सुरु देखि अन्त्य सम्म घटना व्यवस्थापन गाइड

एउटा कार्यक्रम आयोजना गर्न खोज्दै हुनुहुन्छ? यो घटना व्यवस्थापन गाइड मद्दत गर्न यहाँ छ! हामी तपाईंलाई सुरुदेखि अन्त्यसम्म, मिति र स्थानको निर्णयदेखि तपाईंको कार्यक्रमको प्रवर्द्धन गर्न र सबै कुरा सहज रूपमा जान्छ भनी सुनिश्चित गर्ने चरणहरू पार गर्नेछौं।

घटना व्यवस्थापन भनेको के हो?

घटना व्यवस्थापन भनेको कुनै खास घटनासँग सम्बन्धित सबै गतिविधिहरू योजना बनाउने, कार्यान्वयन गर्ने र कार्यान्वयन गर्ने प्रक्रिया हो। यो एक व्यापक प्रक्रिया हो जसमा कार्यक्रमको योजना, आयोजना र व्यवस्थापनका सबै पक्षहरू समावेश हुन्छन्।

घटना प्रबन्धकहरू तपाईंको घटनाको दिनमा सबै कुरा सहज रूपमा चल्छ भनी सुनिश्चित गर्न जिम्मेवार छन्। तिनीहरूले स्थान भाडा, खानपान व्यवस्था, मार्केटिङ रणनीति, र पार्किङ प्रबन्ध आदि जस्ता रसद जस्ता कारकहरूलाई ध्यानमा राख्नु पर्छ ताकि तपाइँले तपाइँको घटनालाई सहज रूपमा चलाउनको लागि सबै कुरा कभर गर्नुहुनेछ।

एक राम्रो घटना प्रबन्धकले सुनिश्चित गर्दछ कि उनीहरूका ग्राहकहरूले उनीहरूको घटनाहरूमा राम्रो समय बिताउँछन् भनेर सुनिश्चित गर्दछ कि उनीहरूलाई सम्पूर्ण प्रक्रियामा के भइरहेको छ भनेर सुरुदेखि अन्त्यसम्म सूचित राखिएको छ जसको फलस्वरूप उनीहरूलाई कुनै आश्चर्य हुनेछैन भन्ने थाहा पाएर मानसिक शान्ति दिन्छ। शोटाइम आउनुहोस्!

मिति र स्थानमा निर्णय गर्नुहोस्

मिति र स्थान छनोट गर्ने हो घटना सँगै राख्ने पहिलो चरण। तपाईंको छनौट सहित धेरै कारकहरूमा निर्भर हुनेछ:

• वर्षको समय। के तपाइँको दर्शकहरु लाई धेरै चासो हुने कुनै विशेष सिजन छ? यदि त्यसो हो भने, तपाइँ त्यस समयमा कार्यक्रमको तालिका बनाउने विचार गर्न सक्नुहुन्छ।
• स्थान क्षमता र स्थान। स्थानको आकार महत्त्वपूर्ण छ किनभने यसले कति व्यक्तिहरू उपस्थित हुन सक्छन् (र यो खाली देखिने वा होइन) लाई असर गर्छ। उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ तपाइँको कार्यक्रममा 500 व्यक्ति चाहनुहुन्छ तर तपाइँको एक मात्र विकल्प एक ठूलो थिएटर हो जसमा 1,000 व्यक्तिहरू छन्, त्यसपछि तपाइँ स्क्वायर एकमा फर्किनु पर्छ र यति ठूलो भीड होस्ट गर्न अर्को विकल्पको साथ आउन आवश्यक छ।
• स्थान लागत र उपलब्धता। तपाईंले यो स्थान बजेट भित्र छ वा छैन भनेर पनि सोच्न आवश्यक छ (र यदि यो आवश्यक हुँदा उपलब्ध छ)। कहिलेकाहीँ स्थानहरूलाई आरक्षण गर्नु अघि निक्षेप चाहिन्छ; यदि त्यसो हो भने, निश्चित गर्नुहोस् कि ती निक्षेपहरू धेरै उच्च छैनन्!

