사람들은 수십 년 동안 팩스를 통해 기밀 문서를 주고받아 왔습니다. 오늘날 많은 산업 분야에서는 새로운 형태의 통신 수단 대신 팩스 기술을 계속 사용하고 있습니다. 팩스를 사용하는 이유는 다양합니다.
이메일 서비스는 민감한 데이터를 보호하는 데 필요한 보안 수준이 부족한 경우가 많습니다 . 팩스 기술은 여전히 최고 수준의 보안을 제공하며, 이는 의료 및 금융 서비스와 같은 산업에서 필수적입니다. 다행히 문서 송수신을 쉽고 안전하게 만들어주는 새로운 팩스 솔루션들이 등장했습니다. 하지만 이러한 서비스를 이용할 때는 간과할 수 없는 팩스 관련 위험성을 반드시 인지해야 합니다.
보안
팩스 서비스를 선택할 때 기업은 가장 안전한 제공업체를 찾기 위해 모든 옵션을 평가해야 합니다. 해당 제공업체는 HIPAA 및 기타 데이터 보호 정책을 준수해야 합니다. 고급 암호화는 데이터 유출 사고 발생 시에도 데이터가 안전하게 보호되도록 보장하는 데 필수적입니다. 온라인 팩스 시스템은 문서가 수신자에게 직접 전송되므로 기존 팩스 기기보다 보안 수준이 높습니다. 문서가 팩스함에 보관되어 수신자가 가져갈 때까지 기다리는 방식이 아니기 때문에, 권한이 없는 사람이 문서를 볼 위험이 없습니다.
팩스 번호 확인
민감한 데이터를 전송하기 전에는 항상 팩스 번호를 확인해야 합니다. 수신자에게 연락하여 정보를 확인하고 수신 준비가 되었는지 확인하십시오. 이렇게 하면 무단 접근 위험을 줄일 수 있습니다.
효과적인 문서화
팩스 솔루션은 팩스 내용이나 전송 로그를 보관하지 않을 수 있습니다. 정보가 잘못된 수신자에게 전송되고 공급업체가 해당 정보를 저장하지 않으면 데이터 복구 작업이 어려워집니다. 데이터 보호를 위한 물리적, 기술적, 관리적 조치를 제공하는 팩스 공급업체를 선택하세요. 사용자는 HIPAA 표준 준수를 위해 공급업체와 사업 제휴 계약을 체결해야 합니다.
최소한의 정보만 보내세요
발신자와 수신자는 무단 접근 위험을 줄이기 위해 전자적으로 교환하는 정보를 최소화해야 합니다. 정보를 과도하게 공유하면 범죄자들이 전송을 가로챌 경우 악용할 수 있는 데이터가 더 많아집니다. 이러한 위험을 최소화하기 위해 필수적인 정보만 공유하십시오.
표지
발신자와 수신자의 이름이 적힌 겉봉지를 항상 동봉하십시오. 전송 내용을 기밀로 표시하고, 정보가 악의적인 목적으로 사용될 경우 폐기해 달라고 요청하십시오. 또한, 이러한 상황이 발생하면 즉시 발신자에게 알려 달라고 요청하십시오.
공용 팩스와 무료 서비스를 피하세요
공용 팩스기와 무료 팩스 서비스 솔루션은 해킹 위험이 더 높습니다. T.38 프로토콜을 지원하지 않는 서비스는 사용해서는 안 됩니다. 또한, 데이터 유출이 발생하거나 잘못된 수신자가 정보를 수신하더라도 제공업체는 책임을 지지 않을 수 있습니다. 보안 기능이 강화된 유료 서비스를 이용하세요. 유출 발생 시 제공업체가 책임을 져야 합니다.
의심스러운 활동 모니터링
발신자와 수신자는 의심스러운 활동을 감시하고 즉각적인 조치를 취해야 합니다. 물리적 보안은 침해 방지에 매우 중요하며, 사용자는 시스템 변경 사항을 발견하거나 누군가 기기 또는 서비스를 조작한 것으로 보이는 경우 즉시 서비스 제공업체에 알려야 합니다.
비밀 번호 보안
사용자는 무단 접근 위험을 줄이기 위해 정기적으로 비밀번호를 변경해야 합니다. 비밀번호는 문자, 숫자 및 특수 문자를 조합하여 설정 해야 다른 사람이 추측하기 어렵습니다. 가능하면 컴퓨터가 생성한 무작위 비밀번호를 사용하십시오.
팩스 기술은 오늘날에도 여전히 중요한 역할을 합니다. 팩스 전송 방식은 수년에 걸쳐 변화해 왔지만, 팩스 기술은 여전히 견고합니다. 기밀 정보를 공유하는 훌륭한 방법이지만, 사용자는 문제 발생 위험을 줄이기 위해 보안 조치를 취해야 합니다. 더욱 안전하고 보안적인 팩스 전송을 위해 지금 바로 다음 팁들을 활용하세요.
