Правильные инструменты для удаленной работы может сэкономить вам много времени и усилий.
К ним относятся наиболее подходящее техническое оборудование, оборудование для домашнего офиса, цифровые программы и доступ к определенным веб-платформам для ваших конкретных обязанностей.
Теперь эти решения могут значительно повысить вашу продуктивность как в профессиональной, так и в личной жизни.
Советы по работе из дома для повышения производительности во время карантина (обновление за июль 2020 г.)
В своем опросе по статистике удаленной работы за 2018 год TalentLMS сообщает, что респонденты используют три основных инструмента для общения со своими коллегами и коллегами.
Между тем облачные платформы для обмена файлами и программы для совместной работы находятся на 4 и 5 позициях соответственно.
Также это применимо, когда вы являетесь работодателем с виртуальным рабочим местом.
Идеальное оборудование и инструменты для вашего внешнего и внутреннего персонала могут оптимизировать ваши внутренние и внешние системы для повседневной деловой деятельности.
В свою очередь, это, как известно, способствует вовлечению сотрудников в ваши виртуальные и локальные команды.
Например, в отчете Forbes за 2017 год говорится: «Исследование Harvard Business Review показало, что 87% удаленных сотрудников считают, что они все еще связаны со своими работодателями посредством видеоконференцсвязи».
Так они говорят, что видео чат-программы и, скорее всего, другие средства коммуникации заставляют почти 9 из 10 удаленных сотрудников чувствовать себя более вовлеченными, поскольку они работают удаленно.
Кроме того, было проведено несколько недавних исследований, целью которых было выяснить, существует ли взаимосвязь между удаленными работами и производительностью рабочей силы.
И оказывается, что более трети виртуальных сотрудников говорят, что они более продуктивны, когда работают вне офиса, в отличие от их ежедневной работы, когда они работают в качестве внутреннего персонала.
Но существует огромное разнообразие устройств, платформ и приложений для эффективного выполнения различных бизнес-операций через виртуальное рабочее место.
Хотя удаленная работа открыла безграничные возможности, она также привела к увеличению утечек данных. Если вы находитесь в Южной Калифорнии и работаете с такими компаниями по удаленному хранению данных, как Кородата может предотвратить возникновение этих нарушений. Такие превентивные меры могут дать вам уверенность в том, что ваши данные всегда будут защищены в специальных хранилищах безопасности.
Итак, давайте сначала посмотрим, какие удаленные инструменты используются сегодня подавляющим большинством удаленных сотрудников по всему миру:
Широкое распространение популярных инструментов удаленной работы в цифрах
В 2017 году этот отчет показал, что более половины компаний в США с виртуальной рабочей силой регулярно использовали Skype в качестве основного инструмента цифровой связи.
Skype - это бесплатная программа P2P (одноранговая) для видео и аудио чата для настольных компьютеров, ноутбуков, смартфонов и мобильных устройств.
Но есть также расширенная версия для предприятий, которая называется Skype для бизнеса.
Следующим идет Slack с колоссальной долей рынка 45% в этом году.
Slack означает «Журнал всех разговоров и знаний с возможностью поиска».
Это веб-платформа для совместной работы и управления сообществом для настольных компьютеров, ноутбуков, смартфонов и мобильных устройств.
Кроме того, есть бесплатные и премиальные планы для Slack, которые подходят для конкретных потребностей любой команды.
А пока перейдем к платформам устройств.
Итак, из 3rd В квартале 2018 года и за 12 месяцев до 2019 года более половины всех интернет-пользователей во всем мире в основном используют смартфоны для многих повседневных рабочих и личных дел.
И это по-прежнему более 40% рынка настольных компьютеров во всем мире, хотя для планшетов и других мобильных устройств это всего 3%.
Теперь о различных категориях этих инструментов удаленной работы.
А позже вы узнаете все о 17 лучших программах виртуального рабочего места в этом году.
Итак, начнем!