बजेट विकास गर्नुहोस्

• बजेट विकास गर्नुहोस्। तपाइँ तपाइँको घटना सुरु गर्नु अघि, यो जान्न महत्त्वपूर्ण छ कि तपाइँ यसमा कति खर्च गर्न सक्नुहुन्छ। तपाइँले तपाइँको बजेटमा कार्यक्रमको योजना र आयोजना गर्न जाने सबै लागतहरू समावेश गर्न आवश्यक छ - यसमा स्थान भाडा शुल्क, सहभागीहरूको लागि खाना, सजावट र साइनेजको लागि सामग्री, उडानकर्ता वा ब्रोशर जस्ता प्रवर्द्धनात्मक सामग्रीहरू, कर्मचारीको तलब जस्ता चीजहरू समावेश छन्। र उपकरण लागत। टिकटहरू वा निमन्त्रणाहरूको लागि मुद्रण लागतहरू जस्ता अन्य खर्चहरूको बारेमा नबिर्सनुहोस्!
• तपाईले के गर्न सक्नुहुन्छ भन्ने बारे यथार्थवादी हुनुहोस्। यदि यो तपाइँको पहिलो पटक कुनै कार्यक्रम आयोजना गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाइँको क्षेत्रमा हालै आयोजित (वा चाँडै भइरहेका) यस्तै घटनाहरू हेर्नुहोस् ताकि तपाइँको लागि कुल लागत अनुमान गर्दा तपाइँसँग केहि तुलना बिन्दुहरू छन्। साथै, संलग्न सबैबाट (आफू सहित) कति समय आवश्यक छ भनेर कम आँकलन नगर्नुहोस्। घटनाको अवधारणा जति जटिल हुन्छ (अर्थात्, थप अन्तरक्रियात्मक गतिविधिहरू), त्यसपछि सामान्यतया भन्नुपर्दा, यसको सफलताको लागि त्यहाँ धेरै मानिसहरू सँगै काम गर्न आवश्यक छ; तसर्थ, यसले सफलतापूर्वक जम्मा भएको दौडसँग सम्बन्धित समग्र लागतहरू बढाउनेछ!
• अप्रत्याशित लागतहरूको लागि पनि तयार हुनुहोस्! जबसम्म त्यहाँ कुनै पनि प्रकारको सामाजिक जमघट चलाउनमा संलग्न व्यक्तिहरू छन्- र विशेष गरी मदिरा सेवन समावेश छन्-त्यहाँ सधैं अन्तिम-मिनेट आश्चर्य वा समस्याहरू हुनेछन् जुन किकअफ दिनसम्मको तयारी अवधिमा अप्रत्याशित रूपमा उत्पन्न हुन्छ; तसर्थ, त्यस्ता प्रयासहरू तर्फ पूर्ण रूपमा प्रतिबद्ध हुनु अघि आर्थिक रूपमा तयार हुनुले सम्पूर्ण प्रक्रियाभरि मानसिक शान्तिको सुनिश्चितता गर्छ ... र सबै ठिक छ कि छैन भन्ने चिन्ताले निन्द्रा नलाग्ने रातहरू रोक्न मद्दत गर्दछ :)"

तपाइँको घटना वेबसाइट सेट अप गर्नुहोस्

तपाईंले एउटा घटनाको लागि उत्कृष्ट विचार पाउनुभएको छ, र तपाईं यसलाई वैचारिक चरणबाट वास्तविकतामा लैजान तयार हुनुहुन्छ। प्रक्रियाको पहिलो चरण हो तपाईंको घटनाको लागि वेबसाइट सिर्जना गर्दै। यदि तपाईंसँग आफैंले सिर्जना गर्न आवश्यक समय वा सीपसेट छैन भने, धेरै वेबसाइटहरूले एक उठाउन र छिटो चलाउन मद्दत गर्न सक्छ। यदि तपाइँ बरु DIY-मैत्री केहि प्रयास गर्न चाहनुहुन्छ भने, Wix र Squarespace जस्ता उपकरणहरू प्रयोग गर्नको लागि आधारभूत कम्प्युटर सीपहरू भएका जो कोहीले पनि प्रयोग गर्न पर्याप्त छन् - र तिनीहरू निःशुल्क छन्!

