Tfittex li torganizza avveniment? Din il-gwida għall-ġestjoni tal-avvenimenti hija hawn biex tgħin! Aħna nieħduk permezz tal-passi mill-bidu sat-tmiem, mid-deċiżjoni dwar data u post sal-promozzjoni tal-avveniment tiegħek u niżguraw li kollox imur tajjeb.
X'inhu Ġestjoni tal-Avvenimenti?
Il-ġestjoni tal-avvenimenti hija l-proċess tal-ippjanar, l-implimentazzjoni u l-eżekuzzjoni tal-attivitajiet kollha relatati ma 'avveniment speċifiku. Huwa proċess komprensiv li jinkludi l-aspetti kollha tal-ippjanar, l-organizzazzjoni, u l-ġestjoni ta 'avveniment.
Il-maniġers tal-avvenimenti huma responsabbli biex jiżguraw li kollox jimxi bla xkiel fil-jum tal-avveniment tiegħek. Għandhom iqisu fatturi bħall-kiri tal-post, l-arranġamenti tal-catering, l-istrateġija tal-marketing, u l-loġistika bħall-arranġamenti tal-parkeġġ eċċetera sabiex ikollok kollox kopert meta tiġi biex tmexxi l-avveniment tiegħek bla xkiel.
Maniġer tajjeb tal-avvenimenti jiżgura li l-klijenti tagħhom jieħdu ħin mill-aqwa fl-avvenimenti tagħhom billi jiżgura li jinżammu infurmati dwar dak li jkun qed jiġri matul il-proċess kollu mill-bidu sal-aħħar li mbagħad jagħtihom serħan il-moħħ għax jafu li ma jkunx hemm sorpriżi. ejja l-ħin tal-ispettaklu!
Iddeċiedi dwar Data u Post
Għażla ta 'data u post huwa l-ewwel pass fit-twaqqif ta’ avveniment. L-għażla tiegħek tiddependi fuq diversi fatturi, inklużi:
- Żmien tas-sena. Hemm staġun partikolari meta l-udjenza tiegħek se tkun l-aktar interessata? Jekk iva, tista 'tkun trid tikkunsidra li tippjana l-avveniment matul dak iż-żmien.
- Kapaċità tal-post u post. Id-daqs tal-post huwa importanti għax jaffettwa kemm nies jistgħu jattendu (u jekk jidherx vojt jew le). Pereżempju, jekk trid 500 ruħ fl-avveniment tiegħek imma l-unika għażla tiegħek hija teatru kbir li fih 1,000 ruħ, imbagħad ikollok bżonn tmur lura għall-kwadru wieħed u toħroġ b'għażla oħra biex tospita folla daqshekk kbira.
- L-ispiża tal-post u d-disponibbiltà. Int ser ikollok bżonn taħseb ukoll dwar jekk dan il-post huwiex fil-baġit jew le (u jekk huwiex disponibbli meta meħtieġ). Xi drabi l-postijiet jeħtieġu depożiti qabel ma jagħmlu riżervi; jekk iva, kun żgur li dawk id-depożiti ma jkunux għoljin wisq!
Żviluppa Baġit
- Żviluppa baġit. Qabel ma tibda l-avveniment tiegħek, huwa importanti li tkun taf kemm tista’ taffordja li tonfoq fuqu. Ikollok bżonn tinkludi l-ispejjeż kollha li jidħlu fl-ippjanar u l-ospitar ta’ avveniment fil-baġit tiegħek—dan jinkludi affarijiet bħall-miżati tal-kiri tal-post, ikel għal dawk li attendew, materjali għal dekorazzjonijiet u sinjali, materjali promozzjonali bħal flyers jew fuljetti, pagi tal-persunal, u l-ispejjeż tat-tagħmir. Tinsiex spejjeż oħra, bħall-ispejjeż tal-istampar għall-biljetti jew stediniet!