Категории наиболее широко используемых сегодня инструментов удаленной работы
Приложения для видео, голосового и текстового чата
Эти программные продукты предназначены для настольных компьютеров, локальных и удаленных серверов, смартфонов и других мобильных устройств.
Они позволяют пользователям в любой точке мира использовать любое из этих устройств и подключение к Интернету или шлюз VoIP (передача голоса по Интернет-протоколу) для связи друг с другом.
Они работают на различных платформах, таких как Microsoft Windows, Linux, Mac OSX, iOS, Android, Windows Mobile и других.
Многие из этих инструментов интегрированы с функциями видеочата и функции обмена мультимедиа.
Также в основном доступны голосовой и текстовый чат.
Но некоторые предлагают функции совместного использования экрана и удаленного управления, которые позволяют пользователям более удаленно сотрудничать друг с другом.
Платформы управления задачами и проектами
Они предлагают набор функций, которые могут помочь вам с вашей задачей и с системами управления проектами необходимо.
Ваши виртуальные сотрудники и штатные сотрудники могут использовать их для загрузки своей работы, а также для просмотра, редактирования и комментирования результатов других членов команды.
Им также предоставлены способы удобно отслеживать отправку и изменение результатов работы, отслеживать ввод от других и обмениваться мультимедийным контентом.
Эти цифровые приложения часто используются в качестве инструментов SAAS (программное обеспечение как услуга).
Это просто означает, что пользователи могут получить доступ к премиум-функциям этих платформ через зарегистрированные учетные записи.
Они могут использовать свои веб-браузеры или загружаемые клиентские программы и приложения.
Кроме того, они обычно реализуются с поддержкой совместимости с последними версиями широко используемых настольных и мобильных браузеров, таких как Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari и другие.
Организаторы файлов и инструменты облачного хранения
Использование программ чата может быть довольно сложным, особенно когда мы говорим об отслеживании общих файловых ресурсов и организации бесед для создания легко просматриваемых отчетов.
Таким образом, эти файловые органайзеры и программы облачного хранения предлагают более удобные способы организации, отслеживания и обмена мультимедийными файлами и документами.
Вот почему многие удаленные сотрудники и сотрудники на местах регулярно используют эти инструменты для повседневной работы на своих рабочих местах.
В основном они используют эти приложения для загрузки и скачивания мультимедийных материалов и документов вместо функций обмена файлами в приложениях чата.
Для этого эти инструменты также могут быть намного удобнее, чем электронная почта.
И основная причина этого - жесткие ограничения на размер файла, которые существуют сегодня у многих провайдеров электронной почты.
Производительность программного обеспечения
Теперь это довольно разнообразная категория инструментов удаленной работы.
Эти программы повышения производительности связаны с рабочими обязанностями, обязанностями и обязанностями виртуального работника.
Это означает, что тип, торговая марка и версия этих цифровых продуктов в первую очередь зависят от того, как их использует ваш внешний персонал, а также от того, зачем им эти инструменты.
Например, распространенными приложениями для повышения производительности являются Microsoft Office такие программы, как MS Word, Excel и PowerPoint.
Существуют версии и другие бренды этих офисных инструментов для Mac OSX, Linux, iOS, Android, Windows Mobile и других.
Они часто используются различными удаленными командами и виртуальными сотрудниками, даже если у них разные роли и должностные инструкции.
Чтобы прояснить это с помощью обычного варианта использования, удаленный или локальный административный помощник часто использует эти инструменты, но ожидается, что внешний или собственный графический дизайнер также будет использовать их, среди прочего, для встраивания фотографий и выполнения макетов.
Между тем инструменты повышения производительности, которые нужны программисту или веб-разработчику, сильно отличаются от других типов виртуальных и местных сотрудников.
Им нужны компиляторы исходного кода, интерпретаторы, библиотеки и модули, виртуальные среды для моделирования тестовых сценариев использования, программы отслеживания разработки приложений и т. Д.
