மின்னஞ்சல் முகவரிகள் மற்றும் தொலைபேசி எண்கள் முதல் சமூக ஊடக சுயவிவரங்கள் வரை வாடிக்கையாளர் தரவைச் சேகரிக்க ஒவ்வொரு நிறுவனமும் தன்னால் முடிந்ததைச் செய்கிறது. இருப்பினும், பல்வேறு சாதனங்கள் மற்றும் தளங்களில் இந்தத் தகவலை நிர்வகிப்பது தலைவலியாக இருக்கலாம்.
புதிய வாடிக்கையாளருக்கு உங்கள் விற்பனையாளர் அனுப்பிய மின்னஞ்சலுக்கான அணுகல் உங்களுக்குத் தேவைப்படலாம். அல்லது திரும்பத் திரும்ப வரும் வாடிக்கையாளரிடமிருந்து நீங்கள் நேரடியாகப் புகாரைப் பெற்றிருக்கலாம். இருப்பினும், அவர்கள் வழக்கமாக நிறுவனத்திற்குள் யாருடன் தொடர்பு கொள்கிறார்கள் என்பது உங்களுக்குத் தெரியாது. இதுபோன்ற சிக்கல்களை நீங்கள் சந்தித்தால், உங்கள் தொடர்புகளை எவ்வாறு நிர்வகிக்கிறீர்கள் என்பதை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டிய நேரம் இதுவாக இருக்கலாம்.
1. சரியான கருவிகளைப் பயன்படுத்தி தரவை மையப்படுத்தவும்
ஒரு தொடக்கமாக இருந்தாலும், தொடர்புத் தகவலை மையப்படுத்தப்பட்ட இடத்தில் வைத்திருப்பது சிறந்தது. Outlook அல்லது Gmail இல் சேமிக்கப்பட்டுள்ள சில வாடிக்கையாளர்களுக்கான மின்னஞ்சல் முகவரி உங்களிடம் இருப்பதை நீங்கள் கவனிக்கலாம். நீங்கள் X, LinkedIn அல்லது பிற சமூக ஊடகங்களில் மற்றவர்களுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளீர்கள். ஒருவேளை ஒரு சில வாடிக்கையாளர்களுக்கு, உங்கள் காலாவதியான காகித அமைப்பாளரிடம் தொலைபேசி எண் மட்டுமே உள்ளது.
உங்கள் பணியாளர்கள் தொடர்புத் தகவலை அணுக பல்வேறு தளங்களுக்கு இடையில் செல்ல வேண்டியிருந்தால், அவர்கள் வேகம் குறைக்கப்படுவார்கள். அதற்குப் பதிலாக, வாடிக்கையாளர் தரவைச் சேகரிக்கவும் சேமிக்கவும் ஒற்றை அமைப்பு அல்லது உலகளாவிய முகவரிப் பட்டியலைப் பயன்படுத்தவும். மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் அல்லது கூகுள் ஸ்ப்ரெட்ஷீட்கள் போன்ற எளிமையான பயன்படுத்தக்கூடிய அமைப்பை நீங்கள் தொடங்க விரும்பலாம். இருப்பினும், இறுதியில், நீங்கள் BIGcontacts அல்லது Hubspot போன்ற மிகவும் சக்திவாய்ந்த ஒன்றுக்கு செல்ல வேண்டும்.
உங்கள் ஸ்மார்ட்போன் உட்பட உங்கள் எல்லா சாதனங்களிலும் தொடர்புத் தகவலை அணுக முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். இதற்கு குறிப்பிட்ட படிகள் தேவைப்பட்டாலும், அதைச் செய்வது கடினம் அல்ல ஐபோனுடன் உலகளாவிய முகவரி பட்டியல்களை ஒத்திசைக்கவும் அல்லது Android சாதனங்கள். உலகளாவிய முகவரிப் பட்டியலைத் தங்கள் தனிப்பட்ட சாதனங்களில் ஒத்திசைக்கும் பணியாளர்கள், தங்கள் சொந்த தேவையற்ற தனிப்பட்ட வாடிக்கையாளர் தொடர்புப் பட்டியலை வைத்திருப்பதைத் தவிர்ப்பதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகம்.
2. தொடர்புகளை வடிகட்டி மற்றும் தனிப்பயனாக்கு
உங்கள் ஒவ்வொரு தொடர்புக்கும் வெவ்வேறு தேவைகள் உள்ளன. முதலீட்டாளர்கள், கொள்முதல் செய்த வாடிக்கையாளர்கள், சாத்தியமான வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் விற்பனையாளர்களிடமிருந்து தரவைச் சேகரிக்கிறீர்கள். பயனுள்ள CRM கருவி உங்கள் தொடர்புகளை வகைப்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கும். நீங்கள் சரியான நேரத்தில் சரியான நபர்களுக்கு சரியான தகவலை வழங்க முடியும்.
உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளைப் பொறுத்து வகைகள் மாறுபடலாம். தனிநபரின் பங்கைச் சேர்ப்பதுடன், நீங்கள் அவர்களின் இருப்பிடம், நீங்கள் இணைத்த இடம் அல்லது நிதி அல்லது மனித வளம் போன்ற தொழில் குறிச்சொற்களைப் பயன்படுத்தலாம். எனவே, ஒரு குறிப்பிட்ட கருத்தரங்கில் கலந்து கொண்ட அனைவரையும் நீங்கள் அணுக வேண்டும் என்றால், அந்த முக்கிய சொல்லைப் பயன்படுத்தி தேடலாம்.
உங்கள் தொடர்பு தரவுத்தளத்தில் குறிப்புகளை வைத்திருப்பது உங்கள் எதிர்கால உரையாடல்களுக்கு தனிப்பட்ட தொடர்பை சேர்க்க சிறந்த வழியாகும். ஒரு வாடிக்கையாளர் தனது மூத்த குழந்தைக்கு விரைவில் திருமணம் செய்து வைக்கப் போவதாகக் குறிப்பிட்டாரா? அல்லது அவர்கள் பனிச்சறுக்கு கற்றுக்கொள்வதில் ஆர்வத்தை வெளிப்படுத்தியிருக்கலாம். இந்த விவரங்களைக் குறித்துக் கொள்ளுங்கள். அடுத்த முறை நீங்கள் அவர்களிடம் பேசும்போது, திருமணத்தைப் பற்றி அல்லது அவர்கள் சரிவுகளுக்குச் சென்றுவிட்டார்களா என்று நீங்கள் கேட்கலாம். உங்கள் உரையாடலில் இந்த தனிப்பட்ட தொடுதல்களைச் சேர்ப்பது வாடிக்கையாளர்களுடன் வலுவான தொடர்பை உருவாக்குகிறது.
3. சமூக சுயவிவரங்களுடன் இணைக்கவும்
உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் சமூக ஊடக தளங்களில் இருக்க வேண்டும். உலகெங்கிலும் உள்ள ஐந்து பில்லியனுக்கும் அதிகமான மக்கள் சில வகையான சமூக தளங்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர். அந்த எண்ணிக்கை 2028க்குள் ஆறு பில்லியனாக அதிகரிக்கும் என எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. எனவே, உங்கள் தொடர்பு நிர்வாகத்தில் சமூக சுயவிவரங்களை இணைத்துக்கொள்வது அவசியம்.
வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து தொடர்புத் தகவலைக் கோரும்போது, மின்னஞ்சல் முகவரிகள் மற்றும் தொலைபேசி எண்களுடன் கூடுதலாக சமூக ஊடக சுயவிவரங்களைக் கேட்கவும். தனிப்பயனாக்கப்பட்ட பதில்களை வழங்கவும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களின் விருப்பங்களைக் கண்காணிக்கவும் நீங்கள் சிறப்பாகத் தயாராக இருப்பீர்கள். சமூக வலைப்பின்னல்களில் கேட்கப்படும் கேள்விகளுக்கு விரைவான பதில்களை வழங்குவதன் மூலம், உங்களைப் பின்தொடர்பவர்கள் தங்களுக்கு விருப்பமான தளத்தில் உங்களை நேரடியாக அணுக முடியும். கூடுதலாக, நீங்கள் கேள்விகளைக் கேட்கவும் கருத்துக்களை சேகரிக்கவும் இந்த தளங்களைப் பயன்படுத்தலாம்.
நீங்கள் கவனமாக இல்லாவிட்டால் சமூக ஊடக உள்ளடக்கத்தைப் பின்தொடர்வது மிகப்பெரியதாகிவிடும். Hootsuite, Buffer அல்லது SocialPilot போன்ற சமூக மேலாண்மைக் கருவிகளைப் பயன்படுத்தவும். இந்தக் கருவிகள் உங்கள் சமூகக் கணக்குகளைக் கண்காணிக்க உதவும். இடுகைகளின் வெள்ளத்தில் மூழ்காமல் தொடர்புகொள்வதற்கான வாய்ப்புகளை நீங்கள் அடையாளம் காண முடியும். அவை சமூக பகுப்பாய்வுகளையும் வழங்குகின்றன மற்றும் பல பணியாளர்களை உள்ளடக்கத்தை அணுகவும் இடுகைகளை உருவாக்கவும் அனுமதிக்கின்றன.
