De nos jours, la plupart des entreprises utilisent le partage cloud. Lorsque vous travaillez avec d'autres entreprises, vous devrez peut-être partager des informations et des documents dans un échange de données B2B. Malheureusement, lorsque vous utilisez le partage cloud, vous pouvez exposer votre entreprise à diverses vulnérabilités. C'est à vous d'utiliser un programme de partage cloud qui protège la sécurité de votre entreprise. Pour vous assurer que vos documents sensibles sont partagés en toute sécurité, il y a quelques erreurs que vous pouvez éviter.
Renoncer à une politique de partage
Pour partager des documents confidentiels en toute sécurité , il est indispensable de mettre en place une politique de partage de fichiers. Collaborer avec d'autres entreprises dans des salles de données virtuelles est pratique, tout comme la possibilité de partager et de consulter tous les fichiers au même endroit. Cependant, que se passe-t-il si quelqu'un télécharge un fichier confidentiel et l'envoie par courriel à une autre personne ? De même, que se passerait-il si quelqu'un imprimait un document et le perdait dans un lieu public ? Des politiques appliquées garantissent la sécurité de vos données.
Chacun doit respecter vos règles avant d'accéder aux documents. Par exemple, interdisez l'impression de documents ou le téléchargement et le partage par e-mail personnel. Encouragez les gens à rester dans le cloud plutôt que d'essayer de travailler hors ligne.
Utilisation d'une solution de stockage cloud personnel
Tous les services de stockage cloud ne se valent pas. Le stockage cloud personnel peut être très pratique, mais uniquement pour un usage personnel. Généralement plus simple et plus abordable, il offre cependant une capacité de stockage plus réduite et n'est généralement pas conçu pour plusieurs utilisateurs.
Le stockage cloud professionnel, quant à lui, est conçu pour les entreprises. Les plates-formes de partage de fichiers d'entreprise disposent d'un support technique et de représentants disponibles pour vous aider, vous et d'autres utilisateurs, à résoudre les problèmes ou à découvrir diverses fonctionnalités. De plus, le stockage dans le cloud professionnel vous donne accès à davantage de fonctionnalités d'administration et d'espace de stockage. Les entreprises ont besoin d'un stockage cloud professionnel car elles disposent d'énormes quantités de stockage et peuvent prendre en charge plusieurs utilisateurs simultanément.
Ne pas limiter l'accès aux fichiers
L'intérêt d'une plateforme de partage basée sur le cloud est de pouvoir partager des documents importants avec d'autres, mais cela ne signifie pas que vous devez partager chaque fichier avec chaque employé. Définissez des limites d'accès aux fichiers en fonction de la nécessité. Même si vous ne pensez pas que vos employés accéderont à des fichiers auxquels ils n'ont pas besoin d'accéder, les gens peuvent tomber sur des données qui pourraient compromettre votre entreprise. Essayez d'éviter que cette erreur ne se produise en limitant qui peut accéder à quels fichiers.
Outre l'affichage des fichiers, vous pouvez limiter les personnes autorisées à modifier, télécharger et imprimer des fichiers. Vous pouvez avoir des clients professionnels qui ont le droit d'afficher des fichiers mais qui ne devraient pas avoir l'autorisation de modifier les fichiers. Ignorer la fonctionnalité qui vous permet de définir des autorisations expose vos données à des risques.
Ignorer les vulnérabilités des appareils
Parfois, les entreprises investissent dans une plate-forme de stockage cloud sécurisée, mais permettent aux utilisateurs d'accéder aux fichiers à partir de smartphones ou d'ordinateurs avec des fonctionnalités de sécurité minimales. Lorsque les appareils ont peu ou pas de fonctionnalités de sécurité, cela peut annuler les mesures de sécurité prises sur la plate-forme. Les ordinateurs personnels pourraient ne pas avoir de pare-feu adéquats et les appareils personnels sans logiciel de protection pourraient déjà être exposés à des logiciels malveillants et à des virus. Les appareils approuvés doivent disposer du logiciel le plus récent et le plus à jour. Assurez-vous que les ordinateurs disposent des derniers correctifs de sécurité.
Vous ne pouvez pas toujours contrôler la façon dont vos clients commerciaux accèdent aux documents. Veillez à ne pas compromettre votre stockage en nuage et à limiter les autorisations afin que si leur réseau est compromis, cela ne compromettra pas votre stockage en nuage.
Ne pas utiliser les fonctionnalités de la plateforme
N'ayez pas peur d'explorer les différentes fonctionnalités offertes par votre plateforme. Vous pourriez trouver des fonctionnalités dont vous n'auriez jamais pensé qu'elles pourraient aider votre entreprise à rester à l'abri des cyberattaques et de la perte de données. Par exemple, certaines plates-formes vous permettent d'envoyer des invitations de marque pour des fichiers au lieu d'envoyer le fichier en pièce jointe.
De plus, vous pouvez définir des délais d'expiration personnalisés pour protéger vos données. Par exemple, si quelqu'un laisse la fenêtre ouverte sur son ordinateur et s'en va, le programme le déconnectera automatiquement après un certain temps. De même, le programme peut être en mesure de reconnaître différents appareils. Les utilisateurs peuvent avoir à passer par une authentification à deux facteurs pour accéder aux fichiers sécurisés.
Évitez les erreurs tout en protégeant vos données
Lorsque vous collaborez avec d'autres entreprises, vous devez protéger vos données. Si vous n'utilisez pas un programme de partage de fichiers professionnel et que vous utilisez toutes les fonctionnalités de sécurité, vous pourriez mettre en danger les informations sensibles de votre entreprise. Tant que vous faites attention aux divers risques liés au partage dans le cloud et que vous utilisez correctement le programme, vous devriez être en mesure de protéger les données.
