प्रत्येक कम्पनीले इमेल ठेगानाहरू र फोन नम्बरहरूदेखि सोशल मिडिया प्रोफाइलहरूमा ग्राहक डेटा सङ्कलन गर्न सक्दो गर्छ। यद्यपि, तपाईले पत्ता लगाउन सक्नुहुन्छ कि विभिन्न उपकरण र प्लेटफर्महरूमा यो जानकारी प्रबन्ध गर्न टाउको दुखाइ हुन सक्छ।
सायद तपाईलाई तपाईको बिक्रेताले नयाँ ग्राहकलाई पठाएको इमेलमा पहुँच चाहिन्छ। वा सायद तपाईंले दोहोर्याइएको ग्राहकबाट सीधा उजुरी प्राप्त गर्नुभएको छ। यद्यपि, तपाईलाई थाहा छैन कि तिनीहरू सामान्यतया कम्पनी भित्र कोसँग व्यवहार गर्छन्। यदि तपाइँ यी जस्ता समस्याहरूको सामना गर्नुहुन्छ भने, तपाइँ तपाइँको सम्पर्कहरू कसरी व्यवस्थापन गर्नुहुन्छ भनेर पुनर्विचार गर्ने समय हुन सक्छ।
1. सही उपकरणहरू प्रयोग गरेर डाटा केन्द्रीकृत गर्नुहोस्
स्टार्टअपको रूपमा पनि, केन्द्रीकृत स्थानमा सम्पर्क जानकारी राख्नु उत्तम हुन्छ। तपाईंले याद गर्न सक्नुहुन्छ कि तपाईंसँग Outlook वा Gmail मा भण्डारण गरिएका केही क्लाइन्टहरूको इमेल ठेगाना छ। तपाईं X, LinkedIn, वा अन्य सामाजिक मिडिया आउटलेटहरूमा अन्यसँग जडान हुनुहुन्छ। सायद केही ग्राहकहरूको लागि, तपाइँसँग तपाइँको पुरानो कागज आयोजकमा मात्र फोन नम्बर छ।
यदि तपाइँको कर्मचारी सम्पर्क जानकारी पहुँच गर्न विभिन्न प्लेटफर्महरू बीच सार्न छ भने, तिनीहरू ढिलो हुन बाध्य छन्। यसको सट्टा, ग्राहक डेटा सङ्कलन र भण्डारण गर्न एकल प्रणाली वा विश्वव्यापी ठेगाना सूची प्रयोग गर्नुहोस्। तपाइँ माइक्रोसफ्ट एक्सेल वा गुगल स्प्रेडसिटहरू जस्तै सरल-गर्न-प्रयोग प्रणालीको साथ सुरु गर्न चाहनुहुन्छ। अन्ततः, यद्यपि, तपाईंले BIGcontacts वा Hubspot जस्ता थप शक्तिशाली चीजहरूमा जान आवश्यक छ।
सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँ तपाइँको स्मार्टफोन सहित तपाइँको सबै यन्त्रहरूमा सम्पर्क जानकारी पहुँच गर्न सक्नुहुन्छ। जबकि यो विशेष चरणहरू आवश्यक छ, यो गाह्रो छैन आईफोनमा विश्वव्यापी ठेगाना सूचीहरू सिंक गर्नुहोस् वा एन्ड्रोइड उपकरणहरू। आफ्नो व्यक्तिगत यन्त्रहरूमा विश्वव्यापी ठेगाना सूची सिंक गर्ने कर्मचारीहरूले आफ्नो अनावश्यक व्यक्तिगत ग्राहक सम्पर्क सूची राख्नबाट टाढा रहने सम्भावना बढी हुन्छ।
2. सम्पर्कहरू फिल्टर र अनुकूलन गर्नुहोस्
तपाइँको प्रत्येक सम्पर्कको फरक आवश्यकता छ। तपाईंले लगानीकर्ताहरू, खरिद गरेका ग्राहकहरू, सम्भावित ग्राहकहरू र विक्रेताहरूबाट डाटा सङ्कलन गर्नुहुन्छ। एक प्रभावकारी CRM उपकरणले तपाईंलाई आफ्नो सम्पर्कहरू वर्गीकरण गर्न अनुमति दिनेछ। तपाईं सही समयमा सही मानिसहरूलाई सही जानकारी प्रदान गर्न सक्षम हुनुहुनेछ।