4. டேட்டாவை அப்டேட் செய்து பாதுகாப்பாக வைத்திருங்கள்
இரைச்சலான, மீண்டும் மீண்டும் வரும் மற்றும் காலாவதியான தொடர்புத் தகவல் உங்கள் குழுவிற்கு பயனற்றது. உங்கள் தொடர்பு பட்டியலைத் தொடர்ந்து கத்தரிக்க குழு உறுப்பினரை நியமிக்கவும் அல்லது உங்களுக்காக அதைச் செய்யும் திட்டத்தைப் பயன்படுத்தலாம். உங்கள் நிறுவனத்திடமிருந்து கடிதப் பரிமாற்றங்களைப் பெற விரும்பாத நபர்களை அகற்றுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
முன்னாள் சகாக்கள் அல்லது கடந்தகால வாடிக்கையாளர்கள் உட்பட பழைய தொடர்புகளை நீக்கும் எண்ணம் உங்களுக்கு அழுத்தமாக இருந்தால், அதற்கு பதிலாக அவற்றை காப்பகப்படுத்தவும். இது உங்கள் முக்கிய தொடர்பு தரவுத்தளத்தில் இருந்து அவர்களை விலக்குகிறது, ஆனால் எதிர்காலத்தில் எளிதாக இருக்கும் இணைப்பை நீங்கள் இழக்க மாட்டீர்கள்.
உங்கள் தொடர்புப் பட்டியலை ஹேக்கர்கள் திருடுவதைத் தடுப்பதற்கும், உங்கள் வாடிக்கையாளர்களின் தரவின் பாதுகாப்பை ஆபத்தில் ஆழ்த்துவதற்கும் பாதுகாப்பு அவசியம். பயனுள்ள பாதுகாப்பை உறுதிப்படுத்த பாதுகாப்பான, மறைகுறியாக்கப்பட்ட CRM கருவியைத் தேர்வு செய்யவும்.
உலகளாவிய செயல்முறையின் ஒரு விஷயமாக, வேலை நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுத்தப்படும் அனைத்து சாதனங்களும் திரைகளைத் திறக்க கடவுச்சொற்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். கூடுதலாக, முக்கியமான தரவுகளுக்கான அணுகலை வழங்கக்கூடிய எந்தவொரு நிரலும் இருந்தால், அது இரு காரணி அங்கீகாரத்தை இயக்கியிருக்க வேண்டும். அனைவருக்கும் செல்ல இது ஒரு கூடுதல் படியாக இருந்தாலும், பாதுகாப்பு நன்மைகள் தொந்தரவுக்கு மதிப்புள்ளது.
குறிப்பிட்ட நபர்களுக்கு மட்டுமே சில தரவு வகைகளுக்கு அணுகல் இருப்பதை உறுதிசெய்யும் விஷயமும் உள்ளது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட தொழிலாளர்களுக்கு மட்டுமே தொடர்புத் தகவலை அணுகுவதை வரம்பிடவும். பட்டியலைப் பார்ப்பது முதல் திருத்தங்களை அனுமதிப்பது வரை ஒவ்வொரு நபருக்கும் அனுமதிகளை வழங்குவது இதில் அடங்கும்.
முன்னாள் பணியாளர்கள் தங்கள் அணுகலை வைத்திருக்க ஒருபோதும் அனுமதிக்காதீர்கள். ஆஃப்போர்டிங் நடைமுறைகள் எப்போதுமே முக்கியமான தகவல்களைக் கொண்ட அனைத்து புரோகிராம்கள் மற்றும் பட்டியல்களுக்கான அணுகல் நிறுத்தத்தை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். நல்ல நிபந்தனைகளுடன் வெளியேறிய ஒரு ஊழியர் அணுகலைத் தக்கவைத்துக்கொள்வது சங்கடமாக இருக்கிறது. அதிருப்தியடைந்த முன்னாள் ஊழியர் கணினியில் அழிவை ஏற்படுத்தினால் அல்லது கிளையன்ட் தகவலைப் பெற்றால் அது பேரழிவை ஏற்படுத்தும்.
உங்கள் தொடர்பு மேலாண்மை எதிர்காலம்
பயனுள்ள தொடர்பு மேலாண்மை என்பது பெயர்கள் மற்றும் எண்களை ஒழுங்கமைப்பது மட்டுமல்ல. இது உங்கள் குழுவை மேம்படுத்தும் மற்றும் வாடிக்கையாளர் உறவுகளை வலுப்படுத்தும் தடையற்ற இணைப்புகளை உருவாக்குவது பற்றியது. ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, மையப்படுத்தப்பட்ட அமைப்பு ஒரு வசதியை விட அதிகமாக உள்ளது - இது ஒரு போட்டி நன்மையாகும், இது செயல்திறனை எரிபொருளாக்குகிறது மற்றும் வலுவான இணைப்புகளை வளர்க்கிறது.
உங்கள் குழுவை விரைவாகப் பதிலளிப்பதற்கும், அவர்களின் தொடர்புகளைத் தனிப்பயனாக்குவதற்கும், செயலில் ஈடுபடுவதற்கும், ஆழ்ந்த நம்பிக்கைக்கான அடித்தளத்தை உருவாக்குகிறீர்கள். வாடிக்கையாளர் எதிர்பார்ப்புகள் தொடர்ந்து உருவாகி வருகின்றன. சுறுசுறுப்பாகவும், வாடிக்கையாளரை மையமாகக் கொண்டதாகவும் இருப்பதற்கான உங்கள் திறன் உங்கள் வணிகத்தைத் தனித்து நிற்கும் மற்றும் நீடித்த வெற்றியை உந்தித் தள்ளும்.