Таким образом, эти программы повышения производительности могут сильно различаться для каждого из ваших удаленных сотрудников и внутреннего персонала.
Приложения для отслеживания времени и производительности
Эти цифровые программы могут очень помочь руководителям и менеджерам команд.
Они могут внимательно оценить результаты деловой активности и кампаний.
Многие уже используют эти инструменты для выявления узких мест в производстве и проблемных областей, которые негативно влияют на цели оптимизации вовлеченности сотрудников.
Они также могут предоставить им больше способов определить действия по построению команды, обратную связь по результатам работы и конвейеры улучшения, которые хорошо работают для повышения морального духа и производительности их внутренних и внешних сотрудников.
В платформы отслеживания времени и производительности встроены функции, которые могут позволить вашим виртуальным работникам и персоналу на объекте регистрировать свои действия и результаты работы по мере выполнения ими своих обязанностей.
Некоторые из этих инструментов предназначены для создания моментальных снимков своих экранов через случайные промежутки времени во время входа в систему.
Это может позволить вам вместе с руководителями вашей команды, менеджерами и руководителями получить доступ к организованному набору ежедневных, еженедельных, ежемесячных, квартальных и годовых журналов.
Затем вы и ваши сотрудники можете провести тщательную аналитику, чтобы значительно оптимизировать свои серверные и клиентские системы, стратегии управления персоналом и целевые показатели производительности.
Это также может упростить и ускорить выполнение более точных корректировок и немедленных изменений в ваших рабочих процессах, продажах и маркетинговых кампаниях.
Инструменты цифрового маркетинга и социальных сетей
Мы считаем, что эти инструменты должны иметь свою категорию, а не сразу же помечать их как программы повышения производительности.
Это потому, что многие из них цифровой маркетинг приложения и инструменты социальных сетей сегодня часто используются почти всеми внештатными сотрудниками и сотрудниками большинства предприятий.
Например, многие компании используют частные группы в Facebook и LinkedIn для своих сотрудников.
В основном это делается для создания более непринужденного сообщества, где их удаленные и штатные сотрудники могут общаться друг с другом и делиться новостями и другими, которые для них много значат.
Большинство их сотрудников также посещают блоги и веб-сайты этих предприятий, чтобы быть в курсе последних новостей в этих организациях и делиться своими мыслями и комментариями.
Кроме того, эти сайты и приложения для социальных сетей являются эффективными способами отправки мгновенных предупреждений и уведомлений руководителям ваших групп, руководителям, менеджерам, виртуальным сотрудникам и персоналу на местах.
В конце концов, весьма вероятно, что многие из них регулярно проводят много времени каждый день на этих платформах.
Более того, многие из них уже знакомы с использованием инструментов коммуникации, комментирования и совместного использования функций этих приложений и платформ.
Итак, это 6 основных категорий наиболее широко используемых инструментов удаленной работы в 2019 году.
А теперь перейдем к 17 наиболее значимым программам виртуального рабочего места на сегодняшний день.
Мы протестировали и рассмотрели от 2 до 4 самых популярных сегодня в каждой из этих шести категорий.
17 лучших инструментов удаленной работы 2019 года
КАТЕГОРИЯ: Приложения для видео, голосового и текстового чата
- Skype. Как упоминалось ранее, это наиболее широко используемое приложение для чата во многих группах виртуальных рабочих и удаленных сообществах фрилансеров по всему миру. Более известные компании и предприятия используют Skype для бизнеса. Но большинство малых предприятий и новых организаций используют бесплатная версия скайпа пока они все еще расширяют свои операции. Это позволяет пользователям участвовать в сеансах видео, голосового и текстового чата один-на-один или один-ко-многим. Также доступны функции совместного использования экрана и файлов, а также функции автоматического перевода;
- Slack - это веб-платформа, которая используется не только для видео, голосовой и текстовый чат конференции виртуальных сотрудников и рабочих на месте. Вместо этого это также более непринужденная среда, в которой компании могут создавать и развивать сообщества своих сотрудников, руководителей команд, менеджеров и руководителей. Функции обмена мультимедийными файлами и отслеживание журналов разговоров также интегрированы в версии этого приложения для настольных компьютеров, мобильных устройств и веб-браузеров; а также
- Google Hangouts - это еще один Веб-приложение это довольно популярно среди удаленных сотрудников и штатных сотрудников, особенно среди команд, использующих Slack. Это потому, что вы можете удобно инициировать многопользовательские видеоконференции из Slack. Он также реализован с функциями совместного использования экрана и мультимедиа, помимо поддержки совместимости со многими современными настольными и мобильными веб-браузерами.