कोटिहरू तपाइँको विशेष आवश्यकताहरु को आधार मा फरक हुन सक्छ। व्यक्तिको भूमिका समावेश गर्नुको अतिरिक्त, तपाईंले तिनीहरूको स्थान, जहाँ तपाईंले जडान गर्नुभयो, वा वित्त वा मानव संसाधन जस्ता उद्योग ट्यागहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। त्यसोभए, यदि तपाइँ एक विशेष सेमिनारमा उपस्थित सबैलाई पुग्न आवश्यक छ भने, तपाइँ त्यो कुञ्जी शब्द प्रयोग गरेर खोजी गर्न सक्नुहुन्छ।
तपाईंको सम्पर्क डाटाबेस भित्र नोटहरू राख्नु तपाईंको भविष्यका कुराकानीहरूमा व्यक्तिगत स्पर्श थप्ने उत्कृष्ट तरिका हो। के एक ग्राहकले आफ्नो जेठो सन्तानको विवाह चाँडै हुँदैछ भनेर उल्लेख गर्नुभयो? वा सायद तिनीहरूले स्की सिक्न चासो व्यक्त गरे। यी विवरणहरू नोट गर्नुहोस्। अर्को पटक तपाईंले उनीहरूसँग कुरा गर्दा, तपाईंले विवाहको बारेमा सोध्न सक्नुहुन्छ वा उनीहरूले ढलानमा पुगेका छन् भने। तपाईंको कुराकानीमा यी व्यक्तिगत स्पर्शहरू थप्दा ग्राहकहरूसँग बलियो जडान बनाउँछ।
3. सामाजिक प्रोफाइलहरूसँग जडान गर्नुहोस्
तपाईका ग्राहकहरू सोशल मिडिया साइटहरूमा हुन बाध्य छन्। विश्वभरका पाँच अर्बभन्दा बढी मानिसहरूले कुनै न कुनै प्रकारको सामाजिक साइटहरू प्रयोग गर्छन्। त्यो संख्या सन् २०२८ सम्ममा बढेर ६ अर्ब पुग्ने अपेक्षा गरिएको छ। त्यसैले, तपाईंले आफ्नो सम्पर्क व्यवस्थापनमा सामाजिक प्रोफाइलहरू समावेश गर्नु अनिवार्य छ।
क्लाइन्टहरूबाट सम्पर्क जानकारी अनुरोध गर्दा, इमेल ठेगाना र फोन नम्बरहरूको अतिरिक्त सोशल मिडिया प्रोफाइलहरू सोध्नुहोस्। तपाइँ व्यक्तिगत प्रतिक्रियाहरू प्रस्ताव गर्न र तपाइँका ग्राहकहरूको प्राथमिकताहरू ट्र्याक गर्न राम्रोसँग तयार हुनुहुनेछ। सामाजिक सञ्जालहरूमा सोधिएका प्रश्नहरूको द्रुत प्रतिक्रियाहरू प्रदान गर्नाले तपाइँका अनुयायीहरूलाई तपाइँको मनपर्ने साइटमा सीधा सम्पर्क गर्न अनुमति दिन्छ। थप रूपमा, तपाइँ प्रश्नहरू सोध्न र प्रतिक्रिया सङ्कलन गर्न यी प्लेटफर्महरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।
यदि तपाइँ सावधान हुनुहुन्न भने सामाजिक मिडिया सामग्री पछ्याउने भारी हुन सक्छ। Hootsuite, Buffer, वा SocialPilot जस्ता सामाजिक व्यवस्थापन उपकरणहरूको प्रयोग गर्नुहोस्। यी उपकरणहरूले तपाईंलाई आफ्नो सामाजिक खाताहरू ट्र्याक गर्न मद्दत गर्न सक्छ। तपाईं पोष्टहरूको बाढीमा फसेको बिना अन्तरक्रियाको लागि अवसरहरू पहिचान गर्न सक्षम हुनुहुनेछ। तिनीहरूले सामाजिक विश्लेषणहरू पनि प्रदान गर्छन् र धेरै कर्मचारीहरूलाई सामग्री पहुँच गर्न र पोष्टहरू बनाउन अनुमति दिन्छ।
4. डाटा अपडेट र सुरक्षित राख्नुहोस्
अव्यवस्थित, दोहोरिने, र पुरानो सम्पर्क जानकारी तपाईंको टोलीको लागि बेकार छ। तपाईंको सम्पर्क सूची नियमित रूपमा काट्नको लागि टोली सदस्यलाई प्रत्यायोजित गर्नुहोस् वा तपाइँले तपाइँको लागि यो गर्ने कार्यक्रम प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। तपाईंको कम्पनीबाट पत्राचार प्राप्त गर्न चाहने व्यक्तिहरूलाई हटाउन निश्चित हुनुहोस्।
