이벤트를 주최하고 싶으신가요? 이 이벤트 관리 가이드가 도와드리겠습니다! 날짜와 장소를 결정하는 것부터 이벤트를 홍보하고 모든 것이 순조롭게 진행될 수 있도록 처음부터 끝까지 모든 단계를 안내해 드립니다.
이벤트 관리란 무엇입니까?
이벤트 관리는 특정 이벤트와 관련된 모든 활동을 계획, 구현 및 실행하는 프로세스입니다. 이벤트 계획, 구성 및 관리의 모든 측면을 포함하는 포괄적인 프로세스입니다.
이벤트 매니저는 이벤트 당일 모든 것이 원활하게 진행되도록 할 책임이 있습니다. 장소 대여, 케이터링 준비, 마케팅 전략, 주차 준비와 같은 물류 등의 요소를 고려하여 이벤트를 원활하게 운영할 때 모든 것을 처리할 수 있도록 해야 합니다.
좋은 이벤트 매니저는 고객이 처음부터 끝까지 전체 프로세스에서 진행되는 일에 대한 정보를 계속 확인하여 고객이 이벤트에서 즐거운 시간을 보낼 수 있도록 하여 놀라움이 없을 것이라는 사실을 알고 마음의 평화를 얻습니다. 쇼타임에 오세요!
날짜 및 장소 결정
날짜와 장소 선택은 행사 준비의 첫걸음. 선택은 다음과 같은 여러 요인에 따라 달라집니다.
- 올해의 시간. 청중이 가장 관심을 가질 특정 계절이 있습니까? 그렇다면 해당 시간 동안 이벤트 일정을 잡는 것이 좋습니다.
- 행사장 수용 인원 및 위치. 장소의 크기는 얼마나 많은 사람들이 참석할 수 있는지(그리고 비어 있는 것처럼 보이는지 여부)에 영향을 미치기 때문에 중요합니다. 예를 들어 이벤트에 500명을 원하지만 유일한 옵션이 1,000명을 수용할 수 있는 대형 극장인 경우 원점으로 돌아가 이렇게 많은 군중을 수용할 수 있는 다른 옵션을 생각해 내야 합니다.
- 장소 비용 및 가용성. 또한 이 장소가 예산 범위 내인지(그리고 필요할 때 사용할 수 있는지)에 대해서도 생각해야 합니다. 때때로 장소는 예약하기 전에 보증금을 요구합니다. 그렇다면 예금이 너무 높지 않은지 확인하십시오!
예산 개발
- 예산을 세우십시오. 행사를 시작하기 전에 행사에 얼마를 지출할 수 있는지 아는 것이 중요합니다. 이벤트를 계획하고 주최하는 데 드는 모든 비용을 예산에 포함해야 합니다. 여기에는 장소 임대료, 참석자를 위한 음식, 장식 및 간판 재료, 전단지 또는 브로셔와 같은 홍보 자료, 직원 임금, 그리고 장비 비용. 티켓이나 초대장 인쇄 비용과 같은 기타 비용도 잊지 마세요!
- 당신이 감당할 수 있는 것에 대해 현실적이 되십시오. 이벤트를 처음 조직하는 경우 총 비용을 추정할 때 비교할 수 있도록 최근에 개최된(또는 곧 개최될) 유사한 이벤트를 살펴보십시오. 또한 관련된 모든 사람(자신 포함)에게 필요한 시간을 과소평가하지 않도록 하십시오. 이벤트의 개념이 복잡해질수록(예: 보다 상호 작용적인 활동) 일반적으로 성공을 위해 함께 일하는 사람들이 더 많아져야 합니다. 따라서 이렇게 하면 해당 수집을 성공적으로 실행하는 것과 관련된 전체 비용이 증가합니다!