एक पटक तपाईंको साइट माथि र चलिरहेको छ, निश्चित गर्नुहोस् कि यसले तपाईंको घटनाको बारेमा सबै सान्दर्भिक जानकारी समावेश गर्दछ: मिति, समय (ढोका खोल्दा सहित), सामान्य स्थान (सडकको ठेगाना वा स्थानको नाम), र अन्य कुनै पनि विवरणहरू सहभागीहरूले खरीद गर्नु अघि जान्न आवश्यक हुन सक्छ। तिनीहरूको टिकट। प्रत्यक्ष लिङ्कहरू नबिर्सनुहोस् ताकि मानिसहरूले टिकटहरू अनलाइन किन्न सक्छन् यदि उनीहरूले तिनीहरूलाई घरमा छाप्न नदिने छनौट गर्छन् भने; धेरैजसो टिकटिङ कम्पनीहरूले यो विकल्प खरिद गर्दा स्वचालित रूपमा उपलब्ध गराउँछन्, तर गत वर्षको घटनाबाट कुनै विवरणहरू परिवर्तन भएको अवस्थामा मात्र दोहोरो-जाँच गर्नुहोस्!

बजार र आफ्नो घटना प्रचार

एकचोटि तपाइँसँग तपाइँ कसरी तपाइँको घटनामा पुग्न चाहानुहुन्छ भन्ने स्पष्ट विचार भएपछि, यो शब्द बाहिर निकाल्ने समय हो। सामाजिक सञ्जाल र इमेल मार्केटिङ यहीँबाट आउँछ। सामाजिक सञ्जाललाई तपाइँको घटनाको मिति र स्थान, साथै कुनै पनि सम्बद्ध घटनाहरू वा प्रचारहरू जुन एकै समयमा भइरहेका छन् प्रचार गर्न प्रयोग गर्न सकिन्छ। यो भाग लिन इच्छुक हुनसक्ने तर टिकटहरू नभएका व्यक्तिहरूका लागि पनि उत्कृष्ट ठाउँ हो जुन तिनीहरूले तपाइँको स्थानमा आइपुग्दा के आशा गर्न सक्छन् भन्ने बारे थप जान्नको लागि। इमेल मार्केटिङमा समान क्षमताहरू छन्: इमेल मार्फत टिकट बिक्री, स्वयम्सेवक अवसरहरू, इत्यादि बारे सूचनाहरू पठाउँदा, इन्टरनेट जडानमा पहुँच भएका जो कोहीलाई पनि अनुमति दिन्छ (जुन अहिले सबैजना धेरै छ!) तपाइँको घटनाको बारेमा जानकारीमा पहुँच गर्न अनुमति दिन्छ - जसको मतलब यो हो कि तिनीहरूले पनि। तुरुन्तै चासो छैन यदि केहि पछि बाटो मा आफ्नो आँखा समात्यो भने आशा छ कि तिनीहरूले यो पहिले देखेको सम्झना हुनेछ!

आफूलाई प्रवर्द्धन गर्ने अर्को तरिका पत्रपत्रिका वा पत्रिकाहरू जस्ता छापा माध्यमहरू मार्फत हो; यद्यपि, यो रणनीतिले राम्रो काम गर्दछ यदि तपाइँ विशेष रूपमा केहि जनसांख्यिकीहरूमा पुग्न प्रयास गर्दै हुनुहुन्छ जस्तै वृद्ध वयस्कहरू जसले प्राय: सोशल मिडिया प्रयोग गर्दैनन् (र यसरी त्यहाँ कुनै पोस्टहरू देख्नुहुन्न)। साथै, केही प्रकाशनहरूले प्रति महिना/वर्ष कति पटक, आदिको आधारमा अतिरिक्त शुल्कहरू चार्ज गर्छन्, त्यसैले आफूलाई प्रतिबद्ध गर्नु अघि ती लागतहरू के हुन् भनेर निश्चित गर्नुहोस्! वा अझ राम्रो: यसको सट्टामा स्थानीय ब्लगरहरूलाई सम्पर्क गर्ने प्रयास गर्नुहोस्—उनीहरूले अग्रिम रूपमा कुनै पनि शुल्क लिँदैनन् तर सामान्यतया तपाईंले प्रस्ताव गरिरहनुभएको कुनै पनि उत्पादन/सेवा/कार्यक्रमको बारेमा सकारात्मक कुरा लेख्नेछन्, यदि उनीहरूलाई लाग्छ कि यो पर्याप्त रोचक छ।

