Depuis sa création, la technologie du fax a toujours été un élément important des communications d'entreprise. Du Japon aux États-Unis, le télécopieur est devenu un élément incontournable dans des millions de bureaux à travers le monde, atteignant son apogée en popularité à la fin des années 80 et au début des années 90, avant l'avènement des communications numériques.
Ce qui rend la télécopie spéciale, c'est qu'elle permet d'envoyer et de recevoir des documents en quelques minutes seulement, ce qui prenait plus de temps lorsqu'elle dépendait de services de messagerie spéciaux. Avance rapide jusqu'en 2020 et tout le monde communique en quelques millisecondes, même si deux personnes se trouvent de l'autre côté de la planète. L'immédiateté des communications est indispensable, et il existe de nombreuses façons de communiquer instantanément sans avoir besoin d'équipement supplémentaire.
Pourtant, de nombreux bureaux dépendent de la télécopie. Cela signifie-t-il que nous devons acheter un télécopieur ou une imprimante multifonction ? Heureusement non, le temps n'a pas avancé en vain, il existe maintenant des entreprises qui vous permettent de mélanger la télécopie traditionnelle avec la vitesse du support numérique, rendant la télécopie plus rapide et plus facile que jamais tout en conservant ce qui compte le plus : la sécurité et l'assurance que votre document est arrivé entre de bonnes mains.
La télécopie en ligne a révolutionné les moyens et la vitesse de communication des entreprises, et des centaines de milliers de personnes remplacent leurs machines par une solution en ligne. Jetons un coup d'œil à certaines des meilleures raisons pour lesquelles vous devriez également jeter votre télécopieur et passer au numérique.
Vous pouvez envoyer des fax par e-mail
L'un des moyens les plus courants de faxer en ligne est de le faire par courrier électronique. Vous pouvez utiliser n'importe quel fournisseur de messagerie, mais selon Googleonlinefax.com, Gmail est l'un des meilleurs en matière d'intégration de télécopie en ligne.
Faxer par e-mail est très similaire à l'envoi d'un e-mail ordinaire, la principale différence réside dans la manière dont vous saisissez l'adresse du destinataire. Vous saisirez tous les numéros de fax dans un format e-mail, ce qui signifie que vous devez d'abord saisir les chiffres, puis ajouter « @ », puis ajouter le domaine de votre fournisseur préféré. Au final, le champ du destinataire doit ressembler à ceci : numéro de fax @ entreprisefax.com.
Le contenu de votre fax sera téléchargé sous forme de pièce jointe à un e-mail, il existe de nombreux types de fichiers que les services peuvent convertir en fax en quelques secondes, mais cela dépend du service que vous utilisez, c'est donc une bonne idée de consulter d'abord un représentant avant de payer pour un plan. Il existe également des pages gratuites qui vous permettent d'envoyer quelques pages, mais elles ne fonctionnent qu'avec les fichiers PDF et DOC.
C'est super rapide
En tirant parti de la technologie numérique, la télécopie est plus rapide que jamais. Si vous avez déjà utilisé des télécopieurs, vous savez que ce n'est pas vraiment une affaire rapide. Cela prend quelques minutes et c'est si vous ne rencontrez pas de problèmes courants tels que des bourrages papier ou des interruptions.
L'envoi de fax en ligne dans l'autre sens ne prend que quelques secondes une fois que vous vous y êtes habitué. Une fois que vous avez tout configuré dans votre courrier électronique, il vous suffit d'appuyer sur Envoyer et de laisser votre service de télécopie en ligne s'occuper de tout. Attendez quelques minutes et un message arrivera dans votre boîte de réception vous informant que votre fax a été envoyé avec succès. Même s'il y a un problème en cours de route, le service réessayera d'envoyer le fax plusieurs fois pour s'assurer qu'il arrive à destination.
C'est plus sûr que d'utiliser un télécopieur
Les cabinets d'avocats, les prestataires de soins de santé et même les entreprises courantes utilisent la télécopie parce qu'elle est sécurisée et s'assurent que le document est arrivé là où il doit être. Les services de fax en ligne le savent et ont ajouté des mesures de sécurité qui surpassent celles du télécopieur.
En plus de confirmer chaque fax que vous avez envoyé, ils ont mis en place un cryptage point à point et la possibilité de recevoir des fax dans un format qui ne peut être ouvert que par une application spéciale.
Certains services sont également en mesure de fournir HIPAA télécopies conformes, aidant les prestataires de soins de santé à communiquer efficacement et sans risques, en suivant ce qui est requis par la loi.
Votre propre ligne de fax dédiée
Chaque nouveau compte de fax en ligne avec un service est livré avec son propre numéro de fax en ligne, il est inclus dans votre abonnement mensuel. Vous pouvez choisir entre un local ou un péage-numéro de fax gratuit avec différents préfixes selon votre pays et ville de résidence. Ce numéro fait office de ligne fax dédiée ouverte 24h/7 et XNUMXj/XNUMX pour recevoir des documents. Oubliez les lignes occupées et les télécopies manquantes, et oubliez également les interruptions. Contrairement à une ligne commune qui peut être interrompue en décrochant le téléphone, cette ligne virtuelle reste toujours ouverte pour la transmission et peut recevoir plusieurs fax à la fois.
Fonctions de télécopie avancées
Les services de fax modernes mettent à votre disposition des outils et des fonctionnalités que vous souhaiteriez avoir avec un télécopieur ordinaire. Ces fonctionnalités font passer votre télécopie à un tout autre niveau, vous permettant d'automatiser les tâches et d'intégrer la télécopie à d'autres plates-formes.
La planification de fax vous permet de définir le fax à envoyer à l'avance. Oubliez de devoir rester au bureau ou de configurer une alarme, il vous suffit d'entrer la date et l'heure et de l'oublier. Une fois le fax envoyé, vous recevez comme d'habitude un e-mail de confirmation.
Les autres fonctionnalités que vous pouvez vous attendre à trouver sur les meilleurs fournisseurs sont la possibilité d'intégrer la télécopie à des services de stockage en nuage tels que Dropbox ou Google Docs, et des applications avancées qui vous permettent de télécopier par téléphone en quelques clics.
Une solution adaptée à vos propres besoins
Actuellement, il existe de nombreux services pour faxer en ligne, ce qui vous offre de nombreuses options pour trouver le bon plan au bon prix. Vous pouvez trouver des pages gratuites qui vous permettent de faxer quelques pages par jour (accompagnées d'une publicité), mais vous pouvez également trouver des services avec des solutions d'entreprise, destinés aux entreprises qui gèrent un volume de fax important.
Quoi que vous choisissiez, faites vos recherches appropriées et évitez les services qui vous demandent des frais d'installation, des frais cachés ou des frais de dépassement très coûteux. Il est préférable de choisir un service qui vous permet de créer un compte gratuit afin que vous puissiez essayer avant d'acheter.