- Kun realistiku dwar dak li tistax taffordja. Jekk din hija l-ewwel darba li torganizza avveniment, ħares lejn avvenimenti simili fl-inħawi tiegħek li saru reċentement (jew li qed iseħħu dalwaqt) sabiex ikollok xi punti ta' paragun meta tistma l-ispiża totali tiegħek. Ukoll, kun żgur li ma tissottovalutax kemm hu meħtieġ ħin minn kull min hu involut (inkluż lilek innifsek). Aktar ma jsir kumpless il-kunċett ta' avveniment (jiġifieri, aktar attivitajiet interattivi), allura b'mod ġenerali, jeħtieġ li jkun hemm aktar nies jaħdmu flimkien għas-suċċess tiegħu; għalhekk, dan iżid l-ispejjeż ġenerali assoċjati mat-tmexxija tal-imsemmija ġbir b'suċċess!
- Kun ippreparat ukoll għal spejjeż mhux mistennija! Sakemm ikun hemm bnedmin involuti fit-tmexxija ta’ xi tip ta’ laqgħa soċjali–u speċjalment dawk li jinvolvu l-konsum tal-alkoħol–dejjem ikun hemm sorpriżi tal-aħħar minuta jew problemi li jinqalgħu bla mistenni waqt perjodi ta’ tħejjija li jwasslu sal-ġurnata tal-bidu stess; għalhekk, li tkun ippreparat finanzjarjament qabel ma nimpenja ruħek bis-sħiħ lejn tali sforzi tiżgura paċi tal-moħħ tul il-proċess kollu... u tgħin biex tevita ljieli bla rqad inkwetanti dwar jekk kollox marx tajjeb :)"
Stabbilixxi l-Websajt tal-Avveniment Tiegħek
Għandek idea kbira għal avveniment, u int lest li teħodha mill-istadju kunċettwali għar-realtà. L-ewwel pass fil-proċess huwa toħloq websajt għall-avveniment tiegħek. Jekk ma jkollokx il-ħin jew il-ħiliet meħtieġa biex toħloq waħda lilek innifsek, ħafna websajts jistgħu jgħinu biex wieħed jibda jaħdem malajr. Jekk tippreferi xi ħaġa li tagħmel tajjeb għad-DIY, għodod bħal Wix u Squarespace huma faċli biżżejjed għal kull min għandu ħiliet bażiċi tal-kompjuter biex juża—u huma b'xejn!
Ladarba s-sit tiegħek ikun qed jaħdem, kun żgur li jinkludi l-informazzjoni rilevanti kollha dwar l-avveniment tiegħek: dati, ħinijiet (inkluż meta jinfetħu l-bibien), post ġenerali (indirizz tat-triq jew isem tal-post), u kwalunkwe dettalji oħra li dawk li attendew jista’ jkollhom bżonn ikunu jafu qabel jixtru il-biljetti tagħhom. Tinsiex links diretti sabiex in-nies ikunu jistgħu jixtru l-biljetti onlajn jekk jagħżlu li ma jipprintjawhomx id-dar; il-biċċa l-kbira tal-kumpaniji tal-biljetti jipprovdu din l-għażla awtomatikament meta jinxtraw, iżda ċċekkja darbtejn f'każ li xi dettalji nbidlu mill-avveniment tas-sena l-oħra!
Issuq u Ippromwovi l-Avveniment Tiegħek
Ladarba jkollok idea ċara ta' kif trid tavviċina l-avveniment tiegħek, wasal iż-żmien li toħroġ il-kelma. Dan huwa fejn jidħlu l-midja soċjali u l-marketing bl-email. Il-midja soċjali tista 'tintuża biex tippubbliċizza d-data u l-post tal-avveniment tiegħek, kif ukoll kwalunkwe avveniment jew promozzjoni affiljati li qed iseħħu fl-istess ħin. Huwa wkoll post tajjeb ħafna għal nies li jistgħu jkunu interessati li jattendu iżda għad m'għandhomx biljetti biex jitgħallmu aktar dwar x'jistgħu jistennew meta jaslu fil-post tiegħek. Il-marketing bl-email għandu kapaċitajiet simili: li tibgħat avviżi dwar il-bejgħ tal-biljetti, opportunitajiet ta’ volontarjat, eċċ., permezz tal-email jippermetti lil kull min għandu aċċess għal konnessjoni tal-internet (li huwa kważi kulħadd issa!) Aċċess għal informazzjoni dwar l-avveniment tiegħek — li jfisser li anki jekk m'humiex interessati mill-ewwel jekk xi ħaġa tiġbed l-għajnejn tagħhom aktar tard fit-triq imbagħad nisperaw li jiftakru li rawha qabel!
