photoshop à ces fins. Vous pouvez créer, éditer et intégrer des éléments graphiques, des icônes, des photos et des images dans des documents parmi d'autres supports multimédias et interfaces numériques ; et
3. Intuit QuickBooks - Il s'agit du logiciel de comptabilité, de paie et de fiscalité le plus populaire aujourd'hui. De nombreux comptables indépendants, auditeurs, comptables à distance et personnel comptable interne utilisent cet outil pour leurs activités professionnelles quotidiennes. Il est disponible en tant qu'application de bureau pour PC et Mac OSX, et son édition en ligne est conditionnée en tant qu'application mobile pour iOS, Android et Windows Mobile. En outre, son application Web peut être utilisée via des navigateurs de bureau et mobiles modernes ; et
4. Interpréteur Python — Comme son nom l'indique, il s'agit d'un interpréteur open source qui prend en charge Python, l'un des langages de programmation les plus populaires aujourd'hui. L'une des principales raisons de l'adoption massive de Python par de nombreuses entreprises dans plusieurs secteurs et niches dans le monde est ses résultats de prototypage rapides. De plus, la croissance rapide de la science des données, de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle fait de Python une entreprise intéressante pour vos campagnes de développement technologique. C'est parce que vous pouvez créer des outils internes et de nouveaux produits qui sont alimentés par ces technologies innovantes. De plus, des milliers de bibliothèques, modules, scripts et projets open source en Python sont disponibles gratuitement, soutenus par une énorme communauté de développeurs.

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CATÉGORIE : Applications de suivi du temps et des performances

1. Time Doctor - Il s'agit du programme de gestion et de suivi des performances des employés le plus populaire aujourd'hui. Ceci est disponible pour Microsoft Windows PC, ordinateurs Linux et Mac OSX, appareils Chrome OS, iOS et Android. Outre le suivi du temps et des activités, il prend également des captures d'écran aléatoires pendant que vos équipes virtuelles et internes font leur travail. Vous pouvez obtenir des rapports détaillés, y compris des informations sur les sessions de chat vidéo, vocale et textuelle, les applications et les sites Web fréquemment utilisés, entre autres ;
2. ScreenMeter — Il s'agit d'une application de bureau avec des éditions pour Microsoft Windows, Mac OSX, Chrome OS et Linux. Il s'agit d'un outil largement utilisé pour suivre les journaux de temps et d'activité des employés à distance et sur site pendant qu'ils effectuent leur travail chaque jour. Une caractéristique unique de ce logiciel est qu'il peut fonctionner même si la machine sur laquelle il est installé n'a pas actuellement de connexion Internet. Cela continuera à prendre du temps et des journaux d'activité ainsi que des captures d'écran aléatoires pendant qu'il est actif, et les téléchargera automatiquement dans une base de données sécurisée une fois que la machine sera connectée à Internet. Vous et vos chefs d'équipe et responsables pouvez ensuite générer des rapports à partir de ces journaux de temps et d'activité ;

CATÉGORIE : Outils de marketing numérique et de médias sociaux

1. WordPress - Il s'agit d'un CMS open source (système de gestion de contenu) pour les sites, les blogs et les applications Web. C'est le CMS le plus populaire aujourd'hui, grâce à sa conception intuitive que même les utilisateurs avec des connaissances techniques débutantes à novices le trouveraient probablement simple à utiliser. De plus, il est entièrement personnalisable et facilement extensible, grâce à des centaines de thèmes et plugins WordPress gratuits, open-source et premium. De plus, une énorme communauté mondiale de développement continue d'amasser des ressources de connaissances utiles qui peuvent servir de guides et de manuels d'apprentissage, de dépannage et de support. Votre équipe peut même développer ses plateformes de communication et de collaboration avec des pipelines de travail à distance via WordPress, certains thèmes et plugins;
2. Facebook — Plus de 2.3 milliards de personnes dans le monde fréquentent chaque jour cette plate-forme de médias sociaux. Ils offrent également aux employeurs, aux gestionnaires et aux chefs d'équipe la possibilité de créer des groupes et des communautés privés qu'ils peuvent utiliser pour leurs besoins de renforcement d'équipe et de gestion. Il est probable que vos ressources distantes et internes nouvellement embauchées, en particulier celles qui ne sont pas assez au fait de la technologie, soient toujours familiarisées avec l'utilisation de cette plate-forme. Ainsi, ils peuvent accéder aux outils de messagerie et de collaboration de cette plate-forme pour leurs tâches de communication et de partage multimédia au quotidien, avec un minimum de problèmes, voire aucun. Ils recevront également des alertes et des notifications instantanées lorsque leurs managers et collègues publieront des informations importantes dans leurs groupes privés ; et
3. Hootsuite - Ceci est un outil de gestion des médias sociaux. Ses fonctionnalités peuvent aider à optimiser les campagnes de marketing et de publicité de votre entreprise sur les plateformes de médias sociaux les plus populaires sur lesquelles la plupart de vos téléspectateurs idéaux et de vos clients cibles se retrouvent. Cela place toutes vos pages de réseaux sociaux, vos publications et vos conversations de messagerie dans un tableau de bord unifié et simple à utiliser. Vos chefs d'équipe et vos responsables peuvent l'utiliser pour connaître les performances et les résultats de ce que font actuellement vos employés distants et votre personnel interne au sein de vos services d'engagement communautaire et de marketing sur les réseaux sociaux.

