कर्मचारीहरूको सामूहिक आन्तरिक ज्ञान कुनै पनि व्यवसायको जीवन रगत हो। यद्यपि यो परिमाण गर्न गाह्रो हुन सक्छ, यो अझै पनि कुनै पनि कम्पनीको सफलताको लागि महत्त्वपूर्ण छ।
मुद्दा यो हो कि आन्तरिक ज्ञान प्रायः कर्मचारीहरूको दिमागमा मात्र राखिएको छ। यदि यस जानकारीको कुनै पनि कागजात छ भने, यो इमेल थ्रेडहरू, स्ल्याक च्यानलहरू, वा तपाईंले प्रयोग गरिरहनुभएको संचार प्रणालीको कुनै अन्य प्रकारमा गाडिएको हुन सक्छ। किनभने त्यहाँ कम्पनी रेकर्डहरूको लागि कुनै केन्द्रीकृत हब छैन, कर्मचारी सदस्यहरूले अनावश्यक समय र ऊर्जा खर्च गर्छन् उनीहरूलाई आवश्यक डेटा ट्र्याक गर्न।
त्यसोभए, तपाईं कसरी यो समस्या समाधान गर्ने बारे जानुहुन्छ? समाधान भनेको तपाईको सबै जानकारीलाई एउटै स्रोतमा केन्द्रित गर्नु हो जुन कर्मचारी सदस्यहरूले कुनै पनि प्रश्न भएको बेलामा परामर्श लिन सक्छन्। सौभाग्य देखि तपाईको लागि, यस लेखमा, हामी त्यो चीज कसरी हासिल गर्ने भनेर व्याख्या गर्न जाँदैछौं। राम्रो बनाउन कसरी सिक्न पढ्नुहोस् आन्तरिक दस्तावेज.
एक विशिष्ट लक्ष्य सेट गर्नुहोस्
आन्तरिक कागजातको लागि तपाईंको अन्तिम लक्ष्य पहिचान गर्नु पहिलो चरण हो। राम्रो ज्ञान व्यवस्थापन, उत्पादकता वृद्धि, र सजिलो जानकारी आदान प्रदान जस्ता चीजहरू यी सबै उदाहरण हुन्।
कागजात विकास गर्दा टोली कार्य आवश्यक छ। त्यसैले सबै एउटै पृष्ठमा हुनुपर्छ। कागजातमा मद्दत गर्ने सबैलाई परियोजनाको लक्ष्यहरूमा तालिम दिनुपर्छ ताकि उनीहरूले अझ प्रभावकारी रूपमा योगदान गर्न सकून्। सम्पूर्ण कागजात परियोजनालाई सुव्यवस्थित गर्न, प्रयोग गर्ने विचार गर्नुहोस् कागजात उपकरण सबै कुरालाई अझ कुशलतापूर्वक व्यवस्थित गर्न मद्दत गर्न।
साइटको नेभिगेसन सामग्रीको लागि फ्रेमवर्क सिर्जना गर्नुहोस्
प्रत्येक सफल ज्ञान व्यवस्थापन पहलको पछाडि योजना र रूपरेखा हुनुपर्छ। तपाइँको आन्तरिक कागजातले तपाइँले सिर्जना गर्ने पृष्ठहरूलाई वर्गीकरण गर्न मद्दत गर्नको लागि खण्ड शीर्षकहरू सहितको ज्ञानको आधारको आकार लिनेछ।
तपाइँको जानकारी को माध्यम बाट क्रमबद्ध गर्नुहोस् र तार्किक कोटिहरु को बारे मा सोच्नुहोस् जस मा तपाइँ सम्बन्धित जानकारी को टुक्रा राख्न सक्नुहुन्छ। कर्मचारीहरू सजिलै लेआउट नेभिगेट गर्न सक्षम हुनुपर्छ, त्यसैले धेरै उपश्रेणीहरू सिर्जना गर्नबाट जोगिन। आफ्नो ज्ञानको आधारमा एक सीधा ढाँचा बनाउनुहोस् तपाईंको कर्मचारीहरूलाई आवश्यक जानकारी सजिलै फेला पार्न मद्दत गर्न।
टेम्प्लेटहरू सिर्जना गर्नुहोस्
टेम्प्लेटहरू सिर्जना गर्नु भनेको तपाइँका सबै कागजातहरू एकरूप छन् भनी सुनिश्चित गर्ने एक उत्तम तरिका हो, चाहे कसले तिनीहरूलाई सिर्जना गरिरहेको छ। विषयवस्तुहरूको तालिका, शीर्षकहरू र उपशीर्षकहरू, र परिचय र निष्कर्ष सबै समावेश गरिनुपर्दछ ताकि कागजातहरू प्रत्येक पटक स्क्र्याचबाट लेख्नुको सट्टा सान्दर्भिक जानकारीले भर्न सजिलो होस्।
