La productivité reste l'un des problèmes les plus importants de l'espace de travail d'aujourd'hui. Selon certaines statistiques récentes partagées par le Voucher Cloud, un employé de bureau moyen n'est productif que 2 heures et 53 minutes par jour. Cela justifie peut-être la perte de productivité annuelle prévue d'environ 7 XNUMX milliards de dollars en raison de la perte de productivité aux États-Unis seulement (Gallup).
Ce n'est pas comme si cela passait inaperçu, et personne ne s'en soucie. Les entreprises s'y emploient toujours. En fait, il existe aujourd'hui des milliers de meilleures pratiques et d'outils de productivité.
Beaucoup pensent que ce grand nombre de outils de productivité et les applications peuvent également parfois submerger ceux qui recherchent des moyens d'améliorer leur productivité en premier lieu. Cela peut entraîner une perte de temps, d'énergie et de ressources lorsque vous vous efforcez de prendre quelques minutes supplémentaires par jour pour augmenter votre productivité.
Il peut encore y avoir un autre problème. Vous téléchargez souvent une nouvelle application de productivité pour vous rendre compte qu'elle ne répond pas à vos attentes. Tout cela entraîne non seulement une perte de temps, mais alimente également votre frustration.
Vous commencez à avoir une mauvaise opinion de vous-même et de votre façon de travailler, ce qui finit par tuer encore plus votre productivité. Le fait est qu'il n'y a rien de mal avec vous. Le problème réside dans la façon dont vous essayez d'améliorer votre productivité.
Il n'y a pas d'approche unique pour améliorer la productivité. Quelle que soit l'innovation, la netteté et l'originalité de la dernière application de productivité, de la stratégie de gestion des e-mails ou de l'outil de gestion des tâches que vous envisagez d'utiliser, elle ne produira pas les résultats souhaités si elle n'est pas personnalisée pour vos besoins spécifiques.
Le concept de personnalisation de votre productivité peut sembler un peu étrange pour beaucoup d'entre vous. Mais cela peut être la meilleure chose que vous puissiez faire pour améliorez votre productivité. Votre voyage vers ce point de repère important commence par l'identification de votre style de productivité, qui reflète la façon dont vous pensez et traitez les informations en tant qu'individu.
Le concept des styles de productivité
Le terme « Styles de productivité » a été inventé par Carson Tate. Il fait référence à la façon dont votre cerveau est câblé pour traiter les informations qu'il obtient et les utilise pour résoudre des problèmes et accomplir une tâche donnée. Ce concept a aidé les experts à comprendre pourquoi l'approche unique ne fonctionne pas bien pour faire avancer les choses. Au lieu de cela, cela les aide à trouver des moyens de tirer le meilleur parti de leurs tendances innées à gérer efficacement les tâches.
Différents types de styles de productivité
Tate sépare les styles de productivité en quatre types différents :
Le Prioritaire
Considéré comme le style de productivité le plus technique, Prioritizer fait référence à quelqu'un qui préfère créer des objectifs et résoudre des problèmes à l'aide des données disponibles. Les Prioritizers sont généralement des penseurs critiques, ayant un point de vue pragmatique sur une situation. Leur penchant pour les faits et les chiffres les aide à rester bien organisés, axés sur les résultats et axés sur les objectifs.
Cependant, leur fascination (ne lisez pas l'obsession !) pour les faits les laisse souvent lutter pour avoir une vue d'ensemble, handicapant leur capacité à trouver des solutions prêtes à l'emploi aux problèmes.
C'est pourquoi les Prioritizers doivent apprendre à s'adapter à la situation et à aborder les problèmes sous différents angles pour surmonter les lacunes inhérentes à leur style de productivité préféré. Bien que leurs données leur donnent une bonne longueur d'avance pour résoudre un problème, ce n'est souvent pas la solution complète.
Ainsi, ils devraient apprendre à planifier et à gérer en fonction des exigences d'une situation. L'intégration de divers outils d'organisation (comme des étiquettes et des cahiers) dans leur arsenal peut les aider à mieux surveiller et suivre leurs progrès.
Points forts
- Évaluation juste de l'importance de différents éléments d'un projet ou tâche
- Excellent pour le calcul, l'analyse et la résolution de problèmes
- Décisif, cohérent et orienté objectif
Points faibles
- Rigidité souvent excessive et attitude contrôlante
- Compétitivité inutile
- Privilégier l'agilité à l'excellence
- Axé sur le projet plutôt que sur le processus
Style de communication préféré
Vous trouverez toujours les Prioritizers s'efforçant d'accomplir les tâches rapidement et efficacement, en sautant le bavardage et en comptant davantage sur les faits. La précision est leur méthode préférée, ne pas trop partager les détails et garder les conversations brèves. Même leurs e-mails ressemblent assez souvent à des textes, limités à quelques phrases. Tout en donnant ou en recevant des commentaires, ils gardent leurs émotions de côté et se concentrent sur les chiffres et les données. Ils s'appuient davantage sur des questions « quoi » : que disent les faits à propos de ceci ou de cela ? Quelle est la marge d'erreur ? Quel est le nombre de jours que quelque chose va prendre ?