Comment utiliser stratégiquement les outils de travail à distance les plus appropriés?

Connaître cette liste des 17 meilleures applications de travail à distance aujourd'hui ne suffira pas.

C'est parce que vous devez d'abord identifier les idéaux à utiliser pour chaque situation particulière de votre entreprise.

De plus, vous devez étudier exactement les pipelines de travail à distance et en interne que votre entreprise utilise pour vos campagnes actuelles.

Faire toutes ces choses peut vous permettre de maximiser les avantages de cette liste que nous avons préparée pour vous.

Et pour vous aider à générer des stratégies et des tactiques créatives pour utiliser avec succès ces outils — Voici quelques-uns de nos cas d'utilisation recommandés pour ces applications :

UN

Limitez autant que possible les sessions de chat vidéo, surtout si vous avez des travailleurs à distance dans des pays en développement avec des options de vitesse de connexion Internet et de bande passante inférieures à la moyenne.

Au lieu de cela, planifiez des réunions vidéo hebdomadaires avec eux.

Vous pouvez simplement leur demander de participer à des conférences vocales et à des sessions de discussion avec vos chefs d'équipe, vos gestionnaires et d'autres membres du personnel à des heures fixes chaque jour ouvrable.

De plus, vous pouvez leur demander de communiquer par e-mail et par messagerie texte pour planifier des rendez-vous vidéo urgents ou des appels vocaux, au cas où ceux-ci pourraient mieux les aider à résoudre certains problèmes imprévus.

Deux

Choisissez les applications les plus robustes avec des fonctionnalités en ligne qui offrent la connectivité la plus rapide et la plus fiable pour vos travailleurs à distance.

Lorsque vous utilisez bon nombre de ces outils de travail à distance, vous remarquerez probablement que certains sont beaucoup plus rapides que d'autres dans certains pays et régions.

En effet, presque toutes ces applications Web et plates-formes en ligne doivent s'intégrer à des programmes de serveur hébergés dans des centres de données situés à des emplacements géographiques particuliers.

En termes simples, le programme serveur d'une application peut être hébergé dans un pays où les fournisseurs de votre main-d'œuvre virtuelle ne peuvent pas établir rapidement une connexion fiable.

Trois objectifs

Fournissez à votre personnel hors site des versions sous licence et des comptes sécurisés pour vos applications et plates-formes.

N'oubliez pas que les produits logiciels piratés ou piratés sont susceptibles d'avoir un code source altéré.

Ceux-ci peuvent exposer non seulement les appareils de vos travailleurs à distance, mais également vos réseaux privés et vos bases de données à des risques de sécurité et à des atteintes à la vie privée.

N'oubliez pas qu'ils partagent des fichiers multimédias et accèdent régulièrement à vos ressources Web.

Ainsi, ces applications falsifiées peuvent être capables d'injecter du code malveillant dans le contenu qu'elles partagent avec vos autres employés, ou elles peuvent transmettre des portes dérobées à vos serveurs Web et réseaux privés.

Plus encore, certains de vos employés virtuels voudront peut-être économiser de l'argent en téléchargeant simplement ces programmes crackés et piratés.

Maintenant, il est probablement préférable de leur donner les versions sous licence et les comptes authentifiés, au lieu de leur donner des fonds pour les acheter.

Quatre

Développez des protocoles de sécurité des données bien conçus pour votre entreprise.

Gardez à l'esprit que 225 PDG, responsables TIC et chefs d'entreprise sur 250 ont déclaré dans cette enquête OpenVPN 2018 que les travailleurs à distance posent des risques de cybersécurité plus graves que leurs collègues sur place.

Cela est principalement dû au fait que les smartphones, les appareils mobiles, les ordinateurs et les programmes de travail à distance qu'ils utilisent pour leurs travailleurs à distance ne sont pas gérés par des experts en cybersécurité et des équipes techniques dans leurs bureaux.

Beaucoup d'entre eux installent toutes sortes d'applications à partir de diverses sources, se connectent à des points d'accès sans fil non sécurisés même lorsqu'ils font encore leur travail et utilisent les mêmes mots de passe pour les bases de données privées et les serveurs de l'entreprise.

Il est donc probablement dans votre meilleur intérêt non seulement de mettre en œuvre des politiques de sécurité efficaces, mais également de vous assurer que vous disposez de mesures de contre-vérification redoutables pour éviter les problèmes potentiels.

Cinq

Envisagez de donner à vos travailleurs virtuels les informations d'identification d'un serveur VPN (réseau privé virtuel) efficace.

Il s'agit d'une solution rapide et efficace pour protéger les appareils et les applications de votre personnel distant contre les programmes malveillants et les attaques de pirates.

N'oubliez pas que presque tous les outils de travail à distance que votre main-d'œuvre virtuelle doit utiliser régulièrement sont intégrés aux fonctionnalités d'accès Web.