त्यहाँ धेरै घटना व्यवस्थापन सफ्टवेयर जस्तै छन् घटना अनलाइन उपलब्ध छ। त्यस्ता उपकरणहरू घटना मार्केटिङका ​​साथसाथै घटना संगठनका अन्य महत्त्वपूर्ण पक्षहरूलाई कायम राख्नको लागि विशेष गरी सहयोगी हुन्छन्।

घटना ह्यासट्याग सिर्जना गर्नुहोस्

ह्यासट्याग भनेको सामाजिक सञ्जालमा तपाईंको घटना वर्गीकरण गर्ने र मानिसहरूलाई तपाईंलाई फेला पार्न सजिलो बनाउने तरिका हो। ह्यासट्यागहरूले उनीहरूलाई रुचि हुन सक्ने नयाँ घटनाहरू ब्राउज गर्न र पत्ता लगाउन सजिलो बनाएर थप अनुयायीहरू प्राप्त गर्न मद्दत गर्दछ।

एक राम्रो ह्यासट्याग अद्वितीय र सम्झन सजिलो हुनुपर्छ तर धेरै लामो (दुई शब्द भन्दा बढी छैन)। यदि तपाइँ ट्विटर प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने, ध्यान राख्नुहोस् कि ट्वीटको अधिकतम लम्बाइ 140 क्यारेक्टर हो।

रसद मिलाउनुहोस्

ठुलो घटनाको योजना बनाउँदा, सबै ठाउँमा छ भनी सुनिश्चित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। यसले कार्यक्रमलाई सफल बनाउनको लागि सही उपकरण, व्यक्ति, सामग्री र स्रोतहरू समावेश गर्दछ।

तपाईंले पहिले अनुसन्धान गर्नुपर्छ कि कुन प्रकारको घटना व्यवस्थापन सफ्टवेयर तपाईंको व्यवसायको लागि सबैभन्दा उपयोगी हुनेछ। तपाईले बजारमा उपलब्ध बिभिन्न समाधानहरू हेरेर र कुन कुनले तपाईका आवश्यकताहरू र बजेट अवरोधहरू पूरा गर्दछन् भनेर हेर्न सक्नुहुन्छ। अर्को माथि घटनाहरू हुने प्रत्येक स्थानमा तपाइँ कुन प्रकारको टेक्नोलोजी चाहानुहुन्छ छनौट गर्दै हुनुहुन्छ (जस्तै, माइक्रोफोनहरू)। एकचोटि ती निर्णयहरू गरिसकेपछि, यो घटनाको योजना बनाउने यात्रा-सम्बन्धित चरणहरूमा स्थानहरू बीच वा विमानस्थलहरू बीचको यातायात विकल्पहरू, मौसम अवस्था (उदाहरणका लागि, हिउँ हटाउने प्रभावहरू) जस्ता कारकहरूको आधारमा कुन मोडहरू सबैभन्दा उपयुक्त छन् भनेर छनौट गर्ने समय हो। ) वा निर्माण परियोजनाहरू पछि पुन: प्रयोग गर्नु अघि सार्वजनिक यातायात मार्गहरूलाई थप मर्मत कार्य आवश्यक छ कि छैन)।

तपाईंको घटना अघिको दिन

तपाइँको घटनाको अघिल्लो दिन, तपाइँ सबै विक्रेताहरूसँग जाँच गर्न चाहानुहुन्छ जसले तपाइँलाई शो मा राख्न मद्दत गर्दै हुनुहुन्छ।

• स्थान: के तिनीहरू तयार छन्? के तिनीहरूले AV र प्रकाश सहित सबै कुरा सेटअप र परीक्षण गरेका छन्? के तिनीहरूका सबै कामदारहरू भोलिको लागि लाइनमा छन्?
• खानपान: के तपाईंको क्याटररका कर्मचारीहरूले अर्को दिनको लागि आफ्नो तालिका बनाएका छन्?
• तपाईंको AV टोली: के तिनीहरू तयार छन् र गर्न आवश्यक पर्ने सबै कुराहरू कार्यान्वयन गर्न सक्षम छन्? यदि त्यहाँ अरू केहि गर्न आवश्यक छ भने, अहिले नै गर्नुहोस्!
• संगीत: के त्यहाँ निश्चित भागहरूमा (जस्तै, खुशीको घडी) बजाउनको लागि संगीत निर्धारित छ? के यसलाई ट्वीकिंग वा पूर्ण रूपमा मेटाउन आवश्यक छ?
• साइनेज/अतिथि सूची/सिटिंग योजना: के यी कुराहरू अन्तिम रूप दिइएका छन् वा अझै पनि कार्यक्रम योजनाकारहरू वा अन्य महत्त्वपूर्ण व्यक्तिहरूले यो राम्रोसँग जान्छ भनेर सुनिश्चित गर्नका लागि काम गरिरहेछन् (तपाईं जस्तै!)