Le planificateur
Listes de tâches, des plans détaillés et des calendriers quotidiens structurés sont les choses que les planificateurs aiment le plus. Ils s'appuient excessivement sur ces principes pour planifier comment accomplir une tâche et suivre leurs échéances. Il est omniprésent pour les planificateurs de ne jamais manquer une échéance, de faire tout ce qu'il faut pour terminer un projet à temps.
Cependant, leur habitude de planifier tout et chaque aspect d'une tâche leur rend difficile la gestion de la spontanéité. En fait, les planificateurs sont également connus pour ressentir de l'anxiété et de l'inconfort lorsque les choses s'écartent de leurs plans attendus.
Bien que les délais comptent beaucoup pour les planificateurs, une attention excessive et sur-planification dans tout peut entraîner des retards inutiles et inattendus. Pour optimiser leur productivité, les planificateurs doivent apprendre quand et comment réviser leurs objectifs en fonction des besoins du moment, y compris les échéanciers.
Points forts
- Religieusement cohérent, pratique et orienté vers l'action
- Capacité à identifier les défauts et les lacunes dans les plans ou les processus
- Garder tout organisé, y compris les données
- Aime créer des plans et des processus complets
Points faibles
- Manque souvent de flexibilité et d'adaptabilité
- Prêt à compromettre de meilleures opportunités au lieu de dévier ou de réajuster leurs plans
- Manque de spontanéité
- Obsession des résultats souhaités
- Préférer le processus aux objectifs
Style de communication préféré
Les plans d'action et les calendriers inspirent un planificateur plus que toute autre chose. Si vous souhaitez transmettre quelque chose de manière efficace à un planificateur, un compte rendu détaillé et étape par étape de la question est la meilleure façon de procéder. Pourquoi? Parce que le processus est ce sur quoi ils se concentrent le plus. Contrairement aux priorités, les planificateurs ont tendance à se concentrer davantage sur les questions « Comment » : comment allouerons-nous les ressources ? Comment l'équipe résoudra-t-elle un problème particulier ? Comment surmonter les retards ? Comment pouvons-nous réduire les dépenses?
L'arrangeur
Les arrangeurs ont un flair naturel pour la communication, valorisant l'expression et l'émotion, complétant bien avec des pensées de soutien. Gérer les réunions de projet et collaborer avec leurs collègues pour accomplir une tâche tire le meilleur parti de leurs capacités. Ils prospèrent en partageant des idées, des pensées, des histoires et en discutant plutôt que de s'en tenir excessivement aux données.
Leur contribution quadruple lorsqu'il s'agit d'idées marketing, d'évaluation juste des émotions, d'animation d'événements en équipe et d'entretien des relations. Ils accélèrent les performances grâce à une collaboration mutuelle, en effectuant des ajustements en temps réel au fur et à mesure que les événements se déroulent, réduisant considérablement le temps d'achèvement du projet. Ils aiment tenir toutes les parties prenantes au courant de l'avancement des tâches, contribuant également à la diffusion efficace des idées dans l'ensemble de l'organisation.
Points forts
- Une communication efficace
- Compréhension empathique des émotions des autres
- Coordination
- Enseignement
- Persuasion
Points faibles
- Se fier davantage à l'intuition et à la collaboration plutôt qu'à la planification
- Assumer souvent plus de responsabilités envers les autres que nécessaire
- Incapable de comprendre les résultats à long terme
- Préférer les gens au projet
Style de communication préféré
Un arrangeur est quelqu'un de chaleureux et de conversation. Quelqu'un qui aime participer à des conversations en personne pour capitaliser sur ses points forts, tels que le ton et le ton de la conversation, le langage corporel et l'énergie pour se connecter avec les autres. Ils préfèrent les histoires pour faire passer leur message et obtenir le même genre de réponse pour eux-mêmes. Leur concentration sur les gens les amène à se poser des questions sur « Qui » : qui effectuera ce travail ? Qui va s'occuper des finances ? Qui sera responsable de la logistique ?
Le Visualiseur
Si la image plus grande et les concepts lointains vous inspirent toujours, vous êtes probablement un visualiseur. Ils nourrissent la synthèse, l'intégration, l'intuition et l'exhaustivité. Les situations de pression les aident à s'épanouir, car ils en tirent de l'énergie. Mais ils s'ennuient quand ils n'ont pas quelques tâches sur lesquelles se concentrer.
Les visualiseurs se concentrent principalement sur le potentiel d'une personne, d'un défi ou d'une situation, plutôt que de se préoccuper des détails impliqués. La quantité exceptionnelle d'enthousiasme qu'ils portent les aide à trouver des idées révolutionnaires et fait d'eux la personne la plus appropriée pour diriger de telles entreprises.
