Ana neman gudanar da wani taron? Wannan jagorar sarrafa taron yana nan don taimakawa! Za mu dauki matakai daga farko zuwa ƙarshe, daga yanke shawarar kwanan wata da wurin da za a inganta taron ku da kuma tabbatar da cewa komai yana tafiya daidai.
Menene Gudanar da Taron?
Gudanar da taron shine tsarin tsarawa, aiwatarwa, da aiwatar da duk ayyukan da suka shafi wani takamaiman lamari. Yana da cikakken tsari wanda ya ƙunshi duk wani nau'i na tsarawa, tsarawa, da kuma gudanar da wani taron.
Manajojin taron ne ke da alhakin tabbatar da cewa komai yana tafiya lafiya a ranar taron ku. Dole ne su yi la'akari da abubuwa kamar hayar wurin, shirye-shiryen abinci, dabarun talla, da dabaru kamar tsarin ajiye motoci da dai sauransu domin ku sami komai a rufe idan ana batun gudanar da taron ku cikin kwanciyar hankali.
Kyakkyawan manajan taron zai tabbatar da cewa abokan cinikin su sun sami lokaci mai kyau a cikin abubuwan da suka faru ta hanyar tabbatar da an sanar da su game da abubuwan da ke faruwa a duk tsawon lokacin daga farkon zuwa ƙarshe wanda hakan ya ba su kwanciyar hankali da sanin cewa ba za a sami abin mamaki ba. zo showtime!
Yanke shawarar Kwanan wata da Wuri
Zaɓin kwanan wata da wurin shine mataki na farko na hada taron. Zaɓin ku zai dogara da abubuwa da yawa, gami da:
- Lokacin shekara. Shin akwai wani yanayi na musamman da masu sauraron ku za su fi sha'awar? Idan haka ne, kuna iya yin la'akari da tsara jadawalin taron a lokacin.
- Ƙarfin wurin da wuri. Girman wurin yana da mahimmanci saboda yana rinjayar yadda mutane da yawa zasu iya halarta (kuma ko zai yi kama da komai). Misali, idan kuna son mutane 500 a wurin taron ku amma zaɓinku kawai shine babban gidan wasan kwaikwayo wanda ke ɗauke da mutane 1,000, to kuna buƙatar komawa zuwa murabba'i ɗaya ku fito da wani zaɓi don ɗaukar irin wannan babban taron.
- Farashin wurin da samuwa. Hakanan kuna buƙatar yin tunani akan ko wannan wurin yana cikin kasafin kuɗi ko a'a (kuma idan yana samuwa lokacin da ake buƙata). Wasu lokuta wuraren suna buƙatar ajiya kafin yin ajiyar kuɗi; idan haka ne, tabbatar cewa kudaden ajiya ba su yi yawa ba!
Ƙirƙirar Budget
- Ƙaddamar da kasafin kuɗi. Kafin ku fara taron ku, yana da mahimmanci ku san nawa za ku iya kashewa akansa. Kuna buƙatar haɗa duk farashin da ke shiga cikin tsarawa da gudanar da wani taron a cikin kasafin kuɗin ku - wannan ya haɗa da abubuwa kamar kuɗin haya na wurin, abinci don masu halarta, kayan ado da alamar alama, kayan talla kamar fastoci ko ƙasidu, albashin ma'aikata, da farashin kayan aiki. Kar a manta game da wasu kuɗaɗe, kamar farashin buga tikiti ko gayyata!
- Ka kasance mai gaskiya game da abin da za ka iya. Idan wannan shine karon farko na shirya wani biki, duba irin abubuwan da suka faru a yankinku da aka gudanar kwanan nan (ko kuma suna faruwa nan ba da jimawa ba) domin ku sami wasu maki kwatance yayin ƙididdige adadin kuɗin naku. Har ila yau, tabbatar da cewa kada ku yi la'akari da adadin lokacin da ake buƙata daga duk wanda ke da hannu (ciki har da kanku). Ma'anar abin da ya fi rikitarwa ya zama (watau ƙarin ayyuka na mu'amala), sannan a magana gabaɗaya, akwai buƙatar ƙarin mutane da ke aiki tare don samun nasararsa; don haka, wannan zai ƙara yawan farashin da ke da alaƙa da gudanar da taron da aka faɗi cikin nasara!
