В настоящее время большинство предприятий используют облачный обмен. Когда вы работаете с другими компаниями, вам может потребоваться обмен информацией и документами в обмене данными B2B. К сожалению, когда вы используете общий доступ к облаку, вы можете открыть свою компанию для различных уязвимостей. Вы можете использовать программу совместного использования облака, которая защищает безопасность вашей компании. Чтобы обеспечить безопасный обмен конфиденциальными документами, можно избежать нескольких ошибок.
Отказ от политики совместного использования
Если Вы хотите безопасно обмениваться конфиденциальными документами, необходимо иметь политику общего доступа к файлам. Удобна совместная работа с другими компаниями в виртуальных комнатах данных, а также возможность совместного использования и просмотра всех файлов в одном месте. Однако что произойдет, если кто-то загрузит защищенный файл и отправит его по электронной почте другому человеку? Точно так же, что произойдет, если кто-то распечатает документ и потеряет его где-нибудь в публичном месте? Принудительные политики обеспечивают безопасность ваших данных.
Каждый должен уважать ваши правила, прежде чем получить доступ к документам. Например, запретить печать документов или загрузку и обмен через личную электронную почту. Поощряйте людей оставаться в облаке, а не пытаться работать в автономном режиме.
Использование персонального облачного хранилища
Не все облачные хранилища созданы одинаковыми. Личное облачное хранилище может быть здорово, но только для личного использования. Как правило, персональное облачное хранилище проще и доступнее, но оно также имеет меньший объем хранилища и обычно не предназначено для более чем одного пользователя.
С другой стороны, облачное хранилище для бизнеса предназначено для бизнеса. Платформы обмена файлами для бизнеса имеют техническую поддержку и представителей, которые помогут вам и другим пользователям устранить проблемы или узнать о различных функциях. Кроме того, облачное хранилище для бизнеса дает вам доступ к дополнительным функциям администрирования и дисковому пространству. Предприятиям необходимо облачное хранилище для бизнеса, потому что они имеют огромные объемы хранилища и могут одновременно поддерживать несколько пользователей.
Не ограничивать доступ к файлам
Смысл облачной платформы обмена в том, чтобы иметь возможность делиться важными документами с другими, но это не означает, что вам нужно делиться каждым файлом с каждым сотрудником. Установите ограничения на доступ к файлам в зависимости от необходимости. Даже если вы не думаете, что ваши сотрудники получат доступ к файлам, доступ к которым им не нужен, люди могут наткнуться на данные, которые могут поставить под угрозу вашу компанию. Постарайтесь предотвратить эту ошибку, ограничив доступ к определенным файлам.
Помимо просмотра файлов, вы можете ограничить круг лиц, которые могут редактировать, скачивать и распечатывать файлы. У вас могут быть бизнес-клиенты, которые имеют право просматривать файлы, но не должны иметь разрешения на редактирование файлов. Пропуск функции, которая позволяет вам устанавливать разрешения, подвергает ваши данные риску.
Обход уязвимостей устройств
Иногда компании инвестируют в безопасную платформу облачного хранения, но позволяют пользователям получать доступ к файлам со смартфонов или компьютеров с минимальными функциями безопасности. Когда на устройствах практически нет функций безопасности, это может свести на нет меры безопасности, принятые на платформе. Персональные компьютеры могут не иметь соответствующих брандмауэров, а персональные устройства без защитного программного обеспечения уже могут подвергаться воздействию вредоносных программ и вирусов. У одобренных устройств должно быть самое последнее и актуальное программное обеспечение. Убедитесь, что на компьютерах установлены последние исправления безопасности.
Вы не всегда можете контролировать, как ваши бизнес-клиенты получают доступ к документам. Будьте осторожны, чтобы не поставить под угрозу ваше облачное хранилище, и ограничьте разрешения, чтобы, если их сеть будет скомпрометирована, это не поставит под угрозу ваше облачное хранилище.
Неиспользование функций платформы
Не бойтесь исследовать различные функции, предлагаемые вашей платформой. Вы можете найти функции, которые, как вы никогда не думали, могут защитить вашу компанию от кибератак и потери данных. Например, некоторые платформы позволяют отправлять фирменные приглашения для файлов вместо отправки файла в виде вложения.
Кроме того, вы можете установить собственные тайм-ауты для защиты ваших данных. Например, если кто-то оставляет окно открытым на своем компьютере и уходит, программа автоматически отключит его через заданное время. Точно так же программа может распознавать разные устройства. Пользователям, возможно, придется пройти двухфакторную аутентификацию для доступа к защищенным файлам.
Избегайте ошибок при защите ваших данных
Сотрудничая с другими компаниями, вы должны защищать свои данные. Если вы не используете бизнес-программу для обмена файлами и не используете все функции безопасности, вы можете подвергнуть риску конфиденциальную информацию вашей компании. Пока вы обращаете внимание на различные риски, связанные с совместным использованием облака, и правильно используете программу, вы сможете защитить данные.