- 예상치 못한 비용도 대비하세요! 모든 종류의 사교 모임, 특히 술 소비와 관련된 모임을 운영하는 데 인간이 관여하는 한, 킥오프 당일까지 이어지는 준비 기간 동안 예기치 않게 발생하는 마지막 순간의 놀라움이나 문제가 항상 있을 것입니다. 따라서 그러한 노력에 전념하기 전에 재정적으로 준비하는 것은 전체 과정에서 더 큰 마음의 평화를 보장하고 모든 것이 잘 되었는지 걱정하며 잠 못 이루는 밤을 방지하는 데 도움이 됩니다 :)”
이벤트 웹 사이트 설정
이벤트에 대한 훌륭한 아이디어가 있고 이를 개념 단계에서 현실화할 준비가 되었습니다. 프로세스의 첫 번째 단계는 이벤트를 위한 웹사이트 만들기. 직접 만드는 데 필요한 시간이나 기술이 없다면 많은 웹사이트를 통해 빠르게 시작하고 실행할 수 있습니다. DIY 친화적인 것을 시도하고 싶다면 Wix 및 Squarespace와 같은 도구는 기본적인 컴퓨터 기술만 있으면 누구나 쉽게 사용할 수 있으며 무료입니다!
사이트가 실행되면 날짜, 시간(문이 열리는 시간 포함), 일반 위치(거리 주소 또는 장소 이름) 및 참석자가 구매 전에 알아야 할 기타 세부 정보 등 이벤트에 대한 모든 관련 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오. 그들의 티켓. 사람들이 집에서 티켓을 인쇄하지 않기로 선택한 경우 온라인으로 티켓을 구매할 수 있도록 직접 링크를 잊지 마십시오. 대부분의 발권 회사는 구매 시 자동으로 이 옵션을 제공하지만, 작년 이벤트 이후 세부 사항이 변경된 경우를 대비하여 다시 한 번 확인하세요!
이벤트 마케팅 및 홍보
이벤트에 어떻게 접근하고 싶은지에 대한 명확한 아이디어가 있다면 이제 홍보할 차례입니다. 여기에서 소셜 미디어와 이메일 마케팅이 시작됩니다. 소셜 미디어를 사용하여 이벤트 날짜와 장소는 물론 동시에 진행 중인 제휴 이벤트나 프로모션을 홍보할 수 있습니다. 또한 참석에 관심이 있지만 아직 티켓이 없는 사람들이 귀하의 장소에 도착했을 때 기대할 수 있는 사항에 대해 자세히 알아볼 수 있는 좋은 장소입니다. 이메일 마케팅에는 유사한 기능이 있습니다. 이메일을 통해 티켓 판매, 자원 봉사 기회 등에 대한 알림을 보내면 인터넷 연결에 액세스할 수 있는 사람(지금은 거의 모든 사람!)이 이벤트에 대한 정보에 액세스할 수 있습니다. 나중에 길을 가다가 눈에 띄는 것이 있으면 바로 관심이 없습니다. 이전에 본 것을 기억할 수 있기를 바랍니다!
자신을 홍보하는 또 다른 방법은 신문이나 잡지와 같은 인쇄 매체를 이용하는 것입니다. 그러나이 전략은 소셜 미디어를 자주 사용하지 않는 경향이있는 노인과 같은 특정 인구 통계에 특별히 다가가려고 할 때 가장 효과적입니다 (따라서 소셜 미디어에 게시물이 표시되지 않음). 또한 일부 간행물은 월/년 등에 따라 추가 요금을 청구하므로 자신을 맡기기 전에 해당 비용이 얼마인지 확인하십시오! 또는 더 나은 방법: 대신 지역 블로거에 연락해 보십시오. 그들은 선불로 비용을 청구하지 않지만 일반적으로 귀하가 제공하는 제품/서비스/이벤트가 충분히 흥미롭다고 생각한다면 긍정적인 내용을 작성합니다.
다음과 같은 많은 이벤트 관리 소프트웨어가 있습니다. 이벤티아 사용 가능한 온라인. 이러한 도구는 이벤트 조직의 다른 중요한 측면을 유지 관리할 뿐만 아니라 이벤트 마케팅에 특히 유용합니다.
이벤트 해시태그 만들기
해시태그는 소셜 미디어에서 이벤트를 분류하고 사람들이 귀하를 더 쉽게 찾을 수 있도록 하는 방법입니다. 해시태그는 또한 팔로워가 관심을 가질만한 새로운 이벤트를 더 쉽게 찾아보고 발견할 수 있도록 하여 더 많은 팔로워를 확보하는 데 도움이 됩니다.
좋은 해시태그는 독특하고 기억하기 쉬워야 하지만 너무 길지 않아야 합니다(두 단어 이하). Twitter를 사용하는 경우 트윗의 최대 길이는 140자입니다.