Mod ieħor kif tippromovi lilek innifsek huwa permezz tal-midja stampata bħal gazzetti jew rivisti; madankollu, din l-istrateġija taħdem l-aħjar jekk qed tipprova speċifikament tilħaq ċerti demografiċi bħall-adulti anzjani li għandhom it-tendenza li ma jużawx il-midja soċjali ta 'spiss (u għalhekk ma jaraw l-ebda post hemmhekk). Barra minn hekk, xi pubblikazzjonijiet jitolbu ħlasijiet żejda skont kemm-il darba fix-xahar/sena, eċċ., għalhekk kun żgur li tkun taf x'inhuma dawk l-ispejjeż qabel ma timpenja ruħek! Jew aħjar: ipprova ikkuntattja lill-bloggers lokali minflok—ma jiċċarġjaw xejn bil-quddiem iżda ġeneralment jiktbu xi ħaġa pożittiva dwar kwalunkwe prodott/servizz/avveniment li qed toffri, sakemm jaħsbu li tinstema' interessanti biżżejjed.
Hemm ħafna softwer għall-ġestjoni tal-avvenimenti simili Eventtia disponibbli online. Għodod bħal dawn huma ta’ għajnuna speċjalment fil-marketing tal-avvenimenti kif ukoll fiż-żamma tal-aspetti importanti l-oħra tal-organizzazzjoni tal-avvenimenti.
Oħloq Hashtag tal-Avveniment
Hashtag huwa mod kif tikkategorizza l-avveniment tiegħek fuq il-midja soċjali u tagħmilha aktar faċli għan-nies isibuk. Il-hashtags jgħinuk ukoll tikseb aktar segwaċi billi tagħmilha aktar faċli għalihom biex jibbrawżjaw u jiskopru avvenimenti ġodda li jistgħu jkunu interessati fihom.
Hashtag tajjeb għandu jkun uniku u faċli biex tiftakar iżda mhux twil wisq (mhux aktar minn żewġ kelmiet). Jekk qed tuża Twitter, żomm f'moħħok li t-tul massimu ta' tweet huwa ta' 140 karattru.
Irranġa Loġistika
Meta tippjana avveniment kbir, huwa importanti li tiżgura li kollox ikun f'postu. Dan jinkludi t-tagħmir, in-nies, il-materjali u r-riżorsi tajbin biex l-avveniment ikun ta’ suċċess.
L-ewwel għandek tirriċerka x'tip ta 'softwer ta' ġestjoni tal-avvenimenti se jkun l-aktar utli għan-negozju tiegħek. Tista' tagħmel dan billi tħares lejn soluzzjonijiet differenti disponibbli fis-suq u tara liema minnhom jissodisfaw l-aħjar il-bżonnijiet tiegħek kif ukoll ir-restrizzjonijiet tal-baġit. Li jmiss huwa li tagħżel x'tip ta' teknoloġija trid tkun f'postha f'kull post fejn se jsiru l-avvenimenti (eż., mikrofoni). Ladarba jkunu ttieħdu dawk id-deċiżjonijiet, wasal iż-żmien li tikkunsidra loġistika bħal għażliet ta’ trasport bejn il-postijiet jew bejn l-ajruporti matul l-istadji relatati mal-ivvjaġġar tal-ippjanar ta’ avveniment, billi tagħżel liema modi huma l-aktar xierqa abbażi ta’ fatturi bħall-kundizzjonijiet tat-temp (pereżempju, implikazzjonijiet għat-tneħħija tas-silġ. ) jew jekk ir-rotot tat-trasport pubbliku jeħtieġux xogħol ta’ manutenzjoni addizzjonali qabel ma jerġgħu jintużaw wara proġetti ta’ kostruzzjoni).
