यदि तपाईं धेरै व्यवसायिक संगठनहरू जस्तो हुनुहुन्छ भने, तपाईंले चलाइएको COVID-19 ग्लोबल महामारीको परिणाम स्वरूप तपाईका कर्मचारीहरूसँग सञ्चार गर्ने तरिका एकदमै पिभोट गर्नुपर्यो। उदाहरण को लागी, कम्पनी बैठकहरु को लागी ठूलो समूह मा जम्मा गर्न अब यो उपयुक्त छैन। भाग्यवस, आजको आधुनिक टेक्नोलोजीले अझै पनि आफ्नो कर्मचारीहरूसँग जडान गर्न सजिलो बनाउँदछ यदि तपाईं व्यक्तिगत रूपमा भेट्न सक्नुहुन्न भने।
यहाँ पाँच सुझावहरू दिमागमा राख्नको लागि जब एउटा ठूलो कम्पनीको बैठक टाढाबाट सञ्चालन हुन्छ।
अडियो कन्फरेन्सिङ प्रविधिको प्रयोग गर्नुहोस्: आफ्नो सन्देश पुर्याउन ठूला सभागारहरूमा भेला हुने दिनहरू गए। आजका व्यावसायिक नेताहरूले टाढाबाट मानिसहरूलाई एकसाथ ल्याउन प्रविधिको प्रयोग गरिरहेका छन्। अडियो कन्फरेन्सिङ प्रविधिको प्रयोगले तपाईंलाई आवश्यक पर्ने सबैलाई समावेश गर्न सजिलो बनाउँछ ताकि तपाईंको कर्मचारीमा कोही पनि सञ्चार प्रयासबाट वञ्चित नहोस्। ठूला अडियो कन्फरेन्स कलहरूको लागि केही महत्त्वपूर्ण सुझावहरू जान्दा संलग्न सबैको लागि सफल बैठक अनुभवलाई समर्थन गर्न मद्दत गर्नेछ।
वक्ताहरूको परिचय दिनुहोस्: कुनै भौतिक घटक नभएकोले, आफ्ना वक्ताहरूको परिचय गराउनको लागि तपाईंसँग राम्रो योजना हुनु पहिलेभन्दा बढी महत्त्वपूर्ण छ। तपाईंले आफ्नो निर्देशन र परिचयमा स्पष्ट हुनुहुनेछ ताकि सहभागीहरूले के सुन्न लागेका छन् भन्ने सन्दर्भ बुझ्न सकून्। बैठकको लागि समारोहका मास्टर नियुक्त गर्नाले संगठन र राम्रो प्रवाह सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्नेछ।
नबोल्नेहरूलाई म्यूट गर्नुहोस्: प्रविधिको प्रयोग मार्फत सञ्चालन गरिएको रिमोट बैठक चाँडै अराजक हुन सक्छ। नबोल्नेहरूलाई म्यूट गरेर तपाईंले थप केन्द्रित बैठकलाई प्रवर्द्धन गर्न मद्दत गर्न सक्नुहुन्छ। यसले बाह्य आवाजलाई हटाउनेछ ताकि सहभागीहरूले वक्ताहरू र प्रस्तुत गरिएको जानकारीमा आफ्नो पूर्ण ध्यान दिन सकून्। नबोल्नेहरूलाई म्यूट गर्नाले सबैजना बोल्ने व्यक्तिमा केन्द्रित रहनेछन् किनभने तिनीहरू विचलित हुँदैनन्।
उद्देश्य र कार्यसूची प्रदान गर्नुहोस्: यदि सहभागीहरूलाई सुरुमा उद्देश्यहरू थाहा छ भने बैठक अझ मूल्यवान हुनेछ। तपाईंले प्रत्येक सहभागीलाई लिखित कार्यसूची पनि प्रदान गर्नुपर्छ ताकि उनीहरूलाई के हुनेवाला छ भनेर थाहा होस्। यसले बैठकलाई मार्गदर्शन गर्न र सन्दर्भहरूको लागि मार्गदर्शक प्रदान गर्न मद्दत गर्नेछ। कार्यसूची पालना गर्नाले महत्त्वपूर्ण विषयहरू समेटिएको र कुनै पनि विवरणहरू छुटेको छैन भन्ने कुरा पनि सुनिश्चित गर्नेछ। यदि तपाईंले मानिसहरूलाई पछ्याउनको लागि सबै कुरा व्यवस्थित गर्नुभयो भने तपाईंले आफ्नो समग्र बैठक दक्षता बढाउनुहुनेछ।
अन्त्यमा प्रश्नहरूको उत्तर दिनुहोस्: तपाईंले जानकारीको माध्यमबाट अगाडि बढ्दै जाँदा बैठकले कर्मचारी प्रश्नहरू उत्पन्न गर्नेछ भन्ने कुरा बुझ्न सकिन्छ। जानकार व्यापारिक नेताहरूले कर्मचारीहरूलाई प्रश्न सोध्न र इनपुट प्रदान गर्न निरुत्साहित गर्दैनन्। यद्यपि, यदि तपाईंले सहभागीहरूलाई अन्त्यसम्म प्रश्नहरू राख्न भन्नुभयो भने बैठक अझ प्रभावकारी रूपमा प्रवाहित हुनेछ। एजेन्डामा प्रश्नोत्तर सत्र सञ्चालन गर्नाले यो पहल पूरा गर्न मद्दत गर्नेछ।
व्यक्तिमा भेला हुन नसक्ने असक्षमताले तपाईंलाई आफ्नो स्टाफलाई सँगै ल्याउनबाट रोक्न नदिनुहोस्। यी पाँच सुझावहरूको पालना गर्दा तपाईंको बैठकले यसका सबै लक्ष्यहरू पूरा गर्दछ र कर्मचारीहरू मूल्यवान र सूचित भईरहेका हुन्छन् भन्ने कुरा सुनिश्चित गर्दछ।