물류 준비
큰 행사를 계획할 때는 모든 것이 제자리에 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 여기에는 이벤트를 성공적으로 진행하기 위한 올바른 장비, 인력, 재료 및 리소스가 포함됩니다.
먼저 비즈니스에 가장 유용한 이벤트 관리 소프트웨어 유형을 조사해야 합니다. 시중에서 구할 수 있는 다양한 솔루션을 살펴보고 어떤 솔루션이 귀하의 요구 사항과 예산 제약을 가장 잘 충족하는지 확인하여 이를 수행할 수 있습니다. 다음은 이벤트가 열리는 각 장소에 어떤 종류의 기술을 배치할지 선택하는 것입니다(예: 마이크). 이러한 결정이 내려지면 이벤트 계획의 여행 관련 단계에서 위치 간 또는 공항 간 운송 옵션과 같은 물류 옵션을 고려하여 기상 조건과 같은 요인(예: 제설 영향)에 따라 가장 적합한 모드를 선택해야 합니다. ) 또는 대중 교통 경로가 건설 프로젝트 후 다시 사용되기 전에 추가 유지 보수 작업이 필요한지 여부).
행사 전날
이벤트 전날, 쇼를 진행하는 데 도움을 주고 있는 모든 공급업체를 확인하고 싶을 것입니다.
- 장소: 준비됐나요? AV와 조명을 포함한 모든 것을 설정하고 테스트했습니까? 내일을 위해 직원들이 모두 줄을 섰습니까?
- 케이터링: 케이터링 직원이 다음 날 일정을 짰습니까?
- 귀하의 AV 팀: 준비가 되어 있고 필요한 모든 것을 실행할 수 있습니까? 더 해야 할 일이 있다면 지금 하세요!
- 음악: 특정 부분(예: 해피 아워) 동안 재생되도록 예약된 음악이 있습니까? 완전히 조정하거나 삭제해야 합니까?
- 안내판/게스트 목록/좌석 배치도: 이벤트 기획자나 기타 중요 담당자(예: 귀하!)
행사 당일
행사 당일이 가장 중요한 부분이므로 각 단계에 대한 계획이 있어야 합니다.
- 행사 전날 아침: 대규모 행사를 주최하는 경우 모든 사람이 일찍 도착하여 준비를 돕습니다. 이것은 좋은 일입니다! 모든 사람은 오전 8시까지 설명을 듣고 갈 준비를 해야 합니다. 그렇지 않은 경우 즉시 연락하여 어디에 있는지 물어봐야 합니다. 뒤에 남겨지거나 잊어버린 사람이 있다면 가능한 한 빨리 도착하여 아무도 소외감을 느끼지 않도록 하십시오.
- 설정 중: 작업을 더 빨리 완료할 수 있도록 조립 라인을 만듭니다. 이렇게 하면 모든 사람이 모든 일을 제대로 수행하는 데 집중하고 좌절하지 않는 데 집중해야 하는 이 중요한 시간 동안 병목 현상이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 체크리스트도 여기에서 매우 유용합니다. 체크리스트는 설치 중에 잊어버리거나 간과된 것이 없도록 합니다!
- 상영 시간에: 충분한 인원이 문을 열고 있는지 확인하세요. 그렇지 않다면 이 작업을 도와줄 수 있는 친구나 가족을 부르거나 이 작업을 위해 특별히 누군가를 고용하십시오.
- 공연 후: 마지막 손님이 공연장을 떠난 직후 청소가 시작됩니다. 테이블/부스에서 남은 물건은 보관 용기나 상자에 다시 기부하여 다음 번에 모든 것을 재사용할 수 있도록 준비하세요! 또한 준비 단계에서 얼마나 많은 음식이 준비되었는지 아는 사람을 원할 수도 있습니다(마지막에 너무 많이 남지 않도록). 다른 사람들은 모든 손님이 안전하게 집에 돌아온 후 장소 주변의 장식을 제거하기 시작합니다.”
맺음말
다음 단계를 따르면 이벤트를 조직하고 관리하는 데 도움이 되지만 가장 중요한 것은 즐거운 시간을 보내는 것임을 기억하세요! 이벤트를 원활하게 진행하는 가장 좋은 방법은 매 순간을 즐기는 것입니다. 당신이 즐거우면 다른 사람들도 즐거울 것입니다!
