Хотите провести мероприятие? Это руководство по управлению событиями здесь, чтобы помочь! Мы проведем вас через все шаги от начала до конца, от выбора даты и места проведения до продвижения вашего мероприятия и обеспечения того, чтобы все прошло гладко.
Что такое управление событиями?
Управление событиями — это процесс планирования, реализации и выполнения всех действий, связанных с конкретным событием. Это комплексный процесс, который включает в себя все аспекты планирования, организации и управления мероприятием.
Организаторы мероприятий несут ответственность за то, чтобы все прошло гладко в день вашего мероприятия. Они должны учитывать такие факторы, как аренда помещения, организация питания, маркетинговая стратегия и логистика, такие как организация парковки и т. д., чтобы у вас было все необходимое, когда дело доходит до бесперебойного проведения вашего мероприятия.
Хороший организатор мероприятий позаботится о том, чтобы их клиенты прекрасно провели время на своих мероприятиях, информируя их о том, что происходит на протяжении всего процесса от начала до конца, что, в свою очередь, дает им душевное спокойствие, зная, что сюрпризов не будет. приходите на шоу!
Определитесь с датой и местом проведения
Выбор даты и места проведения первый шаг в организации мероприятия. Ваш выбор будет зависеть от нескольких факторов, в том числе:
- Время года. Есть ли определенный сезон, когда ваша аудитория будет наиболее заинтересована? Если это так, вы можете захотеть запланировать мероприятие на это время.
- Вместимость и местонахождение объекта. Размер помещения важен, потому что от него зависит, сколько людей сможет присутствовать (и будет ли оно выглядеть пустым). Например, если вы хотите, чтобы на вашем мероприятии присутствовало 500 человек, но ваш единственный вариант — это большой театр, вмещающий 1,000 человек, тогда вам нужно вернуться к исходной точке и придумать другой вариант для размещения такой большой толпы.
- Стоимость и наличие мест. Вам также нужно будет подумать о том, укладывается ли это место в бюджет (и доступно ли оно, когда это необходимо). Иногда места требуют депозита перед бронированием; если это так, убедитесь, что эти депозиты не слишком высоки!
Разработайте бюджет
- Разработайте бюджет. Прежде чем начать свое мероприятие, важно знать, сколько вы можете позволить себе потратить на него. Вам нужно будет включить в свой бюджет все расходы, связанные с планированием и проведением мероприятия, включая такие расходы, как плата за аренду помещения, питание для посетителей, материалы для оформления и вывесок, рекламные материалы, такие как листовки или брошюры, заработная плата персонала, и стоимость оборудования. Не забывайте и о других расходах, таких как расходы на печать билетов или приглашений!
- Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете себе позволить. Если вы впервые организуете мероприятие, просмотрите аналогичные мероприятия в вашем районе, которые проводились недавно (или состоятся в ближайшее время), чтобы у вас были точки сравнения при оценке общей стоимости вашего мероприятия. Кроме того, не стоит недооценивать, сколько времени требуется от всех участников (включая вас самих). Чем более сложной становится концепция мероприятия (т. е. больше интерактивных действий), то, вообще говоря, для его успеха необходимо, чтобы больше людей работали вместе; следовательно, это увеличит общие затраты, связанные с успешным проведением указанного сбора!
- Будьте готовы и к непредвиденным расходам! До тех пор, пока есть люди, участвующие в проведении любых общественных мероприятий, особенно тех, которые связаны с употреблением алкоголя, всегда будут сюрпризы или проблемы, которые неожиданно возникнут в последнюю минуту во время подготовительных периодов, предшествующих самому стартовому дню; таким образом, финансовая подготовка перед тем, как полностью посвятить себя таким начинаниям, обеспечивает большее душевное спокойствие на протяжении всего процесса… и помогает предотвратить бессонные ночи, беспокоясь о том, все ли прошло хорошо :)»
Настройте веб-сайт вашего мероприятия
У вас есть отличная идея для мероприятия, и вы готовы превратить ее из концепции в реальность. Первым шагом в этом процессе является создание сайта для вашего мероприятия. Если у вас нет времени или навыков, необходимых для его самостоятельного создания, множество веб-сайтов могут помочь быстро его запустить и запустить. Если вы предпочитаете что-то, что можно сделать своими руками, такие инструменты, как Wix и Squarespace, достаточно просты в использовании для всех, у кого есть базовые навыки работы с компьютером, и они бесплатны!
Как только ваш сайт будет запущен и запущен, убедитесь, что он содержит всю необходимую информацию о вашем мероприятии: даты, время (в том числе время открытия дверей), общее местоположение (адрес улицы или название места) и любые другие детали, которые могут понадобиться посетителям перед покупкой. их билеты. Не забывайте о прямых ссылках, чтобы люди могли покупать билеты онлайн, если они не хотят распечатывать их дома; большинство билетных компаний предоставляют эту возможность автоматически при покупке, но перепроверьте еще раз, если какие-либо детали изменились с момента прошлогоднего мероприятия!
Маркетинг и продвижение вашего мероприятия
Когда у вас есть четкое представление о том, как вы хотите подходить к своему мероприятию, пришло время рассказать об этом. Здесь на помощь приходят социальные сети и маркетинг по электронной почте. Социальные сети можно использовать для публикации даты и места проведения вашего мероприятия, а также любых связанных с ним мероприятий или рекламных акций, которые проводятся в то же время. Это также отличное место для людей, которые могут быть заинтересованы в посещении, но еще не имеют билетов, чтобы узнать больше о том, что их может ожидать, когда они прибудут на ваше место. Электронный маркетинг имеет схожие возможности: отправка уведомлений о продаже билетов, возможностях волонтеров и т. д. по электронной почте позволяет любому, у кого есть доступ к Интернету (а сейчас это почти каждый!) получить доступ к информации о вашем мероприятии — это означает, что даже если они не заинтересованы сразу, если что-то попадется им на глаза позже в будущем, тогда, надеюсь, они вспомнят, что видели это раньше!