सबैले प्रयोग गर्न सक्ने कागजात टेम्प्लेटहरू बनाउन केही समय खर्च गर्नुहोस्। यी तपाईंको ज्ञानको आधारमा फाइल गर्न सकिन्छ र आवश्यक रूपमा पुन: प्रयोग गर्न सकिन्छ।
विचारहरूको लागि मंथन
अब रमाइलो भाग आउँछ। तपाईंले आफ्नो ज्ञान आधारमा कुन प्रकारका आन्तरिक कागजातहरू समावेश गर्नुपर्छ भन्ने निर्णय गर्न, तपाईंले "ज्ञान च्याम्पियनहरू" को समूहलाई भेला गर्न आवश्यक छ। प्रत्येक विभागका प्रतिनिधिहरूलाई भेला गर्न निश्चित गर्नुहोस् किनकि तिनीहरूले टेबलमा विभिन्न विचारहरू ल्याउनेछन्। ध्यानमा राख्नुहोस्, तथापि, यो सत्य हो कि सबैको राय मूल्यवान छ, यो अति-कागजात नगर्न पनि महत्त्वपूर्ण छ।
महत्त्वपूर्ण विवरणहरू हाइलाइट गर्नुहोस्
उत्कृष्ट ज्ञान आधार कार्यक्रमहरूले तपाईंलाई विशिष्ट ढाँचाका साथ महत्त्वपूर्ण विवरणहरू हाइलाइट गर्न दिनेछ। सामान्यतया, तिनीहरूको सामग्रीलाई अझ राम्रोसँग जोड दिनको लागि विपरित पृष्ठभूमि रङ प्रयोग गरेर बाँकी पाठबाट तिनीहरूलाई सेट गरिनेछ।
प्राविधिक कागजातहरू लेख्दा, जारी राख्नु अघि कर्मचारीहरूले पढ्नु पर्ने महत्त्वपूर्ण चेतावनीहरू समावेश गर्न यो अत्यन्त महत्त्वपूर्ण छ। यसले तपाईंलाई प्राविधिक समस्याहरू र सम्भावित प्रणाली क्र्यासबाट बच्न मद्दत गर्नेछ।
सम्बन्धित लेखहरूमा सन्दर्भहरू समावेश गर्नुहोस्
तपाईको ज्ञान आधारको खोजी उपकरण मात्र कामदारहरूले उपयोगी कागजातहरू खोज्न प्रयोग गर्ने विधि होइन। यदि तपाईंले आफ्नो सामग्रीभरि सम्बन्धित विषयहरूमा लिङ्कहरू प्रदान गर्नुभयो भने तपाईंको कर्मचारीहरूले उनीहरूलाई आवश्यक कागजातहरू फेला पार्न सक्षम हुनेछन्।
जब कागजातहरू राम्रोसँग जोडिएका हुन्छन्, स्टाफ सदस्यहरूलाई नेभिगेट गर्न र उनीहरूको फाइदाको लागि तपाईंको ज्ञानको आधार प्रयोग गर्न धेरै सजिलो हुन्छ। यसले साइटको उपयोगितालाई बढावा दिनेछ र उत्पादकता स्तरमा उल्लेखनीय वृद्धि गर्नेछ।
सहकर्मीहरूसँग कागजातहरू समीक्षा गर्नुहोस्
तपाईंको काम पूरा भएपछि, तपाईंले यसलाई प्राप्त गर्नुपर्छ आफ्नो साथीहरु द्वारा समीक्षा शुद्धता सुनिश्चित गर्न। यदि तपाइँ तपाइँका कागजातहरू बराबर छन् भनेर सुनिश्चित गर्न चाहानुहुन्छ भने, तपाइँलाई प्रत्येक विभागबाट कर्मचारीहरू आवश्यक पर्दछ, जसमा सम्बन्धित क्षेत्रहरूमा विशेषज्ञहरू र कागजातहरू प्रयोग गर्नेहरू समावेश छन्।
यदि तपाइँ निर्दोष कागजातहरू सिर्जना गर्न धेरै समय खर्च गर्नुहुन्छ भने पनि, आँखाको ताजा सेटले तपाईंलाई यसलाई पूर्णतामा पालिश गर्न मद्दत गर्न सक्छ।
अन्तिम विचार
तपाईंले भित्र कागजात गर्नुभएका सबै उपयोगी जानकारीका कारण तपाईंका कर्मचारीहरूले अब चक्रलाई पुन: आविष्कार गर्नु पर्दैन। यदि तपाईंको टोलीका प्रमुख सदस्यहरूले अन्य अवसरहरू पछ्याउने निर्णय गर्छन् भने, तपाईंले डराउनु हुँदैन। तपाईंसँग अब कम्पनी-विशिष्ट ज्ञानको पोखरीमा पहुँच छ जहाँबाट तपाईं र तपाईंका सहकर्मीहरूले आकर्षित गर्न सक्नुहुन्छ, जसले अझ बढी दक्षता र उत्पादकतातर्फ लैजानुपर्छ।