https://www.alltechbuzz.net/best-micro-job-sites/
КАТЕГОРИЯ: Платформы управления задачами и проектами
- Asana - это веб-приложение, а также самый популярный на сегодняшний день инструмент для управления задачами и удаленной совместной работы. Руководители и менеджеры ваших команд могут использовать это для установки, редактирования и управления задачами. Они также могут отслеживать деятельность своих команд и отслеживать изменения в документах, результатах работы, разговорах и т. Д. Между тем, ваши удаленные и локальные ресурсы могут совместно работать над этими задачами, делясь результатами своей работы, комментариями и входными данными, а также редактируя или внося изменения в работу своих коллег.
С другой стороны, вы и ваши руководители можете использовать этот инструмент из любого места, чтобы мгновенно узнать, над чем в данный момент работает каждая из ваших команд; а также - Trello - еще один широко используемый веб-инструмент для удаленного управления командами и совместной работы. Многие менеджеры и виртуальные работники говорят, что им особенно нравится чистый и простой в использовании дизайн этого веб-инструмента и его мобильного приложения. Используя Trello, ваши менеджеры и руководители групп могут с легкостью назначать задачи и отслеживать действия и вклад ваших сотрудников на месте и за его пределами. Они также могут отслеживать изменения и вносить правки, среди прочего, в любую задачу в очереди. Кроме того, вы и ваши руководители можете войти на эту платформу или использовать мобильное приложение Trello в любое время и в любом месте, чтобы мгновенно узнавать статус текущих задач.
КАТЕГОРИЯ: Организаторы файлов и инструменты облачного хранения
- Dropbox - это простой в использовании инструмент облачного хранилища, который используют тысячи и тысячи фрилансеров, удаленных сотрудников, сотрудников на местах, руководителей групп, менеджеров и руководителей для обмена файлами и отслеживания. Многие люди во всем мире также регулярно используют это в своей деятельности. Также доступны премиум-планы для предприятий и предприятий. Они предлагают гораздо больше места для хранения данных и дополнительные функции, такие как автоматическое OCR (оптическое распознавание символов), которое может быть весьма полезно для преобразования фотографий квитанций, документов, удостоверяющих личность, и т. Д. В базу данных текстовых документов с возможностью поиска;
- Google Диск - это один из самых популярных файловых органайзеров и приложений для облачного хранения на сегодняшний день. Его функции интеграции с другими широко используемыми инструментами, такими как Gmail, Google Docs, Zapier и другими программами повышения производительности, являются наиболее значительными преимуществами этого продукта, по мнению многих удаленных сотрудников и менеджеров на местах. Кроме того, простые в использовании функции поиска и совместного использования этого инструмента позволяют вашим командам быстро и легко сотрудничать, отслеживать загрузки и выгрузки мультимедийных файлов и документов и т. Д. Кроме того, если вам нужно больше места для хранения данных, Google предлагает премиальные планы по адресу разумные цены; а также
- OneDrive - это продукт от Microsoft. Его настольное приложение связано с современными платформами Windows. Также существует версия этого настольного приложения для Mac OSX. Он также доступен как отдельное веб-приложение или как мобильное приложение для iOS, Android и Windows Mobile. Многие виртуальные сотрудники и сотрудники на местах используют этот инструмент для обмена файлами и облачного хранения, поскольку он уже поставляется с их рабочими станциями Microsoft Windows.