तपाईंको घटनाको दिन

तपाईंको घटनाको दिन सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण भाग हो, त्यसैले तपाईंसँग प्रत्येक चरणको लागि योजना हुनुपर्छ।

• कार्यक्रमको अघिल्लो बिहान: यदि तपाइँ ठूलो कार्यक्रम होस्ट गर्दै हुनुहुन्छ भने सेट अप गर्न मद्दत गर्न सबैजना सम्भवतः चाँडै आइपुग्नेछन्। यो एक राम्रो कुरा हो! सबैको हिसाब हुनुपर्छ र बिहान ८ बजेसम्म जान तयार हुनुपर्छ। यदि तिनीहरू छैनन् भने, तिनीहरूलाई तुरुन्तै सम्पर्क गर्नुपर्छ र तिनीहरू कहाँ छन् भनेर सोध्नु पर्छ। यदि कोही पछाडि छोडिएको छ वा बिर्सिएको छ भने, तिनीहरू सकेसम्म चाँडो आइपुगेको सुनिश्चित गर्नुहोस्, ताकि कोही पनि छुटेको महसुस नगर्नुहोस्।
• सेटअपको समयमा: कार्यहरू छिटो पूरा गर्न सकोस् भनेर एक असेंबली लाइन सिर्जना गर्नुहोस्; यसले यस महत्त्वपूर्ण समयमा बाधाहरू सिर्जना गर्नबाट पनि रोक्नेछ जसमा सबैलाई आफ्नो पूर्ण ध्यान सबै कुरा ठीकसँग गर्नमा केन्द्रित गर्न आवश्यक छ (र निराश नहुनु)। चेकलिस्टहरू पनि यहाँ धेरै उपयोगी छन् - तिनीहरूले सेटअपको समयमा केहि पनि बिर्सिने वा बेवास्ता नगर्ने सुनिश्चित गर्नेछन्!
• शोटाइममा: निश्चित गर्नुहोस् कि पर्याप्त मानिसहरू ढोकामा काम गरिरहेका छन्; यदि होइन भने, केही साथीहरू वा परिवारका सदस्यहरूलाई कल गर्नुहोस् जसले यस कार्यमा मद्दत गर्न सक्छन् (वा यो कामको लागि विशेष गरी कसैलाई भाडामा राख्नुहोस्)।
• शोटाइम पछि: तपाईंको अन्तिम अतिथिले स्थान छोडेपछि तुरुन्तै सरसफाई सुरु हुन्छ — टेबल/बुथहरूबाट बाँकी रहेका वस्तुहरू भण्डारण कन्टेनर वा बक्सहरूमा दान गर्नुहोस् ताकि सबै चीजहरू अर्को पटक पुन: प्रयोगको लागि तयार होस्! तपाईलाई हातमा कसैलाई पनि चाहिन्छ जसलाई तयारी चरणहरूमा कति खाना तयार गरिएको थियो भनेर थाहा छ (त्यसैले अन्त्यमा धेरै बाँकी रहनेछैन) जबकि अरूले सबै पाहुनाहरू सुरक्षित रूपमा घर गएपछि स्थानको वरिपरि सजावटहरू लिन थाल्छन्।"

निष्कर्ष

यी चरणहरू पछ्याउँदा तपाईंलाई कार्यक्रम व्यवस्थित गर्न र व्यवस्थापन गर्न मद्दत गर्नेछ, तर याद गर्नुहोस् कि सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा रमाइलो गर्नु हो! तपाइँको घटना सजिलै संग जान्छ सुनिश्चित गर्न को लागी सबै भन्दा राम्रो तरीका हरेक पल को मजा लिनु हो। यदि तपाइँ रमाइलो गर्दै हुनुहुन्छ भने, त्यसपछि सबैले पनि गर्नेछन्!