- Kasance cikin shiri don farashin da ba zato ba tsammani kuma! Muddin akwai mutane da ke da hannu wajen gudanar da kowane irin taron jama’a – musamman wadanda suka shafi shaye-shaye – za a rika samun abubuwan ban mamaki na karshe ko matsalolin da suka taso ba zato ba tsammani a lokacin shirye-shiryen da suka kai har zuwa ranar da kanta; Don haka, kasancewa cikin shirye-shiryen kuɗi kafin aiwatar da cikakken aiwatar da irin wannan ƙoƙarin yana tabbatar da kwanciyar hankali da kwanciyar hankali a duk tsawon aikin… kuma yana taimakawa hana baccin dare damuwa kan ko komai ya tafi daidai :) ”…
Saita Gidan Yanar Gizon Abubuwan Da Ya faru
Kuna da kyakkyawan ra'ayi don taron, kuma kuna shirye don ɗaukar shi daga matakin fahimta zuwa gaskiya. Mataki na farko a cikin tsari shine ƙirƙirar gidan yanar gizo don taron ku. Idan ba ku da lokaci ko ƙwarewar da ake buƙata don ƙirƙirar ɗaya da kanku, yawancin gidajen yanar gizo na iya taimakawa wajen tashi da gudu cikin sauri. Idan kun fi son gwada wani abu na abokantaka na DIY, kayan aikin kamar Wix da Squarespace suna da sauƙin isa ga duk wanda ke da ƙwarewar kwamfuta na yau da kullun don amfani da su - kuma suna da kyauta!
Da zarar rukunin yanar gizon ku ya tashi kuma yana gudana, tabbatar ya ƙunshi duk bayanan da suka dace game da taron ku: kwanan wata, lokuta (ciki har da lokacin buɗe kofofin), wuri na gaba ɗaya (adireshin titi ko sunan wurin), da duk wasu cikakkun bayanai masu halarta na iya buƙatar sani kafin siye. tikitin su. Kar a manta hanyoyin haɗin kai tsaye don mutane su iya siyan tikiti akan layi idan sun zaɓi ba za su buga su a gida ba; yawancin kamfanonin tikiti suna ba da wannan zaɓi ta atomatik lokacin siye, amma duba sau biyu kawai idan wani bayani ya canza tun daga taron bara!
Kasuwa da Ci Gaban Taron ku
Da zarar kun fahimci yadda kuke so ku kusanci taron ku, lokaci yayi da zaku fitar da kalmar. Wannan shine inda kafofin watsa labarun da tallan imel ke shigowa. Ana iya amfani da kafofin watsa labarun don tallata kwanan wata da wurin taron ku, da kuma duk wani lamari mai alaƙa ko talla da ke faruwa a lokaci guda. Hakanan wuri ne mai kyau ga mutanen da ƙila su yi sha'awar halarta amma ba su da tikiti tukuna don ƙarin koyo game da abin da za su iya tsammani lokacin da suka isa wurin da kuke. Tallace-tallacen imel yana da irin wannan damar: aika sanarwa game da tallace-tallacen tikiti, damar sa kai, da sauransu, ta hanyar imel yana ba duk wanda ke da damar yin amfani da intanet (wanda ke da kyau kowa a yanzu!) samun damar samun bayanai game da taron ku - wanda ke nufin cewa ko da sun sami damar yin amfani da intanet. ba su da sha'awar nan da nan idan wani abu ya kama idanunsu daga baya a kan hanya to da fatan za su tuna ganinsa a baya!
Wata hanyar tallata kanku ita ce ta hanyar buga jaridu kamar jaridu ko mujallu; duk da haka, wannan dabarun yana aiki mafi kyau idan kuna ƙoƙari musamman don isa ga wasu ƙididdiga kamar tsofaffi waɗanda ba sa amfani da kafofin watsa labarun sau da yawa (kuma don haka ba za su ga wani rubutu a can ba). Bugu da ƙari, wasu wallafe-wallafen suna cajin ƙarin kudade dangane da sau nawa a kowane wata / shekara, da dai sauransu, don haka ka tabbata ka san abin da waɗannan farashin suke kafin yin kanka! Ko mafi kyau tukuna: gwada tuntuɓar masu rubutun ra'ayin yanar gizo na gida maimakon - ba sa cajin komai gaba amma yawanci za su rubuta wani abu mai kyau game da kowane samfur / sabis / taron da kuke bayarwa, muddin suna tsammanin yana da ban sha'awa sosai.
Akwai software da yawa na sarrafa taron kamar Eventtia samuwa akan layi. Irin waɗannan kayan aikin suna taimakawa musamman tare da tallace-tallacen taron tare da kiyaye sauran mahimman abubuwan ƙungiyar taron.
Ƙirƙiri Hashtag Event
Hashtag wata hanya ce ta rarraba taronku a kan kafofin watsa labarun da sauƙaƙa wa mutane samun ku. Hashtags kuma yana taimaka muku samun ƙarin mabiya ta hanyar sauƙaƙa musu yin bincike da gano sabbin abubuwan da za su yi sha'awar su.
Kyakkyawan hashtag yakamata ya zama na musamman kuma mai sauƙin tunawa amma bai daɗe ba (bai wuce kalmomi biyu ba). Idan kana amfani da Twitter, ka tuna cewa iyakar tsawon tweet shine haruffa 140.
