La conformité des données est un concept extrêmement important au 21e siècle. Des milliers d'entreprises sont dangereusement sur le point de tomber en non-conformité ou le sont déjà. Ce changement de statut pourrait entraîner la faillite d'une entreprise. Sinon, cela menace certainement la viabilité et la sécurité financière de l'entreprise à l'avenir. L'examen et la mise à jour des procédures de conformité sont essentiels pour
Contrôle d'accès
Le concept le plus important à considérer lors de l'examen gouvernance des données est l'accès aux données. Les données ne doivent être accessibles que par les employés qui en ont absolument besoin à tout moment. L'accès général doit être réservé aux professionnels des données qui connaissent toutes les règles et réglementations pertinentes concernant l'utilisation et l'accès aux données. Ce précepte est important en raison de la façon dont la conformité s'applique à la diffusion des données.
De nombreuses règles de gouvernance des données impliquent où et comment les données sont partagées par les personnes dans une entreprise. Les données consultées ou utilisées par la mauvaise personne peuvent finir par être divulguées ou vendues à des tiers, ce qui peut provoquer des cauchemars de conformité pour une entreprise. Toutes les données de l'entreprise doivent être réglementées et attribuées à différents départements. Les mots de passe et les pare-feu doivent empêcher différentes personnes d'accéder à ces données. Il doit être de la responsabilité d'une personne ou d'un groupe de professionnels des données afin de s'assurer que toutes ces réglementations sont respectées.
Suivez les lois mises à jour
Assurer une compréhension des lois à jour est également essentiel pour la conformité des données. De nombreuses lois sur la conformité des données peuvent changer régulièrement. Ils peuvent changer chaque année en fonction des mises à jour des règles administratives. Ces lois peuvent également changer dans des domaines dynamiques tels que la technologie ou le domaine de la santé. Une entreprise ne pourra pas invoquer l'ignorance des mises à jour juridiques comme moyen de défense dans les poursuites judiciaires engagées contre elle.
Au lieu de cela, une entreprise doit avoir des professionnels formés qui suivent des cours de formation réguliers pour les mettre à jour sur les changements et les améliorations apportées à la loi. Seules ces mises à jour garantiront qu'une entreprise peut utiliser la loi à son avantage autant que possible. Ce processus n'est pas toujours négatif. Parfois, les lois changent, ce qui permet aux entreprises de faire des affaires beaucoup plus facilement en ce qui concerne conformité des données.
Aide sécurisée
Enfin, toute entreprise qui rencontre des problèmes de conformité des données doit demander l'aide de professionnels qualifiés. Ces professionnels peuvent travailler seuls ou pour une autre grande entreprise. Ils peuvent être aussi simples que des consultants qui ont été amenés à examiner toutes les procédures de conformité d'une entreprise. L'éventail va de ces consultants aux entreprises spécialement formées et embauchées pour respecter toutes les lois sur la conformité des données auxquelles une entreprise peut être confrontée dans son domaine particulier.
Il existe des entreprises qui gagnent des millions de dollars chaque année en se contentant de gérer la réglementation HIPPA pour les entreprises de soins de santé. La grande majorité des entreprises doivent soit travailler avec ces partenaires, soit embaucher un professionnel qualifié de l'un de ces partenaires. Ce processus permettra de s'assurer qu'ils respectent toutes les contraintes de conformité des données qu'ils ne connaissent pas déjà.
Que faire
La première étape pour assurer la conformité des données avec l'entreprise consiste à déterminer tous les besoins d'une entreprise. L'entreprise doit s'assurer de l'importance de la conformité des données dans laquelle elles se trouvent. De nombreuses entreprises ne doivent avoir qu'un nombre relativement restreint d'employés travaillant sur la conformité à un moment donné. D'un autre côté, les entreprises qui traitent beaucoup de dossiers médicaux ou de numéros de sécurité sociale peuvent devoir embaucher toute une équipe ou une entreprise.
Une analyse approfondie par la direction avec l'aide d'un consultant déterminera ces besoins et aidera à sécuriser une stratégie pour l'avenir. La prochaine étape consiste à rencontrer experts en données et formuler un plan. Ce plan aidera à déterminer quels formulaires doivent être utilisés, comment les données doivent être protégées et quelles parties prenantes doivent être mises en place. Certaines parties devraient être tenues responsables de la conformité des données et devraient faire l'objet d'une enquête si elles n'exécutent pas ces tâches. Enfin, l'entreprise doit mettre en place toutes ces procédures et peut-être y consacrer des sommes considérables. Cet argent sera bien inférieur à ce qu'ils devront dépenser en amendes et en frais s'ils ne respectent pas les données.
Conclusion
La conformité quotidienne n'est pas la façon dont la grande majorité des gestionnaires veulent passer leur temps. C'est quelque peu ésotérique et relativement ennuyeux pour un grand nombre de personnes en dehors du domaine. Mais c'est l'un des domaines les plus importants que l'on puisse traiter. Il est essentiel que les entreprises du 21e siècle s'engagent correctement avec le gouvernement et les lois concernant le traitement des données. Être en conformité permet de garantir que les clients peuvent faire confiance aux entreprises avec leurs données et peuvent continuer à partager des données avec ces entreprises afin d'alimenter un certain nombre d'entreprises lucratives. Bien que la conformité des données puisse sembler sans importance pour de nombreux gestionnaires, elle est devenue un élément essentiel de l'économie d'aujourd'hui et doit être traitée comme telle.