Il-Jum Qabel l-Avveniment Tiegħek
Il-ġurnata qabel l-avveniment tiegħek, tkun trid tiċċekkja mal-bejjiegħa kollha li qed jgħinuk ttella' l-ispettaklu.
- Il-post: Lesti? Waqqafna u ttestjaw kollox, inkluż l-AV u d-dawl? Għandhom il-ħaddiema kollha tagħhom ħejjew għal għada?
- Catering: Il-persunal tal-caterer tiegħek għandu l-iskedi tagħhom maħduma għall-għada?
- It-tim AV tiegħek: Huma lesti u kapaċi jeżegwixxu dak kollu li jeħtieġ li jsir? Jekk hemm xi ħaġa oħra li trid issir, agħmel dan issa!
- Mużika: Hemm mużika skedata li tindaqq waqt ċerti partijiet (eż., happy hour)? Jeħtieġ tweaking jew tħassir kompletament?
- Sinjali/lista tal-mistednin/pjan ta’ bilqiegħda: Dawn l-affarijiet huma ffinalizzati jew għadhom qed jinħadmu minn pjanifikaturi tal-avvenimenti jew nies importanti oħra inkarigati li jiżguraw li dan imur tajjeb (bħalek!)
Il-Jum tal-Avveniment Tiegħek
Il-ġurnata tal-avveniment tiegħek hija l-aktar parti importanti, għalhekk irid ikollok pjan għal kull stadju.
- Filgħodu qabel l-avveniment: Kulħadd x'aktarx jasal kmieni biex jgħin fit-twaqqif jekk qed torganizza avveniment kbir. Din hija ħaġa tajba! Kulħadd għandu jingħata kont u lest biex imur sat-8 am; jekk ma jkunux, għandhom jiġu kkuntattjati immedjatament u mistoqsi fejn qegħdin. Jekk xi ħadd tħalla lura jew insejt dwaru, kun żgur li jasal malajr kemm jistaʼ jkun, biex ħadd ma jħossu mħalla barra.
- Matul is-setup: Oħloq linja ta 'assemblaġġ sabiex il-kompiti jkunu jistgħu jitlestew aktar malajr; dan se jipprevjeni wkoll konġestjonijiet milli jifformaw matul dan iż-żmien kruċjali li fih kulħadd għandu bżonn l-attenzjoni sħiħa tiegħu ffukata biex kollox isir kif suppost (u ma jiġix frustrat). Il-listi ta' kontroll huma wkoll ta' għajnuna kbira hawnhekk—jiżguraw li xejn ma jintesa jew jiġi injorat waqt is-setup!
- Fil-ħin tal-ispettaklu: Kun żgur li biżżejjed nies qed jaħdmu l-bieb; jekk le, ċempel xi ħbieb jew membri tal-familja li jistgħu jgħinu f'dan il-kompitu (jew impjega lil xi ħadd speċifikament għal dan ix-xogħol).
- Wara l-ħin tal-ispettaklu: It-tindif jibda immedjatament wara li l-aħħar mistieden tiegħek jitlaq mill-post — iddona kwalunkwe oġġett li jkun fadal minn imwejjed/kabini lura f'kontenituri jew kaxxi tal-ħażna sabiex kollox ikun lest għall-użu mill-ġdid id-darba li jmiss! Forsi trid ukoll lil xi ħadd f’idejna li jaf kemm tħejja ikel waqt l-istadji tal-preparazzjoni (għalhekk ma jkunx fadal wisq fl-aħħar) filwaqt li oħrajn jibdew jeħilsu dekorazzjonijiet madwar l-ispazju tal-post wara li l-mistednin kollha jkunu marru d-dar mingħajr periklu.”
konklużjoni
Li ssegwi dawn il-passi tgħinek torganizza u tmexxi avveniment, imma ftakar li l-iktar ħaġa importanti hija li tieħdu gost! L-aħjar mod biex tiżgura li l-avveniment tiegħek imur bla xkiel huwa li tgawdi kull mument. Jekk qed tieħdu gost, allura kulħadd ukoll!