https://www.alltechbuzz.net/remote-work-trends/
КАТЕГОРИЯ: Программное обеспечение для повышения производительности
- Microsoft Office - это по-прежнему наиболее широко используемый набор приложений для повышения продуктивности для бизнеса и предприятий на сегодняшний день. В комплекте идут такие программы, как Microsoft Word, Excel, PowerPoint и некоторые другие. MS Word - это инструмент для обработки документов, а MS Excel - приложение для работы с электронными таблицами. С другой стороны, MS PowerPoint предназначен для презентаций документов и слайд-шоу, которые идеально подходят для встреч и семинаров. Помимо ПК, этот пакет также доступен для Mac OSX, iOS, Android и Windows Mobile. Многие удаленные сотрудники и сотрудники на местах продолжают регулярно использовать эти инструменты сегодня;
- Adobe Photoshop - Документы, презентации, интерфейсы цифровых приложений, брошюры, веб-страницы и сообщения в социальных сетях не обходятся без фотографий и значков, среди других визуальных элементов. Большинство внештатных художников-графиков и других виртуальных сотрудников и местных рабочих с аналогичными ролями используют Photoshop для этих целей. Вы можете создавать, редактировать и интегрировать графические элементы, значки, фотографии и изображения в документы среди других мультимедийных материалов и цифровых интерфейсов; а также
- Intuit QuickBooks - это самая популярная на сегодняшний день программа для бухгалтерского учета, расчета заработной платы и налогообложения. Многие бухгалтеры-фрилансеры, аудиторы, удаленные бухгалтеры и штатные бухгалтеры используют этот инструмент в своей повседневной работе. Он доступен как настольное приложение для ПК и Mac OSX, а его онлайн-версия упакована как мобильное приложение для iOS, Android и Windows Mobile. Кроме того, его веб-приложение можно использовать в современных настольных и мобильных браузерах; а также
- Python Interpreter - как следует из названия, это интерпретатор с открытым исходным кодом, который поддерживает Python, который сегодня является одним из самых популярных языков программирования. Основная причина массового внедрения Python многими предприятиями в нескольких отраслях и нишах по всему миру - это быстрые результаты прототипирования. Кроме того, быстрый рост науки о данных, машинного обучения и искусственного интеллекта делает Python полезным начинанием для ваших кампаний по развитию технологий. Это потому, что вы можете создавать внутренние инструменты и новые продукты, основанные на этих инновационных технологиях. Кроме того, тысячи библиотек, модулей, скриптов и проектов с открытым исходным кодом на Python находятся в свободном доступе, которые поддерживаются огромным сообществом разработчиков.