Shirya Hanyoyi
Lokacin shirya babban taron, yana da mahimmanci don tabbatar da komai yana cikin wurin. Wannan ya haɗa da kayan aiki masu dacewa, mutane, kayan aiki, da albarkatu don yin nasarar taron.
Ya kamata ku fara bincika nau'in software na sarrafa taron zai fi amfani ga kasuwancin ku. Kuna iya yin haka ta hanyar duba hanyoyin magance daban-daban da ake samu a kasuwa da ganin waɗanne ne suka fi dacewa da bukatun ku da kuma matsalolin kasafin kuɗi. Na gaba shine zabar irin fasahar da kuke so a wurin a kowane wuri inda abubuwan zasu faru (misali, makirufo). Da zarar an yanke waɗannan shawarwari, lokaci ya yi da za a yi la'akari da dabaru kamar zaɓuɓɓukan sufuri tsakanin wurare ko tsakanin filayen jirgin sama yayin matakan da suka shafi tafiye-tafiye na tsara taron, zabar waɗanne hanyoyi ne suka fi dacewa bisa la'akari kamar yanayin yanayi (misali, abubuwan cire dusar ƙanƙara. ) ko kuma hanyoyin zirga-zirgar jama'a suna buƙatar ƙarin aikin kulawa kafin a sake amfani da su bayan ayyukan gine-gine).
Ranar Gaban Taronku
Ranar da za a yi bikin ku, za ku so ku shiga tare da duk dillalai waɗanda ke taimaka muku sanya nunin.
- Wurin: Shin sun shirya? Shin sun saita kuma sun gwada komai, gami da AV da haske? Shin duk ma'aikatansu sun yi layi a layi don gobe?
- Abincin Abinci: Shin ma'aikatan gidan abincin ku sun yi aiki da jadawalin su na gobe?
- Ƙungiyar AV ɗin ku: Shin suna shirye kuma suna iya aiwatar da duk abin da ke buƙatar yin? Idan akwai wani abu kuma da ya kamata a yi, yi shi yanzu!
- Kiɗa: Shin akwai kida da aka shirya kunna yayin wasu sassa (misali, lokacin farin ciki)? Yana buƙatar tweaking ko share gaba ɗaya?
- Sigina/Jerin baƙo/tsarin zama: Shin waɗannan abubuwan sun ƙare ko har yanzu masu tsara shirye-shiryen taron ko wasu muhimman mutane waɗanda ke da alhakin tabbatar da cewa wannan yana da kyau (kamar ku!)
Ranar Waki'ar Ku
Ranar taron ku shine mafi mahimmancin sashi, don haka dole ne ku sami tsari na kowane mataki.
- Da safe kafin taron: Kowa zai iya zuwa da wuri don taimakawa saita idan kuna gudanar da babban taron. Wannan abu ne mai kyau! Kowa ya kamata a yi lissafin kuma a shirye ya tafi da karfe 8 na safe; idan ba haka ba, to a tuntube su da gaggawa a tambaye su inda suke. Idan an bar kowa a baya ko aka manta da shi, a tabbatar ya zo da wuri, don kada kowa ya ji an bar shi.
- Yayin saitin: Ƙirƙiri layin taro don a iya kammala ayyuka cikin sauri; hakan kuma zai hana cikas a wannan lokaci mai muhimmanci da kowa ke bukatar mayar da hankalinsa sosai wajen ganin an yi komai yadda ya kamata (da rashin takaici). Lissafin bayanai kuma suna da taimako sosai a nan - za su tabbatar da cewa babu abin da aka manta da shi ko kuma a manta da shi yayin saitin!
- A lokacin nunawa: Tabbatar da isassun mutane suna aiki kofa; idan ba haka ba, kira ga wasu abokai ko 'yan uwa waɗanda za su iya taimakawa tare da wannan aikin (ko hayar wani musamman don wannan aikin).
- Bayan lokacin nunawa: Ana fara tsaftacewa nan da nan bayan baƙon ku na ƙarshe ya bar wurin - ba da gudummawar duk wani abin da ya rage daga tebur / rumfuna a cikin kwantena ko akwatuna don komai ya shirya don sake amfani da shi na gaba! Hakanan kuna iya son wani a hannu wanda ya san adadin abinci da aka shirya yayin matakan shirye-shiryen (don haka ba za a yi saura da yawa ba a ƙarshe) yayin da wasu suka fara ɗaukar kayan ado a kusa da sararin samaniya bayan duk baƙi sun tafi gida lafiya.
Kammalawa
Bin waɗannan matakan zai taimaka maka shirya da sarrafa taron, amma ku tuna cewa abu mafi mahimmanci shine jin daɗi! Hanya mafi kyau don tabbatar da taron ku yana tafiya lafiya shine jin daɗin kowane lokaci. Idan kuna jin daɗi, to kowa ma zai yi!
