Ef þú ert eins og flest fyrirtæki í atvinnurekstri, hefurðu þurft að snúa harkalega að því hvernig þú hefur samskipti við starfsmenn þína vegna yfirstandandi heimsfaraldurs COVID-19. Til dæmis er ekki lengur við hæfi að safna í stóra hópa fyrir fyrirtækjafundi. Sem betur fer gerir nútímatækni nútímans auðvelt að tengjast ennþá starfsmönnum þínum, jafnvel þó þú getir ekki hist persónulega.
Hér eru fimm ráð sem þarf að hafa í huga þegar fjölmennur félagsfundur er haldinn.
Notaðu hljóðráðstefnutækni: Þeir dagar eru liðnir að safnast saman í stórum salnum til að koma skilaboðum þínum áleiðis. Leiðtogar atvinnulífsins í dag nýta tæknina til að koma fólki saman lítillega. Með því að nota hljóðráðstefnutækni er auðvelt að taka með alla sem þú þarft til að enginn í starfsfólkinu verði skilinn eftir í samskiptaviðleitninni. Vitandi nokkur mikilvæg ráð fyrir stórar hljóðráðstefnusímtöl mun hjálpa til við að styðja við farsæla reynslu af fundinum fyrir alla sem málið varðar.
Kynntu hátalarana: Vegna þess að það er enginn líkamlegur þáttur er mikilvægara en nokkru sinni fyrr að þú hafir góða áætlun um að kynna hátalarana þína. Þú munt vilja vera skýr með leiðsögn þína og kynningu svo að þátttakendur hafi samhengi fyrir það sem þeir eru að fara að heyra. Að skipa veislustjóra fyrir fundinn hjálpar til við að tryggja skipulag og gott flæði.
Þagga niður í þeim sem ekki tala: Fjarlægur fundur sem gerður er með notkun tækni getur orðið óskipulagður fljótt. Þú getur hjálpað til við að stuðla að markvissari fundi með því að þagga niður í þeim sem ekki tala. Þetta mun útrýma óheyrilegum hávaða svo að fundarmenn geti veitt ræðumönnunum fulla athygli og þeim upplýsingum sem fram koma. Að þagga niður í þeim sem ekki tala mun einnig halda öllum einbeittum að þeim sem tala vegna þess að þeir eru ekki annars hugar.
Veita markmið og dagskrá: Fundurinn verður dýrmætari ef fundarmenn þekkja markmiðin í upphafi. Þú ættir einnig að veita öllum þátttakendum skriflega dagskrá svo þeir viti hvað koma skal. Þetta mun hjálpa til við að leiðbeina fundinum og veita leiðbeiningar um tilvísanir. Að fylgja dagskrá mun einnig tryggja að fjallað sé um mikilvæg málefni og að ekkert smáatriðin falli í gegnum sprungurnar. Þú eykur heildar skilvirkni fundarins ef þú leggur allt fyrir fólk til að fylgja eftir.
Svaraðu spurningum í lokin: Það er skiljanlegt að fundurinn muni skapa spurningar starfsmanna þegar þú flettir í gegnum upplýsingarnar. Flinkir leiðtogar fyrirtækja munu ekki letja starfsmenn frá því að spyrja spurninga og koma með innslátt. Fundurinn flæðir þó á skilvirkari hátt ef þú biður fundarmenn að halda spurningunum þar til yfir lýkur. Að vinna spurningarfund á dagskránni hjálpar til við að ná þessu framtaki.
Ekki láta vanhæfni til að safnast persónulega koma í veg fyrir að þú leiðir starfsfólk þitt saman. Að fylgja þessum fimm ráðum mun tryggja að fundur þinn uppfylli öll markmið sín og starfsmenn fari á braut og séu metnir og upplýstir.
