Pravi alati za rad na daljinu mogu vam uštedjeti puno vremena i truda.
To uključuje najprikladniji tehnološki hardver, opremu za kućni ured, digitalne programe i pristup određenim web platformama za vaše specifične dužnosti.
Ova rješenja sada mogu značajno poboljšati vašu produktivnost, kako za vaše profesionalne, tako i za osobne aktivnosti.
Savjeti za rad kod kuće za veću produktivnost tijekom karantene (ažuriranje iz srpnja 2020.)
U svom istraživanju statistike udaljenog rada za 2018. godinu, TalentLMS kaže da su tri najbolja alata koja se ispitanici koriste za komunikaciju sa svojim kolegama i vršnjacima.
U međuvremenu, platforme za razmjenu datoteka u oblaku i programi za suradnju nalaze se na pozicijama 4, odnosno 5.
Također, ovo se odnosi i kada ste poslodavac s virtualnim radnim mjestom.
Idealna oprema i alati za vaše osoblje izvan vaše tvrtke i interno osoblje mogu optimizirati vaše stražnje i prednje sustave za vaše svakodnevne poslovne aktivnosti.
Zauzvrat je poznato da ovo promovira angažman zaposlenika u vašim virtualnim timovima i timovima na licu mjesta.
Na primjer, ovo izvješće Forbesa iz 2017. kaže: "Istraživanje Harvard Business Review otkrilo je da 87% udaljenih radnika osjeća da su i dalje povezani sa svojim poslodavcima putem video konferencija."
Dakle, kažu da programi za videochat i najvjerojatnije drugi komunikacijski alati čine da se gotovo 9 od 10 izvanrednih radnika osjeća angažiranije dok rade na daljinu.
Osim toga, bilo je nekoliko nedavnih studija kojima se želi utvrditi postoji li korelacija između udaljenih aranžmana i produktivnosti radne snage.
Ispostavilo se da više od trećine virtualnih zaposlenika kaže da su produktivniji kad rade izvan mjesta, za razliku od njihove svakodnevne proizvodnje dok rade kao interno osoblje.
Ali postoji samo velika raznolikost uređaja, platformi i aplikacija za učinkovito obavljanje različitih poslovnih aktivnosti putem virtualnog radnog mjesta.
Iako je rad na daljinu otvorio beskonačne mogućnosti, doveo je i do povećanja broja povreda podataka. Ako ste u južnoj Kaliforniji, suradnja s tvrtkama za pohranu podataka izvan lokacije poput Corodate može spriječiti te povrede. Takve preventivne mjere mogu vam pružiti mir koji dolazi sa znanjem da će vaši podaci biti zaštićeni u posebnim sigurnosnim trezorima u svakom trenutku.
Pa hajde da prvo pogledamo koje daljinske alate danas koristi velika većina radnika izvan mjesta rada širom svijeta:
Rasprostranjeno usvajanje popularnih daljinskih radnih alata po brojevima
2017. ovo je izvješće naznačilo da je više od polovice tvrtki u SAD-u s virtualnom radnom snagom redovito koristilo Skype kao svoj primarni alat za digitalnu komunikaciju.
Skype je besplatan, P2P (peer to peer) program za video i audio chat za stolna računala, prijenosna računala, pametne telefone i mobilne uređaje.
Ali tu je i premium verzija za poduzeća koja se naziva Skype for Business.
Sljedeći je Slack, s nevjerojatnih 45% tržišnog udjela te godine.
Slack znači "Dnevnik svih razgovora i znanja koji se može pretraživati".
To je mrežna platforma za suradnju i upravljanje zajednicom za stolna računala, prijenosna računala, pametne telefone i mobilne uređaje.
Osim toga, postoje besplatni i premium planovi za Slack koji odgovaraju posebnim potrebama bilo kojeg tima.
U međuvremenu, prijeđimo na platforme uređaja.
Dakle, od trećeg tromjesečja 2018. i 12 mjeseci do 2019., više od polovice svih korisnika interneta diljem svijeta prvenstveno koristi pametne telefone za mnoge svoje svakodnevne radne i osobne aktivnosti.
I to je još uvijek preko 40% tržišnog udjela za stolna računala na globalnoj razini, iako je to samo 3% za tablete i druge mobilne uređaje.
Sada za različite kategorije ovih daljinskih radnih alata.
A kasnije ćete ove godine naučiti sve o najboljih 17 programa virtualnih radnih mjesta.
Pa krenimo!
Kategorije danas najčešće korištenih alata za daljinski rad
Aplikacije za video, glasovni i tekstualni chat
Ovi softverski proizvodi dizajnirani su za radne površine, lokalne i udaljene poslužitelje, pametne telefone i druge mobilne uređaje.
Omogućuju korisnicima bilo gdje u svijetu da koriste bilo koji od ovih uređaja i internetsku vezu ili VoIP (Voice over Internet Protocol) pristupnik za međusobnu komunikaciju.
Oni rade na raznim platformama kao što su Microsoft Windows, Linux, Mac OSX, iOS, Android, Windows Mobile i druge.
Mnogi od ovih alata integrirani su s značajkama videochata i funkcijama dijeljenja medija.
Glasovni i tekstualni chat također su uglavnom dostupni.
Ali neki nude dijeljenje zaslona i funkcije daljinskog upravljanja, koje omogućuju korisnicima daljnju suradnju na više načina.
Platforme za upravljanje zadacima i projektima
Nude niz značajki koje vam mogu pomoći u upravljanju zadacima i projektima.
Vaši virtualni radnici i interno osoblje mogu ih koristiti za prijenos svojih radova, kao i za pregled, uređivanje i komentiranje rezultata drugih u timu.
Omogućeni su i načini za udobno praćenje prijava i promjena na radnim rezultatima, nadgledanje unosa drugih i dijeljenje multimedijskog sadržaja.
Te se digitalne aplikacije često poslužuju kao SAAS (softver kao usluga) alati.
Što to jednostavno znači, korisnici mogu pristupiti premium značajkama ovih platformi putem registriranih računa.
Oni mogu koristiti svoje web preglednike ili klijentske programe i aplikacije koji se mogu preuzeti.
Također, obično su implementirani s podrškom za kompatibilnost s najnovijim verzijama široko korištenih preglednika za stolna računala i mobilne uređaje poput Google Chromea , Mozilla Firefoxa, Microsoft Edgea, Apple Safarija i drugih.
Organizatori datoteka i alati za pohranu u oblaku
Korištenje programa za razgovor može biti prilično teško, pogotovo kada govorimo o praćenju dijeljenja datoteka i organiziranju razgovora za stvaranje lako vidljivih izvješća.
Dakle, ovi organizatori datoteka i programi za pohranu u oblaku nude praktičnije načine za organiziranje, praćenje i dijeljenje multimedijskih datoteka i dokumenata.
I zato mnogi udaljeni radnici i zaposlenici na licu mjesta redovito koriste ove alate za svoje svakodnevne aktivnosti na svojim poslovima.
Ove aplikacije uglavnom koriste za prijenos i preuzimanje multimedijskih materijala i dokumenata, umjesto značajki razmjene datoteka aplikacija za chat.
U tu svrhu ovi alati mogu biti i puno prikladniji od e-pošte.
I primarni razlog tome su današnja ograničenja ograničenja veličine datoteka kod mnogih davatelja usluga e-pošte.
Softver za produktivnost
Ovo je prilično raznolika kategorija radnih alata na daljinu.
Ovi programi produktivnosti specifični su za radne dužnosti, odgovornosti i obveze virtualnog radnika.
To znači da vrsta, marka i verzija ovih digitalnih proizvoda prvenstveno ovise o tome kako ih osoblje izvan vašeg mjesta koristi, kao i o tome zašto im trebaju ti alati.
Na primjer, uobičajene aplikacije za produktivnost su programi Microsoft Officea poput MS Worda, Excela i PowerPointa.
Postoje verzije i druge marke ovih uredskih alata za Mac OSX, Linux, iOS, Android, Windows Mobile i druge.
Njih često koriste razni udaljeni timovi i virtualni radnici, čak i ako imaju različite uloge i opise poslova.
Da bi to pojasnio kroz uobičajeni slučaj, udaljeni administrativni pomoćnik ili pomoćnik na licu mjesta često koristi ove alate, ali se očekuje da ih, između ostalog, koristi i dizajner koji radi izvan web mjesta ili interni grafički dizajner.
U međuvremenu, alati za produktivnost koji su potrebni softverskom programeru ili web programeru prilično se razlikuju od ostalih vrsta virtualnih radnika i radnika na licu mjesta.
Potrebni su im kompajleri izvornog koda, tumači, knjižnice i moduli, virtualna okruženja za simulaciju slučajeva korištenja testa, programi za praćenje razvoja aplikacija i tako dalje.
Dakle, ovako se ovi programi produktivnosti mogu uvelike razlikovati kod svakog vašeg udaljenog zaposlenika i internog osoblja.
Aplikacije za praćenje vremena i performansi
Ovi digitalni programi mogu uvelike pomoći vođama timova i menadžerima.
Oni mogu pažljivo procijeniti rezultate poslovnih aktivnosti i kampanja.
Mnogi se već koriste tim alatima kako bi odredili uska grla u proizvodnji i problematična područja koja negativno utječu na ciljeve optimizacije angažmana zaposlenika.
Oni im također mogu pružiti više načina za prepoznavanje aktivnosti izgradnje tima i povratnih informacija o radu i rezultatima rada koji dobro rade na povećanju morala i produktivnosti njihovih zaposlenika u tvrtki i izvan nje.
Platforme za praćenje vremena i performansi ugrađene su sa značajkama koje vašim virtualnim radnicima i osoblju na licu mjesta mogu omogućiti da evidentiraju svoje aktivnosti i rezultate rada dok obavljaju svoje dužnosti.
Neki od ovih alata osmišljeni su za pravljenje snimaka njihovih zaslona u slučajnim intervalima tijekom vremena dok su prijavljeni.
Oni vam mogu omogućiti zajedno s vođama timova, menadžerima i rukovoditeljima pristup organiziranom skupu dnevnih, tjednih, mjesečnih, tromjesečnih i godišnjih dnevnika.
Tada vi i vaše osoblje možete pažljivo analizirati kako biste značajno optimizirali svoje stražnje i prednje sustave, strategije upravljanja radnom snagom i ciljeve produktivnosti.
To vam također može omogućiti brže i jednostavnije provođenje preciznijih prilagodbi i trenutnih promjena u vašim radnim cjevovodima, prodajnim i marketinškim kampanjama.
Alati za digitalni marketing i društvene medije
Vjerujemo da bi ovi alati trebali imati svoju kategoriju nego da ih odmah označe kao programe produktivnosti.
To je zato što mnoge od ovih aplikacija za digitalni marketing i alate društvenih medija često koriste gotovo svi izvanredni i zaposlenici na licu mjesta većine tvrtki danas.
Na primjer, puno tvrtki koristi privatne Facebook i LinkedIn grupe za svoje osoblje.
To je uglavnom radi poticanja ležernije zajednice u kojoj njihovi udaljeni zaposlenici i zaposlenici u tvrtki mogu međusobno komunicirati i dijeliti vijesti i druge stvari koje im puno znače.
Većina njihovih zaposlenika također odlazi na blogove i web stranice ovih tvrtki kako bi se informirali o najnovijim vijestima u tim organizacijama i pridonijeli svojim uvidima i komentarima.
Osim toga, ove web stranice i aplikacije na društvenim mrežama učinkovit su način slanja trenutnih upozorenja i obavijesti vođama timova, rukovoditeljima, menadžerima, virtualnoj radnoj snazi i osoblju na licu mjesta.
Napokon, velika je vjerojatnost da značajan broj njih redovito svakodnevno provodi puno vremena na tim platformama.
Štoviše, mnogi od njih već su upoznati s korištenjem komunikacijskih alata, komentiranjem i dijeljenjem funkcija ovih aplikacija i platformi.
Dakle, ovo je 6 najboljih kategorija najčešće korištenih alata za daljinski rad ove 2019. godine.
A sada prijeđimo na 17 najznačajnijih programa virtualnih radnih mjesta danas.
Testirali smo i pregledali 2 do 4 najpopularnija danas u svakoj od ovih šest kategorija.
Top 17 alata za daljinski rad u 2019
KATEGORIJA: Video, glasovni i tekstualni chat programi
- Skype - Kao što je ranije spomenuto, ovo je danas najčešće korištena aplikacija za chat u mnoštvu virtualnih grupa radnika i udaljenih freelancing zajednica širom svijeta. Uglednije tvrtke i poduzeća koriste Skype for Business. Ali većina malih poduzeća i novih organizacija koristi besplatna verzija Skypea dok još uvijek povećavaju svoje operacije. To omogućuje korisnicima da idu na sesije video, glasovnog i tekstualnog chata 1 na 1 ili 1 na više. Dostupne su i značajke dijeljenja zaslona i datoteka, zajedno s funkcijama automatskog prevođenja;
- Slack - Ovo je web platforma za koju se ne koristi samo video, glasovni i tekstualni chat konferencije virtualnih zaposlenika i radnika na licu mjesta. Umjesto toga, to je i ležernije okruženje u kojem tvrtke mogu graditi i njegovati zajednice svojih zaposlenika, vođa timova, menadžera i rukovoditelja. Funkcije razmjene multimedijskih datoteka i praćenje dnevnika razgovora također su integrirane u verzije ove aplikacije na radnoj površini, mobilnom uređaju i web pregledniku; i
- Google Hangouts - Ovo je još jedan Web i aplikacija to je prilično popularno među udaljenim zaposlenicima i zaposlenicima u tvrtki, posebno timovima koji koriste Slack. To je zato što možete jednostavno pokrenuti video konferencije za više korisnika iz Slacka. Također je implementiran sa značajkama razmjene zaslona i multimedije, osim podrške za kompatibilnost za mnoge današnje stolne i mobilne web preglednike.
https://www.alltechbuzz.net/best-micro-job-sites/
KATEGORIJA: Platforme za upravljanje zadacima i projektima
- Asana - ovo je web aplikacija, a ujedno je i najpopularniji alat za upravljanje zadacima i udaljeni timski suradnik danas. Vođe i menadžeri vašeg tima mogu to koristiti za postavljanje, uređivanje i upravljanje zadacima. Oni također mogu pratiti aktivnosti svojih timova i pratiti promjene dokumenata, rezultata rada, razgovora i slično. U međuvremenu, vaši udaljeni resursi i resursi na licu mjesta mogu surađivati na tim zadacima dijeleći svoje radne rezultate, komentare i ulaze, a također uređujući ili mijenjajući rad svojih kolega.
S druge strane, vi i vaši rukovoditelji možete koristiti ovaj alat s bilo kojeg mjesta kako biste odmah znali na čemu svaki vaš tim trenutno radi u bilo kojem trenutku; i - Trello - Još jedan široko korišteni web alat za daljinsko upravljanje timovima i suradnju, mnogi menadžeri i virtualni radnici kažu da posebno vole čist i jednostavan za upravljanje dizajn ovog web alata i njegove mobilne aplikacije. Koristeći Trello, vaši menadžeri i vođe timova mogu dodijeliti zadatke i s lakoćom nadgledati aktivnosti i doprinose vaših zaposlenika na terenu i izvan njega. Također mogu pratiti promjene i uređivati, između ostalog, bilo koji zadatak u redu. Osim toga, vi i vaši rukovoditelji možete se prijaviti na ovu platformu ili koristiti mobilnu aplikaciju Trello bilo kad i bilo gdje kako biste odmah saznali status tekućih zadataka.
KATEGORIJA: Organizatori datoteka i Alati za pohranu u oblaku
- Dropbox - ovo je jednostavan alat za pohranu u oblaku koji koriste tisuće i tisuće slobodnjaka, udaljenih zaposlenika, radnika na licu mjesta, vođa timova, menadžera i menadžera za potrebe dijeljenja datoteka i praćenja. Mnogi pojedinci širom svijeta također to redovito koriste za svoje aktivnosti. Dostupni su i premium planovi za tvrtke i poduzeća. Oni nude mnogo veći prostor za pohranu podataka i dodatne funkcije poput automatskog prepoznavanja znakova (OCR), što može biti vrlo korisno za pretvaranje fotografija računa, osobnih dokumenata i tako dalje u bazu podataka tekstualnih dokumenata koji se može pretraživati;
- Google pogon - Ovo je jedan od najpopularnijih organizatora datoteka i aplikacija za pohranu u oblaku danas. Njegove značajke integracije s drugim široko korištenim alatima kao što su Gmail, Google Docs, Zapier i drugi programi za produktivnost najočitije su prednosti ovog proizvoda, prema mnogim udaljenim radnicima i voditeljima na mjestu. Također, ovaj alat jednostavan za korištenje funkcija pretraživanja i dijeljenja omogućava vašim timovima brzu i jednostavnu suradnju, praćenje prijenosa i preuzimanja multimedijskih datoteka i dokumenata itd. Osim toga, ako želite veći kapacitet za pohranu podataka, Google nudi premium planove na razumne cijene; i
- OneDrive - ovo je proizvod tvrtke Microsoft. Njegova je stolna aplikacija u paketu s modernim Windows platformama. Postoji i verzija ove radne površine za Mac OSX. Dostupna je i kao samostalna web aplikacija ili kao mobilna aplikacija za iOS, Android i Windows Mobile. Mnogi virtualni zaposlenici i radnici na licu mjesta koriste ovaj alat za dijeljenje datoteka i pohranu u oblaku, jer već dolazi s njihovim radnim stanicama Microsoft Windows.
https://www.alltechbuzz.net/remote-work-trends/
KATEGORIJA: Softver za produktivnost
- Microsoft Office - Ovo je i danas najčešće korišten paket aplikacija za produktivnost za tvrtke i poduzeća. U paketu su programi poput Microsoft Word, Excel i PowerPoint, među nekoliko drugih. MS Word je alat za obradu dokumenata, dok je MS Excel aplikacija za proračunske tablice. S druge strane, MS PowerPoint je namijenjen prezentacijama dokumenata i prezentacijama, što je idealno za sastanke i seminare. Osim za osobna računala, ovaj je paket dostupan i za Mac OSX, iOS, Android i Windows Mobile. Mnogo udaljenih radnika i zaposlenika na licu mjesta i dalje redovito koriste ove alate i danas;
- Adobe Photoshop - Dokumenti, prezentacije, sučelja digitalnih aplikacija, brošure, web stranice i postovi na društvenim mrežama, među ostalim vizualnim elementima, nisu cjeloviti bez fotografija i ikona. Većina slobodnih grafičara i drugih virtualnih zaposlenika i radnika na licu mjesta sa sličnim ulogama koristi Photoshop u te svrhe. Možete stvarati, uređivati i integrirati grafičke elemente, ikone, fotografije i slike u dokumente među ostale multimedijske materijale i digitalna sučelja; i
- Intuit QuickBooks - Ovo je najpopularniji softver za računovodstvo, obračun plaća i porez danas. Mnogo slobodnih računovođa, revizora, udaljenih knjigovođa i internog računovodstvenog osoblja koristi ovaj alat za svoje svakodnevne radne aktivnosti. Dostupna je kao stolna aplikacija za računala i Mac OSX, a internetsko izdanje pakirano je kao mobilna aplikacija za iOS, Android i Windows Mobile. Također, njegova web aplikacija može se koristiti putem modernih preglednika za stolna računala i mobilne uređaje; i
- Python Interpreter - Kao što mu samo ime govori, ovo je tumač otvorenog koda koji podržava Python, koji je jedan od najpopularnijih programskih jezika danas. Primarni razlog masovnog usvajanja Pythona od strane mnogih tvrtki u nekoliko industrija i niša na globalnoj razini su njegovi brzi rezultati prototipiranja. Također, brzi rast znanosti o podacima, strojnog učenja i umjetne inteligencije čine Python vrijednim pothvatom za vaše kampanje za razvoj tehnologije. To je zato što možete stvoriti interne alate i nove proizvode koji se pokreću ovim inovativnim tehnologijama. Osim toga, tisuće knjižnica, modula, skripti i projekata otvorenog koda u Pythonu su slobodno dostupni iza kojih stoji ogromna zajednica programera.
https://www.alltechbuzz.net/15-best-must-have-android-apps-in-2018/
KATEGORIJA: Aplikacije za praćenje vremena i performansi
- Time Doctor - Ovo je najpopularniji program upravljanja i praćenja uspješnosti zaposlenika danas. Ovo je dostupno za Microsoft Windows Računala, Linux i Mac OSX računala, Chrome OS, iOS i Android uređaji. Osim praćenja vremena i aktivnosti, potrebne su i slučajne snimke zaslona dok vaši virtualni i interni timovi rade svoj posao. Možete dobiti detaljna izvješća, uključujući informacije o video, glasovnim i tekstualnim chat sesijama, često korištenim aplikacijama i web mjestima, između ostalog;
- ScreenMeter - ovo je stolna aplikacija s izdanjima za Microsoft Windows, Mac OSX, Chrome OS i Linux. To je široko korišten alat za praćenje vremena i dnevnika aktivnosti udaljenih zaposlenika i zaposlenika na licu mjesta dok svakodnevno rade svoj posao. Jedinstvena značajka ovog softvera je da može raditi čak i ako stroj na kojem je instaliran trenutno nema internetsku vezu. I dalje će trebati vrijeme i zapisnici aktivnosti, kao i nasumične snimke zaslona dok je aktivan, a automatski će ih prenositi u sigurnu bazu podataka nakon što se uređaj poveže s Internetom. Vi i vaši vođe timova i menadžeri tada možete generirati izvješća iz tog vremena i dnevnika aktivnosti;
KATEGORIJA: Alati za digitalni marketing i društvene medije
- WordPress - ovo je CMS otvorenog koda (sustav za upravljanje sadržajem) za web lokacije, blogove i web aplikacije. To je najpopularniji CMS danas, zahvaljujući svom intuitivnom dizajnu za koji bi čak i korisnicima s tehničkim znanjem od početnika do početnika vjerojatno bilo jednostavno rukovati. Osim toga, potpuno je prilagodljiv i prikladno proširiv, zahvaljujući stotinama besplatnih WordPress tema i dodataka s otvorenim kodom i premium. Štoviše, ogromna globalna razvojna zajednica i dalje skuplja korisne resurse znanja koji mogu poslužiti kao vodiči i priručnici za učenje, rješavanje problema i podršku. Vaš tim može čak razviti svoje platforme za komunikaciju i suradnju s udaljenim radnim cjevovodima putem WordPressa, određenih tema i dodataka;
- Facebook - Više od 2.3 milijarde ljudi širom svijeta svakodnevno se druži na ovoj platformi društvenih medija. Također nude poslodavcima, menadžerima i vođama timova mogućnost stvaranja privatnih grupa i zajednica koje mogu koristiti za potrebe izgradnje tima i upravljanja. Vjerojatno će vaši novozaposleni daljinski i interni resursi, posebno oni koji nisu dovoljno tehnološki pametni, i dalje upoznati s korištenjem ove platforme. Tako mogu pristupiti alatima za razmjenu poruka i suradnju na ovoj platformi za svoje svakodnevne zadatke komunikacije i razmjene multimedije, uz minimalne probleme ako ih uopće postoje. Oni će također dobiti trenutna upozorenja i obavijesti dok njihovi upravitelji i kolege objavljuju važne stvari u svojim privatnim grupama; i
- Hootsuite - ovo je alat za upravljanje društvenim mrežama. Njegove značajke mogu pomoći u optimizaciji marketinških i reklamnih kampanja vašeg poslovanja na najpopularnijim platformama društvenih medija na kojima se druži većina vaših idealnih gledatelja i ciljanih kupaca. To sve vaše stranice na društvenim mrežama, postove i razgovore za razmjenu poruka stavlja u jedinstvenu nadzornu ploču, jednostavnu za upravljanje. Vođe i menadžeri vaših timova mogu to iskoristiti da znaju učinak i rezultate onoga što vaši udaljeni zaposlenici i osoblje unutar vašeg angažmana u zajednici i odjela za marketing društvenih medija trenutno rade.
Kako strateški koristiti najprikladnije alate za daljinski rad?
Poznavanje ovog popisa najboljih 17 udaljenih radnih aplikacija danas neće biti dovoljno.
To je zato što u početku morate prepoznati idealne za svaku pojedinu situaciju u vašem poslu.
Osim toga, morate proučiti točne daljinske i vlastite radne cjevovode koje vaša tvrtka koristi za vaše trenutne kampanje.
Sve ove stvari mogu vam omogućiti da maksimizirate blagodati ovog popisa koji smo pripremili za vas.
I da biste vam pomogli u stvaranju kreativnih strategija i taktika za uspješnu upotrebu ovih alata - Evo nekoliko preporučenih slučajeva upotrebe ovih aplikacija:
jedan
Ograničite sesije video ćaskanja što je više moguće, posebno ako imate udaljene radnike u zemljama u razvoju s ispodprosječnom brzinom internetske veze i opcijama propusnosti.
Umjesto toga, zakažite tjedne video sastanke s njima.
Možete ih jednostavno zamoliti da svaki radni dan odlaze na glasovne konferencije i razgovore s vođama timova, menadžerima i ostalim osobljem u određeno vrijeme.
Osim toga, možete ih zamoliti da komuniciraju putem e-pošte i tekstnih chatova kako bi zakazali hitne video sastanke ili glasovne pozive, u slučaju da im to bolje može pomoći u rješavanju nekih nepredviđenih problema.
Dva
Odaberite naj robusnije aplikacije s internetskim značajkama koje nude najbržu i najpouzdaniju vezu za vaše udaljene radnike.
Dok upotrebljavate mnoge od ovih daljinskih radnih alata, vjerojatno ćete primijetiti da su neki mnogo brži od drugih u određenim zemljama i regijama.
To je zato što se gotovo sve ove web aplikacije i mrežne platforme moraju integrirati s poslužiteljskim programima koji su hostirani u podatkovnim centrima na određenim zemljopisnim lokacijama.
Jednostavno rečeno, poslužiteljski program aplikacije može se hostirati u zemlji u kojoj davatelji virtualne radne snage ne mogu brzo uspostaviti pouzdanu vezu.
Tri
Osigurajte osoblju izvan web mjesta licencirane verzije i sigurne račune za svoje aplikacije i platforme.
Imajte na umu da su cracked ili piratski softverski proizvodi vjerojatno izmijenjeni izvorni kod.
To mogu izložiti ne samo uređaje vaših udaljenih radnika, već i vaše privatne mreže i baze podataka sigurnosnim rizicima i povredama privatnosti.
Ne zaboravite da oni dijele multimedijske datoteke i redovito pristupaju vašim web resursima.
Dakle, ove neovlaštene aplikacije mogu biti sposobne ubrizgati zlonamjeran kôd u sadržaj koji dijele s ostalim zaposlenicima ili bi mogao prenijeti pozadine na vaše web poslužitelje i privatne mreže.
Štoviše, nekoliko vaših virtualnih zaposlenika možda želi uštedjeti novac jednostavnim preuzimanjem ovih ispucanih i piratskih programa.
Sada je vjerojatno bolje dati im licencirane verzije i ovjerene račune, umjesto da im dajete sredstva za kupnju.
Četiri
Razvijte dobro izrađene protokole za zaštitu podataka za vaše poslovanje.
Imajte na umu, 225 od 250 izvršnih direktora, ICT menadžera i poslovnih čelnika reklo je u ovom istraživanju OpenVPN-a iz 2018. godine da radnici na daljinu predstavljaju ozbiljniji rizik kibernetičke sigurnosti od svojih kolega na licu mjesta.
To je prije svega zbog toga što pametnim telefonima, mobilnim uređajima, računalima i programima za rad na daljinu koje koriste za svoje udaljene radnike ne upravljaju stručnjaci za kibernetsku sigurnost i tehnički timovi u njihovim uredskim prostorijama.
Mnogi od njih instaliraju sve vrste aplikacija iz različitih izvora, povezuju se s nesigurnim bežičnim žarišnim točkama čak i kad još uvijek rade svoj posao i koriste iste lozinke za privatne baze podataka i poslužitelje tvrtke.
Stoga je vjerojatno da je u vašem najboljem interesu ne samo primijeniti učinkovite sigurnosne politike, već i osigurati da imate snažne mjere protukontrole kako biste izbjegli potencijalne probleme.
Pet
Razmislite o tome da svojim virtualnim radnicima date vjerodajnice za učinkovit poslužitelj VPN-a (virtualne privatne mreže).
Ovo je brzo i učinkovito rješenje za zaštitu uređaja i aplikacija vašeg udaljenog osoblja od zlonamjernih programa i hakerskih napada.
Ne zaboravite da su gotovo svi udaljeni radni alati koje vaša virtualna radna snaga mora redovito koristiti integrirani sa značajkama web pristupa.
Dakle, ove su aplikacije i platforme osjetljive na zaraze zlonamjernim softverom, backdoor-ove i nelegitiman pristup.
Sada račun VPN poslužitelja omogućuje im da koriste svog ISP-a za povezivanje sa sigurnim poslužiteljem na udaljenom mjestu.
Kada to učine, sav ulazni i odlazni promet prolazi kroz ovaj sigurni poslužitelj prije nego što dosegne njihove uređaje, vaše privatne baze podataka i poslužitelje te udaljene resurse koje te aplikacije koriste.
U međuvremenu, ovaj postupak filtriranja vaš je dobavljač VPN usluga opremio protokolima kibernetske sigurnosti i mjerama zaštite podataka na razini poduzeća.
Ali naravno, morate odabrati pravog pružatelja usluga, kao i za svako drugo rješenje koje želite nabaviti.
