QuickBooks में काम करना सुविधाजनक है क्योंकि यह अत्यंत उपयोगकर्ता-अनुकूल है। यह ऊपरी कमाई और व्यापार दक्षता के लिए एक प्रभावी उपकरण की आपकी आवश्यकता की पूर्ति करता है।
हालाँकि, जब आप या आपका अकाउंटेंट QuickBooks का उपयोग कर रहे हों तब भी मानवीय गलतियों की संभावना हमेशा बनी रहती है। दिन-प्रतिदिन के लेन-देन दर्ज करना, ज्ञान को लगातार अद्यतन करना और खरीदार की इच्छाओं को पूरा करना कुछ ऐसे घटक हैं जिनके परिणामस्वरूप संभवतः ज्ञान पहुंच में गलती हो सकती है।
इस पाठ में, हम कुछ सामान्य त्रुटियों को जान सकते हैं जो संभवतः ए/आर और छोटे खुले शेष या खुले क्रेडिट के अंदर हो सकती हैं।
साधारण गलती
- भुगतान किसी चालान पर नहीं किया जाता है
- क्रेडिट जारी किया जाता है और अब बिल में नहीं डाला जाता है।
- "छोटे शेष" को बट्टे खाते में डालना चाहते हैं।
लक्षण
- "ए/आर एजिंग एब्सट्रैक्ट" में 0 के साथ बड़ी संख्या में बुजुर्ग संतुलन और निशान हैं
- सामान्य कॉलम में छोटी मात्राएँ होती हैं
- खुले चालान के अनुभवों में कई क्रेडिट या शेष हैं।
ऐसे मुद्दों का समाधान कैसे करें?
ए/आर एजिंग सार और खुले चालान अनुभवों की समीक्षा करें
- रिपोर्ट पर जाएँ
- ग्राहक एवं प्राप्य का चयन करें
- ए/आर एजिंग सार और ओपन बिल अनुभव चलाएँ
- चालान रिकॉर्ड खोलें
- तिथि डिफ़ॉल्ट रूप से "अभी-अभी" पर सेट होती है - निर्धारित तिथि को "अभी-अभी" पर छोड़ दें (यह कभी-कभी आपको किसी भी मात्रा को लिखने से बचा सकता है जिसे बाद की तारीख में किसी अन्य खुले खरीदार बिल में ले जाया जाता था।)
- इस रिकॉर्ड की समीक्षा करें (यह बिलों की नकल करेगा या बिल को अब क्रेडिट नहीं किया जाएगा)।
सीडीआर के साथ "अप्रयुक्त ग्राहक भुगतान और क्रेडिट" को ठीक करें
- क्लाइंट डेटा समीक्षा सुविधा प्राप्त हुई
- खरीदार के टैब से एक नाम चुनें और फिर "चालान और शुल्क" टैब पर जाएं
- चेकबॉक्स दबाकर बिल का उपयोग करने के लिए शुल्क का चयन करें
- संपूर्ण बिलों के लिए उपयोग करने के लिए "ऑटो फ़ॉलो ऑल" चुनें या मेरी ओर से प्रत्येक "शुल्क और चालान" चुनें।
- उपयोग करना चुनें
- एक बार "फ़ॉलो करें" चुने जाने पर, लेन-देन धूसर हो जाएगा
- "सहेजें" चुनें
सीडीआर के बिना "खुले टुकड़ों" की मैन्युअल सफाई
सीडीआर उपकरण की सहायता के बिना सूचना फ़ाइल की सफाई की अक्सर आवश्यकता होती है। इसके अलावा, यदि किसी पत्रिका का उपयोग प्राप्य खातों में दर्ज किया जाता था तो "सीडीआर उपकरण" शायद मददगार नहीं होगा। यदि जमा राशि सीधे जमा पर ए/आर में भर दी गई थी और आय खाते में नहीं, तो "सीडीआर टूल" भी कोई मदद नहीं कर सकता है। गाइड क्लीनअप के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- "भुगतान प्राप्त करें" चुनें
- सटीक खरीदार चुनें.