Ainsi, ces applications et plates-formes sont sensibles aux infections de logiciels malveillants, aux portes dérobées et aux accès illégitimes.

Désormais, un compte de serveur VPN leur permet d'utiliser leur FAI pour se connecter à un serveur sécurisé dans un emplacement distant.

Lorsqu'ils le font, tout le trafic entrant et sortant passe par ce serveur sécurisé avant d'atteindre leurs appareils, vos bases de données et serveurs privés et les ressources distantes utilisées par ces applications.

Pendant ce temps, ce processus de filtrage est équipé par votre fournisseur de services VPN de protocoles de cybersécurité et de mesures de sécurité des données de niveau entreprise.

Mais bien sûr, vous devez choisir le bon fournisseur, comme pour toute autre solution que vous souhaitez acquérir.

Six

Utilisez toujours 2FA (authentification à deux facteurs) dans ces applications chaque fois qu'elle est disponible.

Les risques de cybersécurité sont plus répandus avec une main-d'œuvre virtuelle, selon 90% des 250 chefs d'entreprise, gestionnaires et dirigeants d'entreprise aux États-Unis.

C'est également la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises qui ont développé ces applications et outils de travail à distance mettent en œuvre des mesures de sécurité dans leurs produits.

Et une fonctionnalité formidable qui continue de sécuriser de nombreuses applications Web, outils de bureau et applications mobiles est la 2FA.

C'est là que l'appareil d'un utilisateur s'intègre à une application mobile tierce telle que Google Authenticator.

Une fois que l'appareil de l'utilisateur est enregistré pour 2FA dans un certain outil de travail à distance, l'utilisateur sera invité à saisir un code unique avant d'être autorisé à utiliser l'application.

Les utilisateurs doivent ensuite accéder à l'outil 2FA tiers pour récupérer le code unique, ou parfois à partir de leur boîte de réception de courrier électronique au cas où aucune application tierce n'est utilisée.

Sept

Formez votre personnel virtuel et vos collaborateurs internes à l'utilisation de ces outils de travail à distance.

Bien sûr, c'est plus rapide et plus simple si vous embauchez des ressources ayant une expérience significative dans l'utilisation des outils de travail à distance dont votre entreprise a besoin.

Mais il est très peu probable que de nombreux demandeurs d'emploi qualifiés aient déjà utilisé la liste exacte des applications et des plates-formes que vous souhaitez qu'ils utilisent.

C'est pourquoi vous devez demander à vos formateurs de main-d'œuvre de créer des guides pédagogiques, des manuels et de courts modules à cet effet.

Aussi, n'oubliez pas de documenter vos sessions de formation en vidéo.

Vous pouvez ensuite les développer en des supports de formation bien meilleurs que vous pourrez ensuite utiliser pour les travailleurs à distance nouvellement embauchés et le personnel interne.

C'est également une stratégie efficace pour permettre à votre personnel hors site et à vos ressources internes d'accéder à ces documents à tout moment.

De plus, leur permettre de fournir leurs commentaires, idées et suggestions peut fournir à vos formateurs des détails utiles pour optimiser davantage ces guides.

Huit

Équipez vos travailleurs distants de connaissances en matière de dépannage d'appareils et de plates-formes.

La société américaine de logiciels de travail à distance TimeCamp a déclaré qu'un nombre important de travailleurs virtuels ne possédaient pas les connaissances techniques et l'expérience appropriées pour résoudre les problèmes avec leurs appareils, plates-formes et applications.

Cela peut présenter de nombreux problèmes de fiabilité et d'achèvement de projet pour votre entreprise, principalement si vous comptez beaucoup sur vos employés distants pour accomplir leurs tâches et responsabilités au quotidien.

N'oubliez pas que les arriérés et les retards peuvent entraîner la perte de contrats clients et de clients.

De plus, si vous ne fournissez pas d'équipement de bureau à domicile à vos télétravailleurs, ils utiliseront probablement les ordinateurs, les smartphones et les appareils de bureau à domicile dont ils disposent déjà.

Désormais, ceux-ci peuvent souvent être sujets à des ralentissements, des blocages et des plantages, en particulier lorsqu'ils ne savent pas comment rafraîchir leurs machines avant de commencer à les utiliser pour leurs travaux virtuels.

Pire encore, cela peut introduire certains risques de sécurité et programmes malveillants dans vos bases de données et réseaux privés.

Il est donc conseillé de demander à nouveau à vos formateurs de leur fournir des guides de dépannage simples à suivre pour les problèmes les plus courants et les problèmes de sécurité actuels.

N'oubliez pas d'identifier les plates-formes et les appareils que vos travailleurs à distance utilisent pour leurs activités professionnelles.

De cette façon, vos formateurs peuvent créer du matériel destiné à ces marques, versions et modèles particuliers.

Gardez donc ces huit recommandations à l'esprit.

Faites-le avant de commencer à identifier les outils de travail à distance les plus appropriés à utiliser pour votre espace de travail virtuel et vos opérations internes.

De cette façon, vous pourrez éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent, ce qui vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme.