5 октября 2024

9 советов по работе с клиентами, которые просрочили платежи

Идеальные клиенты предоставляют возможность использовать ваш опыт в обмен на справедливую компенсацию за вашу работу. Независимо от того, насколько надежен ваш процесс проверки, велики шансы, что получение оплаты станет проблемой. Понимание тона, доставки и намерения поможет закрыть разрывы в оплате и улучшить ваши ценные отношения с клиентами. Расширяйте свою деловую хватку и научитесь изящно подталкивать неплатящих клиентов, не сжигая мосты.

1. Автоматизируйте напоминания о выставлении счетов и эскалации

Создайте основу, которая сделает получение оплаты автоматическим, используя бухгалтерское программное обеспечение для выставление счета. Подключите существующие условия оплаты в соответствии с соглашениями с клиентами и автоматизируйте напоминания о предстоящих и просроченных счетах.

Для клиентов, которые просрочили платежи, используйте эскалации в дизайне счета, чтобы подчеркнуть их важность и срочность. Предложите ряд вариантов оплаты, чтобы клиентам было легче платить, в том числе картой. В некоторых случаях платежи по карте проще выполнять, чем чеки, которые могут быть источником просроченных платежей.

2. Установите дружелюбный, индивидуальный тон общения.

Независимо от того, какой конечный продукт или услугу вы предоставляете, вы находитесь в бизнесе взаимоотношений. Инвестируйте в установление хороших отношений с вашими клиентами на протяжении всего взаимодействия, чтобы улучшить потоки общения.

Регулярно проверяйте клиентов в течение месяца, чтобы быть в курсе их дел и как вы можете их поддержать. Затрагивайте бизнес, но спрашивайте новости о том, как прошел последний отпуск или чемпионат по футболу среди их детей. Когда придет время спросить об их просроченном платеже, канал связи уже будет открыт.

3. Будьте ясны и прямолинейны

У вас нет времени ходить вокруг да около, но когда дело касается денег, нужно соблюдать баланс. Сосредоточьтесь на том, чтобы ваш вопрос был ясным и прямым, при этом всегда предполагая позитивные намерения. Могут быть веские или понятные причины, по которым они задерживают платежи, и дружеское напоминание может быть полезным.

Ваш контактный телефон может не быть ответственным за отправку платежей, и ваши простые электронные письма продвигают дело вперед. Предложите обоснование вашего сообщения, как будто вы заканчиваете месячную бухгалтерию или просматриваете свои любимые счета.

4. Используйте несколько каналов для донесения сообщения

Есть люди с нулевым почтовым ящиком, а есть те, чьи почтовые ящики должны быть помечены как накопители. Ваш клиент может не синхронизироваться с вашим каналом выставления счетов, поэтому важно учитывать их канал выбора.

Если ваша бухгалтерская программа автоматизирует выставление счетов, убедитесь, что данные получателя связаны с правильным контактом с вашим клиентом. Внедрите бумажное напоминание о выставлении счетов для счетов, просроченных на определенное количество дней, которое может попасть на стол финансового директора с правильным адресным блоком. Наконец, телефонный звонок в бухгалтерскую команду вашего клиента может дать серьезный толчок тем, кто уполномочен закрыть счет.

5. Предложите варианты сверки счетов

Гибкость — это тип благодати, который всегда ценится, и проявление ее к вашим клиентам дает им эмпатию. Просрочка платежей может показаться неловкой, даже если это честная ошибка. Предоставляя своим клиентам варианты, вы даете им преимущество сомнения и увеличиваете свои шансы получить оплату.

Используйте программное обеспечение для выставления счетов, чтобы обновить варианты типа оплаты, разбить сумму платежа или продлить сроки. Эти опции можно объединить или объединить, чтобы предоставить гибкость вашим клиентам сейчас или в долгосрочной перспективе.

6. Нанесите неожиданный визит

Незапланированный визит не должен ощущаться как сцена из гангстерского фильма, но он может быть столь же эффективным. Загляните с хорошей историей, угощением для всего офиса или рабочей победой для ваших клиентов с приветственным столом. Коробка пончиков всегда имеет успех, и ваше присутствие на месте не обязательно должно сопровождаться напоминанием о счете.

Приходя лично и имея позитивную причину быть там, ваш затянувшийся счет-фактура приходит на ум естественным образом. Если выпечка вам не по вкусу, принесите им на рассмотрение последнюю презентацию показателей кампании в красивой папке или распечатанные пробные оттиски.

7. Выражайте сочувствие и понимание

Доброта побеждает в бизнесе и жизни, поэтому сделайте лидерство с эмпатией своей главной целью. Будьте мягки в своей подаче и стремитесь установить связь с человеком на другой стороне, прежде чем начать бизнес. Рассматривайте их в первую очередь как людей, а не как неоплаченный счет.

Спросите: «С какими результатами мы можем вам помочь?» и «Что вас больше всего напрягает в эти дни?» Затем просто слушайте и ждите их ответа и заставляйте их говорить. Дома может быть тяжело, бизнес может быть в беде, а просроченные платежи — это просто красный флаг.

8. Расширьте охват ваших напоминаний

Копия электронного письма — это профессиональный эквивалент отправки записки домой родителям в начальной школе. Когда ваши другие усилия не приносят результата, эскалация просроченных счетов — полезный и часто эффективный следующий шаг к сверке счетов. Приложите копию вашего счета к любезному и прямому электронному письму-отчету вашему основному контакту и ключевому руководству.

Это поместит ваше напоминание перед людьми, которые могут ускорить платежи. Если назревает проблема, их ответ или его отсутствие могут подсказать вам, что вам нужно сделать дальше. Если есть четкая цепочка команд, вы можете попробовать это больше одного раза, добавляя дополнительные CC по мере того, как вы это делаете.

9. Установите уровень ожиданий и обязательств

После того, как вы исчерпали все другие варианты, пришло время пересмотреть и заново прояснить ваше деловое соглашение с вашими неплательщиками. Запланируйте более формальную беседу с вашим основным контактным лицом, руководством и даже финансовой или юридической командой, чтобы рассмотреть ваш контракт. Предложите варианты реструктуризации или даже расторжения контракта, если соглашение не подлежит спасению, с условием полной оплаты за выполненную работу.

В некоторых случаях ежемесячный аванс помогает лучше сгладить эксплуатационные расходы, чем переменное выставление счетов. Здесь вы получаете предсказуемость доходов и автоматизированный процесс взыскания, который гарантирует, что ваши отношения с клиентами на хорошем уровне.

Фокус на ценности и взаимном уважении

Используйте убедительные методы общения, чтобы продвинуть разговор. Спросите: «По шкале от 1 до 10, насколько вы довольны нашей работой?» Они будут вынуждены ответить, указав свой уровень удовлетворенности и высказать свое понимание вашей добавленной стоимости. Заставив их оценить вашу работу, вы повысите их мотивацию к проверке вашего счета. Будьте терпеливы, проходя через этот процесс, проявляя изящество и понимание, уважая при этом ценность своей работы.

Об авторе 

Кайри Маттос


{"email": "Адрес электронной почты недействителен", "url": "Адрес сайта недействителен", "обязателен": "Отсутствует обязательное поле"}