Коллективные внутренние знания сотрудников являются жизненной силой любого бизнеса. Хотя это может быть трудно определить количественно, это по-прежнему имеет решающее значение для успеха любой компании.
Дело в том, что внутренние знания зачастую хранятся только в головах рабочих. Если вообще есть какая-либо документация по этой информации, она, скорее всего, будет скрыта в цепочках электронной почты, каналах Slack или какой-либо другой системе связи, которую вы можете использовать. Из-за отсутствия централизованного хранилища корпоративных записей сотрудники тратят ненужное время и силы на отслеживание необходимых им данных.
Итак, как же решить эту проблему? Решение состоит в том, чтобы централизовать всю информацию в одном ресурсе, к которому сотрудники смогут обращаться в любое время, когда у них возникнут вопросы. К счастью для вас, в этой статье мы объясним, как этого добиться. Читайте дальше, чтобы узнать, как создавать качественную внутреннюю документацию.
Установите конкретную цель
Определение вашей конечной цели для внутренней документации — это первый шаг. Такие вещи, как лучшее управление знаниями, повышение производительности и более легкий обмен информацией, являются примерами этого.
Разработка документации требует командной работы. Поэтому все должны понимать друг друга. Все, кто помогает с документацией, должны быть ознакомлены с целями проекта, чтобы вносить более эффективный вклад. Для оптимизации всего проекта по созданию документации рассмотрите возможность использования инструментов для более эффективной организации процесса.
Создайте структуру для навигационного содержимого сайта
За каждой успешной инициативой по управлению знаниями должен стоять план и структура. Ваша внутренняя документация, скорее всего, будет иметь форму базы знаний с заголовками разделов, которые помогут вам классифицировать создаваемые вами страницы.
Отсортируйте информацию и подумайте о логических категориях, в которые вы можете поместить связанные фрагменты информации. Сотрудники должны иметь возможность легко ориентироваться в макете, поэтому не создавайте слишком много подкатегорий. Поддерживайте простую структуру в своей базе знаний, чтобы помочь вашим сотрудникам легко находить необходимую информацию.
Создать шаблоны
Создание шаблонов — отличный способ обеспечить единообразие всех ваших документов, независимо от того, кто их создает. Оглавление, заголовки и подзаголовки, а также введение и заключение должны быть включены, чтобы упростить их простое заполнение соответствующей информацией вместо того, чтобы каждый раз писать документы с нуля.
Потратьте некоторое время на создание шаблонов документов, которыми сможет пользоваться каждый. Они могут быть сохранены в вашей базе знаний и повторно использованы по мере необходимости.
Мозговой штурм для идей
Теперь самое интересное. Чтобы решить, какие типы внутренних документов вы должны включить в свою базу знаний, вам нужно собрать группу «чемпионов знаний». Обязательно собирает представителей каждого отдела, так как они будут предлагать разные идеи. Имейте в виду, однако, что, несмотря на то, что мнение каждого ценно, также крайне важно не документировать слишком много.
Выделите важные детали
Лучшие программы базы знаний позволят вам выделить важные детали с отличительным форматированием. Как правило, они выделяются из остального текста с использованием контрастного цвета фона, чтобы лучше подчеркнуть их содержание.
При написании технической документации крайне важно включать существенные предупреждения, которые сотрудники должны прочитать, прежде чем продолжить. Это поможет вам избежать технических проблем и возможного сбоя системы.
Включить ссылки на связанные статьи
Инструмент поиска вашей базы знаний — не единственный метод, который работники будут использовать для поиска полезных документов. Вашим сотрудникам будет легче найти необходимую им документацию, если вы предоставите ссылки на связанные темы в своем контенте.
Когда документы хорошо связаны, сотрудникам становится намного проще ориентироваться и использовать вашу базу знаний в своих интересах. Это повысит полезность сайта и значительно повысит уровень производительности.
Просмотр документов с коллегами
После завершения работы необходимо дать ее на проверку коллегам, чтобы убедиться в ее правильности. Для обеспечения соответствия документа требованиям необходимо, чтобы их проверили сотрудники всех отделов, включая экспертов в смежных областях и тех, кто будет использовать эти документы.
Даже если вы тратите много времени на создание безупречных документов, свежий взгляд всегда может помочь вам довести их до совершенства.
Заключение
Вашим работникам больше не придется изобретать велосипед благодаря всей полезной информации, которую вы задокументировали внутри. Если ключевые члены вашей команды решат воспользоваться другими возможностями, вам не следует волноваться. Теперь у вас есть доступ к пулу специфических для компании знаний, из которых вы и ваши коллеги можете извлечь пользу, что должно привести к повышению эффективности и производительности.