Другой способ продвижения себя — через печатные СМИ, такие как газеты или журналы; тем не менее, эта стратегия работает лучше всего, если вы пытаетесь конкретно охватить определенную демографическую группу, например, пожилых людей, которые, как правило, не так часто используют социальные сети (и, следовательно, не увидят там никаких сообщений). Кроме того, некоторые публикации взимают дополнительную плату в зависимости от того, сколько раз в месяц/год и т. д., поэтому убедитесь, что вы знаете, каковы эти расходы, прежде чем брать на себя обязательства! Или еще лучше: попробуйте вместо этого связаться с местными блоггерами — они не берут предоплату, но обычно пишут что-то положительное о любом продукте/услуге/мероприятии, которое вы предлагаете, при условии, что они считают, что это звучит достаточно интересно.
Существует множество программ для управления событиями, таких как События доступно онлайн. Такие инструменты особенно полезны при маркетинге мероприятий, а также при поддержании других важных аспектов организации мероприятий.
Создайте хэштег события
Хэштег — это способ классифицировать ваше мероприятие в социальных сетях и упростить людям поиск. Хэштеги также помогают вам привлечь больше подписчиков, облегчая им просмотр и обнаружение новых событий, которые могут их заинтересовать.
Хороший хэштег должен быть уникальным и легко запоминающимся, но не слишком длинным (не более двух слов). Если вы используете Twitter, имейте в виду, что максимальная длина твита составляет 140 символов.
Организовать логистику
При планировании большого мероприятия важно убедиться, что все на своих местах. Это включает в себя подходящее оборудование, людей, материалы и ресурсы, чтобы сделать мероприятие успешным.
Сначала вы должны выяснить, какое программное обеспечение для управления событиями будет наиболее полезным для вашего бизнеса. Вы можете сделать это, просмотрев различные решения, доступные на рынке, и выяснив, какие из них лучше всего соответствуют вашим потребностям, а также бюджетным ограничениям. Далее следует выбрать, какую технологию вы хотите использовать в каждом месте, где будут проходить мероприятия (например, микрофоны). После того, как эти решения были приняты, пришло время рассмотреть логистику, например, варианты транспортировки между местами или между аэропортами на этапах планирования мероприятия, связанных с поездкой, и выбрать наиболее подходящие способы на основе таких факторов, как погодные условия (например, последствия уборки снега). ) или нуждаются ли маршруты общественного транспорта в дополнительных работах по техническому обслуживанию перед повторным использованием после строительных проектов).
За день до вашего мероприятия
За день до вашего мероприятия вы захотите проверить всех поставщиков, которые помогают вам организовать шоу.
- Место проведения: Готовы? Настроили и протестировали все, включая аудио и видео и освещение? Все ли их рабочие выстроились в очередь на завтра?
- Кейтеринг: у сотрудников вашего ресторана есть расписание на следующий день?
- Ваша команда AV: готовы ли они и способны выполнить все, что нужно? Если есть что-то еще, что нужно сделать, сделайте это сейчас!
- Музыка: запланировано ли воспроизведение музыки во время определенных частей (например, во время счастливого часа)? Требуется ли его настройка или полное удаление?
- Вывески/список гостей/план рассадки: завершены ли эти вещи или все еще прорабатываются организаторами мероприятий или другими важными людьми, отвечающими за то, чтобы все прошло хорошо (например, вы!)
День вашего мероприятия
День вашего мероприятия — самая важная часть, поэтому у вас должен быть план для каждого этапа.
- Утро перед мероприятием: все, скорее всего, прибудут заранее, чтобы помочь подготовиться, если вы проводите большое мероприятие. Это хорошая вещь! Все должны быть учтены и готовы к работе к 8 утра; если это не так, с ними следует немедленно связаться и спросить, где они. Если кто-то остался позади или о нем забыли, убедитесь, что они прибыли как можно скорее, чтобы никто не чувствовал себя обделенным.
- Во время настройки: создайте сборочную линию, чтобы задачи можно было выполнять быстрее; это также предотвратит образование узких мест в это критическое время, когда все должны полностью сосредоточиться на том, чтобы сделать все правильно (и не расстраиваться). Здесь также очень полезны контрольные списки — они гарантируют, что ничего не будет забыто или упущено из виду во время настройки!
- Во время шоу: убедитесь, что дверь работает с достаточным количеством людей; если нет, позовите друзей или членов семьи, которые могут помочь с этой задачей (или наймите кого-то специально для этой работы).
- После шоу: Уборка начинается сразу после того, как ваш последний гость покинет зал — пожертвуйте любые оставшиеся предметы со столов / кабин обратно в контейнеры или коробки для хранения, чтобы все было готово для повторного использования в следующий раз! Вам также может понадобиться кто-то под рукой, кто знает, сколько еды было приготовлено на этапах приготовления (чтобы в конце не осталось слишком много еды), в то время как другие начинают снимать украшения вокруг места проведения после того, как все гости благополучно разошлись по домам».
Заключение
Выполнение этих шагов поможет вам организовать мероприятие и управлять им, но помните, что самое главное — получать удовольствие! Лучший способ добиться того, чтобы ваше мероприятие прошло гладко, — это наслаждаться каждым моментом. Если вам весело, то и всем остальным тоже!