https://www.alltechbuzz.net/15-best-must-have-android-apps-in-2018/
КАТЕГОРИЯ: Приложения для отслеживания времени и производительности
- Time Doctor - это самая популярная на сегодняшний день программа для управления и отслеживания эффективности сотрудников. Это доступно для Microsoft Windows, ПК, компьютеры Linux и Mac OSX, устройства Chrome OS, iOS и Android. Помимо отслеживания времени и активности, он также делает случайные снимки экрана, пока ваши виртуальные и штатные команды выполняют свою работу. Вы можете получать подробные отчеты, включая информацию о сеансах видео, голосового и текстового чата, часто используемых приложениях и веб-сайтах, среди прочего;
- ScreenMeter - это настольное приложение с выпусками для Microsoft Windows, Mac OSX, Chrome OS и Linux. Это широко используемый инструмент для отслеживания времени и журналов активности удаленных и местных сотрудников, когда они выполняют свою работу каждый день. Уникальной особенностью этого программного обеспечения является то, что оно может работать, даже если компьютер, на котором оно установлено, в настоящее время не имеет подключения к Интернету. Пока он активен, он будет продолжать получать время и журналы активности, а также случайные снимки экрана и автоматически загружать их в защищенную базу данных после подключения компьютера к Интернету. Затем вы и ваши руководители групп и менеджеры можете создавать отчеты из этих журналов времени и активности;
КАТЕГОРИЯ: Инструменты цифрового маркетинга и социальных сетей
- WordPress - это CMS с открытым исходным кодом (система управления контентом) для сайтов, блогов и веб-приложений. На сегодняшний день это самая популярная CMS, благодаря интуитивно понятному дизайну, с которой даже пользователи с техническими знаниями от новичка до новичка, вероятно, сочтут ее простой в использовании. Кроме того, он полностью настраивается и удобно расширяется благодаря сотням бесплатных тем и плагинов WordPress с открытым исходным кодом и премиум-класса. Более того, огромное глобальное сообщество разработчиков продолжает накапливать полезные ресурсы знаний, которые могут служить в качестве руководств и руководств по обучению, устранению неполадок и поддержки. Ваша команда может даже разработать свои платформы для общения и совместной работы с помощью конвейеров удаленной работы через WordPress, определенные темы и плагины;
- Facebook - более 2.3 миллиарда человек по всему миру ежедневно проводят время в этой социальной сети. Они также предлагают работодателям, менеджерам и руководителям групп возможность создавать частные группы и сообщества, которые они могут использовать для создания своих команд и управления ими. Вероятно, что ваши недавно нанятые удаленные и внутренние ресурсы, особенно те, кто недостаточно разбирается в технологиях, все еще будут знакомы с использованием этой платформы. Таким образом, они могут получить доступ к инструментам обмена сообщениями и совместной работы этой платформы для повседневного общения и совместного использования мультимедиа с минимальными проблемами, если вообще возникнут. Они также будут получать мгновенные оповещения и уведомления, когда их менеджеры и коллеги публикуют важные материалы в своих личных группах; а также
- Hootsuite - это инструмент управления социальными сетями. Его функции могут помочь оптимизировать маркетинговые и рекламные кампании вашего бизнеса на самых популярных платформах социальных сетей, где тусуется большинство ваших идеальных зрителей и целевых клиентов. Это помещает все ваши страницы в социальных сетях, сообщения и обмен сообщениями на единую, простую в использовании панель управления. Руководители ваших команд и менеджеры могут использовать это, чтобы знать эффективность и результаты того, что в настоящее время делают ваши удаленные сотрудники и штатный персонал на протяжении всего вашего взаимодействия с сообществом и отделов маркетинга в социальных сетях.
Как стратегически использовать наиболее подходящие инструменты удаленной работы?
Недостаточно знать этот список из 17 лучших приложений для удаленной работы на сегодняшний день.
Это потому, что вам изначально нужно определить идеальные для каждой конкретной ситуации в вашем бизнесе.
Кроме того, вам необходимо изучить точные конвейеры удаленной и внутренней работы, которые ваш бизнес использует для текущих кампаний.
Выполнение всего этого может позволить вам максимально использовать преимущества этого списка, который мы подготовили для вас.
И чтобы помочь вам разработать творческие стратегии и тактики для успешного использования этих инструментов - вот некоторые из наших рекомендуемых сценариев использования для этих приложений:
Одна
Максимально ограничьте сеансы видеочата, особенно если у вас есть удаленные сотрудники в развивающихся странах со скоростью и пропускной способностью ниже среднего.
Вместо этого назначьте с ними еженедельные видеовстречи.
Вы можете просто попросить их участвовать в голосовых конференциях и сеансах чата с руководителями вашей команды, менеджерами и другим персоналом в определенные промежутки времени каждый рабочий день.
Кроме того, вы можете попросить их общаться с помощью электронной почты и текстовых чатов, чтобы назначить срочные видеовстречи или голосовые звонки, если это поможет им решить некоторые непредвиденные проблемы.