Si vous avez l'occasion de communiquer avec eux par e-mail, ne soyez pas surpris de voir combien de temps ils durent. C'est parce qu'ils regorgent de concepts et de pensées. Les visualiseurs sont excellents pour résoudre les problèmes, innover et intégrer de nouvelles idées dans tous les défis auxquels ils sont confrontés. Tout cela les rend également exceptionnels pour identifier de nouvelles opportunités.
Points forts
- Nouveauté
- Innovation
- Ouverture d'esprit
- Capacité à voir la situation dans son ensemble
- La résolution de problèmes
- Expressif
Points faibles
- Tendance à saper les détails
- Peut sauter des délais en raison de leur incapacité à prendre en compte les détails
- Trop impulsif
- Considérer les possibilités plus que le processus
Style de communication préféré
Comme vous l'avez peut-être deviné, le Visualizer orchestre la conversation autour des mots centrés sur la vision, tels que « envisager », « voir », « une image plus large », etc. L'un des meilleurs moyens de faire passer votre message à un Visualiseur est de utiliser des métaphores et des aides visuelles. De plus, si vous êtes capable de transmettre comment une tâche ou un projet particulier s'intégrera dans leurs objectifs à long terme, vous vous débrouillez très bien dans votre interaction avec un visualiseur.
Identifiez votre style de productivité pour améliorer votre efficacité
Tout l'intérêt de connaître les différents styles de productivité est d'identifier correctement celui qui correspond le plus à votre style de travail. Une fois que vous en êtes conscient, il devient beaucoup plus facile de travailler sur les défauts inhérents à ce style, améliorant ainsi considérablement votre productivité.
Voyons maintenant comment différents modules complémentaires peuvent améliorer l'efficacité globale de chacun de ces styles de productivité.
Comment améliorer la productivité en tant que priorité ?
En tant que Prioritizer, vous devez affiner votre exécution en comptant sur vos forces axées sur les données, analytiques et axées sur les tâches. Déterminez le temps qu'il vous faut pour accomplir vos tâches quotidiennes, puis réduisez le temps en affiner le processus. Même si vous ne pouvez consacrer que quelques minutes à chaque tâche, cela finit par devenir un créneau important tout au long de votre journée de travail complète. Se concentrer sur les objectifs est excellent, mais réaligner votre attention pour affiner le processus vous permet de gagner du temps. Et une fois que vous disposez de suffisamment de temps, vous commencez à mieux gérer chaque projet.
Comment améliorer la productivité en tant que planificateur ?
Vous pouvez commencer par puiser dans votre pensée logique et votre flair naturel pour les listes de tâches afin de créer une liste de 15 minutes par jour. Il devrait aligner toutes les corvées et tâches qui ne prendront pas plus de 15 minutes. Vous pouvez ensuite regrouper ces tâches dans le plus grand schéma de choses que vous avez déjà créé, en micro-segmentant vos tâches de la meilleure façon possible. Et travaillez sur votre capacité à gérer les choses qui se déroulent spontanément devant vous. La micro-segmentation de vos plages horaires peut vous aider à prendre le temps de planifier quelque chose que vous ne pouviez pas auparavant. Le planificateur devrait également laisser de la place au « second meilleur », améliorant sa capacité à s'adapter aux écarts dans ses résultats projetés.
Comment améliorer la productivité en tant que visualiseur ?
Un visualiseur doit penser et agir comme un sprinter plutôt qu'un marathonien tout en s'occupant des affaires quotidiennes. Les Visualiseurs sont souvent piégés dans un état d'esprit « hors de vue, hors d'esprit ». Assurez-vous de ne pas le faire. Au lieu de consacrer trop de temps et d'efforts à orchestrer un objectif lointain, concentrez-vous sur une seule activité pendant 20 à 30 minutes. Passez ensuite à une autre tâche. Cela signifie également que vous devez aligner quelques tâches différentes plutôt que de rester coincé dans un seul travail pendant des périodes plus longues. La liste et la hiérarchisation de vos tâches, associées à votre capacité à penser à long terme, peuvent transformer complètement votre productivité.
Comment améliorer la productivité en tant qu'arrangeur ?
Pendant que vous essayez de combler les lacunes grâce à votre capacité à bien vous intégrer aux personnes qui vous entourent, il serait préférable d'incorporer des détails dans vos compétences en gestion de projet en tant qu'arrangeur. S'appuyer uniquement ou fortement sur les capacités des gens est formidable, mais vos chances de succès augmentent considérablement si vous avez une solide connaissance des détails. plan d'action en place. Les détails vous aideront à affiner le processus, ce qui contribuera à améliorer votre rendement global.
Conclusion
Le fait est qu'aucun outil, stratégie ou système de productivité ne peut tout avoir et fonctionner suffisamment bien pour chaque individu. Mieux vous vous comprenez, meilleures sont vos chances de choisir le système de productivité qui vous convient le mieux. Bien que s'appuyer sur vos principaux atouts soit l'un des meilleurs moyens d'exploiter les ressources dont vous disposez, c'est toujours bien si vous pouvez les compléter en travaillant sur vos lacunes.
Nous vous souhaitons donc bonne chance pour améliorer votre productivité et espérons que ce blog vous aidera dans cette entreprise.
