Компании обычно имеют десятки бумажной работы в своей повседневной деятельности. Всегда есть контракты, соглашения, формы и документы, которые необходимо подписать. Электронные подписи — это продвинутый способ подписи документов без бумажной волокиты. Вам не нужно печатать или отслеживать, кто подписал тот или иной документ. Компании и предприятия, использующие электронные подписи, получают значительные положительные результаты: от сокращения объема документации до повышения производительности и эффективности.
Что такое электронная подпись?
Электронные подписи — это символы или данные в цифровой форме, которые прикрепляются к документу, отправленному по электронной почте, с намерением подписать его. Они просты и удобны в использовании, так как вам нужно всего лишь щелкнуть мышью для электронной подписи. Существуют различные способы создания электронной подписи, например ввод подписи с клавиатуры, рисование подписи с помощью курсора, загрузка изображения подписи или использование пальца на устройстве с сенсорным экраном для отслеживания подписи.
Если вам интересно как подписать документ ворд и в чем преимущества электронных подписей, вы попали в нужное место. Примерно через пять минут вы узнаете о великолепных преимуществах электронных подписей. Взглянем!
1. Легко использовать
Научиться использовать и создавать электронные подписи — это прогулка по парку. Вы можете искать доступные приложения и онлайн-ресурсы, которые могут помочь вам в использовании и разработке вашей персональной электронной подписи. Создав электронную подпись, вы можете прикрепить ее к любому документу.
Электронная подпись удобна для вас и ваших коллег, поскольку вы можете за считанные секунды подписать документ электронным способом, где бы вы ни находились на своем устройстве. Это также гарантирует, что ваша работа будет выполнена без каких-либо сбоев.
2. Это надежно
Электронные подписи разрабатываются с использованием инструментов, предлагаемых Агентством цифровых и демографических данных, что означает, что они надежны. Они гарантируют целостность, оригинальность и бесспорность подписанного документа. Усовершенствованные электронные подписи дают заинтересованным сторонам уверенность в том, кто подписал документ, что подпись не была прервана или изменена после подписания, и что подписавший не может отрицать подписание документа или заявлять, что в документ были внесены некоторые изменения после подписания. подписание.
3. Экономия времени
Процесс подписания бумажных документов может быть утомительным. Вы должны следовать длительному процессу печати, сканирования или отправки документа по факсу. Если его должны подписать несколько человек, вы должны потратить время на отправку и дождаться получения документа. В худших сценариях, если документ содержит ценную информацию, вы должны организовать личное подписание документа. Еще хуже может быть, если документ потеряется, так как придется начинать весь процесс заново, что увеличивает риск юридической ответственности.
Однако выбор электронных подписей избавляет вас от хлопот. Это позволяет документам быть подписанный и вернулся за считанные секунды. Это экономит вашей компании много времени, которое направлено на выполнение проектов компании. Увеличение скорости контрактов и предложений помогает поддерживать хорошие отношения с вашими клиентами, давая вам необходимое преимущество.
4. Экономически эффективным
В бизнесе менеджеры всегда ищут способы сократить расходы и увеличить прибыль. Принятие электронных подписей поможет вам избежать ненужных расходов на покупку бумаги, ручек, принтеров и других расходов, связанных с подписанием документа бумажными чернилами. Это также экономит транспортные расходы на личное подписание бумажных документов.
Как правило, электронные подписи помогают сократить количество документов на вашем столе и материалов, необходимых для отправки и получения документов на подпись. Кроме того, он устраняет человеческие ошибки, возникающие при подписании документа вручную. Эти ошибки и несоответствия могут дорого обойтись в долгосрочной перспективе.
5. Надежно и безопасно
При работе с очень ценными документами может быть сложно обеспечить, чтобы они попали к нужным людям с использованием правильных средств. Даже при соблюдении всех протоколов безопасности всегда существует риск того, что документы будут утеряны, украдены или подделаны.
Однако переход на электронные подписи гарантирует безопасность ваших документов, потому что:
- Они ускоряют процесс подписания и уменьшают обмен руками
- Они гарантируют, что ни одна подпись не пропущена
- Их трудно подделать, и они имеют юридическую силу.
- Посторонние лица не могут получить доступ к электронному документу без разрешения
- Документы с электронной подписью содержат такую информацию, как личность подписавшего, время подписания и местонахождение.
- Они могут обнаруживать даже незначительные изменения и корректировки, что затрудняет их вмешательство.
- Они могут быть защищены кодами доступа и методами биометрической аутентификации для дополнительной безопасности.
6. Независимость от времени и места
В отличие от подписания бумажных документов, когда вы должны присутствовать в офисе или организовать личное подписание, электронные подписи можно делать из любого места в любое время. Это важно, особенно с увеличением удаленной работы; это позволяет подписывать документы удаленно, вместо того, чтобы подписавшие выезжали, чтобы подписать документ. Независимость от местоположения важна, особенно когда один и тот же документ должен быть подписан несколькими лицами. Подписавшимся не нужно искать место для встречи; все подписываются откуда угодно они есть.
7. Экологически чистый
Использование электронных подписей оказывает положительное влияние на окружающую среду и устойчивое развитие. Электронные подписи значительно сокращают использование бумаги, которая загрязняет окружающую среду. Кроме того, бумага изготавливается из деревьев, поэтому сокращение их использования означает сокращение количества вырубки деревьев, что способствует сохранению окружающей среды. Удаленное подписание, которое можно делать из любого места в любое время, также помогает сократить поездки. Сокращение поездок помогает снизить количество автомобильных аварий.
8. Метод трансграничной подписи
Электронные подписи — это быстрый и эффективный способ, когда документы необходимо подписывать за границей. Однако в Европейском Союзе электронная подпись регулируется правилами ЕС eIDAS. Квалифицированная электронная подпись (QES) приемлема в странах Европейского Союза.
Заключение
Электронные подписи достижения в области технологий со многими преимуществами. Это не только сэкономит вам деньги, но и поможет вашему бизнесу расти в финансовом плане. Электронные подписи не мешают вашим деловым операциям; они интегрируются с уже имеющимися у вас бизнес-инструментами, в том числе с Google Docs, PDF, Dropbox, Microsoft Word и Salesforce. Вам не нужна причина для принятия электронных подписей; это требование для каждого бизнеса или организации.