Две
Выбирайте самые надежные приложения с онлайн-функциями, которые обеспечивают самое быстрое и надежное подключение для ваших удаленных сотрудников.
Используя многие из этих инструментов удаленной работы, вы, вероятно, заметите, что некоторые из них намного быстрее, чем другие в определенных странах и регионах.
Это потому, что почти все эти веб-приложения и онлайн-платформы должны быть интегрированы с серверными программами, которые размещены в центрах обработки данных в определенных географических точках.
Проще говоря, серверная программа приложения может быть размещена в стране, в которой поставщики вашей виртуальной рабочей силы не могут быстро установить надежное соединение.
Три
Предоставьте своим сторонним сотрудникам лицензионные версии и безопасные учетные записи для ваших приложений и платформ.
Помните, что исходный код взломанных или пиратских программных продуктов может быть изменен.
Это может подвергнуть не только устройства ваших удаленных сотрудников, но и ваши частные сети и базы данных рискам безопасности и нарушениям конфиденциальности.
Не забывайте, что они регулярно обмениваются мультимедийными файлами и получают доступ к вашим веб-ресурсам.
Таким образом, эти подделанные приложения могут быть способны внедрять вредоносный код в контент, которым они делятся с другими вашими сотрудниками, или могут передавать бэкдоры на ваши веб-серверы и частные сети.
Более того, некоторые из ваших виртуальных сотрудников могут захотеть сэкономить, просто загрузив эти взломанные и пиратские программы.
Теперь, вероятно, лучше предоставить им лицензионные версии и аутентифицированные учетные записи, вместо того, чтобы давать им средства на его покупку.
Четыре
Разработайте хорошо продуманные протоколы безопасности данных для вашего бизнеса.
Имейте в виду, что 225 из 250 генеральных директоров, менеджеров по ИКТ и руководителей предприятий заявили в опросе OpenVPN 2018 года, что удаленные сотрудники представляют более серьезные риски кибербезопасности, чем их коллеги на местах.
Это в первую очередь из-за того, что смартфоны, мобильные устройства, компьютеры и программы удаленной работы, которые они используют для своих удаленных сотрудников, не управляются экспертами по кибербезопасности и техническими группами в их офисных помещениях.
Многие из них устанавливают всевозможные приложения из различных источников, подключаются к незащищенным беспроводным точкам доступа, даже когда они все еще выполняют свою работу, и используют одни и те же пароли для частных баз данных и серверов компании.
Так что, вероятно, в ваших интересах не просто внедрить эффективные политики безопасности, но также убедиться, что у вас есть серьезные меры контрпроверки, чтобы избежать потенциальных проблем.
Пять
Рассмотрите возможность предоставления вашим виртуальным сотрудникам учетных данных для доступа к эффективному серверу VPN (виртуальная частная сеть).
Это быстрое и эффективное решение для защиты устройств и приложений вашего удаленного персонала от вредоносных программ и хакерских атак.
Не забывайте, что почти все инструменты удаленной работы, которые ваша виртуальная рабочая сила должна регулярно использовать, интегрированы с функциями доступа в Интернет.
Таким образом, эти приложения и платформы подвержены заражению вредоносными программами, бэкдорам и незаконному доступу.
Теперь учетная запись VPN-сервера позволяет им использовать своего интернет-провайдера для подключения к защищенному серверу в удаленном месте.
Когда они это делают, весь входящий и исходящий трафик проходит через этот защищенный сервер, прежде чем достигнет их устройств, ваших частных баз данных и серверов, а также удаленных ресурсов, которые используют эти приложения.
Между тем, этот процесс фильтрации снабжен вашим поставщиком услуг VPN с протоколами кибербезопасности корпоративного уровня и мерами безопасности данных.
Но, конечно, вам нужно выбрать правильного поставщика, как и в случае с любым другим решением, которое вы хотите приобрести.
Шесть
Всегда используйте 2FA (двухфакторную аутентификацию) в этих приложениях, когда это возможно.