वॉल्यूम को "0" के रूप में छोड़ें - "छूट और क्रेडिट" चुनें
- छूट और क्रेडिट में - खुले बिल का उपयोग करने के लिए "क्रेडिट या जर्नल एंट्री" चुनें।
छोटे शेषों को बट्टे खाते में डालें
छोटी शेष राशि को बट्टे खाते में डालने की एक आसान तकनीक यह है कि जब भुगतान "भुगतान प्राप्त करें विंडो" में दर्ज किया जाता है।
- ओपन इनवॉइस रिपोर्ट में- उस बिल पर डबल क्लिक करें जिसमें ओपन बैलेंस है।
लेन-देन का इतिहास खोलने के लिए "इतिहास लिंक" चुनें। - "लेन-देन ऐतिहासिक अतीत वार्तालाप फ़ील्ड" से - बटन पर जाएं और "ग्राहक भुगतान विंडो" पर नेविगेट करें।
- "अतिरिक्त मात्रा लिखें" चुनें।
- सहेजें और बंद करें का चयन करें (एक बार जब "राइट-ऑफ मात्रा" प्रतिबिंबित हो जाती है और समग्र खाता खाता जिसमें राइट-ऑफ का शुल्क लिया जाना है, दिखाई देगा। उस खाते का चयन करें जिसके लिए वॉल्यूम राइट-ऑफ किया जाना है)
"ग्राहक मूल्यांकन ज्ञान" के अंतर्गत बट्टे खाते में डाले गए चालान
सीडीआर में, "राइट ऑफ इनवॉयस लिखत" हो सकता है। आप एकल विंडो से चालान, टिप्पणी शुल्क या मौद्रिक शुल्क को एक साथ बट्टे खाते में डाल सकते हैं।
नोट: इस विकल्प का उपयोग करने से पहले "अप्रयुक्त खरीदार बिल और क्रेडिट इंस्ट्रूमेंट की मरम्मत करें" विकल्प का उपयोग करें। यदि आपके पास क्रेडिट उपलब्ध है, तो एक चेतावनी संदेश दिखाई देगा।
- उन चालानों की एक सूची बनाएं जिन्हें बट्टे खाते में डाला जाना है (मानकों के अनुसार)
- "सभी खोजें" पर क्लिक करें
- सूची को सीमित करने के लिए डिस्प्ले पर मानक दर्ज करें
- "सभी खोजें" पर क्लिक करें।
- यदि कोई मानक तय नहीं किया गया है - "सभी खुले चालान" सूची में प्रदर्शित होंगे।
- यदि कोई मानक तय नहीं किया गया है, तो सभी खुले चालान सूची में दिखाई देंगे।
- अप टू फील्ड में दिनांक भरें।
- अब ''इनवॉइस टू राइट ऑफ'' चुनें।
चालान चुनें (सूची में संपूर्ण चालान चुनने के लिए "सभी चुनें" चुनें) - इसके बाद “राइट-ऑफ़ वाक्यांश निर्दिष्ट करता है।
- सूची से "खाता बट्टे खाते में डालें" चुनें (यदि आवश्यक हो तो व्यापार बट्टे खाते में डालने की तारीख)
- यदि लालित्य निगरानी का उपयोग किया जाता है तो "लालित्य लिखें" भरें
- चयनित चालान का पूर्वावलोकन और राइट-ऑफ़ चुनें। एक पुष्टिकरण संदेश प्रतिबिंबित होता है - सभी चालानों को बट्टे खाते में डालना है, बट्टे खाते में डालना है और पूरी मात्रा को बट्टे खाते में डालना है।. (प्रक्रिया समाप्त करने के लिए "लिखें बंद करें" पर क्लिक करें या प्राथमिक विंडो पर लौटने के लिए रद्द करें का चयन करें)
- राइट-ऑफ़ वाक्यांश निर्दिष्ट करें.
- चयन खाता बट्टे खाते में डालना सूची से. राइट-ऑफ़ खाते की आवश्यकता है.
- यदि आवश्यक हो तो राइट-ऑफ़ तिथि बदलें। राइट-ऑफ़ तिथि की आवश्यकता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, राइट-ऑफ़ तिथि मूल्यांकन अवधि का अंतिम दिन है।
- यदि लालित्य निगरानी का उपयोग किया जाता है तो राइट-ऑफ़ लालित्य दर्ज करें।
विक्रेता बिलों को बट्टे खाते में डालना
जब आप आपूर्तिकर्ता से टुकड़े खरीदते हैं तो प्राप्य खातों का निर्माण होता है। दोनों संतुलन संभवतः एक-दूसरे की भरपाई करेंगे। हमारे पास कुछ उपचार उपलब्ध हैं और किसे चुनना है यह लेनदेन की मात्रा पर निर्भर करेगा।
एक चेक या जमा बनाएँ
आप यह तय करना चाहते हैं कि कौन सी शेष राशि कम है - खातों की देय राशि या खातों की प्राप्य राशि। निम्न के आधार पर, चेक को "राइट ऑफ" किया जा सकता है और असाधारण राशि की भरपाई के लिए समान राशि के लिए ए/आर खाते में संबंधित जमा किया जा सकता है। परीक्षण और जमा के लिए समान मात्रा सुनिश्चित करें। ए/आर या ए/पी में शेष राशि विक्रेता या खरीदार दोनों पर बकाया है। कॉर्पोरेट खाते में शेष राशि हमेशा $0 दिखाई देनी चाहिए।
क्रेडिट स्कोर मेमो जारी करें:
ए/आर की मात्रा के लिए एक "क्रेडिट स्कोर मेमो" बनाएं जिसे ए/आर के माध्यम से ऑफसेट किया जा रहा है और उस बिल के लिए समान राशि के लिए एक क्रेडिट स्कोर जारी किया जाता है। सुनिश्चित करें कि समान ऑफसेट बनाने के लिए "क्रेडिट स्कोर मेमो और क्रेडिट स्कोर" एक समान मात्रा में होने चाहिए। शीर्ष में, लेन-देन को $Zero पर वेब करना होगा और दोनों खातों में स्थिरता की आवश्यकता नहीं होगी।
