Tro det eller ej, Zoom har funnits i över nio år och sett sin profil stiga gradvis över tiden. Ändå, sedan starten av covid-19-pandemin Zoom har slagit ut på scenen som en av de mest populära videokonferenstjänsterna på marknaden: bara de senaste månaderna har lagt till miljontals användare.
Med en sådan häpnadsväckande ökning i popularitet ansåg vi att det var bäst att ge våra läsare en liten inblick i hur man använder en Zoom som ett proffs.
Oavsett om du är ny på Zoom eller om du är en gammal hund som letar efter nya trick, har vi sammanställt de bästa tipsen och tricken för att bemästra Zooms mångfald av funktioner så att du kan dra full nytta av hela tjänsten.
Stäng av ljudet med mellanslagstangenten
Vi har alla varit på ett samtal och hört folks barn i bakgrunden eller en hund som går berserk. Eller ännu värre, hört någon skvallra om en klient eller kollega för alla samtal att höra. Undvik dessa pinsamma (eller oprofessionella) ögonblick med ett snabbt håll ned mellanslagstangenten.
Du kommer att kunna vända in och ur tyst med lätthet. Det är särskilt användbart när du inte behöver prata under större delen av ett möte, men kan bli anropad med ett ögonblicks varsel. Det är väl värt att kolla in de andra användbara kortkommandon. Inaktivera eller aktivera dem i inställningar för kortkommandon för att skräddarsy dina nycklar efter dina behov.
Smickra ditt utseende
När vi jobbar hemifrån ser vi inte alla som bäst ut. Vem vill noggrant frigöra håret eller ägna en halvtimme åt att sminka sig bara för att sitta hemma under dagen? Tack och lov, med Zoom kan du fuska. I menyn för videoinställningar, markera rutan Rätta till mitt utseende. Programvaran kommer att sudda ut din hudton och använda en lins med mjukt fokus som jämnar ut dina små brister: från kråkfötter till skrattlinjer.
Om du precis har rullat upp ur sängen kan du dölja din kamera helt och hållet och ersätta din video med din profilbild. Om du inte behöver chatta smälter du sömlöst in i bakgrunden.
Bli inte fångad dock. Inaktivera kameran och stäng av ljudet som standard. Gå in i inställningarna; under antingen Ljud eller Video, klicka på rutan för att stänga av mikrofonen eller stänga av video när du går med i ett möte. Du kan tacka oss senare.
Använd Zoom Virtual Background
Om du inte är orolig för ditt utseende kan det vara röran i ditt hem. Håll din integritet intakt med hembakgrunder. Med hjälp av grönskärmsteknik kommer virtuella bakgrunder att ersätta ditt hem med en otrolig video eller högupplöst bild av en snygg miljö. Valen inkluderar ett komplett utbud av eleganta kontors- och lägenhetsbakgrunder.
Gå till Inställningar > Virtuell bakgrund, så kommer du att kunna välja en av de redan existerande bakgrunderna eller använda en av de fantastiska som finns tillgängliga via hellobackground.com.
Använd funktionen Seamless Scheduling
En av våra favoritfunktioner i Zoom är den inbyggda schemaläggningsfunktionen, som gör att möten kan sparas i iCal och Google Kalender, eller till och med schemaläggas via kalendern. Google kommer att fråga om du vill schemalägga ett Zoom-möte och följ sedan alternativen. Så enkelt är det!
Kom ihåg att du bara kommer att kunna använda den här funktionen med Zoom-möten, webbseminarier kan inte schemaläggas.
Skärmdelning (och mer)
Du behöver inte bara gå på video; du kan också dela din skärm. Skärmdelning är ett utmärkt verktyg när du ska förklara komplicerade koncept eller visa upp ditt arbete. Du måste ställa in funktionen i förväg. Välj sedan knappen Dela skärm vid ditt nästa samtal, så kommer alla att kunna se vad du arbetar med – om du har flera skärmar kan du till och med välja vilken skärm du vill dela.
Kom dock ihåg att sluta dela när samtalet slutar; du vill inte att kunder ska se något de inte borde.
Skärmdelning har några funktioner som folk inte är medvetna om, inklusive en inbyggd whiteboard. Här kommer du att kunna skissa på dina idéer och förklara komplexa koncept visuellt för din publik att följa. (Det är också mycket roligt för en isbrytande lek med bödel.)
Dölj deltagare som inte använder video
När du modererar ett samtal med många deltagare kan du få en vägg av fönster. Det är användbart att dölja alla deltagare som inte använder video, ta bort de tomma rutorna från skärmen, städa i flödet.
Gå till Inställningar > Video så ser du en ruta under möten som säger "Dölj icke-videodeltagare." Klicka och nästa gång du är i ett samtal ser du bara flöden från deltagare med video.
Hur värdar kan tysta deltagare
Det kanske låter lite hårt, men i ett stort möte kan en deltagare med betydande bakgrundsljud spåra ur hela samtalet. Ingen vill höra ett privat samtal, en hund som skäller eller en bebis som gråter (inte ens föräldrarna).
Om du är värd har du makten att stänga av alla oönskade ljud från en deltagare med ett klick på en knapp. Via avsnittet Hantera deltagare i appen Klicka på mikrofonikonen så tystas personen.
Du kan också "Stänga av deltagare vid inträde" via inställningarna, så att ingen som deltar i samtalet av misstag har glömt att slå på tyst. Det kommer inte bara att spara onödiga förseningar i samtalet utan kommer också att spara dina kollegor all pinsamhet. Människor kommer fortfarande att kunna slå på sig själva, när och när de behöver prata, men att tysta alla från början gör allas liv enklare.
Ge det ett försök
En sista punkt att vara medveten om är den senaste trenden medZoombombning'; varvid troll letar igenom nätet efter möten, och sedan ansluter sig oväntat (och utan inbjudan). Detta har lett till en del oroande resultat. Använd väntrumsfunktionen, dela inte mötes-ID:n och begränsa mötesnärvaron för att förhindra oseriösa Zoomers från att gå med.
Men var inte för orolig. Zoom har massor av fantastiska funktioner att utforska – fiffla runt i inställningssektionen för att skräddarsy appen efter dina specifika behov. Du kommer att bli förvånad över hur mångsidig och interaktiv programvaran kan vara.