По мнению 90% из 250 бизнес-лидеров, менеджеров и руководителей компаний в США, риски кибербезопасности более распространены при использовании виртуальной рабочей силы.
Это также основная причина, по которой многие фирмы, разработавшие эти приложения и инструменты для удаленной работы, внедряют меры безопасности в свои продукты.
А мощная функция, которая продолжает обеспечивать безопасность множества веб-приложений, настольных инструментов и мобильных приложений, - это 2FA.
Здесь устройство пользователя интегрируется со сторонним мобильным приложением, таким как Google Authenticator.
После того, как устройство пользователя будет зарегистрировано для 2FA в определенном инструменте удаленной работы, пользователю будет предложено ввести уникальный код, прежде чем ему будет разрешено использовать приложение.
Затем пользователям необходимо перейти к стороннему инструменту 2FA для получения уникального кода или иногда из своего почтового ящика, если стороннее приложение не используется.
Семь
Обучите свой виртуальный персонал и штатных сотрудников использованию этих инструментов удаленной работы.
Конечно, это быстрее и проще, если вы нанимаете ресурсы со значительным опытом использования инструментов удаленной работы, которые нужны вашему бизнесу.
Но маловероятно, что многие квалифицированные соискатели уже использовали точный список приложений и платформ, которые вы хотите, чтобы они использовали.
Вот почему вам нужно попросить своих тренеров по персоналу создать для этого учебные руководства, руководства и короткие модули.
Также не забывайте записывать свои тренировки в видео.
Затем вы можете превратить их в гораздо более качественные учебные материалы, которые затем можно будет использовать для недавно нанятых удаленных сотрудников и штатного персонала.
Это также эффективная стратегия, позволяющая вашим сторонним сотрудникам и внутренним ресурсам получать доступ к этим материалам в любое время, когда они захотят.
Кроме того, если они предоставят свои комментарии, идеи и предложения, ваши тренеры могут получить полезную информацию для дальнейшей оптимизации этих руководств.
Восемь
Оборудуйте удаленных сотрудников знаниями по устранению неполадок устройств и платформ.
Американская компания по разработке программного обеспечения для удаленной работы TimeCamp заявила, что значительное число виртуальных работников не обладают надлежащими техническими знаниями и опытом в решении проблем с их устройствами, платформами и приложениями.
Это может вызвать множество проблем с надежностью и проблем с завершением проекта для вашего бизнеса, в первую очередь, если вы в значительной степени полагаетесь на своих удаленных сотрудников в выполнении их задач и обязанностей ежедневно.
Помните, что просрочки и задержки могут привести к потере клиентских контрактов и клиентов.
Кроме того, если вы не предоставите своим удаленным сотрудникам оборудование для домашнего офиса, они, скорее всего, будут использовать уже имеющиеся у них компьютеры, смартфоны и устройства домашнего офиса.
Теперь они часто могут быть подвержены замедлению, зависанию и сбоям, особенно когда они не знакомы с тем, как освежить свои машины, прежде чем начинать использовать их для своих виртуальных заданий.
Хуже того, это может привести к определенным рискам безопасности и вредоносным программам для ваших частных баз данных и сетей.
Поэтому вам рекомендуется снова попросить своих инструкторов предоставить им простые в использовании руководства по устранению наиболее распространенных проблем и проблем безопасности сегодня.
Просто не забудьте указать платформы и устройства, которые ваши удаленные сотрудники используют для своей работы.
Таким образом, ваши тренеры могут создавать материалы, предназначенные для этих конкретных брендов, версий и моделей.
Так что имейте в виду эти восемь рекомендаций.
Сделайте это, прежде чем начинать определять наиболее подходящие инструменты удаленной работы для использования в вашем виртуальном рабочем пространстве и внутренних операциях.
Таким образом, вы сможете избежать проблем до того, как они возникнут, что в конечном итоге сэкономит вам много времени и денег.