यदि पुराना सम्पर्कहरू मेटाउने विचार, भूतपूर्व सहकर्मीहरू वा विगतका ग्राहकहरू सहित, तपाईंलाई तनाव दिन्छ, त्यसपछि तिनीहरूलाई सट्टामा संग्रह गर्नुहोस्। यसले तिनीहरूलाई तपाईंको मुख्य सम्पर्क डाटाबेसबाट बहिष्कृत गर्दछ, तर तपाईंले भविष्यमा उपयोगी हुन सक्ने जडान गुमाउनुहुने छैन।
ह्याकरहरूलाई तपाईंको सम्पर्क सूची चोर्न र तपाईंको ग्राहकहरूको डेटाको सुरक्षालाई खतरामा पार्नबाट रोक्न सुरक्षा आवश्यक छ। प्रभावकारी सुरक्षा सुनिश्चित गर्न सुरक्षित, एन्क्रिप्टेड CRM उपकरण छान्नुहोस्।
सार्वभौमिक प्रक्रियाको रूपमा, कार्य उद्देश्यका लागि प्रयोग गरिएका सबै उपकरणहरूमा स्क्रिनहरू अनलक गर्न पासवर्डहरू हुनुपर्छ। थप रूपमा, संवेदनशील डेटामा पहुँच प्रदान गर्न सक्ने कुनै पनि कार्यक्रममा यो उपलब्ध छ भने दुई-कारक प्राधिकरण सक्षम हुनुपर्छ। सबैका लागि यो एक अतिरिक्त चरण हो, सुरक्षा लाभहरू झन्झटको लायक छन्।
त्यहाँ निश्चित डेटा कोटिहरूमा केवल निश्चित व्यक्तिहरूको पहुँच छ भनेर सुनिश्चित गर्ने कुरा पनि छ। सम्पर्क जानकारीको पहुँच अधिकृत कामदारहरूलाई मात्र सीमित गर्नुहोस्। यसमा प्रत्येक व्यक्तिलाई अनुमतिहरू तोक्ने, सूची हेर्न सक्षम हुनुदेखि सम्पादन गर्न अनुमति दिने सम्म समावेश छ।
र निश्चित गर्नुहोस् कि पूर्व कर्मचारीहरूलाई उनीहरूको पहुँच राख्न कहिल्यै अनुमति नदिनुहोस्। अफबोर्डिङ प्रक्रियाहरूले सधैं महत्त्वपूर्ण जानकारी समावेश गर्ने सबै कार्यक्रमहरू र सूचीहरूमा पहुँच समाप्ति समावेश गर्न आवश्यक छ। राम्रो सर्तहरूमा छोड्ने कर्मचारीले पहुँच कायम राख्दा यो लज्जास्पद छ। यो सम्भावित विनाशकारी हुन सक्छ यदि एक असन्तुष्ट पूर्व कर्मचारीले प्रणालीमा विनाश गर्न सक्छ वा ग्राहक जानकारीमा आफ्नो हात प्राप्त गर्न सक्छ।
तपाईंको सम्पर्क व्यवस्थापन भविष्य
प्रभावकारी सम्पर्क व्यवस्थापन नाम र नम्बरहरू व्यवस्थित गर्ने मात्र होइन। यो निर्बाध जडानहरू सिर्जना गर्ने बारे हो जसले तपाईंको टोलीलाई सशक्त बनाउँछ र ग्राहक सम्बन्धहरूलाई बलियो बनाउँछ। एक संगठित, केन्द्रीकृत प्रणाली एक सुविधा भन्दा बढी हो - यो एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ हो जसले दक्षतालाई इन्धन गर्दछ र बलियो जडानहरू बढाउँछ।
तपाईंको टोलीलाई द्रुत रूपमा प्रतिक्रिया दिन, तिनीहरूको पहुँचलाई निजीकृत गर्न, र सक्रिय रहन सुसज्जित गरेर, तपाईंले गहिरो विश्वासको लागि आधार सिर्जना गर्नुहुन्छ। ग्राहक अपेक्षाहरू निरन्तर विकसित भइरहेका छन्। फुर्तिलो र ग्राहक-केन्द्रित रहन तपाईंको क्षमताले तपाईंको व्यवसायलाई अलग राख्नेछ र दिगो सफलता ड्राइभ गर्नेछ।