Šest
Uvijek koristite 2FA (dvofaktorska provjera autentičnosti) u ovim aplikacijama kad god je dostupna.
Rizici kibernetske sigurnosti prevladavaju kod virtualne radne snage, prema 90% od 250 poslovnih vođa, menadžera i korporativnih rukovodilaca u SAD-u.
To je ujedno i glavni razlog zašto mnoge tvrtke koje su razvile ove aplikacije i alate za rad na daljinu implementiraju sigurnosne mjere u svoje proizvode.
A zastrašujuća značajka koja i dalje osigurava puno web aplikacija, alata za radnu površinu i mobilnih aplikacija je 2FA.
Ovdje se korisnikov uređaj integrira s mobilnom aplikacijom treće strane poput Google Authenticator.
Nakon što se korisnički uređaj registrira za 2FA u određenom radnom alatu na daljinu, tada će se od korisnika tražiti da unese jedinstveni kôd prije nego što mu se dozvoli korištenje aplikacije.
Korisnici tada trebaju otići do alata treće strane 2FA da bi preuzeli jedinstveni kôd ili ponekad iz svoje pristigle pošte u slučaju da se ne koristi aplikacija treće strane.
Sedam
Obučite svoje virtualno osoblje i zaposlenike u tvrtki za upotrebu ovih daljinskih radnih alata.
Naravno, brže je i jednostavnije ako angažirate resurse sa značajnim iskustvom u korištenju daljinskih radnih alata koji su potrebni vašem poslovanju.
No, vrlo je malo vjerojatno da će mnogi kvalificirani tražitelji posla već upotrijebiti točan popis aplikacija i platformi koje želite da koriste.
Zbog toga trebate zamoliti svoje trenere radne snage da za to stvore vodiče, priručnike i kratke module.
Također, ne zaboravite svoje treninge dokumentirati u videu.
Zatim ih možete razviti u puno bolje materijale za obuku koje zatim možete koristiti za novozaposlene udaljene radnike i osoblje.
To je također učinkovita strategija koja omogućava osoblju izvan vaše tvrtke i internim resursima pristup tim materijalima kad god žele.
Osim toga, dopuštajući im da daju svoje komentare, uvide i prijedloge, vašim trenerima mogu pružiti korisne detalje za daljnju optimizaciju ovih vodiča.
Osam
Opremite svoje udaljene radnike znanjem o rješavanju problema na uređaju i platformi.
Američka tvrtka za softver za rad na daljinu TimeCamp rekla je da značajan broj virtualnih radnika nema odgovarajuće tehničko znanje i iskustvo u rješavanju problema sa svojim uređajima, platformama i aplikacijama.
To može predstavljati puno problema s pouzdanošću i problema s dovršenjem projekata za vaše poslovanje, prvenstveno ako se uvelike oslanjate na svoje udaljene zaposlenike da svakodnevno ispunjavaju svoje zadatke i odgovornosti.
Zapamtite, zaostaci i kašnjenja mogu dovesti do gubitka ugovora s klijentima i kupaca.
Osim toga, ako svojim udaljenim radnicima ne pružite opremu za kućni ured, tada će vjerojatno koristiti računala, pametne telefone i uređaje za kućni ured koji već imaju.
Sada su to često podložni usporavanjima, smrzavanjima i padovima, posebno kada nisu upoznati s načinom osvježavanja svojih strojeva prije nego što ga počnu koristiti za svoje virtualne poslove.
Još gore, ovo može unijeti određene sigurnosne rizike i programe zlonamjernog softvera u vaše privatne baze podataka i mreže.
Stoga vam se savjetuje da ponovo zatražite od svojih predavača da im pruže jednostavne vodiče za rješavanje problema za najčešće probleme i sigurnosne probleme danas.
Sjetite se samo identificirati platforme i uređaje koje vaši udaljeni radnici koriste za svoje radne aktivnosti.
Na taj način vaši treneri mogu stvoriti materijale koji su usmjereni upravo na ove marke, verzije i modele.
Zato imajte na umu ovih osam preporuka.
Učinite to prije nego što započnete s identificiranjem najprikladnijih daljinskih radnih alata za korištenje u virtualnom radnom prostoru i unutarnjim operacijama.
Na taj ćete način moći izbjeći probleme prije nego što se dogode, dugoročno štedeći puno vremena i novca.
